Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w 2026 roku?

Wniosek do CEIDG wypełnisz w kwadrans i nic za niego nie zapłacisz. Kłopoty zaczynają się w tych piętnastu minutach: wybierasz formę opodatkowania, decydujesz o składkach ZUS i o rejestracji do VAT. Część z tych wyborów zmienisz dopiero od następnego roku, więc błąd na starcie kosztuje realne pieniądze.

Ten poradnik pokazuje, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w 2026 roku, krok po kroku, z aktualnymi kwotami. Czasu jest niewiele z jeszcze jednego powodu: do 31 grudnia 2026 najmniejsze firmy, które fakturują do 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur). Od 1 stycznia 2027 obowiązek obejmuje wszystkich.

Czy na pewno potrzebujesz firmy? Działalność nierejestrowana

Zanim złożysz wniosek, sprawdź, czy wystarczy ci działalność nierejestrowana. Od 1 stycznia 2026 limit liczy się kwartalnie i wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia, czyli 10 813,50 zł przychodu na kwartał (biznes.gov.pl). Nie rejestrujesz firmy i nie płacisz składek ZUS. Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na wpis do CEIDG.

Przy stałej współpracy z firmami ten limit zwykle okazuje się za niski, więc dalej zakładamy, że rejestrujesz JDG.

Krok 1. Wybierz kody PKD i przygotuj dane

Przed wejściem na portal przygotuj:

• Kod PKD przeważającej działalności i ewentualne kody dodatkowe,

• adres wykonywania działalności. Musisz mieć tytuł prawny do nieruchomości pod tym adresem, np. własność albo umowę najmu (biznes.gov.pl),

• numer PESEL, dane kontaktowe i numer rachunku bankowego, jeśli już go masz.

Nazwa firmy musi zawierać twoje imię i nazwisko. Możesz dodać do niej nazwę własną.

Krok 2. Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG online

Wniosek CEIDG-1 składasz przez biznes.gov.pl albo w urzędzie gminy. Rejestracja jest bezpłatna, a działalność możesz rozpocząć już w dniu złożenia wniosku. Przez portal zalogujesz się Profilem Zaufanym lub e-dowodem. Bez nich wypełnij wniosek online i podpisz go osobiście w urzędzie.

Dane z wniosku trafiają automatycznie do ZUS i urzędu skarbowego, a NIP i REGON dostajesz przy rejestracji. W tym samym wniosku wskazujesz:

• formę opodatkowania (patrz Krok 3),

• datę rozpoczęcia działalności,

• zgłoszenie do VAT, jeśli chcesz być od razu czynnym podatnikiem.

Krok 3. Wybierz formę opodatkowania

To najważniejsza decyzja finansowa na starcie. Kwoty składki zdrowotnej na 2026 rok wynikają z minimalnego wynagrodzenia (4 806 zł) i przeciętnego wynagrodzenia z IV kwartału 2025 (9 228,64 zł), zgodnie z komunikatami ZUS.

Forma Podatek Składka zdrowotna w 2026 Co odliczysz Skala podatkowa 12% do 120 000 zł dochodu, 32% powyżej; kwota wolna 30 000 zł 9% dochodu, min. 432,54 zł nic Podatek liniowy 19% dochodu 4,9% dochodu, min. 432,54 zł składkę zdrowotną do 14 100 zł Ryczałt stawka od 2% do 17% od przychodu, zależnie od rodzaju działalności stała: 498,35 zł (przychód do 60 000 zł), 830,58 zł (do 300 000 zł), 1 495,04 zł (powyżej) 50% składki zdrowotnej od przychodu

Wybór zgłaszasz w CEIDG-1. Później zmienisz go zwykle do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w roku (podatki.gov.pl). Który wariant wygrywa, zależy od kosztów i marży twojej działalności. To nie rekomendacja podatkowa: przy wątpliwościach policz warianty z doradcą podatkowym.

Krok 4. Składki ZUS: ulga na start, preferencyjny ZUS, duży ZUS

Nowa firma ma do wyboru kilka ścieżek składek na ubezpieczenia społeczne. Składka zdrowotna jest obowiązkowa w każdej z nich (zus.pl).

Okres Składki społeczne Zdrowotna (skala/liniowy) Razem miesięcznie Ulga na start, 6 miesięcy 0 zł 432,54 zł 432,54 zł Preferencyjny ZUS, 24 miesiące ok. 456 zł 432,54 zł ok. 889 zł Duży ZUS, bezterminowo 1 926,76 zł 432,54 zł 2 359,30 zł

Kwoty społeczne zawierają dobrowolną składkę chorobową. Preferencyjny ZUS liczy się od 30% płacy minimalnej, czyli od 1 441,80 zł, a duży ZUS od 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, czyli od 5 652 zł. Z ulgi na start nie skorzystasz, jeśli prowadziłeś działalność w ciągu ostatnich 60 miesięcy albo świadczysz usługi dla byłego pracodawcy w tym samym zakresie, co na etacie.

Przykład. Jan zaczyna działalność 1 listopada 2026. Do kwietnia 2027 płaci tylko składkę zdrowotną. Od maja 2027 do kwietnia 2029 obowiązuje preferencyjny ZUS, a od maja 2029 duży ZUS albo Mały ZUS Plus. Ten drugi dostępny jest, gdy przychód z poprzedniego roku nie przekroczył 120 000 zł, i trwa maksymalnie 36 miesięcy w okresie 60 miesięcy (zus.pl). Kwoty zdrowotnej na 2027 rok będą inne niż w tabeli.

Składki za siebie rozliczasz co miesiąc i opłacasz do 20. dnia następnego miesiąca.

Krok 5. VAT: zwolnienie czy czynny podatnik

Od 1 stycznia 2026 limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł sprzedaży rocznie (art. 113 ustawy o VAT, podatki.gov.pl). W pierwszym roku limit liczysz proporcjonalnie do liczby dni działalności: 240 000 zł × liczba dni / 365.

W przykładzie Jana: od 1 listopada do 31 grudnia 2026 to 61 dni, więc limit wynosi ok. 40 110 zł. Zwolnienie wygasa w momencie transakcji, która przekroczy limit. Od tej transakcji naliczasz VAT, a wcześniej musisz złożyć zgłoszenie VAT-R.

Zwolnienie nie dla każdego pasuje. Jako zwolniony nie odliczysz VAT od zakupów, a niektórzy klienci B2B oczekują faktur z VAT. Nie obejmuje też części towarów i usług wskazanych w ustawie.

Krok 6. Rachunek firmowy i KSeF

Płatności między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł muszą przechodzić przez rachunek płatniczy, dlatego rachunek firmowy opłaca się założyć od razu.

KSeF wchodzi etapami (Ministerstwo Finansów):

• od 1 lutego 2026: faktury od firm wystawiających w KSeF odbierasz właśnie tam,

• od 1 kwietnia 2026: obowiązek wystawiania w KSeF dla większości firm, w tym JDG,

• do 31 grudnia 2026: faktury poza KSeF możesz wystawiać tylko przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie; do limitu wliczasz faktury objęte obowiązkiem KSeF, bez sprzedaży konsumenckiej,

• od 1 stycznia 2027: obowiązek dla wszystkich, a okres bez kar się kończy.

Po przekroczeniu limitu 10 000 zł KSeF obowiązuje cię od faktury, która go przebiła, i nie ma powrotu do wcześniejszych zasad. Jeśli startujesz dziś, nie ma sensu uczyć się papierowych faktur na dwa miesiące.

Krok 7. Księgowość: samodzielnie, z biurem czy w Biurko

Nie masz obowiązku korzystać z biura rachunkowego. Prostą JDG możesz prowadzić sam, jeśli program liczy to, co trzeba.

W Biurko, polskim systemie do fakturowania z natywną integracją z KSeF, rozliczysz znaczną część księgowości jednoosobowej firmy:

• faktury sprzedażowe wysyłane do KSeF w chwili wystawienia, odbiór faktur zakupowych z KSeF i OCR kosztów,

• rejestry VAT i JPK_V7M/K z UPO,

• na ryczałcie: ewidencja przychodów, zaliczka na podatek, ZUS i deklaracje DRA,

• faktury dwujęzyczne i interfejs po polsku, ukraińsku i angielsku.

Czego Biurko dziś nie robi: nie prowadzi KPiR ani PIT dla skali i podatku liniowego, nie obsługuje środków trwałych, rocznych PIT, VAT-UE ani pełnej księgowości spółek. Jeśli wybierzesz skalę lub liniówkę, do ksiąg potrzebujesz biura rachunkowego albo innego programu. Biurko zajmie się wtedy fakturami, KSeF i VAT. Najprościej obsłużysz u nas ryczałt, ale to, że coś jest proste w programie, nie znaczy, że jest najlepsze podatkowo.

Checklista na pierwsze 30 dni

1. Złóż CEIDG-1 z kodami PKD, formą opodatkowania i datą startu.

2. W ZUS sprawdź zgłoszenie i zdecyduj, czy chcesz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.

3. Zdecyduj o VAT: zwolnienie czy czynny podatnik (VAT-R przed pierwszą sprzedażą, jeśli czynny).

4. Otwórz rachunek firmowy.

5. Skonfiguruj fakturowanie z KSeF przed wystawieniem pierwszej faktury.

6. Wpisz do kalendarza terminy: 20. dzień miesiąca (ZUS i zaliczka na podatek dochodowy), 25. dzień miesiąca (VAT i JPK_V7).

Podsumowanie

Założenie JDG sprowadza się do czterech decyzji: forma opodatkowania, ścieżka ZUS, VAT i sposób fakturowania. Pierwsze trzy podejmujesz we wniosku CEIDG, czwartą najpóźniej do 1 stycznia 2027. Jeśli wybierzesz ryczałt, wystawiaj faktury z KSeF i prowadź ewidencję w jednym miejscu: założysz konto w Biurko i wystawisz pierwszą fakturę bez papierowego etapu. Wypróbuj Biurko przez 14 dni za darmo na biurko.io.

FAQ

Ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Wpis do CEIDG jest bezpłatny, niezależnie od tego, czy składasz wniosek online, w urzędzie, czy pocztą. Płacisz dopiero bieżące składki: zdrowotną od pierwszego miesiąca (w 2026 roku co najmniej 432,54 zł) oraz społeczne po zakończeniu 6-miesięcznej ulgi na start, o ile z niej korzystasz.

Czy mogę założyć firmę bez Profilu Zaufanego?

Tak. Możesz wypełnić wniosek CEIDG-1 online na biznes.gov.pl i podpisać go osobiście w urzędzie gminy albo złożyć wersję papierową. Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany pozwalają załatwić wszystko zdalnie, w kilkanaście minut, ale żaden z nich nie jest warunkiem założenia działalności.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla nowej JDG?

Dla większości firm od 1 kwietnia 2026. Do 31 grudnia 2026 możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż na fakturach objętych obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 obowiązek dotyczy wszystkich, a przekroczenie limitu w trakcie roku włącza KSeF od faktury, która go przebiła.

Czy muszę mieć biuro rachunkowe, żeby prowadzić JDG?

Nie ma takiego obowiązku. Księgowość prostej firmy możesz prowadzić samodzielnie, w programie dopasowanym do wybranej formy opodatkowania. Biuro rachunkowe ma największy sens przy skali lub podatku liniowym (księga przychodów i rozchodów, roczny PIT), gdy zatrudniasz pracowników albo masz dużo kosztów do rozliczenia i potrzebujesz doradcy.

Ile wynosi ZUS dla nowej firmy w 2026 roku?

Przez pierwsze 6 miesięcy na uldze na start płacisz tylko składkę zdrowotną (min. 432,54 zł). Potem przez 24 miesiące preferencyjny ZUS: ok. 456 zł składek społecznych plus zdrowotna. Po tym okresie duży ZUS: 1 926,76 zł społecznych z chorobowym plus zdrowotna, chyba że spełniasz warunki Małego ZUS Plus.