Question 1

Czym jest KSeF i czy obowiązek już mnie dotyczy?

Accepted Answer

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów, przez który wystawia się i odbiera faktury w ustrukturyzowanym formacie FA(3). Obowiązek już działa: od 1 lutego 2026 objął największych podatników VAT (powyżej 200 mln zł obrotu za 2024 rok), a od 1 kwietnia 2026 wszystkich pozostałych. Kary z art. 106ni ustawy o VAT zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 — to margines na poukładanie fakturowania, a nie zwolnienie z obowiązku. Biurko domyka ten obowiązek: wystawiasz fakturę, a wysyłka do KSeF i pobranie UPO dzieją się w tle.

Question 2

Co już działa?

Accepted Answer

Jedenaście typów faktur sprzedaży: VAT, zaliczkowa (ZAL), rozliczeniowa (ROZ), uproszczona (UPR) i RR dla rolników ryczałtowych — każda wraz z korektą (KOR) — oraz proforma. Osobno działa faktura VAT marża w procedurze dla turystyki i dla towarów używanych (art. 119 i 120 ustawy o VAT). Obieg KSeF jest domknięty od autoryzacji po UPO: logowanie Profilem Zaufanym (podpisujesz XML autoryzacyjny na gov.pl) albo certyfikatem KSeF z Aplikacji Podatnika, wysyłka pojedyncza i wsadowa, odbiór faktur przychodzących, automatyczne UPO oraz środowisko testowe i demo Ministerstwa Finansów. Na jednym koncie prowadzisz kilka firm i numerów NIP z przełączaniem kontekstu, rolami i uprawnieniami, a dane kontrahenta dociągasz z rejestru GUS po samym NIP-ie. Do tego katalog towarów i usług, faktury zakupowe z kategoriami kosztów oraz PDF w dziesięciu szablonach i dziesięciu językach dokumentu. Domknięty jest też obieg VAT i ryczałtu: rejestry VAT, JPK_V7M i JPK_V7K, roczny JPK_EWP dla ryczałtu oraz wysyłka deklaracji do urzędu z oficjalnym UPO — miesięczny i kwartalny JPK możesz zlecić harmonogramowi. Do tego ulga na złe długi: aplikacja sama wychwytuje faktury, którym mija 90 dni od terminu płatności, pokazuje też te dojrzewające w ciągu najbliższych 30 dni i przygotowuje korektę — po stronie sprzedaży jako propozycję do zatwierdzenia (art. 89a), po stronie zakupu jako korektę obowiązkową (art. 89b). Gdy należność zostanie uregulowana, korekta powrotna trafia do okresu wpłaty. JPK_FA pobierzesz, gdy urząd o niego poprosi.

Question 3

Co pojawi się dalej?

Accepted Answer

W planach: faktury cykliczne, webhooki i publiczne API, AI-inbox z OCR faktur kosztowych, integracja z rachunkiem bankowym, logowanie SSO oraz import danych od dotychczasowego dostawcy. Wiemy też, o co pytają najczęściej, a czego dziś nie ma: składki ZUS i odliczenie ich od przychodu, roczny PIT oraz rozliczenie wewnątrzunijne (VAT-UE, informacja podsumowująca, sprawdzanie kontrahenta w VIES). Dat świadomie nie podajemy — kolejność ustalamy według tego, o co proszą użytkownicy, a ogłaszamy dopiero to, co da się kliknąć. Dopóki funkcji nie ma w aplikacji, traktuj ją jako plan, nie obietnicę.

Question 4

Rozliczam się ryczałtem — co zrobię w Biurku?

Accepted Answer

W Biurku prowadzisz ewidencję przychodów na podstawie swoich faktur, a aplikacja wylicza z niej miesięczną zaliczkę i kwotę przelewu na mikrorachunek. Liczy od samego przychodu — składek ZUS jeszcze nie odlicza, więc to podstawa Twojego wyliczenia, a nie ostateczna kwota. Roczny JPK_EWP wygenerujesz i wyślesz do urzędu prosto z aplikacji, a UPO wróci i zostanie przy deklaracji. Jesteś czynnym podatnikiem VAT? Tym samym torem idą rejestry i JPK_V7, miesięczny albo kwartalny — jego wysyłkę możesz zostawić harmonogramowi. Czego nie ma i nie będziemy udawać, że jest: odliczenia składek ZUS i rocznego PIT-28 — te robisz poza Biurkiem.

Question 5

Mam zagranicznego zleceniodawcę — czy Biurko to ogarnie?

Accepted Answer

Fakturę wystawisz w jednej z kilkunastu walut, a kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego aplikacja pobierze sama i przeliczy VAT na złote. Na pozycji ustawisz odwrotne obciążenie albo stawkę „nie podlega”, dodasz oznaczenie procedury, a dokument wyślesz w jednym z dziesięciu języków — również dwujęzycznie, dwa dowolne języki obok siebie. Czego nie ma: informację podsumowującą VAT-UE składasz poza Biurkiem i kontrahenta w VIES sprawdzasz sam.

Question 6

Nie pracuję po polsku — czy aplikacja jest po angielsku i po ukraińsku?

Accepted Answer

Tak, i nie chodzi o kilka przetłumaczonych przycisków: cały interfejs ma trzy pełne wersje — polską, angielską i ukraińską — a język przełączasz w każdej chwili. Ta strona, baza wiedzy i lista zmian też są w tych trzech językach. Osobno działa język samego dokumentu: fakturę dla klienta wystawisz w jednym z dziesięciu języków, niezależnie od tego, w jakim języku pracujesz Ty.

Question 7

Czy mogę oddać część roboty asystentowi AI?

Accepted Answer

Tak — Biurko udostępnia firmę asystentom AI przez otwarty protokół MCP: ponad sto narzędzi, od wystawienia faktury i wysyłki do KSeF, przez kontrahentów, koszty i katalog, po wygenerowanie deklaracji i pobranie UPO. To nie jest osobny czat obok aplikacji, tylko ta sama firma widziana z drugiej strony. Token asystenta dostaje najwyżej te uprawnienia, które masz Ty, każde wywołanie trafia do dziennika, działania nieodwracalne wymagają potwierdzenia, a dostęp odbierasz jednym kliknięciem. Podłączenie asystenta pokazujemy na nagraniu w naszej liście zmian.

Question 8

Czy mogę prowadzić kilka firm z jednego konta?

Accepted Answer

Tak. Do jednego konta podpinasz kilka firm i numerów NIP, a między nimi przełączasz się jednym kliknięciem: bez wylogowywania i bez drugiego hasła. Każda firma ma własny token KSeF, własny rejestr kontrahentów i własną, niezależną numerację faktur, a dane nie mieszają się między firmami — izolacji pilnują dziesiątki testów regresyjnych. Dostępem sterują role: cztery systemowe — właściciel, administrator, księgowa i członek zespołu — plus kreator ról własnych z gotowymi szablonami uprawnień. Dzięki temu wspólnik albo księgowa wchodzi do konkretnej firmy na własnej roli i widzi to, co jej potrzebne — rejestr VAT i deklaracje — bez zakładania osobnego konta i bez przesyłania plików.

Question 9

Jak chronicie dane i co się dzieje, gdy KSeF nie odpowiada?

Accepted Answer

Transmisja idzie po TLS 1.2/1.3, a tokeny KSeF trzymamy zaszyfrowane algorytmem AES-256 i nie zwracamy ich ani w interfejsie, ani w API. Serwery stoją w Unii Europejskiej: na Litwie, w Niemczech i w Holandii, powiadomienia e-mail wychodzą przez Mailgun EU, a dane przetwarzamy zgodnie z RODO. Gdy KSeF przestaje odpowiadać, detektor awarii przełącza wysyłkę w tryb offline: faktury czekają w kolejce, system ponawia próbę co pięć minut i wysyła je automatycznie po powrocie usługi, a dokumenty, którym upływa termin, dostają wyraźne oznaczenie. Faktura wystawiona w czasie awarii dostaje tryb offline24 automatycznie: kod offline, kod QR na PDF i termin dosłania nadaje aplikacja, nie Ty.

Question 10

Czy mogę testować bez podpinania prawdziwego KSeF?

Accepted Answer

Tak. Połączenie z KSeF może pracować na środowisku Demo albo Test Ministerstwa Finansów — przechodzisz wtedy cały obieg: wystawienie faktury, wysyłkę i UPO, które zwraca to środowisko. Dokumenty nie trafiają do produkcyjnego KSeF i nie mają wpływu na prawdziwe rozliczenia. Środowisko ustawiamy po stronie konta — w ustawieniach firmy nie ma przełącznika, żeby jednym kliknięciem nie zmienić adresu, pod który idą faktury.

Question 11

Jestem już na Fakturowni albo iFirmie — co wtedy?

Accepted Answer

Automatycznego importu z Fakturowni czy iFirmy jeszcze nie ma — jest w planach i nie będziemy udawać, że to kwestia dni. Na razie przenosimy dane ręcznie, razem z Tobą: kontrahentów i katalog towarów oraz usług, a zakres historii faktur ustalamy indywidualnie. Napisz na contact@itcompass.io — umówimy się na przeniesienie i sprawdzimy, czy numeracja zgadza się po stronie KSeF.

Wystaw.Zaksięguj.
Zapomnij.

Prowadzisz firmę w pojedynkę — a ona prowadzi się sama.

Dla firmy na B2B

Dla zespołu i księgowej

Najnowsze z bloga

Jak przekazać faktury do biura rachunkowego w erze KSeF?

Jak uniknąć kar KSeF od 2027 roku? Poznaj minimum obowiązków

Jak nie przegapić faktury zakupowej w KSeF?

Zobacz Biurko na danych swojej firmy. Dostęp przyjdzie na e-mail.

Najczęściej zadawane pytania

Pliki cookies

Wystaw.Zaksięguj.Zapomnij.