Co można wrzucić w koszty na podatku liniowym i skali?

Kupiłeś laptop, opłaciłeś kurs, zjadłeś obiad z klientem i wpłaciłeś ratę leasingu. Które z tych wydatków obniżą podatek, a które urząd skarbowy wyrzuci z księgi? Odpowiedź jest taka sama na liniowym i na skali, bo katalog kosztów jest wspólny. Różni się to, ile podatku zostaje w kieszeni z każdego zaksięgowanego kosztu.

Koniec roku to dobry moment na ten rachunek. Koszty pośrednie rozliczasz w dacie ich poniesienia (art. 22 ust. 5c ustawy o PIT), więc to, co zapłacisz i udokumentujesz do 31 grudnia 2026 r., trafi do tegorocznej księgi. Poniżej zasady, granice i konkretne liczby. Piszemy jako twórcy oprogramowania do faktur, nie jako księgowi, więc własną sytuację potwierdź z księgową.

Co jest kosztem uzyskania przychodu: zasada i wyjątki

Kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, o ile nie ma go w katalogu wyłączeń z art. 23 (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). W praktyce muszą zajść trzy rzeczy: wydatek jest związany z działalnością, został faktycznie poniesiony i udokumentowany, a przepis go nie wyłącza.

Te same zasady obowiązują na skali podatkowej i na podatku liniowym. Na ryczałcie kosztów się nie odlicza, więc ten tekst go nie dotyczy.

Ile podatku oszczędzasz na 1 000 zł kosztu

Katalog jest wspólny, ale wartość kosztu już nie. Weź wydatek 1 000 zł, który obniża twój dochód:

• Podatek liniowy (19%): 190 zł mniej podatku dochodowego.

• Skala podatkowa do 120 000 zł dochodu (12%): 120 zł mniej.

• Skala podatkowa powyżej 120 000 zł dochodu (32%): 320 zł mniej.

Do tego składka zdrowotna, która rośnie z dochodem: 4,9% na liniowym i 9% na skali, z minimum 432,54 zł miesięcznie w 2026 r. (omówienie). Każde 1 000 zł kosztu obniża ją orientacyjnie o 49 zł na liniowym i 90 zł na skali, o ile nie siedzisz na minimum.

Razem koszt jest wart około 239 zł na liniowym, 210 zł na skali w pierwszym progu i 410 zł w drugim. To rachunek poglądowy, bez uwzględnienia odliczenia składki zdrowotnej na liniowym. Wniosek: ten sam laptop kosztuje cię najmniej, gdy jesteś w drugim progu skali.

Koszty, które zwykle wchodzą w księgę

• Sprzęt i oprogramowanie. Komputer, telefon, monitor, licencje. Składnik o wartości początkowej do 10 000 zł możesz zaliczyć w koszty jednorazowo w miesiącu oddania do używania, droższy amortyzujesz (art. 22d ustawy o PIT, omówienie).

• Usługi i abonamenty. Księgowa, hosting, narzędzia SaaS, reklama, szkolenia, ubezpieczenie OC, prowizje bankowe.

• Biuro i łączność. Coworking, najem, internet, telefon. Przy użytku mieszanym tylko część związana z firmą, opartą na racjonalnym kluczu.

• Samochód. Od 1 stycznia 2026 r. limit wartości auta w kosztach (leasing, najem, amortyzacja) wynosi 100 000 zł dla spalinowych i większości hybryd (CO2 od 50 g/km), 150 000 zł poniżej 50 g/km i 225 000 zł dla elektrycznych. Eksploatacja to 75% przy użytku mieszanym i 100% z kilometrówką, a VAT odliczasz w 50% albo w 100% po złożeniu VAT-26 (art. 86a ustawy o VAT, pełny przykład).

• Pracownicy i zleceniobiorcy. Wynagrodzenia i składki płacone przez pracodawcę.

Czego nie wrzucisz w koszty

• Reprezentacja. Jedzenie, napoje i alkohol dla kontrahentów są wyłączone w art. 23 ust. 1 pkt 23 (ustawa o PIT). Reklama jest kosztem, a granica bywa sporna, bo organy interpretują reprezentację szeroko (omówienie).

• Wydatki prywatne bez związku z działalnością.

• Grzywny, mandaty i odsetki od zaległości podatkowych.

• VAT, który odliczasz. Nie jest kosztem. Ten, którego odliczyć nie możesz, na przykład połowa VAT przy aucie, zwykle zwiększa koszt.

• Płatności gotówką powyżej 15 000 zł między przedsiębiorcami. Nie zaliczysz do kosztów tej części, którą zapłaciłeś poza rachunkiem płatniczym (art. 22p ustawy o PIT).

• Własne składki ZUS i zdrowotna. To nie koszt. Składki społeczne odejmujesz od dochodu, a zdrowotną na liniowym odliczasz do limitu 14 100 zł w 2026 r. Na skali odliczenia nie ma (omówienie).

Przykład: 10 000 zł kosztów i trzy ścieżki

Programista na JDG kupuje w grudniu laptop za 6 000 zł netto, kurs za 2 500 zł i coworking na rok za 1 500 zł. Razem 10 000 zł netto, wszystko z fakturami i przelewem. Obniżenie dochodu o 10 000 zł daje:

• 1 900 zł mniej podatku na liniowym,

• 1 200 zł mniej na skali w pierwszym progu,

• 3 200 zł mniej na skali w drugim progu.

Do tego niższa składka zdrowotna: około 490 zł na liniowym i 900 zł na skali. Kwoty netto dotyczą czynnych podatników VAT, bo VAT naliczony odliczasz osobno. Jeśli nie odliczasz VAT, kosztem jest kwota brutto.

Dokument i termin: kiedy koszt trafia do księgi

Podstawą jest dowód księgowy, najczęściej faktura. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy odbierają faktury z KSeF, więc faktura od dostawcy czeka tam z numerem KSeF (harmonogram MF). Od 1 stycznia 2027 r. wystawiać w KSeF zaczną też najmniejsze firmy, z fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie. Koszt pośredni księgujesz w dacie poniesienia, a koszt bezpośrednio związany z przychodem w roku, w którym ten przychód powstał.

Jak Biurko pomaga z kosztami i czego jeszcze nie robi

Po stronie dokumentów kosztowych robimy dziś to, co poprzedza księgę:

• faktury zakupu z KSeF trafiają do Biurko, razem z numerem KSeF,

• Biurko AI czyta faktury z PDF i zdjęć od dostawców spoza KSeF, a ty zatwierdzasz każdą z nich,

• przypisujesz kategorie kosztów i dołączasz umowę lub dowód dostawy do faktury,

• księgowa dostaje eksport rejestru zakupów i bezpłatne miejsce gościa w twojej firmie.

Czego nie ma: samej księgi KPiR na skali i liniowym oraz rocznego PIT-36 i PIT-36L. Są w planach, bez daty. Księgę prowadzi dziś twoja księgowa albo inne narzędzie, a my pilnujemy, żeby dokument kosztowy był kompletny i znalazł się we właściwym miesiącu.

Checklista przed końcem roku

1. Zbierz faktury zakupu z 2026 r. i sprawdź, czy każda ma kategorię kosztu.

2. Opłać do 31 grudnia wydatki, które chcesz zaksięgować w tym roku, i zachowaj dowód zapłaty.

3. Przy zakupach powyżej 15 000 zł między firmami płać przelewem.

4. Sprawdź, czy sprzęt do 10 000 zł wpisujesz w koszty jednorazowo, a droższy do ewidencji środków trwałych.

5. Oddziel wydatki na reklamę od reprezentacji.

6. Porównaj, w którym progu skali jesteś, zanim zdecydujesz o dużym zakupie.

Podsumowanie

Katalog kosztów jest ten sam na liniowym i na skali, ale 1 000 zł wydatku oszczędza od około 210 zł do około 410 zł podatku i składki, zależnie od formy i progu. Dobry koszt to dowód, związek z działalnością i właściwy miesiąc.

Biurko zbiera dokumenty kosztowe z KSeF i ze zdjęć, kategoryzuje je i oddaje księgowej gotowy rejestr. Sprawdź to na własnej firmie na biurko.io: 14 dni wszystkich funkcji bez karty.

3. FAQ

Czy podatek liniowy i skala mają inny katalog kosztów?

Nie. Kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła, o ile art. 23 ustawy o PIT go nie wyłącza. Różnica dotyczy tylko stawki, czyli tego, ile podatku oszczędzasz: 19% na liniowym, 12% lub 32% na skali.

Czy laptop za 8 000 zł mogę od razu wrzucić w koszty?

Tak, jeśli wartość początkowa składnika nie przekracza 10 000 zł. Możesz wtedy nie amortyzować go i zaliczyć wydatek do kosztów w miesiącu oddania do używania. Droższy sprzęt wpisujesz do ewidencji środków trwałych i amortyzujesz albo korzystasz z amortyzacji jednorazowej, jeśli spełniasz jej warunki.

Czy obiad z klientem jest kosztem firmowym?

Zazwyczaj nie. Wydatki na reprezentację, w szczególności na jedzenie, napoje i alkohol dla kontrahentów, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT wyłącza z kosztów. Inaczej jest z reklamą, ale granica bywa sporna, więc wątpliwe wydatki konsultuj z księgową.

Czy składka zdrowotna jest kosztem?

Nie. Na podatku liniowym możesz odliczyć zapłacone składki zdrowotne od dochodu do limitu 14 100 zł w 2026 r. Na skali podatkowej składki zdrowotnej nie odliczasz. Składki społeczne ZUS też nie są kosztem, ale pomniejszają dochód.

Ile mogę wrzucić w koszty z raty leasingu auta w 2026 roku?

Część kapitałową raty do limitu wartości auta: 100 000 zł dla spalinowych i większości hybryd, 150 000 zł dla aut poniżej 50 g/km CO2 i 225 000 zł dla elektrycznych. Przy droższym aucie koszt liczysz proporcjonalnie. Część odsetkowa nie podlega temu limitowi.