Biurko.io jako alternatywa dla inFakt: kiedy to ma sens

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur przez KSeF objął praktycznie wszystkich podatników VAT poza najmniejszymi (podstawa: Dz.U. 2025 poz. 1203). Najwięksi (sprzedaż z VAT w 2024 r. powyżej 200 mln zł) weszli do systemu 1 lutego 2026 r., a najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą wystawiać podatnicy, u których miesięczna wartość brutto faktur B2B objętych obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 000 zł. Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony. Przesunięcie dotyczy tylko kar, a nie samego obowiązku korzystania z KSeF.

Efekt jest taki, że tysiące firm w kilka tygodni wybrało pierwszy program, który obiecywał KSeF. Teraz zaczyna się druga faza: sprawdzanie, czy ten wybór faktycznie pasuje do sposobu pracy.

Ten tekst pisze założyciel Biurko.io, więc masz prawo podejrzewać stronniczość. Dlatego zaczynam od tego, gdzie inFakt jest po prostu lepszy.

Gdzie inFakt wygrywa i nie ma o czym dyskutować

Trzy rzeczy, w których inFakt jest przed Biurko.

Księgowość, nie tylko fakturowanie. inFakt to platforma, w której możesz zostać przy samym fakturowaniu, przejść na samodzielną księgowość albo oddać rozliczenia dedykowanemu księgowemu, nie zmieniając systemu. Biurko nie prowadzi księgowości (nie ma KPiR ani rocznego PIT) i nie zastępuje księgowego, choć liczy składki ZUS dla JDG na ryczałcie i buduje pliki JPK. To przede wszystkim narzędzie do faktur, KSeF i rejestrów VAT.

Cena dla pojedynczej JDG. Według cennika inFakt (stan na lipiec 2026) plan inFakt KSeF kosztuje 0 zł i pozwala wysyłać oraz odbierać faktury z KSeF bez limitu, a plan inFakt Faktury to 4,99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Darmowy plan Biurko (FREE) też nie ma limitu faktur ani wysyłek do KSeF, a płatne plany zaczynają się od 29 zł netto miesięcznie (SOLO) i dokładają m.in. pliki JPK, ryczałt i dostęp AI. Jeśli jesteś jednoosobową firmą usługową z kilkunastoma fakturami i potrzebujesz tylko fakturowania, koszt jest ten sam: 0 zł.

Dojrzałość produktu. OCR faktur kosztowych, aplikacje mobilne, integracje bankowe, wsparcie telefoniczne, lata na rynku. Biurko jest młodsze i tego nie ukrywam: czyta wprawdzie faktury kosztowe z PDF i skanów przy pomocy AI, ale nie ma natywnych aplikacji (jest PWA z powiadomieniami push) ani integracji bankowych.

Jeśli potrzebujesz księgowości w jednym systemie albo dojrzałości produktu, zostań przy inFakcie. Serio.

Gdzie kończy się model "aplikacja plus księgowy"

Problem pojawia się, kiedy Twoja praca nie mieści się w schemacie "jedna firma, jeden właściciel, jeden księgowy".

Typowe sytuacje z rozmów z użytkownikami:

• Prowadzisz biuro rachunkowe i obsługujesz 40 klientów. Każdy ma osobne konto, osobne logowanie i osobną integrację z KSeF.

• Masz JDG, spółkę i drugą działalność żony. Trzy konta, trzy abonamenty, trzy panele.

• Klient dzwoni z pytaniem "dlaczego faktura nie poszła", a Ty widzisz w interfejsie kod błędu bez kontekstu.

• Twój zespół w Polsce mówi po ukraińsku, a cały panel jest po polsku.

Żaden z tych problemów nie jest problemem inFaktu. To po prostu inna klasa zadania, do której inFakt nie był projektowany.

Co Biurko robi inaczej

Wiele firm w jednym panelu

Biurko od pierwszego dnia jest budowane wokół relacji "jeden użytkownik, wiele firm". Przełączasz się między podmiotami bez wylogowania, a role i uprawnienia ustawiasz per firma: księgowa widzi tylko dokumenty, właściciel widzi wszystko, stażysta może wystawiać, ale nie wysyłać.

TEAM za 99 zł netto miesięcznie daje pięciu użytkowników i pozwala prowadzić do pięciu firm, przy czym każda firma ma własny plan. SCALE za 199 zł netto znosi oba limity. Osobnego panelu dla biur rachunkowych nie ma: księgowa dołącza do firmy klienta jako bezpłatny gość — jedno miejsce w każdej firmie, w każdym planie, także darmowym — i przełącza się między firmami jednym kliknięciem.

Certyfikat KSeF, nie token

Biurko łączy się z KSeF Profilem Zaufanym (domyślnie) albo certyfikatem KSeF, własnym lub zamówionym przez Biurko w MF; tokenów nie obsługujemy. To była świadoma decyzja architektoniczna, nie skrót.

Token to długi ciąg znaków, który działa jak hasło: kto go ma, ten działa w Twoim imieniu. Certyfikat jest powiązany z kluczem prywatnym i podpisem, a jego wygaśnięcie widzisz z wyprzedzeniem (Biurko pokazuje ostrzeżenie na ekranie 30 dni przed, a powiadomienia wysyła na 7, 3 i 1 dzień przed oraz w dniu wygaśnięcia).

Zgodnie z obecnymi przepisami tokeny KSeF wygasają 31 grudnia 2026 r. Na konsultacjach 9 czerwca 2026 r. MF zaproponowało ich utrzymanie, ale decyzji w formie przepisu jeszcze nie ma — bezpieczniej przejść na certyfikat KSeF. Aktualne komunikaty sprawdzisz na ksef.podatki.gov.pl.

Błędy KSeF po ludzku

KSeF odrzuca fakturę i zwraca kod. Przykład: 21115. W surowym API to tyle, co "nieprawidłowy certyfikat". Nie wiesz, czy problem jest po Twojej stronie, czy po stronie bramki.

Biurko tłumaczy kody błędów na zdania w stylu "NIP nabywcy nie przeszedł walidacji, sprawdź czy nie ma prefiksu PL" albo "sesja wygasła przed wysłaniem, faktura jest w kolejce do ponowienia". Brzmi banalnie, dopóki nie odpowiadasz klientowi w piątek o 17:00.

Offline24, tryb awaryjny i UPO

Kiedy KSeF nie odpowiada, fakturę można wystawić offline i dosłać później. Offline24 możesz wybrać zawsze — dosyłasz następnego dnia roboczego; przy ogłoszonej niedostępności — następnego dnia roboczego po jej zakończeniu; w trybie awaryjnym — w ciągu 7 dni roboczych od końca awarii z komunikatu MF; przy awarii całkowitej nie dosyłasz nic. Biurko drukuje na PDF kod QR KOD I (kod KOD II tylko wtedy, gdy firma ma certyfikat KSeF typu Offline, który Biurko potrafi zamówić), dosyła faktury automatycznie co 5 minut, a po upływie terminu ustawia status „Wymaga przeglądu” i wysyła powiadomienie. UPO pobiera i weryfikuje podpis Ministerstwa Finansów automatycznie.

Interfejs ukraiński

Cały panel działa po ukraińsku, nie w wersji "przetłumaczone menu, reszta po polsku". To dotyczy około 60 tysięcy firm prowadzonych w Polsce przez Ukraińców i biur rachunkowych, które ich obsługują. Nie znam drugiego polskiego systemu KSeF, który to ma.

Ceny obok siebie

Ceny netto. Cennik inFakt według stanu na lipiec 2026 r., cennik Biurko według stanu na 8 października 2026 r. Cenniki się zmieniają, sprawdź aktualne u obu dostawców.

Jak wybrać: trzy scenariusze

Jedna JDG, kilkanaście faktur, chcesz płacić jak najmniej. Oba narzędzia mają plan za 0 zł z KSeF bez limitu, więc wybierz to, które lepiej pasuje do reszty Twojej pracy.

Jedna JDG, ale chcesz też księgowego w tym samym systemie. inFakt. Biurko tego nie robi.

Biuro rachunkowe, kilka podmiotów albo zespół po ukraińsku. Biurko. Tu liczy się panel wielofirmowy, role, certyfikaty i to, że błąd KSeF da się zrozumieć bez zaglądania do dokumentacji API.

Checklista przed zmianą programu

1. Policz, ile podmiotów faktycznie obsługujesz. Jeden czy więcej niż jeden to zupełnie inna decyzja.

2. Sprawdź, jak Twój obecny system uwierzytelnia się do KSeF: tokenem czy certyfikatem.

3. Zweryfikuj, czy program obsługuje tryb offline24 i awaryjny, a nie tylko wysyłkę online.

4. Sprawdź, czy pobiera i weryfikuje UPO, czy tylko je wyświetla.

5. Ustal, kto w zespole potrzebuje dostępu i do czego. Jeśli odpowiedź to więcej niż jedna osoba, potrzebujesz ról.

6. Wyeksportuj dane kontrahentów przed migracją. Zawsze.

7. Przetestuj wysyłkę jednej faktury w środowisku testowym lub demonstracyjnym przed wysłaniem pierwszej prawdziwej. W Biurko do ćwiczeń służy demo (demo.biurko.io, dostęp na 7 dni), bo konto na app.biurko.io wysyła faktury do produkcyjnego KSeF.

Podsumowanie

inFakt i Biurko nie konkurują o tego samego klienta, choć oba mają w opisie słowo KSeF. inFakt jest ekosystemem księgowym dla pojedynczej firmy. Biurko jest narzędziem KSeF dla kogoś, kto obsługuje wiele firm naraz i potrzebuje kontroli nad uwierzytelnianiem, terminami i błędami.

Jeśli rozpoznajesz siebie w drugim opisie, załóż darmowe konto na biurko.io i podłącz pierwszą firmę. Plan FREE nie wymaga karty. Do ćwiczeń bez skutków prawnych użyj demo Biurko (demo.biurko.io, dostęp na 7 dni, środowisko demonstracyjne KSeF). Konto na app.biurko.io wysyła faktury do produkcyjnego KSeF — każda wysłana faktura jest prawdziwa.

FAQ

Czy Biurko.io jest tańsze niż inFakt? Nie w podstawowym scenariuszu: dla jednej JDG oba mają plan za 0 zł z wysyłką do KSeF bez limitu (inFakt KSeF i Biurko FREE), a inFakt ma też plan za 4,99 zł netto. Płatne plany Biurko to 29 zł (SOLO), 59 zł (PRO), 99 zł (TEAM) i 199 zł (SCALE) netto miesięcznie; plan wybierasz osobno dla każdej firmy.

Czy Biurko prowadzi księgowość? Nie w sensie pełnej księgowości: nie ma KPiR ani rocznego PIT. Biurko wystawia faktury, wysyła je do KSeF, importuje faktury zakupowe, obsługuje UPO, prowadzi rejestry VAT i buduje pliki JPK (pobranie od planu SOLO, wysyłka do MF od planu PRO). Reszta rozliczeń zostaje po stronie Twojego księgowego lub biura rachunkowego.

Czy da się przenieść dane z inFaktu do Biurko? Importu z inFakt ani z plików CSV czy XML nie ma. Historię faktur pobierzesz z KSeF (import ręczny lub według harmonogramu, domyślnie wyłączony), numerację dotychczasowych faktur kontynuujesz ustawiając numer startowy, a kontrahentów dodasz ręcznie lub wyszukasz po NIP w GUS.

Czym różni się logowanie certyfikatem od tokenu? Token działa jak hasło: kto go zna, ten działa w Twoim imieniu. Certyfikat opiera się na kluczu prywatnym i podpisie, ma datę ważności i jest trudniejszy do niezauważonego wycieku. Zgodnie z obecnymi przepisami tokeny KSeF wygasają 31 grudnia 2026 r. (MF zaproponowało ich utrzymanie, ale decyzji w formie przepisu jeszcze nie ma); aktualny status sprawdzaj na ksef.podatki.gov.pl.

Od kiedy grożą kary za brak faktury w KSeF? Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony. Przesunięcie dotyczy tylko kar, a nie samego obowiązku korzystania z KSeF, który działa już od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., zależnie od wielkości firmy (najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r.).