Co zrobić, gdy kontrahenta nie ma na białej liście VAT?

Dostajesz fakturę na 18 450 zł brutto. Wchodzisz na stronę MF, wpisujesz NIP sprzedawcy i widzisz, że numeru rachunku z faktury nie ma w wykazie. Albo gorzej: sprzedawcy nie ma tam w ogóle. Przelew czeka w bankowości, a Ty nie wiesz, czy go zlecić.

To nie jest formalność. Od 1 stycznia 2020 r. płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu oznacza utratę kosztu podatkowego i ryzyko odpowiedzialności za VAT sprzedawcy. Skutki powstają w dniu zlecenia przelewu, więc najlepszy moment na reakcję jest przed płatnością. Poniżej: co faktycznie grozi, co zrobić przed przelewem i co zrobić, jeśli pieniądze już poszły.

Autor jest założycielem SaaS do fakturowania i KSeF, nie księgowym ani doradcą podatkowym. Przepisy podajemy ze źródłami; w swojej sprawie potwierdź interpretację z księgową.

Co znaczy "kontrahent spoza białej listy" – trzy różne sytuacje

"Biała lista" to Wykaz podatników VAT prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Zawiera dane podatników oraz zgłoszone przez nich rachunki bankowe. Frazę "nie ma go na białej liście" ludzie używają w trzech znaczeniach i każde ma inne skutki.

1. Sprzedawca jest w wykazie, ale rachunek z faktury nie. Najczęstszy przypadek: sprzedawca zmienił bank, podał rachunek prywatny albo ktoś podmienił numer na fakturze. To właśnie ta sytuacja uruchamia sankcje z limitem 15 000 zł.

2. Sprzedawca nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT lub został wykreślony. Wtedy pytanie brzmi nie "na jaki rachunek płacić", tylko "czy faktura zawiera prawidłowy VAT i czy mogę go odliczyć". O tym niżej.

3. Sprzedawca jest zwolniony z VAT i nie figuruje w wykazie. Według PITax biała lista nie obejmuje podatników zwolnionych podmiotowo ze względu na limit 200 000 zł obrotu, którzy się nie zarejestrowali. Reguła rachunku z wykazu ich nie dotyczy, ale wciąż sprawdzasz, czy faktura nie wykazuje VAT, którego tam być nie powinno.

Kiedy płatność na rachunek spoza wykazu naprawdę boli

Obowiązek płatności na rachunek z wykazu dotyczy transakcji, które łącznie spełniają trzy warunki: płacisz sprzedawcy będącemu podatnikiem VAT, wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto (lub równowartość w walucie), a płatność idzie przelewem. Liczy się wartość transakcji, nie pojedynczego przelewu, więc dzielenie płatności na raty po 9 000 zł niczego nie zmienia.

Konsekwencje są dwie:

• Brak kosztu podatkowego. Zgodnie z art. 22p ustawy o PIT nie zaliczysz do kosztów tej części wydatku, która została zapłacona na rachunek spoza wykazu. Dla spółek odpowiednik to art. 15d ustawy o CIT.

• Odpowiedzialność solidarna za VAT. Według art. 117ba Ordynacji podatkowej odpowiadasz razem ze sprzedawcą za jego VAT związany z tą konkretną transakcją, jeśli on go nie rozliczy. Dotyczy tylko podatku z tej faktury, nie wszystkich jego zaległości.

Przykład: kupujesz usługę za 15 000 zł netto + 3 450 zł VAT = 18 450 zł brutto i przelewasz na prywatny rachunek sprzedawcy, którego nie ma w wykazie. Bez dodatkowych kroków tracisz możliwość zaliczenia 15 000 zł do kosztów i odpowiadasz solidarnie za 3 450 zł VAT.

Co zrobić przed przelewem

Zanim klikniesz "zatwierdź", masz trzy proste wyjścia.

Sprawdź rachunek na dzień zlecenia przelewu. Liczy się stan wykazu w dniu, w którym zlecasz przelew, nie w dniu wystawienia faktury. Dlatego warto zachować potwierdzenie sprawdzenia z datą.

Poproś o zgłoszenie rachunku albo o inny rachunek. Sprzedawca-przedsiębiorca może zgłosić rachunek firmowy w CEIDG lub urzędzie skarbowym. Rachunki prywatne (np. ROR) nie podlegają zgłoszeniu do wykazu, więc przy fakturze powyżej 15 000 zł poproś o rachunek firmowy.

Zapłać w split payment. Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności uwalnia od odpowiedzialności solidarnej, a według bizky.ai także od utraty kosztu. To najszybsza droga, gdy nie możesz czekać na poprawkę od kontrahenta. Zaznacz to jednak w banku świadomie: kwota VAT trafi na rachunek VAT sprzedawcy, a nie na jego rachunek bieżący.

Już zapłaciłeś na rachunek spoza wykazu? Złóż ZAW-NR w 7 dni

Błąd da się naprawić. Zawiadomienie o zapłacie na rachunek inny niż zawarty w wykazie (ZAW-NR) pozwala zachować koszt podatkowy i uniknąć solidarnej odpowiedzialności. Zasady:

1. Termin to 7 dni od dnia zlecenia przelewu, wynika z art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Dni wolne się wliczają, a termin nie podlega przywróceniu.

2. Zawiadomienie składasz do swojego urzędu skarbowego (od 1 lipca 2020 r. nie do urzędu sprzedawcy), online w e-Urzędzie Skarbowym lub papierowo.

3. W formularzu zaznaczasz podstawy prawne: poz. 7 (VAT, uwolnienie od solidarności) i poz. 8 (PIT lub CIT, zachowanie kosztu), jeśli chcesz zabezpieczyć oba podatki. Wzór określa rozporządzenie MF.

4. Podajesz m.in. numer rachunku, na który zapłaciłeś, kwotę i dzień zlecenia przelewu.

Uwaga: ZAW-NR składane "na zapas" przy każdym przelewie nie jest właściwym użyciem tego mechanizmu, co zwraca uwagę podatki.biz. Składasz je, gdy faktycznie zapłaciłeś na rachunek spoza wykazu.

Czy z takiej faktury odliczę VAT?

Sam fakt, że rachunek lub sprzedawca nie figuruje w wykazie, nie jest wymieniony w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT jako przesłanka utraty prawa do odliczenia. Ustawa przewiduje tam inne sytuacje, m.in. faktury wystawione przez podmiot nieistniejący lub nieuprawniony do wystawiania faktur oraz faktury niedokumentujące rzeczywistej transakcji.

W praktyce urzędy badają, czy dochowałeś należytej staranności, a sprawdzanie kontrahenta w wykazie jest jednym z jej elementów. W sprawach faktur od podmiotów niezarejestrowanych lub wykreślonych orzecznictwo bywa niejednolite, więc przy większych kwotach warto zasięgnąć opinii księgowej lub doradcy podatkowego.

Jak to wygląda przy fakturach z KSeF

Faktury zakupowe coraz częściej przychodzą przez KSeF, więc nikt nie wpisuje już numeru rachunku z PDF-a "na oko" i nie ma naturalnego momentu na kontrolę. Okres przejściowy bez sankcji w KSeF kończy się 31 grudnia 2026 r., a od 2027 r. obowiązują kary, więc proces odbioru i płatności faktur lepiej uporządkować już teraz.

W Biurko status VAT kontrahenta jest sprawdzany w rejestrze i odświeżany, a faktury zakupowe z KSeF trafiają do jednej listy. Dzięki temu nie musisz pamiętać o ręcznym sprawdzaniu każdego NIP-u. Decyzję o płatności i ewentualnym ZAW-NR nadal podejmujesz Ty lub Twoja księgowa.

Checklista przed płatnością faktury powyżej 15 000 zł

• Sprawdź NIP sprzedawcy i numer rachunku w wyszukiwarce wykazu w dniu zlecenia przelewu.

• Zapisz potwierdzenie sprawdzenia (zrzut ekranu lub wydruk).

• Gdy rachunku brak: poproś o rachunek firmowy lub zgłoszenie rachunku do wykazu.

• Gdy nie możesz czekać: zapłać w split payment.

• Gdy już zapłaciłeś błędnie: złóż ZAW-NR w eUS w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.

• Przy transakcjach rozłożonych na raty: licz wartość całej transakcji, nie pojedynczego przelewu.

• Przy sprzedawcy niezarejestrowanym lub wykreślonym: oceń ryzyko odliczenia VAT z księgową.

Podsumowanie

Faktura od kontrahenta spoza białej listy nie jest problemem, dopóki nie zlecisz przelewu powyżej 15 000 zł na niewłaściwy rachunek. Wtedy masz dwie sankcje (koszt i solidarność) oraz jedno lekarstwo: split payment przed płatnością lub ZAW-NR w 7 dni po niej.

Jeśli chcesz mieć odbiór faktur zakupowych z KSeF, status VAT kontrahentów i rejestry w jednym miejscu, wypróbuj Biurko przez 14 dni za darmo.

FAQ

Czy mogę zapłacić fakturę na rachunek spoza białej listy? Możesz, ale przy transakcji powyżej 15 000 zł brutto z podatnikiem VAT tracisz koszt podatkowy i ryzykujesz odpowiedzialność solidarną za VAT. Ryzyko znika, jeśli zapłacisz w split payment albo złożysz ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.

Ile mam czasu na ZAW-NR? Siedem dni od dnia zlecenia przelewu, wliczając dni wolne od pracy. Terminu nie można przywrócić. Zawiadomienie składasz do swojego urzędu skarbowego, najwygodniej online w e-Urzędzie Skarbowym.

Czy biała lista obowiązuje przy fakturach poniżej 15 000 zł? Nie. Sankcje z art. 22p ustawy o PIT i art. 117ba Ordynacji podatkowej dotyczą transakcji o wartości powyżej 15 000 zł brutto lub równowartości tej kwoty w walucie obcej.

Co jeśli kontrahent ma tylko prywatny rachunek bankowy? Rachunki prywatne nie są zgłaszane do wykazu. Przy fakturze powyżej 15 000 zł od czynnego podatnika VAT poproś o rachunek firmowy albo zapłać w split payment.

Czy brak kontrahenta na białej liście blokuje odliczenie VAT? Sam brak w wykazie nie jest wprost wymieniony w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT jako przesłanka utraty odliczenia. Urzędy badają jednak należytą staranność i rzeczywistość transakcji, więc przy większych kwotach skonsultuj się z księgową.