Czy JDG musi stosować KSeF i od kiedy powstaje ten obowiązek?

Słyszysz od księgowej albo znajomego: „Ty jeszcze nie musisz, masz limit 10 tysięcy”. To prawda, ale z dwoma zastrzeżeniami: limit działa tylko do 31 grudnia 2026 r. i przestaje chronić od pierwszej faktury, która go przekroczy.

Od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Tak wynika z komunikatu Ministerstwa Finansów z 16 września 2026 r. <!-- TODO: podmienić na link do oryginalnego komunikatu MF na gov.pl -->, bo 31 grudnia 2026 r. kończą się okresy przejściowe dla najmniejszych podatników.

Poniżej sprawdzisz, czy JDG musi mieć KSeF, jak liczyć limit 10 000 zł, co zostaje poza systemem na stałe i jak wygląda sprawa kar. Stan prawny na 15 października 2026 r. Jestem założycielem Biurko (oprogramowanie do fakturowania), nie księgowym — przy własnej sytuacji zapytaj księgowego.

Czy JDG musi mieć KSeF? Krótka odpowiedź

Tak. Od 1 stycznia 2027 r. praktycznie każdy JDG, który wystawia faktury firmom, musi robić to w KSeF. Do końca 2026 r. poza systemem mogą zostać tylko ci, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu.

Odbieranie faktur to osobna sprawa. Faktury kosztowe odbierasz w KSeF obowiązkowo od 1 lutego 2026 r. — niezależnie od limitu.

Data Co się zmienia Kogo dotyczy 1 lutego 2026 Odbieranie faktur w KSeF; wystawianie w KSeF Odbiór: wszyscy. Wystawianie: firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. 1 kwietnia 2026 Wystawianie faktur w KSeF Pozostali przedsiębiorcy, w tym JDG powyżej limitu 10 000 zł 31 grudnia 2026 Koniec wyjątku „do 10 000 zł” Najmniejsi podatnicy 1 stycznia 2027 Pełny obowiązek Wszyscy przedsiębiorcy

Kto jest zwolniony z KSeF do końca 2026 roku

Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury papierowe lub zwykłe elektroniczne, jeśli w danym miesiącu ich łączna wartość brutto nie przekracza 10 000 zł. Zasady liczenia według MF:

• Limit liczysz w kwotach brutto, według daty wystawienia faktury.

• Wliczasz tylko faktury, które w ogóle trzeba wystawiać w KSeF (czyli sprzedaż B2B). Faktury z kasy rejestrującej, paragony z NIP do 450 zł i faktury dla konsumentów się nie liczą.

• Gdy przekroczysz limit, w KSeF wystawiasz fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne — także w następnych miesiącach, nawet jeśli sprzedaż spadnie.

Przykład: JDG wystawia faktury B2B.

Kwiecień:  4 500 zł + 3 200 zł = 7 700 zł        -> poza KSeF
Maj:       6 000 zł + 3 500 zł = 9 500 zł        -> poza KSeF
           + 1 800 zł (trzecia faktura) = 11 300 zł
                                                  -> ta faktura już w KSeF
Czerwiec–grudzień: każda faktura B2B w KSeF, nawet przy sprzedaży 2 000 zł

MF podaje też własny przykład: kwiaciarka z trzema fakturami miesięcznie po 1 500–2 500 zł może fakturować poza KSeF do końca 2026 r., a w KSeF musi być od 1 stycznia 2027 r.

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF

Częsty błąd: „jestem zwolniony z VAT, więc KSeF mnie nie dotyczy”. Według odpowiedzi MF obowiązek dotyczy każdego podatnika, czynnego i zwolnionego, który ma obowiązek wystawić fakturę. Decyduje więc to, czy wystawiasz fakturę, a nie status w VAT.

Przy sprzedaży zwolnionej z VAT faktura jest wystawiana na żądanie nabywcy. Jeśli sprzedajesz firmie i ta prosi o fakturę, wystawiasz ją w KSeF, chyba że do końca 2026 r. mieścisz się w limicie 10 000 zł. Jeśli nikt faktury nie żąda, nie ma czego wysyłać do systemu.

Co zostaje poza KSeF niezależnie od limitu

• Faktury dla konsumentów (osób fizycznych bez działalności) są wyłączone z KSeF.

• Faktury VAT RR dla rolników ryczałtowych nie podlegają obowiązkowemu KSeF.

• Kasa rejestrująca i paragon z NIP do 450 zł (lub 100 euro) — do 31 grudnia 2026 r. mogą zastępować fakturę poza systemem. Według MF od 2027 r. faktura do transakcji z kasy, jeśli kupuje podatnik, musi być wystawiona w KSeF.

Kary: co obowiązuje, a co jest tylko zapowiedzią

Kary pieniężne za nieprzystąpienie do KSeF i błędy w systemie opisuje art. 106ni ustawy o VAT. Za 2026 r. kar nie będzie. Miały zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027 r.

16 września 2026 r. MF ogłosiło, że chce odroczyć kary do 31 grudnia 2027 r., a 23 września opublikowało projekt ustawy. To jednak nie jest jeszcze prawo: do czasu uchwalenia zmiany formalnie obowiązuje wcześniejszy termin. MF zaznacza też, że odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF, a administracja skarbowa ma reagować na faktury wystawiane poza systemem.

Skala kar, według opracowań, sięga do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF. Ryzyko jest realne, mimo że termin ich stosowania może się przesunąć.

Checklista dla JDG przed 1 stycznia 2027

1. Zsumuj faktury B2B brutto z bieżącego miesiąca (według daty wystawienia) i sprawdź, ile zostało do 10 000 zł.

2. Zaloguj się do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF i sprawdź, czy kontrahenci nie wystawiają Ci już faktur.

3. Ustal z księgową, kto odbiera faktury kosztowe w KSeF i jak często.

4. Sprawdź, czy Twój program do faktur wysyła je do KSeF i pobiera UPO (urzędowe poświadczenie odbioru).

5. Zacznij wystawiać w KSeF przed 1 stycznia: w 2026 r. nie ma kar, więc to najtańszy moment na pierwsze błędy.

6. Rozdziel sprzedaż: kasa i konsumenci osobno, B2B osobno.

Podsumowanie

JDG musi mieć KSeF najpóźniej od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. chroni Cię tylko limit 10 000 zł brutto miesięcznie, a jedno przekroczenie wyłącza go do końca roku. Jeśli mieścisz się w limicie, do grudnia nie musisz niczego kupować — ale im później zaczniesz, tym mniej czasu na testy.

Biurko wysyła faktury do KSeF w momencie wystawienia, odbiera faktury zakupowe i pobiera UPO. Wypróbuj za darmo przez 14 dni na biurko.io i wystaw pierwszą fakturę w KSeF, zanim zrobi się z tego grudniowy pośpiech.

FAQ

Czy JDG zwolniony z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak, jeśli wystawia fakturę. Obowiązek zależy od tego, czy faktura jest wystawiana, a nie od statusu w VAT. Przy sprzedaży zwolnionej z VAT faktura powstaje zwykle na żądanie nabywcy. Wtedy wystawiasz ją w KSeF, o ile nie mieścisz się w limicie 10 000 zł do końca 2026 r.

Do kiedy mogę wystawiać faktury poza KSeF?

Do 31 grudnia 2026 r., pod warunkiem że miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek wygasa i faktury B2B wystawia się w KSeF. Poza systemem zostają m.in. faktury dla konsumentów.

Co się stanie, gdy w jednym miesiącu przekroczę limit 10 000 zł?

Fakturę, która przekroczyła limit, i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF. Powrót do fakturowania poza systemem nie jest możliwy, nawet jeśli w następnych miesiącach sprzedaż spadnie poniżej 10 000 zł. Liczy się data wystawienia faktury. Dotyczy to także pozostałych miesięcy 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury B2B i tak trafiają do KSeF.

Czy od 1 stycznia 2027 r. będą kary za KSeF?

Według obowiązujących przepisów kary miały ruszyć 1 stycznia 2027 r. MF zapowiedziało przesunięcie ich na 1 stycznia 2028 r. i opublikowało projekt ustawy, ale zmiana wymaga uchwalenia. Do tego czasu formalnie obowiązuje wcześniejszy termin, więc warto sprawdzić status projektu przed 1 stycznia. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 2027 r. pozostaje bez zmian.

Czy faktury dla osób fizycznych trzeba wystawiać w KSeF?

Nie. Faktury dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności, są wyłączone z KSeF. Do limitu 10 000 zł też się nie wliczają. W KSeF wystawiasz faktury dla przedsiębiorców i innych podatników. Fakturę dla konsumenta, jeśli klient o nią poprosi, wystawiasz poza systemem, na dotychczasowych zasadach.