Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur przez KSeF objął praktycznie wszystkich podatników VAT (podstawa: Dz.U. 2025 poz. 1203). Duże podmioty weszły do systemu 1 lutego 2026 r. Najmniejsi, poniżej 10 000 zł sprzedaży brutto miesięcznie, mają czas do 1 stycznia 2027 r. Od tej samej daty zaczynają działać kary administracyjne z art. 106ni ustawy o VAT.
Efekt jest taki, że tysiące firm w kilka tygodni wybrało pierwszy program, który obiecywał KSeF. Teraz zaczyna się druga faza: sprawdzanie, czy ten wybór faktycznie pasuje do sposobu pracy.
Ten tekst pisze założyciel Biurko.io, więc masz prawo podejrzewać stronniczość. Dlatego zaczynam od tego, gdzie inFakt jest po prostu lepszy.
Gdzie inFakt wygrywa i nie ma o czym dyskutować
Trzy rzeczy, które inFakt robi dobrze i których Biurko nie robi wcale.
Księgowość, nie tylko fakturowanie. inFakt to platforma, w której możesz zostać przy samym fakturowaniu, przejść na samodzielną księgowość albo oddać rozliczenia dedykowanemu księgowemu, nie zmieniając systemu. Biurko nie prowadzi księgowości, nie liczy ZUS-u i nie generuje JPK. To narzędzie do faktur i KSeF, kropka.
Cena dla pojedynczej JDG. Według cennika inFakt (stan na lipiec 2026) plan inFakt KSeF kosztuje 0 zł i pozwala wysyłać oraz odbierać faktury z KSeF bez limitu, a plan inFakt Faktury to 4,99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Darmowy plan Biurko ma limit 10 wysyłek do KSeF miesięcznie, a plan SOLO kosztuje 19 zł netto. Jeśli jesteś jednoosobową firmą usługową z kilkunastoma fakturami i nie potrzebujesz niczego więcej, inFakt jest tańszy. Tyle.
Dojrzałość produktu. OCR faktur kosztowych, aplikacje mobilne, integracje bankowe, wsparcie telefoniczne, lata na rynku. Biurko jest młodsze i tego nie ukrywam.
Jeśli powyższe trzy punkty opisują Twoją sytuację, zamknij ten artykuł i zostań przy inFakcie. Serio.
Gdzie kończy się model "aplikacja plus księgowy"
Problem pojawia się, kiedy Twoja praca nie mieści się w schemacie "jedna firma, jeden właściciel, jeden księgowy".
Typowe sytuacje z rozmów z użytkownikami:
Prowadzisz biuro rachunkowe i obsługujesz 40 klientów. Każdy ma osobne konto, osobne logowanie i osobną integrację z KSeF.
Masz JDG, spółkę i drugą działalność żony. Trzy konta, trzy abonamenty, trzy panele.
Klient dzwoni z pytaniem "dlaczego faktura nie poszła", a Ty widzisz w interfejsie kod błędu bez kontekstu.
Twój zespół w Polsce mówi po ukraińsku, a cały panel jest po polsku.
Żaden z tych problemów nie jest problemem inFaktu. To po prostu inna klasa zadania, do której inFakt nie był projektowany.
Co Biurko robi inaczej
Wiele firm w jednym panelu
Biurko od pierwszego dnia jest budowane wokół relacji "jeden użytkownik, wiele firm". Przełączasz się między podmiotami bez wylogowania, a role i uprawnienia ustawiasz per firma: księgowa widzi tylko dokumenty, właściciel widzi wszystko, stażysta może wystawiać, ale nie wysyłać.
Plan TEAM (49 zł netto/mies.) obejmuje 5 firm i 5 użytkowników. Plan SCALE (149 zł netto/mies.) nie ma limitu firm ani użytkowników. Dla biura rachunkowego z 40 klientami to jeden abonament zamiast czterdziestu kont.
Certyfikat KSeF, nie token
Biurko uwierzytelnia się do KSeF certyfikatem. To była świadoma decyzja architektoniczna, nie skrót.
Token to długi ciąg znaków, który działa jak hasło: kto go ma, ten działa w Twoim imieniu. Certyfikat jest powiązany z kluczem prywatnym i podpisem, a jego wygaśnięcie widzisz z wyprzedzeniem (Biurko wysyła powiadomienie na 30 dni przed).
Ministerstwo Finansów pierwotnie planowało wycofanie tokenów z końcem 2026 r., ale w konsultacjach z czerwca 2026 r. pojawiła się propozycja ich utrzymania. Status jest otwarty, więc nie traktuj żadnej daty jako pewnej i sprawdzaj komunikaty na ksef.podatki.gov.pl. Niezależnie od tego, jak to się skończy, certyfikat jest bezpieczniejszym domyślnym wyborem.
Błędy KSeF po ludzku
KSeF odrzuca fakturę i zwraca kod. Przykład: 21115. W surowym API to tyle, co "nieprawidłowy certyfikat". Nie wiesz, czy problem jest po Twojej stronie, czy po stronie bramki.
Biurko tłumaczy kody błędów na zdania w stylu "NIP nabywcy nie przeszedł walidacji, sprawdź czy nie ma prefiksu PL" albo "sesja wygasła przed wysłaniem, faktura jest w kolejce do ponowienia". Brzmi banalnie, dopóki nie odpowiadasz klientowi w piątek o 17:00.
Offline24, tryb awaryjny i UPO
Kiedy KSeF nie odpowiada, faktura musi zostać wystawiona offline z kodem weryfikacyjnym i QR, a potem dosłana. Ustawa mówi o dosłaniu w następnym dniu roboczym (offline24) i o 7 dniach roboczych od końca awarii (tryb awaryjny). Biurko generuje kod offline, drukuje QR na PDF i pilnuje terminu dosłania. UPO pobiera i weryfikuje podpis Ministerstwa Finansów automatycznie.
Interfejs ukraiński
Cały panel działa po ukraińsku, nie w wersji "przetłumaczone menu, reszta po polsku". To dotyczy około 60 tysięcy firm prowadzonych w Polsce przez Ukraińców i biur rachunkowych, które ich obsługują. Nie znam drugiego polskiego systemu KSeF, który to ma.
Ceny obok siebie
inFakt Biurko.io Plan darmowy inFakt KSeF, 0 zł, wysyłka bez limitu FREE, 0 zł, 10 wysyłek KSeF/mies. Najtańszy płatny inFakt Faktury, 4,99 zł netto/mies. SOLO, 19 zł netto/mies. Wiele firm osobne konta TEAM: 5 firm, 49 zł netto; SCALE: bez limitu, 149 zł netto Księgowość tak, do pełnej obsługi księgowego nie Interfejs UA nie tak Uwierzytelnianie Profil Zaufany, certyfikat, token certyfikat
Ceny netto, stan na lipiec 2026. Cenniki się zmieniają, sprawdź aktualne u obu dostawców.
Jak wybrać: trzy scenariusze
Jedna JDG, kilkanaście faktur, chcesz najtaniej. inFakt. Nie ma sensu przepłacać.
Jedna JDG, ale chcesz też księgowego w tym samym systemie. inFakt. Biurko tego nie robi.
Biuro rachunkowe, kilka podmiotów albo zespół po ukraińsku. Biurko. Tu liczy się panel wielofirmowy, role, certyfikaty i to, że błąd KSeF da się zrozumieć bez zaglądania do dokumentacji API.
Checklista przed zmianą programu
Policz, ile podmiotów faktycznie obsługujesz. Jeden czy więcej niż jeden to zupełnie inna decyzja.
Sprawdź, jak Twój obecny system uwierzytelnia się do KSeF: tokenem czy certyfikatem.
Zweryfikuj, czy program obsługuje tryb offline24 i awaryjny, a nie tylko wysyłkę online.
Sprawdź, czy pobiera i weryfikuje UPO, czy tylko je wyświetla.
Ustal, kto w zespole potrzebuje dostępu i do czego. Jeśli odpowiedź to więcej niż jedna osoba, potrzebujesz ról.
Wyeksportuj dane kontrahentów przed migracją. Zawsze.
Przetestuj wysyłkę jednej faktury na środowisku testowym przed przełączeniem produkcji.
Podsumowanie
inFakt i Biurko nie konkurują o tego samego klienta, choć oba mają w opisie słowo KSeF. inFakt jest ekosystemem księgowym dla pojedynczej firmy. Biurko jest narzędziem KSeF dla kogoś, kto obsługuje wiele firm naraz i potrzebuje kontroli nad uwierzytelnianiem, terminami i błędami.
Jeśli rozpoznajesz siebie w drugim opisie, załóż darmowe konto na biurko.io i podłącz pierwszą firmę. Plan FREE wystarczy, żeby przetestować pełny obieg: wystawienie, wysyłkę, UPO. Bez karty.
FAQ
Czy Biurko.io jest tańsze niż inFakt? Nie w podstawowym scenariuszu. Dla jednej JDG inFakt ma darmowy plan KSeF bez limitu wysyłek i plan za 4,99 zł netto. Biurko wygrywa cenowo dopiero przy kilku firmach, gdzie jeden plan TEAM lub SCALE zastępuje wiele osobnych kont.
Czy Biurko prowadzi księgowość? Nie. Biurko wystawia faktury, wysyła je do KSeF, importuje faktury zakupowe i obsługuje UPO. Rozliczenia podatkowe zostają po stronie Twojego księgowego lub biura rachunkowego.
Czy da się przenieść dane z inFaktu do Biurko? Tak, przez eksport kontrahentów i faktur do pliku, a historia faktur i tak jest dostępna w KSeF, skąd Biurko pobiera dokumenty przychodzące automatycznie.
Czym różni się logowanie certyfikatem od tokenu? Token działa jak hasło: kto go zna, ten działa w Twoim imieniu. Certyfikat opiera się na kluczu prywatnym i podpisie, ma datę ważności i jest trudniejszy do niezauważonego wycieku. Aktualny status tokenów sprawdzaj na ksef.podatki.gov.pl.
Od kiedy grożą kary za brak faktury w KSeF? Kary administracyjne z art. 106ni ustawy o VAT zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, ale sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF działa już od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., zależnie od wielkości firmy.