Co musi znaleźć się na fakturze, jak działa KSeF, z czego liczy się zaliczka na ryczałcie i skąd biorą się pliki JPK.
Piszemy o fakturowaniu w Polsce — o tym, co musi znaleźć się na dokumencie, jak poprawiać błędy i co dokładnie zmieniły przepisy. Coraz częściej także o podatkowej stronie kontraktu B2B: ryczałcie, ewidencji przychodów, zaliczce i rocznym JPK_EWP. O codziennym prowadzeniu firmy, w którym papierologia wreszcie schodzi na dalszy plan. KSeF też, ale to tylko jeden z tematów.
inFakt to dojrzały ekosystem księgowy z darmowym planem KSeF. Jeśli prowadzisz jedną JDG i potrzebujesz księgowości w tym samym systemie, inFakt jest trudny do pobicia i piszemy to wprost. Biurko.io robi coś innego: obsługuje wiele firm w jednym panelu, stawia na certyfikaty KSeF zamiast tokenów, tłumaczy błędy KSeF na ludzki język i ma interfejs po ukraińsku. Poniżej konkretne scenariusze, w których jedno lub drugie wygrywa.
Przeglądaj naszą pełną kolekcję artykułów i poradników.
Zaległości w ZUS oraz urzędzie skarbowym można rozłożyć na raty lub odroczyć, płacąc niższą opłatę prolongacyjną zamiast pełnych odsetek za zwłokę. Wniosek należy złożyć samodzielnie, ponieważ żaden organ nie zaproponuje ulgi z własnej inicjatywy. Samo złożenie dokumentów nie wstrzymuje jednak automatycznie egzekucji, dlatego kluczowa jest szybka reakcja.
Przychód ze sprzedaży za granicą rozlicza się według jednego z czterech scenariuszy VAT, podczas gdy w PIT obowiązują zasady ogólne. Od 1 kwietnia 2026 roku faktury zagraniczne dla B2B należy wystawiać w KSeF. O zastosowaniu stawki 0% lub procedury reverse charge decydują prawidłowe dokumenty wywozu oraz terminowe zgłoszenia.
Czynna działalność gospodarcza co do zasady wymaga złożenia rocznego zeznania podatkowego, nawet przy zerowych przychodach ze sprzedaży. W zależności od formy opodatkowania zerowy PIT-36, PIT-36L lub PIT-28 za 2026 rok należy złożyć do 30 kwietnia 2027 roku.
Prowadzenie księgowości bez biura rachunkowego w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jest w pełni legalne. Polskie przepisy pozwalają na samodzielne prowadzenie ewidencji przychodów lub KPiR oraz wysyłanie deklaracji JPK_V7M do urzędu skarbowego. Wymaga to jednak zachowania regularności oraz pilnowania ustawowych terminów płatności podatków i składek ZUS.
Od 1 stycznia 2026 roku limit kosztów podatkowych dla większości samochodów spalinowych wynosi 100 000 zł, co ogranicza rozliczanie rat leasingowych i amortyzacji. Wybór między leasingiem, zakupem a wynajmem zależy od wartości pojazdu oraz emisji CO2. Domyślnie przedsiębiorca odlicza 50% VAT, a pełne 100% wymaga złożenia informacji VAT-26 i prowadzenia ewidencji przebiegu.
Samodzielne prowadzenie księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej jest w pełni zgodne z polskim prawem. Przedsiębiorca może sam prowadzić ewidencję przychodów lub KPiR oraz wysyłać deklaracje JPK_V7M i ZUS DRA. Do obsługi rozliczeń na ryczałcie wystarczy odpowiedni program połączony z KSeF.
Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga wykreślenia z rejestru CEIDG oraz dopełnienia rozliczeń podatkowych. Czynni podatnicy VAT muszą złożyć formularz VAT-Z, sporządzić spis z natury i przesłać ostatni plik JPK_V7 do 25. dnia kolejnego miesiąca. Przechowywanie dokumentacji księgowej oraz deklaracji jest obowiązkowe przez 5 lat od końca roku podatkowego.
Po nadaniu numeru KSeF dokumentu nie można anulować ani edytować. Błędy poprawia się poprzez wystawienie ustrukturyzowanej faktury korygującej lub korekty do zera. W przypadku złego NIP nabywcy należy wyzerować pierwotny dokument i wystawić nową fakturę.
Od 1 stycznia 2027 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich mikroprzedsiębiorców prowadzących JDG w Polsce. Do 31 grudnia 2026 r. małe firmy obejmuje limit sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie, pozwalający na fakturowanie poza systemem. Odbiór faktur kosztowych w KSeF obowiązuje bez względu na obroty od 1 lutego 2026 r.
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG jest bezpłatne i wymaga wyboru formy opodatkowania, zgłoszenia do ZUS oraz decyzji o VAT. Do 31 grudnia 2026 roku najmniejsze firmy z przychodem do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą jeszcze fakturować poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku e-fakturowanie obowiązuje wszystkich przedsiębiorców.
W 2027 roku podstawowe składki ZUS dla przedsiębiorcy wzrosną do 2 052,15 zł miesięcznie bez składki zdrowotnej. Do wyboru jest sześć modeli księgowości, od darmowych aplikacji urzędowych po pełne wsparcie biura rachunkowego. Ostateczny koszt zależy od poświęconego czasu oraz ryzyka błędów w KSeF.
Po wycieku z Fakturownia należy wymienić klucze API we wszystkich zewnętrznych integracjach sklepu. Prawidłowa kolejność działań to inwentaryzacja, wygenerowanie nowego tokena, test i usunięcie starego klucza. Zapewnia to ciągłość wystawiania dokumentów bez przestoju w sprzedaży.
Fakturowanie w języku obcym jest w pełni legalne w relacjach B2B, jednak kwota VAT musi być przeliczona na PLN. Należy pamiętać, że od 1 kwietnia 2026 roku większość przedsiębiorców z JDG ma obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF w schemacie FA(3).
Miesięczne rozliczenia programisty na JDG obejmują wystawienie faktury w KSeF, opłacenie ryczałtu i składek ZUS do 20. dnia oraz wysyłkę JPK_V7M do 25. dnia miesiąca. Dla faktur powyżej 10 000 zł brutto system KSeF stał się obowiązkowy już 1 kwietnia 2026 roku. Poznaj zasady wyliczania podatku 12% i składki zdrowotnej.
Wysłanie faktury do KSeF to dopiero początek obowiązków przedsiębiorcy. Każdy dokument musi zostać prawidłowo ujęty w ewidencji VAT z odpowiednim numerem KSeF lub oznaczeniem, a także w rozliczeniu ryczałtu i składek ZUS. Poznaj pełną ścieżkę dokumentów na przykładzie jednego miesiąca w JDG.
Otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach — bez newslettera, rezygnacja w każdej chwili.
Używamy tylko niezbędnych plików cookies. Statystykę odwiedzin prowadzimy na serwerze, niczego nie zapisując w Twoim urządzeniu. Polityka witryny
