Ile kosztuje księgowa dla JDG i kiedy program się opłaca?

Porównanie „300 zł za księgową kontra 29 zł za program" jest nieuczciwe w obie strony. Wobec biura — bo w tych 300 zł siedzi praca, której żaden program nie wykonuje. Wobec ciebie — bo w 29 zł nie siedzi ani rozliczenie roczne, ani czyjaś odpowiedzialność, ani odpowiedź na pytanie „czy mogę to wrzucić w koszty".

Pytanie wraca teraz z konkretnego powodu. Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla większości firm, a od 1 stycznia 2027 r. obejmie także najmniejsze firmy (harmonogram MF). Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. — do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony. Przesunięcie dotyczy tylko kar, a nie samego obowiązku korzystania z KSeF. Umowy z biurami odnawia się od stycznia, więc jesień to moment, w którym ten rachunek się przelicza.

Poniżej rozpiska: cztery pozycje po stronie biura, trzy po stronie programu i próg, przy którym jedno przestaje się opłacać.

Rachunek biura rachunkowego ma cztery pozycje, nie jedną

Pozycja 1 — abonament. To jedyna liczba, którą widać w ofercie. Rynkowe przedziały dla JDG (netto, mies.):

Dane z zestawienia cen biur rachunkowych na 2026 r.. Lokalizacja przesuwa całą tabelę: w Warszawie te same usługi bywają o 25–35% droższe niż w mieście do 50 tys. mieszkańców.

Pozycja 2 — dopłaty. Nadwyżka dokumentów ponad limit z umowy, obsługa kadrowo-płacowa (60–150 zł za osobę miesięcznie), transakcje zagraniczne i walutowe, WNT i import usług, e-commerce z OSS. To one zamieniają „250 zł" z oferty w 420 zł na fakturze w listopadzie.

Pozycja 3 — rozliczenie roczne. Najczęściej pomijana pozycja przy porównaniach. Bywa w abonamencie, bywa osobno — rynkowo od 250 zł wzwyż, przy prostej JDG zwykle przy dolnej granicy. Sprawdź w umowie, bo to różnica rzędu jednej miesięcznej raty.

Pozycja 4 — jednorazówki. Korekty za okresy wstecz, zaświadczenia do banku, przeksięgowanie po zmianie formy opodatkowania, reprezentacja przed US lub ZUS. Nie zdarza się co miesiąc, ale w rachunku rocznym istnieje.

Skąd się biorą 300–600 zł i kto naprawdę tyle płaci

Przedział 300–600 zł nie jest wyssany z palca, tylko opisuje jeden konkretny profil: KPiR, VAT czynny, 30–50 dokumentów miesięcznie, duże miasto. Warszawskie biuro potrafi wziąć 250 zł netto już za 0–5 dokumentów na KPiR z VAT — od tego pułapu zaczyna się liczenie w górę.

Jeżeli jesteś programistą na ryczałcie 12%, bez VAT, z dwiema fakturami miesięcznie, twoja realna cena rynkowa to raczej 130–200 zł. Powtarzanie sobie, że „księgowa kosztuje 500 zł", jest wtedy takim samym naciąganiem jak hasło, że program załatwia wszystko za 29 zł.

Co kupujesz za 29–59 zł, a czego nie

Programy do samodzielnej księgowości zaczynają się dziś od ok. 10 zł netto i sięgają 60 zł w wersjach rozbudowanych (stan na wrzesień 2026). Płatne plany Biurko kosztują 29–59 zł netto miesięcznie (SOLO 29 zł, PRO 59 zł; przy płatności rocznej 20% taniej) — nie jesteśmy najtańszą półką i nie udajemy, że jesteśmy. Plan FREE jest bezpłatny.

Co jest w cenie programu (plan FREE za 0 zł obejmuje wystawianie faktur i wysyłkę do KSeF bez limitu, a SOLO i PRO dokładają księgowość): wystawianie i odbiór faktur w KSeF z numerem i UPO, rejestry VAT, ryczałt liczony na bieżąco z ewidencją przychodów, składki ZUS z terminami (dla JDG na ryczałcie) i plik KEDU z deklaracją DRA. JPK_V7 pobierzesz od planu SOLO, a do urzędu z UPO wyślesz od planu PRO.

Czego w cenie nie ma — w żadnym programie na rynku:

• odpowiedzialności — biuro ma OC i umowę, program ma regulamin;

• interpretacji — „czy ten wyjazd to koszt" to pytanie do człowieka, nie do formularza;

• kadr i płac — zatrudniasz, potrzebujesz księgowej albo osobnego systemu;

• reprezentacji — czynności sprawdzające z US prowadzi się z pełnomocnikiem, nie z aplikacją.

Trzecia pozycja rachunku: twój czas

Tu większość porównań kłamie przez pominięcie. Program nie kosztuje 29 zł — kosztuje 29 zł plus twoje godziny. Ale biuro też nie kosztuje samego abonamentu: zbieranie dokumentów, skany, odpowiadanie na pytania księgowej to zwykle 15–30 minut miesięcznie.

Liczy się więc różnica czasu, nie czas całkowity. Dla ryczałtowca z dwiema fakturami to jakieś 30 minut miesięcznie ekstra. Dla KPiR z 40 dokumentami i VAT — realnie 2–3 godziny ekstra.

Dalej jest już arytmetyka: roczna oszczędność podzielona przez dodatkowe godziny daje stawkę progową. Powyżej niej tańsze jest biuro.

Dwa rachunki roczne

Przykład A — programista B2B, ryczałt 12%, bez VAT, 2 faktury miesięcznie

• Biuro: 150 zł × 12 = 1800 zł + rozliczenie roczne ok. 200 zł = 2000 zł

• Program: 29 zł × 12 = 348 zł

• Różnica: 1652 zł rocznie przy ok. 6 dodatkowych godzinach twojej pracy → stawka progowa ok. 275 zł/h

Przy takim profilu program wygrywa niemal zawsze. Księgowość jest nudna, powtarzalna i mieści się w jednym ekranie. Roczne PIT-28 składasz poza Biurko — wlicz je w swoje dodatkowe godziny.

Przykład B — usługi z towarem, KPiR, VAT czynny, 40 dokumentów, jeden pracownik

• Biuro: 400 zł × 12 = 4800 zł + kadry 100 zł × 12 = 1200 zł + roczne 400 zł = 6400 zł

• Program: 60 zł × 12 = 720 zł (górna półka rynku, i tak bez kadr)

• Różnica: 5680 zł przy ok. 36 dodatkowych godzinach → stawka progowa ok. 158 zł/h

Jeśli twoja godzina jest warta więcej niż 158 zł, biuro wychodzi taniej. To jest uczciwa odpowiedź, nie hasło marketingowe. Biurko nie prowadzi KPiR, więc przy takim profilu liczysz program z księgą innego dostawcy.

Czego dziś nie robi Biurko

Skoro rachunek ma być bez podkolorowania, to i po naszej stronie:

• Ryczałt prowadzimy miesiąc po miesiącu: faktury, KSeF, rejestry, zaliczki i ewidencja przychodów oraz składki ZUS (od planu SOLO). Jeśli jesteś płatnikiem VAT, JPK_V7 pobierzesz od planu SOLO, a wyślesz do urzędu z UPO od planu PRO. Rocznego PIT-28 Biurko nie przygotowuje — składasz go poza Biurko.

• KPiR — prowadzimy faktury, KSeF, rejestry VAT i JPK_V7, ale nie samą księgę, roczny PIT ani rozliczenie skali i liniowego, a składki ZUS liczymy tylko dla JDG na ryczałcie. Tego nie ma w produkcie.

• ZUS DRA przygotowujemy jako plik KEDU — wysyłasz go sam przez PUE ZUS. Konkurencja umie wysyłać, my na razie nie.

• Rozliczenia roczne to dziś osobna pozycja twojego rachunku. Doliczaj ją, planując budżet.

• Księgowa nie znika. Dołącza do twojej firmy w Biurko jako bezpłatny gość — jedno miejsce w każdej firmie, w każdym planie, także darmowym — model „program plus księgowa raz na kwartał" jest normalnym scenariuszem, nie porażką.

Policz swój rachunek w 15 minut

1. Wyjmij umowę z biurem i znajdź limit dokumentów oraz stawkę za nadwyżkę.

2. Sprawdź, czy rozliczenie roczne jest w abonamencie, czy poza nim.

3. Zsumuj wszystkie faktury od biura z ostatnich 12 miesięcy — łącznie z jednorazówkami. To twój koszt bazowy, nie kwota z oferty.

4. Zmierz, ile minut miesięcznie zajmuje ci dziś obsługa biura.

5. Oszacuj czas przy programie: wystawienie faktur, opisanie kosztów, kliknięcie wysyłki JPK.

6. Podziel roczną różnicę kosztów przez roczną różnicę godzin. Porównaj wynik ze swoją stawką.

7. Odejmij to, czego program nie zrobi — kadry, zagranica, spór z urzędem. Jeśli są na liście, licz wariant hybrydowy.

Podsumowanie

Prawdziwy rachunek to nie „300 kontra 29". To abonament plus dopłaty plus rozliczenie roczne po jednej stronie, i abonament plus twoje godziny plus luki po drugiej. Dla prostego ryczałtu różnica wynosi zwykle 1500–2000 zł rocznie i program wygrywa. Dla KPiR z pracownikiem — policz stawkę progową, zanim zmienisz cokolwiek.

Jeśli chcesz sprawdzić własny przypadek: fakturowanie i KSeF w Biurko są bezpłatne i bez limitu dokumentów, a każda nowa firma dostaje na biurko.io 14 dni planu TEAM bez karty, potem przechodzi na bezpłatny plan FREE.

3. FAQ

Ile kosztuje księgowa dla JDG na ryczałcie w 2026 roku? Rynkowo 120–250 zł netto miesięcznie przy kilkunastu dokumentach i braku VAT. Rejestracja do VAT podnosi stawkę do ok. 200–350 zł, a duże miasto dokłada kolejne 25–35%. Do tego dochodzi rozliczenie roczne, jeśli nie jest wliczone w abonament.

Czy program księgowy może zastąpić biuro rachunkowe? Przy prostej, powtarzalnej działalności — tak, i robi to codziennie wielu jednoosobowych przedsiębiorców. Przy zatrudnieniu, transakcjach zagranicznych, sporze z urzędem albo nietypowych kosztach program nie wystarczy: potrzebujesz kogoś, kto weźmie odpowiedzialność za interpretację.

Czy przy KSeF muszę mieć biuro rachunkowe? Nie. Obowiązek dotyczy wystawiania i odbierania faktur w systemie, a nie sposobu prowadzenia księgowości. Faktury w KSeF wystawisz z bezpłatnej Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów, z darmowego planu programu albo przez biuro — wybór należy do ciebie.

Ile kosztuje rozliczenie roczne JDG u księgowej? Rynkowo od 250 zł wzwyż jako pozycja jednorazowa, przy prostej działalności zwykle przy dolnej granicy. Część biur wlicza je w abonament, część fakturuje osobno w kwietniu. To pytanie warto zadać przed podpisaniem umowy, nie po.

Kto odpowiada za błąd — program czy ja? Za zobowiązanie podatkowe odpowiada podatnik, czyli ty, niezależnie od narzędzia. Biuro rachunkowe odpowiada wobec ciebie kontraktowo i ma obowiązkowe OC, co pozwala dochodzić szkody. Program daje poprawne wyliczenia i dowody wysyłki, ale nie przejmuje twojej odpowiedzialności wobec urzędu.