Jak wybrać program do faktur dla JDG przed 1 stycznia 2027?

Od 1 stycznia 2027 r. faktury dla firm wystawiasz wyłącznie w KSeF — także wtedy, gdy do końca 2026 r. mieściłeś się w limicie 10 000 zł brutto miesięcznie. Zostały dwa miesiące. Wybór programu do faktur przestał być kwestią gustu: to program decyduje, czy faktura w ogóle dotrze do systemu Ministerstwa Finansów i wróci z numerem KSeF.

Ten tekst porządkuje wybór. Dostajesz kryteria, którymi porównasz dowolny program do faktur dla JDG, oraz checklistę KSeF do odhaczenia przed końcem grudnia. Na końcu pokazuję, jak to wygląda w Biurko, w tym w darmowym planie z wysyłką do KSeF bez limitu faktur.

Piszę jako twórca Biurko, więc masz prawo patrzeć mi na ręce. Dlatego podaję też to, czego Biurko jeszcze nie robi.

Co naprawdę zmienia się 1 stycznia 2027

KSeF wchodził etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Najmniejsze firmy — te, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu — miały czas do 31 grudnia 2026 r. Szczegóły etapów znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów o KSeF.

Limit liczy się osobno dla każdego miesiąca. Jeśli go przekroczysz jeszcze w 2026 r., obowiązek KSeF zaczyna się od faktury, którą limit został przekroczony. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika dla wszystkich.

Kary: według obowiązującej ustawy o VAT (art. 106ni) mogą być nakładane od 1 stycznia 2027 r. i sięgają do 100% kwoty VAT z faktury albo do 18,7% kwoty brutto przy fakturach bez VAT. 20 października 2026 r. rząd skierował do Sejmu projekt przesuwający kary na 1 stycznia 2028 r. (opis projektu). To na dziś tylko projekt, a obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian. Policz swoje ryzyko w kalkulatorze kar KSeF.

Dochodzi jeszcze numer KSeF w przelewach między czynnymi podatnikami VAT, który ma być wymagany także od 1 stycznia 2027 r. Program do faktur powinien go podpowiadać, bo inaczej będziesz go szukał ręcznie.

Darmowa aplikacja MF kontra program do faktur

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację do KSeF. Wystawisz w niej fakturę, więc samo „wysyłanie do KSeF" nie jest już powodem, żeby kupować program. To minimum, a nie przewaga.

Różnica zaczyna się przy pracy na co dzień. Aplikacja MF służy do wystawiania i odbioru faktur; rejestry VAT, JPK_V7M, weryfikacja kontrahentów i wspólna praca z księgową to już poza nią. Program do faktur ma sens wtedy, gdy zdejmuje z Ciebie to, co dzieje się po wystawieniu faktury.

Siedem kryteriów wyboru programu do faktur dla JDG

1. Wysyłka do KSeF w chwili wystawienia. Faktura ma trafić do systemu automatycznie, a numer KSeF wrócić na dokument. Jeśli musisz osobno „wgrywać XML", to nie jest wygoda.

2. Zachowanie, gdy KSeF nie odpowiada. System bywa niedostępny. Zapytaj, jak program radzi sobie z trybem offline24 i awarią, czy sam dosyła zaległe faktury i czy nie wyśle tej samej faktury dwa razy. Zasady trybów offline opisuje MF.

3. UPO przy fakturze. Urzędowe poświadczenie odbioru to Twój dowód, że faktura została przyjęta. Powinno leżeć przy dokumencie, a nie w osobnym mailu.

4. Odbiór faktur zakupowych z KSeF. Od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur przez KSeF dotyczy wszystkich firm. Program powinien pobierać Twoje koszty sam, a nie czekać, aż ktoś przepisze je z PDF-a.

5. Weryfikacja kontrahenta. Status VAT z rejestru, rachunek na białej liście, numer VAT UE w VIES. Najlepiej zanim zapiszesz fakturę, nie po fakcie.

6. Dostęp dla księgowej bez dopłat. Jeśli masz biuro rachunkowe albo księgową, powinna wchodzić po dane sama. Sprawdź, czy dodatkowe miejsce nie kosztuje extra.

7. Cena po darmowym okresie. Zapytaj o plan, na który program przeniesie Cię po trialu. Czy faktury i wysyłka do KSeF są limitowane? Czy wzrost liczby faktur podnosi abonament?

Jeśli sprzedajesz za granicę, dochodzi punkt dodatkowy: faktura dwujęzyczna i kurs NBP dobrany z dat na dokumencie. Bez tego zwykle kończy się to ręczną pracą w Wordzie.

Przykład: dwa typy JDG, dwie różne potrzeby

Anna, grafik na ryczałcie, wystawia trzy faktury miesięcznie na łączną kwotę 6 000 zł brutto. Do końca 2026 r. mieściła się w limicie, więc do tej pory mogła wystawiać je poza KSeF. Od stycznia musi w KSeF. Potrzebuje prostego programu, który wyśle fakturę i pokaże UPO. Plan darmowy z wysyłką bez limitu w zupełności jej wystarczy.

Marek, programista na kontrakcie B2B, wystawia osiem faktur miesięcznie na 24 000 zł brutto, w tym dwie dla klienta z Niemiec. Limit przekroczył już wiosną, więc w KSeF jest od 1 kwietnia 2026 r. Potrzebuje rejestrów VAT, JPK_V7M, składek ZUS i faktur w dwóch językach. To scenariusz, w którym darmowy plan służy do wystawiania, a automatyzacja miesiąca zaczyna się wyżej.

Co daje Biurko i gdzie jest granica

Plan Free w Biurko kosztuje 0 zł i ma bez limitu faktury miesięczne oraz wysyłkę do KSeF. Dostajesz też rejestry, kalendarz terminów, 1 GB miejsca i 20 kredytów AI miesięcznie na odczyt faktur kosztowych z PDF-ów i zdjęć. Limity: 1 firma i 1 użytkownik. Miejsce dla księgowej jest darmowe i nie liczy się do limitu planu.

Konto startuje od 14 dni wszystkich funkcji bez podawania karty. Potem przechodzi na plan darmowy, a nie na płatny. Wyższe plany zaczynają się od 29 zł netto miesięcznie (Solo: policzony ryczałt i gotowy plik JPK do pobrania) i 59 zł netto (Pro: deklaracja wysyłana do urzędu z UPO).

Granice, o których warto wiedzieć. Pełny miesiąc, od faktury po składki i deklarację, działa dziś na ryczałcie. Na skali i liniowym Biurko obsługuje faktury, KSeF i VAT, ale sama księga przychodów i rozchodów oraz zaliczki na PIT są dopiero w planach. Jeśli jesteś na KPiR, plan darmowy nadal rozwiąże problem KSeF, ale księgowość zostaje przy Twojej księgowej.

Checklista KSeF przed 1 stycznia 2027

1. Sprawdź, czy masz w programie aktywne połączenie z KSeF i wybrany sposób uwierzytelnienia (token lub certyfikat). Oficjalne wskazówki: podatki.gov.pl/ksef.

2. Wystaw testową fakturę i upewnij się, że wraca z numerem KSeF oraz UPO.

3. Włącz automatyczną wysyłkę, jeśli program ją oferuje, i sprawdź, co robi przy awarii KSeF.

4. Zweryfikuj odbiór faktur zakupowych: czy kosztowe faktury dopływają do programu bez ręcznej pracy.

5. Uzgodnij z księgową, skąd bierze dane: loguje się sama czy dostaje eksport.

6. Policz faktury z ostatnich miesięcy. Jeśli któryś miesiąc przekroczył 10 000 zł brutto, obowiązek masz już dziś.

7. Ustaw podpowiadanie numeru KSeF w przelewach do kontrahentów.

Podsumowanie

Dobry program do faktur dla JDG w 2027 r. to nie ten z najdłuższą listą funkcji, tylko ten, który bez Twojej uwagi dowiezie fakturę do KSeF, zachowa UPO i nie zaskoczy ceną. Siedem kryteriów powyżej wystarczy, żeby porównać dowolne rozwiązania, także moje.

Chcesz zobaczyć to na własnej firmie? Załóż konto w Biurko — 14 dni wszystkich funkcji bez karty, a potem darmowy plan z wysyłką do KSeF bez limitu faktur.

FAQ

Czy JDG musi mieć program do faktur, żeby wystawiać faktury w KSeF? Nie musi. Faktury możesz wystawiać w bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów. Program ma sens, gdy chcesz automatycznej wysyłki, UPO przy dokumencie, rejestrów VAT i dostępu dla księgowej, czyli wszystkiego, co dzieje się po wystawieniu faktury.

Od kiedy JDG musi wystawiać faktury w KSeF? Od 1 stycznia 2027 r. dotyczy to wszystkich JDG wystawiających faktury dla firm. Jeśli w danym miesiącu 2026 r. sprzedaż fakturowa przekroczyła 10 000 zł brutto, obowiązek zaczął się wcześniej, od faktury przekraczającej limit. Szczegóły: podatki.gov.pl.

Czy istnieje darmowy program do faktur z KSeF? Tak. Poza aplikacją MF darmowy plan oferuje m.in. Biurko: bez limitu faktur i wysyłek do KSeF, dla 1 firmy i 1 użytkownika. Płatne plany dokładają policzone podatki, pliki JPK i wysyłkę deklaracji do urzędu.

Czy kary za brak KSeF obowiązują od 2027 r.? Według obecnej ustawy tak, od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt z 20 października 2026 r. przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale to jeszcze nie przepis. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 2027 r. projekt nie zmienia.

Czy zwolnienie z VAT zwalnia z KSeF? Nie. Podatnik zwolniony z VAT, który wystawia faktury innym firmom, również wystawia je w KSeF od 1 stycznia 2027 r. Poza systemem zostają faktury dla konsumentów. Zasady opisuje Ministerstwo Finansów.

Stan prawny na 30 października 2026 r. Tekst nie jest poradą podatkową ani prawną; w sprawach interpretacyjnych sprawdź źródła MF lub zapytaj księgową.

Źródła:

• Ministerstwo Finansów — KSeF

• Fakturownia — od kiedy KSeF dla małych firm

• Norman Finance — KSeF dla JDG i małych firm

• Biurko — cennik