Jak rozliczyć programistę B2B w KSeF, ryczałt i ZUS?

Jeśli jesteś programistą na B2B i wystawiasz jedną lub kilka faktur miesięcznie, Twój miesiąc rozliczeń sprowadza się do czterech rzeczy: faktura w KSeF, zaliczka na ryczałt do 20., składki ZUS do 20. i (jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT) JPK_V7M do 25. dnia następnego miesiąca. Dla typowego programisty B2B KSeF jest obowiązkowy już od 1 kwietnia 2026 r., a nie od 2027 r. Poniżej rozkładam każdy z tych elementów na części, z kwotami i podstawami prawnymi (stan na 8 października 2026 r.).

Piszę z perspektywy developera, który sam prowadzi JDG i na co dzień buduje integrację z KSeF. W indywidualnej sprawie warto skonsultować się z doradcą podatkowym, bo szczegóły (np. klasyfikacja PKWiU Twoich usług) potrafią zmienić wynik.

Miesięczny kalendarz programisty B2B

Co Termin Kogo dotyczy Faktura w KSeF w terminie z ustawy o VAT (zwykle do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi) każdy, kto wystawia faktury i przekracza limit 10 000 zł brutto miesięcznie (w 2026 r.) Zaliczka na ryczałt do 20. dnia miesiąca następnego programiści na ryczałcie ZUS DRA i składki do 20. dnia miesiąca następnego JDG bez pracowników JPK_V7M (ewidencja + deklaracja VAT) do 25. dnia miesiąca następnego czynni podatnicy VAT PIT-28 do 30 kwietnia za poprzedni rok ryczałt JPK_EWP do 30 kwietnia za poprzedni rok od 2027 r. (szczegóły niżej)

Faktura programisty B2B w KSeF: od kiedy i jak

KSeF wchodził etapami: 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, a 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.

Limit 10 000 zł brutto: dlaczego większości programistów już dotyczy

Limit liczy się od wartości faktur wystawionych w danym miesiącu, brutto. Jeśli fakturujesz 15 000 czy 25 000 zł miesięcznie, okres przejściowy Cię nie obejmuje i faktury ustrukturyzowane wystawiasz w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek znika dla wszystkich.

Odbieranie faktur kosztowych przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. niezależnie od wielkości firmy. Faktura za hosting czy sprzęt od polskiego dostawcy trafia więc do Ciebie przez system, a nie tylko mailem.

Faktura dla klienta zagranicznego

Wielu programistów pracuje dla firm z UE lub USA. Faktura dla zagranicznego klienta również jest wystawiana w KSeF, ale klient jej stamtąd nie pobierze. Przekazujesz mu ją poza systemem, np. jako PDF z kodem QR, który pozwala zweryfikować dokument w KSeF. Przy usługach dla firm z UE na fakturze pojawia się adnotacja „odwrotne obciążenie”.

Jak wygląda dostęp do KSeF od strony technicznej

Program do faktur nie „loguje się Twoim hasłem”. Ty, jako właściciel NIP, nadajesz w KSeF uprawnienie do wystawiania lub odbierania faktur, a program uwierzytelnia się certyfikatem KSeF lub tokenem. To ważne z punktu widzenia bezpieczeństwa: uprawnienie możesz w każdej chwili odebrać w portalu KSeF, a token lub certyfikat w rękach dostawcy powinien być przechowywany w postaci zaszyfrowanej.

We wrześniu 2026 r. MF zapowiedziało, że tokeny, które miały wygasnąć z końcem 2026 r., zostaną w użyciu, z ważnością ustawianą od 1 do 365 dni i opcją automatycznego odnawiania. Traktuj to jako zapowiedź do momentu publikacji przepisów.

Kary za KSeF: stan na październik 2026

Kary z art. 106ni ustawy o VAT sięgają do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez wykazanego VAT do 18,7% kwoty należności ogółem. Zgodnie z obecnymi przepisami miałyby być nakładane od 1 stycznia 2027 r.

16 września 2026 r. MF poinformowało, że pracuje nad zmianą ustawy przesuwającą koniec okresu bez sankcji na 31 grudnia 2027 r. To zapowiedź, a nie uchwalona ustawa. Resort podkreśla też, że obowiązek stosowania KSeF zostaje, a KAS będzie reagować na faktury wystawiane poza systemem. Rozsądnie jest działać tak, jakby kary miały ruszyć w styczniu.

Ryczałt 12% dla programisty: kiedy przysługuje

Stawka 12% wynika z art. 12 ust. 1 pkt 2b lit. b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Obejmuje m.in. usługi związane z oprogramowaniem (PKWiU ex 62.01.1), oryginały oprogramowania (62.01.2), doradztwo w zakresie oprogramowania (ex 62.02), instalowanie oprogramowania (ex 62.09.20.0) i zarządzanie sieciami i systemami (62.03.1).

Praktycznie: jeśli piszesz kod, projektujesz architekturę czy rozwijasz system, Twoja stawka to 12%. NSA w swoich wyrokach rozumie „usługi związane z oprogramowaniem” szeroko, nie tylko jako samo pisanie kodu. Stawka 8,5% dotyczy wąskiej grupy, np. czysto technicznej pomocy IT (PKWiU 62.02.30.0), co potwierdziła m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 1 września 2026 r. (0115-KDST2-2.4011.539.2026.3.KK).

Jak liczysz zaliczkę na ryczałt

1. Bierzesz przychód z miesiąca (netto, bez VAT).

2. Odejmujesz zapłacone składki społeczne ZUS.

3. Odejmujesz 50% zapłaconej składki zdrowotnej.

4. Od wyniku liczysz 12% i płacisz na mikrorachunek podatkowy do 20. dnia następnego miesiąca.

Na ryczałcie w trakcie roku nie składasz deklaracji. Roczne rozliczenie to PIT-28 do 30 kwietnia.

JPK_EWP: nowy obowiązek dla ryczałtowców

Ewidencja przychodów trafi do urzędu jako plik JPK_EWP. Czynni podatnicy VAT na ryczałcie wyślą go pierwszy raz do 30 kwietnia 2027 r. za rok 2026. Pozostali ryczałtowcy zrobią to do 30 kwietnia 2028 r. za rok 2027. Strukturę opisuje broszura MF dotycząca JPK_EWP(4). Wniosek dla programisty: ewidencja musi być prowadzona elektronicznie i porządnie od pierwszego dnia roku, a nie odtwarzana w kwietniu.

Składki ZUS 2026 i składka zdrowotna na ryczałcie

Składki społeczne zależą od etapu działalności:

Plan Miesięcznie (2026) Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy) 0 zł składek społecznych ZUS preferencyjny (kolejne 24 miesiące) 420,87 zł bez chorobowego / 456,19 zł z chorobowym Duży ZUS (podstawa 5 652 zł) 1 788,29 zł bez chorobowego / 1 926,76 zł z chorobowym

Mały ZUS Plus wymaga przychodu do 120 000 zł w poprzednim roku, więc większość programistów na pełen etat B2B z niego nie skorzysta.

Składka zdrowotna na ryczałcie jest stała w ramach progu rocznego przychodu (podstawa: przeciętne wynagrodzenie z IV kwartału 2025 r., 9 228,64 zł):

Roczny przychód Składka zdrowotna miesięcznie do 60 000 zł 498,35 zł 60 000,01–300 000 zł 830,58 zł powyżej 300 000 zł 1 495,04 zł

Ulga na start nie zwalnia ze składki zdrowotnej. Płacisz ją od pierwszego miesiąca.

VAT i JPK_V7M: termin i co się zmieniło z KSeF

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) wynosi 240 000 zł sprzedaży netto rocznie. Usługi programistyczne nie są wyłączone ze zwolnienia, ale usługi doradcze już tak (art. 113 ust. 13), więc przy kontraktach „konsultingowych” sprawdź to dokładnie.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, JPK_V7M składasz do 25. dnia miesiąca następnego. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje nowa struktura JPK_V7, w której ewidencja zawiera oznaczenia związane z KSeF, m.in. numery KSeF faktur. Dlatego program do faktur i program do JPK powinny „widzieć” te same dane, inaczej numery KSeF przepisujesz ręcznie.

Przykład: miesiąc programisty z fakturą 18 000 zł netto

Założenia: ryczałt 12%, czynny VAT, Duży ZUS bez chorobowego, roczny przychód ok. 216 000 zł (próg zdrowotnej 830,58 zł). Przykład jest uproszczony.

Pozycja Kwota Faktura netto / VAT 23% / brutto 18 000 zł / 4 140 zł / 22 140 zł Składki społeczne 1 788,29 zł Składka zdrowotna 830,58 zł Podstawa ryczałtu: 18 000 − 1 788,29 − 415,29 15 796 zł (po zaokrągleniu) Ryczałt 12% 1 896 zł VAT do zapłaty (bez kosztów z VAT) 4 140 zł

Łącznie podatek dochodowy i składki to ok. 4 515 zł, czyli ok. 25% przychodu netto. VAT jest osobnym przepływem: klient go płaci, Ty go przekazujesz.

Programista B2B i KSeF: jak trzymać wszystko w jednym miejscu

Najwięcej błędów, które widzę, nie wynika ze stawek, tylko z rozjechanych danych: faktura w jednym programie, ewidencja w arkuszu, ZUS w kalendarzu w telefonie. Prosty proces:

1. Jedno źródło faktur. Wystawiasz w programie podłączonym do KSeF i sprawdzasz, czy każda faktura ma numer KSeF i UPO.

2. Ewidencja z faktur, nie z pamięci. Przychód do ryczałtu i rejestr VAT powinny powstawać automatycznie z wystawionych dokumentów.

3. Koszty z KSeF. Raz w miesiącu przeglądasz faktury zakupowe pobrane z KSeF i decydujesz, co trafia do rejestru VAT.

4. Terminy w jednym kalendarzu. 20. (ryczałt, ZUS) i 25. (JPK_V7M) to stałe punkty miesiąca.

5. Kontrola dostępu. Raz na kwartał sprawdzasz w portalu KSeF, jakie podmioty mają uprawnienia do Twojego NIP, i odbierasz te nieużywane.

Taki proces działa niezależnie od programu. Ważne, żeby żadna liczba nie była przepisywana ręcznie między systemami.

FAQ

Czy programista B2B musi wystawiać faktury w KSeF w 2026 roku?

Tak, jeśli wartość faktur wystawionych w miesiącu przekracza 10 000 zł brutto. Wtedy obowiązek obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. Poniżej tego limitu możesz do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmuje wszystkich. Odbiór faktur przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r.

Czy programista na ryczałcie płaci 12% czy 8,5%?

Co do zasady 12%. Stawka z art. 12 ust. 1 pkt 2b lit. b ustawy o ryczałcie obejmuje usługi związane z oprogramowaniem (PKWiU ex 62.01.1), w tym programowanie i projektowanie systemów. 8,5% dotyczy wąskich usług, np. czysto technicznego wsparcia IT (PKWiU 62.02.30.0). Klasyfikację najlepiej potwierdzić z doradcą.

Ile wynosi składka zdrowotna na ryczałcie w 2026 roku?

To 498,35 zł miesięcznie przy przychodzie do 60 000 zł rocznie, 830,58 zł przy przychodzie od 60 000,01 do 300 000 zł i 1 495,04 zł powyżej 300 000 zł. Połowę zapłaconej składki odliczasz od przychodu przy liczeniu ryczałtu. Ulga na start nie obejmuje składki zdrowotnej.

Do kiedy złożyć JPK_V7M?

Do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, np. za wrzesień do 25 października. Dotyczy czynnych podatników VAT rozliczających się miesięcznie. Od lutego 2026 r. ewidencja w JPK_V7 zawiera oznaczenia związane z KSeF, w tym numery KSeF faktur.

Czy faktura dla klienta z zagranicy też idzie do KSeF?

Tak. Polski podatnik wystawia fakturę w KSeF także dla zagranicznego nabywcy, ale przekazuje mu ją poza systemem, np. jako PDF z kodem QR do weryfikacji. Przy usługach dla firm z UE dochodzi adnotacja „odwrotne obciążenie”.

Czy kary za KSeF będą od 2027 czy od 2028 roku?

Według obecnych przepisów kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. 16 września 2026 r. MF zapowiedziało ich przesunięcie na 2028 r., ale stan na 8 października 2026 r. to zapowiedź, nie uchwalona ustawa. Obowiązek stosowania KSeF obowiązuje niezależnie od kar.

Podsumowanie

Dla programisty B2B KSeF to dziś stały element miesiąca, a nie projekt na 2027 rok. Przy fakturach powyżej 10 000 zł brutto obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. Ryczałt 12% płacisz do 20., składki ZUS do 20., JPK_V7M składasz do 25., a od 2027 r. dochodzi coroczny JPK_EWP. Im mniej ręcznego przepisywania danych między fakturą, ewidencją i deklaracjami, tym mniejsze ryzyko błędu.

Jak podchodzimy do tego w Biurko

Budujemy Biurko z perspektywy developera, który sam prowadzi JDG i korzysta z niego na co dzień. W jednym miejscu wystawiasz i odbierasz faktury w KSeF (FA(3)) z potwierdzeniem UPO, prowadzisz ewidencję ryczałtu z wyliczeniem podatku, generujesz JPK_V7M i wysyłasz go do bramki e-Deklaracji MF, a składki ZUS liczą się razem z kalendarzem terminów. Połączenie z KSeF działa przez uprawnienie, które w każdej chwili możesz sam odebrać w portalu KSeF, a certyfikaty i tokeny przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Nowe funkcje trafiają do użytkowników co kilka dni i są opisane w publicznym changelogu.

Jeśli zmieniasz program do faktur przed 1 stycznia 2027, możesz sprawdzić Biurko w planie FREE: bez karty, z wysyłką do KSeF bez limitu.