inFakt to solidny, sprawdzony program. Działa od kilkunastu lat, należy do grupy Visma, ma dobre oceny użytkowników i obsługuje KSeF w każdym planie. Jeśli prowadzisz jedną firmę i nic więcej Cię nie interesuje, będzie dobrze.
Pytanie brzmi, co się dzieje, gdy firma jest więcej niż jedna, gdy dochodzi spółka obok JDG, gdy fakturę wystawia ktoś inny niż właściciel albo gdy KSeF przestaje odpowiadać w środku dnia. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur objął praktycznie wszystkich podatników VAT (harmonogram MF), więc te sytuacje przestały być teoretyczne.
Poniżej konkretnie: co robi każde z narzędzi, ile kosztuje w czterech realnych układach i gdzie Biurko daje więcej.
Jedno konto zamiast jednego konta na firmę
Konto inFakt odpowiada jednej firmie. Druga działalność albo spółka to drugi abonament, drugie logowanie i druga konfiguracja KSeF.
W Biurko podmioty żyją w jednym panelu. Plan TEAM obejmuje pięć firm i pięciu użytkowników, SCALE nie ma limitu ani firm, ani osób. Każda firma ma własne połączenie z KSeF, własną numerację i własne rejestry, ale przełączasz się między nimi jednym kliknięciem, bez wylogowania.
Do tego dochodzą role. Tworzysz własną rolę z konkretnym zestawem uprawnień, więc asystentka wystawia faktury, ale nie wysyła nic do KSeF i nie zmienia formatu numeracji. Wspólne hasło do jednego konta to najczęstsza przyczyna wysłania do KSeF dokumentu, którego nikt nie chciał wysłać, a wysłanego cofnąć się nie da.
Faktury i rozliczenia w tym samym miejscu
Biurko prowadzi pełny obieg podatkowy obok fakturowania:
rejestry VAT sprzedaży i zakupu, z kategoriami kosztów i oznaczeniami JPK,
KPiR oraz ewidencja przychodów dla ryczałtu,
JPK_V7M i JPK_V7K, roczny JPK_EWP, JPK_FA(4) na żądanie,
roczne rozliczenie PIT,
ZUS DRA jako kolekcja KEDU, z rozbiciem na poszczególne składki,
kalendarz obowiązków podatkowych na cały rok, z terminami płatności i oznaczaniem ich jako opłacone,
ulga na złe długi, z propozycjami korekt zanim termin minie.
To znaczy, że faktura wystawiona rano trafia do rejestru, do JPK i do kalendarza bez przepisywania jej gdziekolwiek indziej. Import zakupów z KSeF działa w drugą stronę: dokumenty pobierają się cyklicznie, a te, których nie da się zmapować jednoznacznie, dostają konkretny powód przeglądu. Rozliczeniówka do kilku zaliczek, korekta bez oryginału w bazie, rozjazd sumy brutto z sumą pozycji: każdy z tych przypadków wygląda inaczej i inaczej jest opisany, zamiast jednej ogólnej etykiety "sprawdź".
KSeF jako oś systemu, nie jako przycisk
Większość programów dostała integrację z KSeF jako kolejną funkcję. Biurko zostało wokół niej zbudowane i widać to w szczegółach, które ujawniają się dopiero pod obciążeniem.
Uwierzytelnianie certyfikatem. Dwie ścieżki: Profil Zaufany i certyfikat KSeF wgrany ręcznie, w formacie PEM albo P12 z hasłem. System sam sprawdza, czy klucz pasuje do certyfikatu i czy NIP w certyfikacie zgadza się z firmą, oraz pilnuje daty ważności. Tokenów nie używamy w ogóle. Ich przyszłość jest przedmiotem konsultacji MF z czerwca 2026 r. i nie została rozstrzygnięta ustawowo, a certyfikat pozostaje wyborem stabilnym niezależnie od tego, jak to się skończy.
Tryby offline i awaryjny. Faktura wystawiona przy niedostępnym KSeF dostaje właściwe oznaczenie i trafia potem do JPK_V7 ze znacznikiem OFF. System pamięta, że dokument czeka na numer KSeF, i sam go domyka po powrocie bramki.
Błędy po ludzku. Bramka KSeF zwraca kody i komunikaty pisane dla integratorów. Biurko tłumaczy je na zdanie, z którego wynika, co konkretnie poprawić na fakturze.
Pełen zakres dokumentów. FA(3) z fakturami zaliczkowymi i rozliczeniowymi, korektami wszystkich typów, oraz FA_RR razem z korektami KOR_RR, czyli faktura VAT RR wystawiana przez nabywcę od rolnika ryczałtowego.
Serwer MCP w każdym planie. Możesz sterować systemem z poziomu asystenta AI: zapytać o nieopłacone faktury, wystawić dokument, sprawdzić status wysyłki. inFakt udostępnia MCP w planie Plus i wyższych, u nas jest od planu darmowego.
Porównanie funkcji
Funkcja inFakt Biurko Wysyłka i odbiór KSeF tak, we wszystkich planach tak, we wszystkich planach Uwierzytelnianie certyfikatem KSeF brak informacji publicznej tak (PEM, P12) i Profil Zaufany Tryb offline24 i awaryjny w modelu danych brak informacji publicznej tak, ze znacznikiem OFF w JPK_V7 Liczba firm na koncie jedna 5 w TEAM, bez limitu w SCALE Role i uprawnienia dostęp dla współpracowników własne role z zestawem uprawnień KPiR i ewidencja przychodów tak, w planach księgowych tak Roczny PIT tak, w planach księgowych tak JPK_V7, JPK_EWP, JPK_FA tak tak ZUS DRA tak, w planach księgowych tak Ulga na złe długi brak informacji publicznej tak, z propozycjami korekt FA_RR (rolnik ryczałtowy) brak informacji publicznej tak Serwer MCP od planu Plus we wszystkich planach Języki interfejsu polski polski, angielski, ukraiński Plan darmowy brak informacji publicznej tak, FREE
Dane o inFakcie pochodzą z oficjalnych stron produktowych, stan na wrzesień 2026 r. Zakresy planów się zmieniają, więc przed decyzją warto sprawdzić źródło.
Cztery układy w praktyce
Jedna JDG, rozliczasz się sam. Plan SOLO obejmuje faktury bez limitu, KSeF bez limitu, rejestry VAT, KPiR albo ewidencję przychodów, JPK, roczny PIT i DRA. Wszystko w jednym miejscu, bez przepisywania danych do drugiego programu.
JDG plus spółka z o.o. W modelu jednofirmowym to dwa oddzielne konta, dwie subskrypcje i dwie konfiguracje KSeF. W Biurko oba podmioty mieszczą się w planie TEAM, w jednym panelu, ze wspólną bazą kontrahentów i oddzielnymi połączeniami KSeF.
Trzy podmioty i dwie osoby w firmie. Model jednofirmowy oznacza tu trzy subskrypcje, trzy komplety haseł i brak jakiejkolwiek kontroli nad tym, kto co wysłał. Plan TEAM obejmuje wszystkie trzy podmioty, obie osoby i rozdzielone uprawnienia.
Biuro rachunkowe z 30 klientami. Plan SCALE, bez limitu firm i użytkowników. Trzydzieści oddzielnych integracji z KSeF zamienia się w jedną listę połączeń, a faktury zakupowe klientów spływają automatycznie zamiast być zbierane mailem.
Czego Biurko nie robi
Uczciwie, żeby nie było niespodzianek po rejestracji. Biurko to oprogramowanie, a nie biuro rachunkowe: nie przydzielamy dedykowanego księgowego, nie reprezentujemy Cię przed ZUS i US i nie bierzemy odpowiedzialności zawodowej za księgi. Koszty spoza KSeF wprowadza się ręcznie, bo rozpoznawanie pól z PDF jest na mapie drogowej, a nie w produkcie. Nie mamy też integracji bankowej z automatycznym opłacaniem podatków ani harmonogramu faktur cyklicznych.
Checklist wyboru
Policz podmioty, którymi zarządzasz. Powyżej jednego model jednofirmowy zaczyna kosztować podwójnie.
Sprawdź, ile osób wystawia u Ciebie faktury i czy każda z nich powinna mieć prawo wysyłki do KSeF.
Ustal, jak się uwierzytelniasz w KSeF. Certyfikat przetrwa zmiany przepisów, których nikt jeszcze nie zna.
Zweryfikuj typy dokumentów, których faktycznie używasz: zaliczkowe, rozliczeniowe, korekty, FA_RR.
Sprawdź, czy rozliczenia i faktury da się prowadzić bez przepisywania danych między dwoma systemami.
Przetestuj wybrane narzędzie na jednym prawdziwym miesiącu, nie na fakturze testowej.
Podsumowanie
inFakt jest niezły i dla części jednoosobowych firm w zupełności wystarczy. Biurko daje po prostu więcej: te same faktury i KSeF, do tego KPiR, PIT, JPK i ZUS w jednym panelu, kilka podmiotów na jednym koncie, role dla zespołu, certyfikat zamiast tokenu, obsługę trybów offline i sterowanie przez asystenta AI od planu darmowego. Działa tak samo dla JDG, jak i dla spółek.
Załóż darmowe konto w Biurko i podłącz pierwszą firmę do KSeF. Plan FREE nie wymaga karty, a pełny obieg dokumentów przetestujesz zanim cokolwiek zapłacisz.
FAQ
Czy Biurko to alternatywa dla inFakt?
Tak. Biurko obsługuje fakturowanie, KSeF, rejestry VAT, KPiR i ewidencję przychodów, JPK, roczny PIT oraz ZUS DRA, czyli ten sam zakres rozliczeń, i dodaje wielofirmowy panel z rolami. Nie oferujemy natomiast usługi dedykowanego księgowego.
Czy mogę przetestować Biurko przed decyzją?
Tak, plan FREE nie wymaga karty ani umowy. Podłączasz jedną firmę do KSeF i przechodzisz pełny obieg: wystawienie faktury, wysyłkę, import zakupów i wpis do rejestru, zanim cokolwiek zapłacisz.
Czy mogę prowadzić kilka firm na jednym koncie?
W Biurko tak: pięć podmiotów w planie TEAM i bez limitu w SCALE, każdy z własnym połączeniem KSeF i numeracją. Konto inFakt jest przypisane do jednej firmy, więc każdy kolejny podmiot oznacza osobny abonament.
Czy Biurko nadaje się dla spółki z o.o.?
Tak. Fakturowanie, KSeF, rejestry VAT i JPK działają tak samo dla spółki jak dla JDG, a wielofirmowy panel z rolami sprawdza się tam, gdzie faktury wystawia więcej niż jedna osoba.
Czy oba systemy obsługują FA(3)?
Tak, FA(3) obowiązuje w KSeF od 1 lutego 2026 r. i jest wymogiem, nie przewagą. Różnice widać przy rzadszych dokumentach, jak FA_RR czy korekty rozliczeniowe, oraz przy obsłudze trybów offline i awaryjnego.