Jak poprawnie powiązać fakturę zaliczkową i końcową w KSeF?

Zaliczka liczy VAT w drugą stronę

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną kwotę brutto, nie sprzedaż netto. Podatek wylicza się według wzoru z art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, czyli metodą w stu:

KP = (ZB × SP) / (100 + SP)

KP - kwota podatku
ZB - kwota otrzymanej zapłaty (brutto)
SP - stawka podatku

Zaliczka 10 000 zł przy stawce 23% daje podatek 1 869,92 zł i podstawę 8 130,08 zł. To odwrotność zwykłej faktury, gdzie startujesz od netto i dodajesz VAT. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania pieniędzy, nie w momencie wystawienia dokumentu.

Fakturę zaliczkową wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty (art. 106i ust. 2) i nie wcześniej niż 60 dni przed jej otrzymaniem (art. 106i ust. 7 pkt 2).

Poza kwotami faktura zaliczkowa musi zawierać dane zamówienia lub umowy: nazwę towaru lub usługi, ilość, wartość netto, stawki, kwoty podatku i wartość zamówienia z podatkiem. W FA(3) odpowiada temu element Zamowienie z polem WartoscZamowienia oraz wierszami ZamowienieWiersz. Opis pól znajdziesz w broszurze informacyjnej MF dotyczącej struktury FA(3).

Podział zaliczki na stawki VAT, czyli źródło groszy

Problem zaczyna się, gdy zamówienie łączy różne stawki. Zaliczka jest jedną kwotą, a VAT trzeba wykazać w podziale na stawki. Standardowa praktyka to podział proporcjonalny do struktury brutto zamówienia.

Przykład. Zamówienie obejmuje usługę 20 000 zł netto ze stawką 23% oraz towar 10 000 zł netto ze stawką 8%. Razem 30 000 zł netto, 5 400 zł VAT, 35 400 zł brutto. Klient wpłaca 10 000 zł zaliczki.

Stawka Udział brutto Zaliczka brutto VAT w stu Netto zaliczki 23% 24 600 / 35 400 6 949,15 1 299,43 5 649,72 8% 10 800 / 35 400 3 050,85 225,99 2 824,86 Razem 10 000,00 1 525,42 8 474,58

Ostatnia pozycja przejmuje resztę z zaokrąglenia, dzięki czemu suma udziałów daje dokładnie 10 000,00 zł. To ta sama zasada, którą stosujemy w kodzie Biurko przy rozbijaniu kwot na wiele wierszy.

Faktura końcowa: co pokazujesz, a co odejmujesz

Art. 106f ust. 3 ustawy o VAT mówi wprost: sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku o sumę kwot podatku z faktur zaliczkowych. Kluczowe słowo to „pomniejsza się”. Nie „przelicza się od nowa”.

Kontynuując przykład:

Stawka Netto zamówienia Netto zaliczki Netto na fakturze końcowej VAT zamówienia VAT zaliczki VAT na fakturze końcowej 23% 20 000,00 5 649,72 14 350,28 4 600,00 1 299,43 3 300,57 8% 10 000,00 2 824,86 7 175,14 800,00 225,99 574,01 Razem 30 000,00 8 474,58 21 525,42 5 400,00 1 525,42 3 874,58

Tu ujawnia się pułapka. Gdybyś policzył VAT od kwoty 14 350,28 zł według stawki 23%, wyszłoby 3 300,56 zł. Odejmowanie zgodne z ustawą daje 3 300,57 zł. Różnica wynosi grosz, ale to grosz, który rozjeżdża rejestr sprzedaży i JPK_V7 wobec faktury zaliczkowej. Poprawna jest metoda odejmowania.

W strukturze FA(3) faktura rozliczeniowa ma oznaczenie RodzajFaktury = ROZ i wypełnia się ją tak:

• FaWiersz zawiera pełne wartości zamówienia lub umowy, czyli 20 000 zł i 10 000 zł netto,

• P_13_1 i P_14_1 oraz P_13_2 i P_14_2 zawierają sumy po pomniejszeniu o zaliczkę,

• P_15 zawiera kwotę pozostałą do zapłaty, w naszym przykładzie 25 400,00 zł.

To jedyny typ dokumentu, w którym suma pozycji celowo nie równa się sumom netto z części nagłówkowej. Broszura MF opisuje to jednoznacznie przy polu P_15 oraz w opisie elementu FaWiersz. Jeśli Twój program wymusza równość obu sum, wystawi dokument, który wygląda poprawnie na PDF i jest niepoprawny merytorycznie.

Powiązanie: numer KSeF, nie numer faktury

W FA(3) powiązanie żyje w elemencie FakturaZaliczkowa, który na jednej fakturze rozliczeniowej może wystąpić do stu razy. Reguła jest prosta i łatwa do pomylenia:

• zaliczka wystawiona w KSeF: wypełniasz NrKSeFFaZaliczkowej, a pola NrKSeFZN i NrFaZaliczkowej pomijasz,

• zaliczka wystawiona poza KSeF: wpisujesz NrKSeFZN = 1 oraz NrFaZaliczkowej z numerem własnym faktury.

Numer KSeF i numer faktury to dwie różne przestrzenie numeracji. Wpisanie numeru własnego w pole przeznaczone na numer KSeF nie jest błędem walidacji XSD, ale zrywa powiązanie po stronie nabywcy.

Osobna sytuacja dotyczy zaliczek sprzed obowiązkowego KSeF. Faktury rozliczające wystawiasz w strukturze FA(3) również wtedy, gdy faktura zaliczkowa powstała przed 1 lutego 2026 r. w FA(2) lub FA(1). Wtedy zwykle użyjesz pary NrKSeFZN i NrFaZaliczkowej.

Trzy przypadki, w których faktura końcowa wygląda inaczej

Zaliczka pokryła 100% zamówienia. Faktury końcowej nie wystawiasz. Jeśli zaliczek było kilka i razem obejmują całą zapłatę, ostatnia z nich musi zawierać numery poprzednich, zgodnie z art. 106f ust. 4. W FA(3) ta ostatnia faktura nadal ma oznaczenie ZAL.

Zaliczka i dostawa w tym samym miesiącu. Od 1 września 2023 r. art. 106b ust. 1a zwalnia z obowiązku wystawienia odrębnej faktury zaliczkowej, jeśli zapłatę otrzymano w tym samym miesiącu, w którym wykonano czynność. Wystawiasz wtedy jeden dokument, rozszerzony o dane z art. 106e ust. 1a, i oznaczasz go w FA(3) jako ROZ. Daty i kwoty poszczególnych wpłat trafiają do elementu ZaliczkaCzesciowa, w pola P_6Z i P_15Z.

Kilka zaliczek pod jedną fakturą rozliczeniową. Element FakturaZaliczkowa powtarzasz dla każdej zaliczki. Suma kwot rozliczonych zaliczek nie może przekroczyć wartości zamówienia, a każda zaliczka może być rozliczona tylko raz. W Biurko pilnuje tego walidacja, która sumuje kwoty rozliczone przez pozostałe faktury rozliczeniowe i porównuje je z wartością zaliczki po ewentualnej korekcie.

Korekty: KOR_ZAL i KOR_ROZ

Korekta faktury zaliczkowej ma własne oznaczenie KOR_ZAL, korekta rozliczeniowej KOR_ROZ. W obu przypadkach pole P_15ZK przechowuje kwotę sprzed korekty: dla zaliczki kwotę zapłaty, dla rozliczeniowej kwotę pozostałą do zapłaty.

Dwie rzeczy warto zapamiętać. Po pierwsze, korekta faktury rozliczeniowej musi powtórzyć te same powiązania z zaliczkami co dokument pierwotny, inaczej element FakturaZaliczkowa zniknie z XML i korekta straci wymagane prawem odwołanie. Po drugie, nota korygująca została zniesiona 1 lutego 2026 r., więc błędny NIP nabywcy na fakturze zaliczkowej wymaga korekty do zera i wystawienia dokumentu na nowo, a nie dopisku.

Checklista przed wysyłką do KSeF

1. Sprawdź, czy faktura zaliczkowa ma wypełnione dane zamówienia razem z wartością brutto całego zamówienia.

2. Rozbij zaliczkę na stawki VAT proporcjonalnie do struktury brutto zamówienia, resztę z zaokrąglenia przypisz do ostatniej pozycji.

3. Policz VAT metodą w stu według wzoru z art. 106f ust. 1 pkt 3, osobno dla każdej stawki.

4. Na fakturze końcowej odejmij netto i VAT zaliczki od wartości zamówienia, zamiast liczyć podatek od kwoty pozostałej.

5. Upewnij się, że pozycje faktury rozliczeniowej pokazują pełne wartości zamówienia, a P_15 kwotę pozostałą do zapłaty.

6. Wpisz numer KSeF zaliczki do NrKSeFFaZaliczkowej, a numer własny tylko wtedy, gdy zaliczka powstała poza KSeF.

7. Zweryfikuj, że suma rozliczonych zaliczek nie przekracza wartości zamówienia i że waluta obu dokumentów jest ta sama.

Podsumowanie

Rozliczenie zaliczki to trzy niezależne warstwy: arytmetyka w stu, podział na stawki i powiązanie dokumentów w strukturze FA(3). Każda z nich potrafi zepsuć wynik osobno, a błąd ujawnia się dopiero przy odrzuceniu przez KSeF albo przy uzgadnianiu JPK_V7.

W Biurko faktura rozliczeniowa nie powstanie bez wskazania co najmniej jednej wystawionej faktury zaliczkowej, a system sam pilnuje limitu rozliczenia, zgodności waluty i nabywcy. Numer KSeF podstawia się automatycznie, jeśli zaliczka poszła przez system. Załóż darmowe konto na biurko.io i sprawdź to na własnym zamówieniu.

FAQ

Czy fakturę końcową trzeba wystawić zawsze po zaliczce?

Nie. Jeśli faktura zaliczkowa lub kilka faktur zaliczkowych objęły całą zapłatę za zamówienie, faktury rozliczeniowej nie wystawiasz. Obowiązek powstaje tylko wtedy, gdy po dostawie lub wykonaniu usługi pozostaje kwota do rozliczenia.

Jaki jest kod faktury końcowej w KSeF?

W strukturze FA(3) faktura rozliczeniowa ma w polu RodzajFaktury wartość ROZ. Dotyczy to faktur wystawianych na podstawie art. 106f ust. 3 ustawy o VAT oraz faktur, w których nie wystawiono odrębnej zaliczki, bo wpłata i dostawa nastąpiły w tym samym miesiącu.

Co wpisać w pole P_15 na fakturze rozliczeniowej?

Kwotę pozostałą do zapłaty po uwzględnieniu zaliczek, a nie wartość całego zamówienia. Pozycje faktury pokazują pełne wartości zamówienia, natomiast P_15 zawiera wyłącznie resztę należności.

Czy na fakturze końcowej podaje się numer KSeF zaliczki?

Tak, jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona w KSeF. Wypełnia się wtedy pole NrKSeFFaZaliczkowej. Jeśli zaliczka powstała poza systemem, wskazuje się NrKSeFZN równe 1 i numer własny faktury w polu NrFaZaliczkowej.

Jak policzyć VAT od zaliczki?

Metodą w stu, według wzoru KP = ZB × SP / (100 + SP), gdzie ZB to otrzymana kwota brutto, a SP stawka podatku. Przy zaliczce 10 000 zł i stawce 23% podatek wynosi 1 869,92 zł, a podstawa opodatkowania 8 130,08 zł.