Co musi znaleźć się na fakturze, jak działa KSeF, z czego liczy się zaliczka na ryczałcie i skąd biorą się pliki JPK.
Piszemy o fakturowaniu w Polsce — o tym, co musi znaleźć się na dokumencie, jak poprawiać błędy i co dokładnie zmieniły przepisy. Coraz częściej także o podatkowej stronie kontraktu B2B: ryczałcie, ewidencji przychodów, zaliczce i rocznym JPK_EWP. O codziennym prowadzeniu firmy, w którym papierologia wreszcie schodzi na dalszy plan. KSeF też, ale to tylko jeden z tematów.
inFakt to dojrzały ekosystem księgowy z darmowym planem KSeF. Jeśli prowadzisz jedną JDG i potrzebujesz księgowości w tym samym systemie, inFakt jest trudny do pobicia i piszemy to wprost. Biurko.io robi coś innego: obsługuje wiele firm w jednym panelu, stawia na certyfikaty KSeF zamiast tokenów, tłumaczy błędy KSeF na ludzki język i ma interfejs po ukraińsku. Poniżej konkretne scenariusze, w których jedno lub drugie wygrywa.
Przeglądaj naszą pełną kolekcję artykułów i poradników.
Ciężki system ERP to rozwiązanie stworzone z myślą o firmach prowadzących magazyn, własne kadry i pełną księgowość. Dla firm usługowych i jednoosobowych działalności gospodarczych, które rozliczają się przez zewnętrzne biuro rachunkowe, w zupełności wystarczy lekki program do fakturowania zintegrowany z KSeF. Pozwala to uniknąć dodatkowych kosztów licencyjnych i opłat za każdy wysłany dokument.
Przejście na nowy program do fakturowania w trakcie roku nie wymaga rozpoczynania numeracji od nowa ani resetowania licznika. Polskie przepisy nakazują jedynie zachowanie kolejności i unikalności dokumentów. Historię wystawioną w KSeF można bezpłatnie zaimportować bezpośrednio do nowego systemu.
inFakt i Biurko rozwiązują zupełnie inne problemy biznesowe. inFakt to kompleksowa księgowość online z opcją dedykowanego księgowego dla jednego podmiotu. Biurko to wielofirmowy panel stworzony z myślą o natywnej obsłudze KSeF, rejestrów VAT i JPK dla wielu podmiotów jednocześnie.
Stosowanie samofakturowania w KSeF wymaga jednoczesnego spełnienia trzech warunków: umowy, procedury akceptacji oraz nadania uprawnień w systemie. Brak technicznego uprawnienia sprawi, że bramka odrzuci dokument. Poznaj zasady rozliczania i dowiedz się, jak zabezpieczyć prawo do odliczenia VAT.
Obowiązkowy split payment (MPP) dotyczy transakcji B2B przekraczających kwotę 15 000 zł brutto, zawierających towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Brak wymaganej adnotacji na fakturze grozi sprzedawcy dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości 30% kwoty VAT z pozycji wrażliwych. Nabywca płacący zwykłym przelewem ryzykuje analogiczną sankcję oraz utratę kosztu uzyskania przychodu.
Kurs waluty na e-fakturze przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego lub wystawienie dokumentu. Do rozliczeń VAT stosuje się kurs średni NBP, zwykle z tabeli A. KSeF nie przesuwa automatycznie kotwicy kursowej, o ile zachowane są zasady trybu offline24.
Rozliczenie faktury zaliczkowej i końcowej w KSeF wymaga ścisłego trzymania się struktury FA(3). Pozycje faktury rozliczeniowej ROZ muszą pokazywać pełne wartości zamówienia, podczas gdy pole P_15 zawiera wyłącznie kwotę pozostałą do zapłaty. Kluczowe jest także prawidłowe powiązanie dokumentów za pomocą unikalnego numeru KSeF.
Zbiorcza faktura korygująca w KSeF wymaga podania danych każdej faktury pierwotnej bezpośrednio w pliku XML. Tradycyjne załączniki w formie tabeli przestają działać. Dowiedz się, jak poprawnie uzupełnić strukturę FA(3) i uniknąć pięciu najczęstszych błędów przy rozliczaniu rabatów. Biurko przyjmuje takie korekty z KSeF i wiąże je z fakturami pierwotnymi, ale ich nie wystawia.
Od 1 lutego 2026 roku przepisy nie pozwalają już na wystawianie not korygujących przez nabywców. Błędny NIP na fakturze ustrukturyzowanej wymaga teraz wystawienia przez sprzedawcę korekty do zera oraz nowej faktury pierwotnej.
Odrzucona przez system KSeF faktura nie otrzymuje numeru identyfikacyjnego, co oznacza, że formalnie nigdy nie została wystawiona. Aby rozwiązać ten problem, należy poprawić błędy w pliku XML i przesłać go ponownie pod tym samym numerem. Poznaj najczęstsze przyczyny odrzuceń i dowiedz się, jak im zapobiegać.
Ręczne wystawianie faktur i przepisywanie danych zjada cenne godziny każdego przedsiębiorcy. KSeF standaryzuje procesy dzięki strukturze FA(3), co pozwala na pełną automatyzację wysyłki dokumentów i pobierania faktur zakupowych. Sprawdź, jak wdrożyć gotowe szablony i katalog produktów, aby skrócić czas pracy do minimum.
Faktury ustrukturyzowanej po nadaniu numeru KSeF nie można anulować ani edytować. Od 1 lutego 2026 roku jedynym sposobem na poprawienie błędów formalnych i rachunkowych jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Dowiedz się, jak sprawnie przeprowadzić procedurę korekty i rozliczyć VAT in minus.
Wystawianie faktur dla zagranicznych kontrahentów w KSeF wymaga dokładnego mapowania transakcji w strukturze FA(3). Choć dokument trafia do polskiego systemu, musisz przekazać go nabywcy osobnym kanałem wraz z kodem QR. Sprawdź, jak poprawnie oznaczyć WDT, eksport oraz odwrotne obciążenie.
W erze KSeF biuro rachunkowe samodzielnie pobiera faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z systemu krajowego. Na przedsiębiorcy spoczywa jednak obowiązek dostarczenia dokumentów, których KSeF nie obejmuje, takich jak faktury zagraniczne czy paragony. Kluczowe jest także prawidłowe nadanie uprawnień oraz monitorowanie daty nadania numeru KSeF, która decyduje o odliczeniu VAT.
Zgodnie z obecną ustawą administracyjne kary pieniężne za błędy związane z KSeF, sięgające nawet 100% kwoty VAT, obowiązują od 1 stycznia 2027 r.; MF zapowiedziało ich przesunięcie na 2028 r. (projekt, jeszcze nieuchwalony). Każdy przedsiębiorca powinien już teraz osobiście uporządkować kluczowe obszary współpracy z biurem rachunkowym. Sprawdź pięć najważniejszych obowiązków, które warto domknąć samodzielnie.
Otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach — bez newslettera, rezygnacja w każdej chwili.
Używamy tylko niezbędnych plików cookies. Statystykę odwiedzin prowadzimy na serwerze, niczego nie zapisując w Twoim urządzeniu. Polityka witryny
