Jak rozłożyć na raty zaległości w ZUS i urzędzie skarbowym?

Przelew do ZUS albo urzędu skarbowego nie wyszedł w terminie. Miesiąc później dług jest większy o odsetki, a nikt do ciebie nie dzwoni z propozycją rozwiązania. Ani ZUS, ani urząd skarbowy nie zaproponują ci rat z własnej inicjatywy. Pierwszy ruch należy do przedsiębiorcy.

Jest z czym się układać. Zaległości w ZUS można rozłożyć na raty, odroczyć albo, w wyjątkowych sytuacjach, umorzyć. W urzędzie skarbowym podstawą jest art. 67a Ordynacji podatkowej. W obu przypadkach zamiast pełnych odsetek za zwłokę zwykle płaci się niższą opłatę prolongacyjną.

Poniżej: czym różnią się obie ścieżki, ile kosztują (stan na 30 października 2026 r.), jak złożyć wniosek i co najczęściej psuje układ. Piszę jako założyciel oprogramowania do fakturowania, nie jako księgowy ani doradca podatkowy. To nie jest porada indywidualna.

Zaległości w ZUS: trzy narzędzia, nie jedno

ZUS ma w ofercie trzy różne ulgi. Wybór zależy od tego, czy składka jest już zaległa, czy dopiero będzie.

• Odroczenie terminu płatności. Składasz wniosek, zanim minie termin płatności składki. Ulga przesuwa datę zapłaty, a zamiast odsetek naliczana jest opłata prolongacyjna.

• Układ ratalny. Dla długu, który już istnieje, także po wszczęciu egzekucji. Dostajesz harmonogram rat, zawieszoną egzekucję i niższą opłatę zamiast odsetek.

• Umorzenie. Tylko w sytuacjach wyjątkowych. Oznacza całkowite lub częściowe zniesienie długu.

Opisy ulg znajdziesz na stronach ZUS: odroczenie terminu płatności składki, rozłożenie należności na raty i umorzenie należności.

Dwie rzeczy, które warto wiedzieć z góry:

• Wniosek to nie decyzja. Według informacji ZUS z 16 czerwca 2026 r. samo złożenie wniosku nie oznacza automatycznego przyznania ulgi ani wstrzymania egzekucji. Przy odmowie dług trzeba spłacić od razu, z pełnymi odsetkami.

• Umorzenie to wyjątek, nie plan B. Przepisy (art. 28 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) pozwalają umarzać należności głównie wtedy, gdy są całkowicie nieściągalne. Dla przedsiębiorcy opłacającego składki na własne ubezpieczenia istnieje osobna ścieżka, oparta na jego sytuacji majątkowej i rodzinnej. Szczegóły sprawdź w opisie ZUS. Układ ratalny to rozwiązanie, które realnie dostaje większość dłużników.

Układ może objąć nie tylko zaległe składki, ale też koszty egzekucyjne i należności dotyczące pracowników. ZUS wprost o tym informuje w komunikacie z czerwca 2026 r. Jeśli zatrudniasz ludzi, zapytaj doradcę ZUS o dokładny zakres w twojej sprawie.

Ile kosztuje układ ratalny w ZUS

Zamiast odsetek za zwłokę ZUS nalicza opłatę prolongacyjną w wysokości 50% stawki odsetek. Opłatę liczy się osobno dla każdej raty, a wcześniejsza spłata raty nie obniża jej kwoty. Im dłuższy układ, tym wyższa łączna opłata.

Odsetki od składek liczone są według stawek podatkowych, które ZUS publikuje na swojej stronie. Od 5 marca 2026 r. stawka podstawowa odsetek za zwłokę wynosi 10,50% w skali roku (obwieszczenie M.P. 2026 poz. 269). Opłata prolongacyjna to więc 5,25%. Stawka zmienia się razem ze stopą lombardową NBP, dlatego przed złożeniem wniosku sprawdź aktualną wartość w kalkulatorze odsetkowym ZUS.

Przykład (szacunkowy). Zaległość: 12 000 zł kapitału, rozłożona na 24 równe raty kapitałowe. Przy opłacie 5,25% i malejącym saldzie łączny koszt opłaty prolongacyjnej to około 650 zł. Gdyby ten sam dług rósł przy pełnej stawce 10,50% przez ten sam czas, byłoby to około 1300 zł. Do tego dochodzą odsetki, które zdążyły się naliczyć przed zawarciem układu. Dokładny harmonogram policzy ZUS.

Układ ma też skutki poza samą kwotą:

• egzekucja komornicza zostaje zawieszona, jeśli była wszczęta,

• przy terminowych ratach i bieżących składkach możesz uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu (potrzebne do kredytu, dotacji, przetargów),

• płatnik nie jest już traktowany jak dłużnik, więc nie traci prawa do zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego.

Urząd skarbowy: art. 67a Ordynacji podatkowej

Tu zasady są inne i bardziej uznaniowe. Zgodnie z art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy może, na wniosek podatnika i w przypadkach uzasadnionych jego ważnym interesem lub interesem publicznym (omówienie przepisu w piśmie MF z 9 lutego 2026 r.):

1. odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć go na raty,

2. odroczyć lub rozłożyć na raty zaległość podatkową wraz z odsetkami,

3. umorzyć zaległość, odsetki albo opłatę prolongacyjną (w całości lub w części).

Kluczowe różnice względem ZUS:

• Decyzja jest uznaniowa. Urząd może odmówić. Wniosek musi pokazywać twoją sytuację majątkową i dochodową oraz to, dlaczego płatność w terminie nie była możliwa.

• Umorzenie wymaga istniejącej zaległości. Przed terminem płatności możesz ubiegać się o odroczenie albo raty, nie o umorzenie.

• Nowy termin to nowa dyscyplina. Po decyzji nowym terminem płatności jest data z decyzji lub terminy rat (art. 49 § 1 Ordynacji). Według przepisów Ordynacji niezapłacenie raty w terminie powoduje wygaśnięcie decyzji w części dotyczącej tej raty, a trzy niezapłacone raty wygaszają decyzję w całości.

Odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych wynoszą obecnie 10,50% rocznie, a stawka obniżona (dla części korekt składanych dobrowolnie) 5,25% (to samo obwieszczenie M.P. 2026 poz. 269). Przy odroczeniu i ratach urząd co do zasady nalicza opłatę prolongacyjną, której wysokość znajdziesz w decyzji.

Jak się układać: wniosek krok po kroku

ZUS:

1. Sprawdź stan konta płatnika w eZUS i policz, ile naprawdę możesz spłacać miesięcznie. Raty muszą mieścić się obok bieżących składek.

2. Złóż wniosek przez eZUS, telefonicznie (jeśli masz profil eZUS) albo pisemnie lub do protokołu w placówce.

3. Skorzystaj z bezpłatnego doradcy ds. ulg i umorzeń. Jest w każdym oddziale i potrafi dobrać właściwą ulgę, zanim złożysz wniosek.

4. Do czasu decyzji płać bieżące składki. Wniosek nie wstrzymuje egzekucji.

Urząd skarbowy:

1. Złóż wniosek do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, najlepiej przed terminem płatności, jeśli chcesz uniknąć zaległości.

2. Uzasadnij go konkretnie: spadek przychodów, niezapłacone faktury od kontrahentów, zdarzenie losowe. Dołącz dokumenty, które to potwierdzają.

3. Zaproponuj realny harmonogram. Raty „na wyrost" kończą się wygaśnięciem decyzji.

Co najczęściej psuje układ

• Zaległość w bieżących składkach. Układ zakłada, że nowy dług nie powstaje. Opóźnienie w bieżącej składce może skutkować wypowiedzeniem umowy ratalnej. Sprawdź warunki w swojej umowie.

• Raty ustawione zbyt ambitnie. Lepiej rata o 20% niższa i spłacana co miesiąc niż rata „idealna" z poślizgiem w trzecim miesiącu.

• Zwlekanie. Każdy dzień zwłoki zwiększa dług i przybliża egzekucję. ZUS sam to podkreśla.

• Brak dokumentów do uzasadnienia. Wniosek bez konkretów łatwiej odrzucić, zwłaszcza w urzędzie skarbowym.

Checklista: co zrobić w tym tygodniu

1. Wypisz wszystkie zaległości: kwotę, termin, organ (ZUS, urząd skarbowy).

2. Sprawdź aktualną stawkę odsetek i policz koszt zwłoki w kalkulatorze ZUS.

3. Policz, ile miesięcznie możesz spłacać bez dotykania bieżących zobowiązań.

4. Umów rozmowę z doradcą ZUS ds. ulg i umorzeń.

5. Przygotuj dokumenty do uzasadnienia wniosku (przychody, niezapłacone faktury, pisma).

6. Ustaw w kalendarzu terminy rat i bieżących płatności z zapasem kilku dni.

7. Jeśli kwota jest duża lub sprawa spornej natury, skonsultuj się z doradcą podatkowym lub radcą prawnym.

Podsumowanie

Zaległości w ZUS i w urzędzie skarbowym nie muszą kończyć się komornikiem. ZUS daje przewidywalną ścieżkę (odroczenie, układ ratalny), a urząd skarbowy działa na zasadzie uznania, więc liczy się dobre uzasadnienie. W obu przypadkach wygrywa ten, kto zareaguje szybko i złoży realistyczny plan spłaty.

Dług najłatwiej uniknąć, patrząc na terminy zawczasu. W Biurko widzisz kalendarz zobowiązań (podatki, ZUS) obok faktur i płatności od kontrahentów, więc wiesz, czy zapłacone faktury pokryją składki, zanim miną terminy. Wypróbuj za darmo przez 14 dni na biurko.io.

FAQ

Czy ZUS może rozłożyć zaległe składki na raty, jeśli sprawa jest już u komornika? Tak. Według ZUS układ ratalny jest dostępny także wtedy, gdy wszczęto już postępowanie egzekucyjne. Po podpisaniu umowy egzekucja zostaje zawieszona. Warunkiem jest realna zdolność do spłaty rat oraz opłacanie bieżących składek zgodnie z umową. Złóż wniosek jak najwcześniej: samo jego złożenie nie wstrzymuje egzekucji, a przy odmowie dług trzeba spłacić od razu.

Ile wynosi opłata prolongacyjna w ZUS w 2026 roku? Opłata prolongacyjna to 50% stawki odsetek za zwłokę, naliczana osobno dla każdej raty. Skoro stawka podstawowa od 5 marca 2026 r. wynosi 10,50%, opłata to 5,25% w skali roku. Stawka zmienia się wraz ze stopą lombardową NBP, więc sprawdź aktualną wartość przed złożeniem wniosku.

Czy urząd skarbowy musi zgodzić się na raty zaległości podatkowej? Nie. Decyzja na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej jest uznaniowa i wymaga ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego. Urząd może odmówić, dlatego wniosek powinien zawierać konkretne uzasadnienie i dokumenty potwierdzające trudną sytuację finansową. O raty możesz wnioskować także przed terminem płatności, zanim powstanie zaległość.

Co się stanie, jeśli nie zapłacę jednej raty z układu? W urzędzie skarbowym niezapłacona rata powoduje wygaśnięcie decyzji w części dotyczącej tej raty, a przy trzech niezapłaconych ratach decyzja wygasa w całości. W ZUS naruszenie warunków umowy może skutkować jej wypowiedzeniem, a dług wraca do pełnych odsetek. Dlatego ustawiaj raty ostrożnie i płać je z zapasem kilku dni.

Stan prawny i stawki: 30 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Stawki odsetek zmieniają się wraz ze stopą lombardową NBP; przed złożeniem wniosku zweryfikuj je w obwieszczeniu Ministra Finansów i Gospodarki lub w kalkulatorze ZUS.