Klikasz „wyślij do KSeF", a faktura nie wychodzi. Pytanie, które trzeba sobie zadać w pierwszej kolejności, nie brzmi „co się zepsuło", tylko „po czyjej stronie". Od tego zależy, ile masz czasu na dosłanie dokumentu: jeden dzień roboczy czy siedem.
To już nie jest teoria. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników 1 lutego 2026 r., a wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT 1 kwietnia 2026 r. (ksef.podatki.gov.pl). Od 1 stycznia 2027 r. wchodzą kary z art. 106ni ustawy o VAT, więc przespany termin dosłania przestaje być drobiazgiem.
Poniżej: gdzie realnie sprawdzać status obu systemów, jak odróżnić cztery tryby awaryjne i co ustawić zawczasu, żeby przerwa techniczna nie zatrzymała sprzedaży.
Cztery tryby, cztery różne terminy
Ustawa o VAT nie zna jednego „trybu awaryjnego". Zna cztery sytuacje, a o tym, która obowiązuje, decyduje komunikat Ministerstwa Finansów, a nie Twoje wrażenie, że „KSeF nie działa".
Tryb Kiedy stosujesz Kto ogłasza Termin przesłania do KSeF Podstawa Online KSeF odpowiada nie dotyczy natychmiast, przy wystawieniu art. 106na Offline24 problem po Twojej stronie (brak internetu, awaria ERP) Ty, dobrowolnie najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia art. 106nda Offline (niedostępność) zapowiedziane prace serwisowe KSeF MF w BIP i przez oprogramowanie interfejsowe najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności art. 106nh Awaryjny awaria KSeF ogłoszona przez MF MF w BIP i przez oprogramowanie interfejsowe 7 dni roboczych od zakończenia awarii art. 106nf Awaria całkowita sytuacja nadzwyczajna, BIP niedostępny MF w środkach społecznego przekazu faktury nie przesyła się do KSeF art. 106ng
Zestawienie trybów w wersji urzędowej znajdziesz w tabeli MF „Tryby wystawiania faktur".
Jedna pułapka nazewnicza: „offline24" nie oznacza 24 godzin zegarowych. Ustawa mówi o następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Faktura wystawiona w piątek o 19:00 ma termin do końca poniedziałku, a nie do soboty wieczorem. Faktura wystawiona w środę o 8:00 ma termin do końca czwartku, czyli realnie 40 godzin, a nie 24.
Gdzie sprawdzać status KSeF
Są trzy warstwy informacji i warto rozumieć, czym się różnią.
1. Komunikaty techniczne MF. ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne to miejsce, gdzie Ministerstwo publikuje zapowiedzi prac serwisowych, informacje o zmianach limitów API i komunikaty dla integratorów. Planowane przerwy pojawiają się tu zwykle z kilkudniowym wyprzedzeniem.
2. BIP Ministerstwa Finansów. Formalne komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii oraz o okresie niedostępności publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej MF (art. 106ne ustawy o VAT). To one, a nie wpisy na blogach, wyznaczają okres, od którego liczy się wydłużony termin dosłania faktur. Te same komunikaty są udostępniane przez oprogramowanie interfejsowe, więc dobrze zintegrowany program fakturowy powinien je odczytywać automatycznie.
3. Niezależny monitoring dostępności. Komunikat MF pojawia się z opóźnieniem, czasem po godzinie od faktycznego incydentu. Monitoring odpowiada na inne pytanie: czy API odpowiada teraz.
Dlatego prowadzimy własną stronę Status KSeF. Backend Biurka odpytuje rządowe API KSeF 2.0 co 5 minut i publikuje wynik każdej próby, bez wygładzania statystyk. Zobaczysz tam:
osobno trzy środowiska: produkcyjne (api.ksef.mf.gov.pl), demo i test,
aktualny czas odpowiedzi każdego z nich,
dostępność za 24 godziny, 7 dni i 90 dni,
wykres czasów odpowiedzi z ostatniej doby,
opcję alertów e-mail, żeby nie odświeżać strony ręcznie.
Nie jesteśmy powiązani z Ministerstwem Finansów i nasz monitoring nie zastępuje komunikatu z BIP. Odpowiada za to na pytanie, które w praktyce pada pierwsze: „to KSeF padł, czy coś u mnie?".
Profil Zaufany to osobny system i osobna awaria
Tu popełnia się najwięcej błędów. Profil Zaufany nie jest częścią KSeF. To usługa Centralnego Ośrodka Informatyki, działająca przez Węzeł Krajowy. Może paść niezależnie i zwykle właśnie tak jest.
Konsekwencja jest przykra: jeżeli KSeF działa, a Ty nie możesz się zalogować przez Profil Zaufany, to formalnie nie ma ani niedostępności, ani awarii KSeF. MF nie ogłosi komunikatu, wydłużony termin się nie uruchomi. Zostaje Ci tryb offline24 z terminem do następnego dnia roboczego.
Przerwy w Profilu Zaufanym sprawdzisz na gov.pl/web/profilzaufany/aktualnosci. Komunikaty o pracach modernizacyjnych publikowane są tam z wyprzedzeniem i zwykle dotyczą nocy z soboty na niedzielę. Przykładowo w lipcu i sierpniu 2026 r. zapowiedziano nocne okna 20:00 do 02:00, w których mogą wystąpić krótkie niedostępności e-usług, Profilu Zaufanego, Węzła Krajowego i usług podpisu. Harmonogram bywa aktualizowany, więc przed weekendem z dużą liczbą faktur warto rzucić okiem na stronę.
Jak się realnie zabezpieczyć
Najskuteczniejsze zabezpieczenie przed awarią Profilu Zaufanego to po prostu nie potrzebować go na co dzień.
KSeF 2.0 pozwala uwierzytelniać się certyfikatem KSeF. Profil Zaufany jest wtedy potrzebny raz, przy podłączeniu firmy, żeby wygenerować i podpisać wniosek. Późniejsza wysyłka faktur idzie już na certyfikacie i nocna przerwa w Węźle Krajowym w ogóle jej nie dotyka. Tak działa Biurko: certyfikat trzymamy po stronie konta firmy, a Profil Zaufany pojawia się wyłącznie w kreatorze połączenia. Więcej o wyborze metody logowania w tekście 5 metod uwierzytelniania w KSeF 2.0.
Druga warstwa to zachowanie programu w czasie awarii. Gdy nasze sondy wykryją, że KSeF przestał odpowiadać, Biurko przełącza wysyłkę w tryb kolejkowania: faktura zostaje wystawiona i oznaczona kodem offline z kodem QR do weryfikacji, a dokument czeka w kolejce. Gdy środowisko wraca, ponawiamy wysyłkę automatycznie, bez klikania po jednej fakturze.
Checklista na przerwę techniczną
Sprawdź, czy problem jest po stronie MF, na ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne i na biurko.io/ksef/status. Jeśli oba pokazują, że system działa, przyczyna jest u Ciebie: certyfikat, uprawnienia albo dane faktury.
Zweryfikuj w BIP MF, czy ogłoszono niedostępność, czy awarię. To decyduje o terminie: jeden dzień roboczy czy siedem.
Nie przerywaj sprzedaży. Wystaw fakturę w odpowiednim trybie offline, z wymaganymi oznaczeniami.
Zanotuj deadline dosłania w dniach roboczych, z pominięciem sobót, niedziel i świąt.
Przejdź na uwierzytelnianie certyfikatem, żeby przerwa w Profilu Zaufanym nie blokowała wysyłki.
Przed długim weekendem sprawdź zapowiedzi prac na gov.pl/web/profilzaufany/aktualnosci.
Ustaw alert e-mail o awarii, zamiast odświeżać stronę statusu.
Podsumowanie
Przerwa techniczna KSeF nie jest katastrofą, o ile wiesz, który tryb Cię obejmuje i skąd wziąć potwierdzenie. Komunikat MF wyznacza termin, monitoring odpowiada, czy system żyje teraz, a Profil Zaufany trzeba śledzić osobno, bo jego awaria nie daje żadnej taryfy ulgowej.
Status KSeF w czasie rzeczywistym sprawdzisz zawsze na biurko.io/ksef/status, bez logowania i bez konta. A jeśli wolisz nie sprawdzać go wcale, załóż darmowe konto w Biurku: kolejkujemy faktury podczas awarii i ponawiamy wysyłkę automatycznie, gdy KSeF wróci.
FAQ
Gdzie sprawdzić, czy KSeF ma przerwę techniczną? Oficjalne zapowiedzi prac serwisowych publikuje Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne, a formalne komunikaty o awarii i niedostępności w BIP MF. Bieżącą dostępność API trzech środowisk KSeF pokazujemy w czasie rzeczywistym na biurko.io/ksef/status, z sondą co 5 minut.
Czy awaria Profilu Zaufanego przedłuża termin wysyłki faktur do KSeF? Nie. Profil Zaufany to odrębny system, a przepisy wiążą wydłużone terminy wyłącznie z niedostępnością lub awarią samego KSeF ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów. Jeśli KSeF działa, obowiązuje tryb offline24 z terminem do następnego dnia roboczego po dniu wystawienia faktury.
Ile mam czasu na dosłanie faktury po awarii KSeF? Po awarii ogłoszonej przez MF w BIP masz 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia wskazanego w komunikacie (art. 106nf ustawy o VAT). Przy zwykłej niedostępności, na przykład planowanych pracach serwisowych, termin jest krótszy: do następnego dnia roboczego po jej zakończeniu (art. 106nh).
Czy offline24 to dokładnie 24 godziny? Nie. Nazwa myli. Art. 106nda mówi o przesłaniu faktury niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Soboty, niedziele i dni ustawowo wolne od pracy nie są dniami roboczymi, więc faktura z piątkowego wieczoru ma termin do końca poniedziałku.
KSeF działa, a ja nie mogę wysłać faktury. Co sprawdzić? Jeśli komunikaty MF i monitoring dostępności nie pokazują incydentu, problem jest po Twojej stronie. Najczęstsze przyczyny to wygasły certyfikat KSeF, brak nadanych uprawnień w systemie, błąd semantyczny w danych faktury albo duplikat numeru dokumentu.