Co wybrać do KSeF w 2026 roku: Biurko czy inFakt?

inFakt to solidny, sprawdzony program. Działa od kilkunastu lat, należy do grupy Visma, ma dobre oceny użytkowników i obsługuje KSeF w każdym planie. Jeśli prowadzisz jedną firmę i nic więcej Cię nie interesuje, będzie dobrze.

Pytanie brzmi, co się dzieje, gdy firma jest więcej niż jedna, gdy dochodzi spółka obok JDG, gdy fakturę wystawia ktoś inny niż właściciel albo gdy KSeF przestaje odpowiadać w środku dnia. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur objął praktycznie wszystkich podatników VAT, a najmniejszych — od 1 stycznia 2027 r. (harmonogram MF), więc te sytuacje przestały być teoretyczne.

Poniżej konkretnie: co robi każde z narzędzi, ile kosztuje w czterech realnych układach i gdzie Biurko daje więcej.

Jedno konto zamiast jednego konta na firmę

Konto inFakt odpowiada jednej firmie. Druga działalność albo spółka to drugi abonament, drugie logowanie i druga konfiguracja KSeF.

W Biurko podmioty żyją w jednym panelu. TEAM za 99 zł netto miesięcznie daje pięciu użytkowników i pozwala prowadzić do pięciu firm, przy czym każda firma ma własny plan. SCALE za 199 zł netto znosi oba limity. Każda firma ma własne połączenie z KSeF, własną numerację i własne rejestry, ale przełączasz się między nimi jednym kliknięciem, bez wylogowania.

Do tego dochodzą role. Tworzysz własną rolę z konkretnym zestawem uprawnień, więc asystentka wystawia faktury, ale nie wysyła nic do KSeF i nie zmienia formatu numeracji. Wspólne hasło do jednego konta to najczęstsza przyczyna wysłania do KSeF dokumentu, którego nikt nie chciał wysłać, a wysłanego cofnąć się nie da.

Faktury i rozliczenia w tym samym miejscu

Obok fakturowania Biurko obsługuje rozliczenia podatkowe:

• rejestry VAT sprzedaży i zakupu, z kategoriami kosztów i oznaczeniami JPK,

• ewidencja przychodów i zaliczki dla ryczałtu,

• JPK_V7M i JPK_V7K, roczny JPK_EWP, JPK_FA(4) na żądanie: pobranie pliku od planu SOLO, wysyłka do MF z UPO od planu PRO,

• składki ZUS dla JDG na ryczałcie i plik KEDU do DRA (deklarację wysyłasz sam przez PUE ZUS),

• kalendarz obowiązków podatkowych na cały rok, z terminami płatności i oznaczaniem ich jako opłacone,

• ulga na złe długi, z propozycjami korekt zanim termin minie.

To znaczy, że faktura wystawiona rano trafia do rejestru, do JPK i do kalendarza bez przepisywania jej gdziekolwiek indziej. Import zakupów z KSeF działa w drugą stronę: dokumenty pobierają się według harmonogramu (po włączeniu w ustawieniach firmy), a te, których nie da się zmapować jednoznacznie, dostają konkretny powód przeglądu. Rozliczeniówka do kilku zaliczek, korekta bez oryginału w bazie, rozjazd sumy brutto z sumą pozycji: każdy z tych przypadków wygląda inaczej i inaczej jest opisany, zamiast jednej ogólnej etykiety "sprawdź".

KSeF jako oś systemu, nie jako przycisk

Większość programów dostała integrację z KSeF jako kolejną funkcję. Biurko zostało wokół niej zbudowane i widać to w szczegółach, które ujawniają się dopiero pod obciążeniem.

Uwierzytelnianie certyfikatem. Trzy ścieżki: Profil Zaufany (domyślnie), własny certyfikat KSeF wgrany ręcznie w formacie PEM albo P12 z hasłem oraz certyfikat zamówiony przez Biurko w MF. System sam sprawdza, czy klucz pasuje do certyfikatu i czy NIP w certyfikacie zgadza się z firmą, oraz pilnuje daty ważności. Tokenów KSeF nie obsługujemy w ogóle. Zgodnie z obecnymi przepisami tokeny KSeF wygasają 31 grudnia 2026 r. Na konsultacjach 9 czerwca 2026 r. MF zaproponowało ich utrzymanie, ale decyzji w formie przepisu jeszcze nie ma — bezpieczniej przejść na certyfikat KSeF.

Tryby offline i awaryjny. Faktura wystawiona przy niedostępnym KSeF dostaje właściwe oznaczenie i trafia potem do JPK_V7 ze znacznikiem OFF. System pamięta, że dokument czeka na numer KSeF, i sam go domyka po powrocie bramki.

Błędy po ludzku. Bramka KSeF zwraca kody i komunikaty pisane dla integratorów. Biurko tłumaczy je na zdanie, z którego wynika, co konkretnie poprawić na fakturze.

Pełen zakres dokumentów. FA(3) z fakturami zaliczkowymi i rozliczeniowymi, korektami wszystkich typów, oraz FA_RR razem z korektami KOR_RR, czyli faktura VAT RR wystawiana przez nabywcę od rolnika ryczałtowego.

Serwer MCP od planu SOLO. Możesz sterować systemem z poziomu asystenta AI: zapytać o nieopłacone faktury, wystawić dokument, sprawdzić status wysyłki. inFakt udostępnia MCP w planie Plus i wyższych, u nas jest od planu SOLO.

Porównanie funkcji

Dane o inFakcie pochodzą z oficjalnych stron produktowych, stan na wrzesień 2026 r. Zakresy planów się zmieniają, więc przed decyzją warto sprawdzić źródło.

Cztery układy w praktyce

Jedna JDG, rozliczasz się sam. Plan SOLO (29 zł netto miesięcznie) obejmuje faktury i KSeF bez limitu, rejestry VAT, ewidencję przychodów dla ryczałtu, pobieranie plików JPK, składki ZUS dla JDG na ryczałcie i dostęp AI (MCP). KPiR i roczny PIT zostają poza Biurko. Faktury, KSeF i rejestry VAT są w jednym miejscu, bez przepisywania danych do drugiego programu.

JDG plus spółka z o.o. W modelu jednofirmowym to dwa oddzielne konta, dwie subskrypcje i dwie konfiguracje KSeF. W Biurko oba podmioty prowadzisz w jednym panelu, z oddzielnymi połączeniami KSeF i przełączaniem jednym kliknięciem; plan wybierasz osobno dla każdej firmy.

Trzy podmioty i dwie osoby w firmie. Model jednofirmowy oznacza tu trzy subskrypcje, trzy komplety haseł i brak jakiejkolwiek kontroli nad tym, kto co wysłał. W Biurko wszystkie trzy podmioty i obie osoby działają w jednym panelu z rozdzielonymi uprawnieniami (TEAM daje pięciu użytkowników i do pięciu firm, a każda firma ma własny plan).

Biuro rachunkowe z 30 klientami. W Biurko nie ma osobnego panelu dla biur: księgowa dołącza do firmy klienta jako bezpłatny gość — jedno miejsce w każdej firmie, w każdym planie, także darmowym — i przełącza się między firmami jednym kliknięciem. Faktury zakupowe klienta trafiają do jego firmy z KSeF, jeśli włączy tam import (domyślnie jest wyłączony), zamiast być zbierane mailem.

Czego Biurko nie robi

Uczciwie, żeby nie było niespodzianek po rejestracji. Biurko to oprogramowanie, a nie biuro rachunkowe: nie przydzielamy dedykowanego księgowego, nie reprezentujemy Cię przed ZUS i US i nie bierzemy odpowiedzialności zawodowej za księgi. Nie prowadzimy KPiR ani rocznego rozliczenia PIT. Koszty spoza KSeF możesz wczytać z PDF lub skanu przy pomocy AI (1 kredyt AI za stronę, do 30 stron; plan FREE ma 20 kredytów miesięcznie) albo wprowadzić ręcznie, a kategorię kosztu wybierasz sam. Nie mamy też integracji bankowej z automatycznym opłacaniem podatków ani harmonogramu faktur cyklicznych.

Checklist wyboru

1. Policz podmioty, którymi zarządzasz. Powyżej jednego model jednofirmowy zaczyna kosztować podwójnie.

2. Sprawdź, ile osób wystawia u Ciebie faktury i czy każda z nich powinna mieć prawo wysyłki do KSeF.

3. Ustal, jak się uwierzytelniasz w KSeF. Certyfikat przetrwa zmiany przepisów, których nikt jeszcze nie zna.

4. Zweryfikuj typy dokumentów, których faktycznie używasz: zaliczkowe, rozliczeniowe, korekty, FA_RR.

5. Sprawdź, czy rozliczenia i faktury da się prowadzić bez przepisywania danych między dwoma systemami.

6. Przetestuj wybrane narzędzie na jednym prawdziwym miesiącu, nie na fakturze testowej.

Podsumowanie

inFakt jest niezły i dla części jednoosobowych firm w zupełności wystarczy. Biurko daje co innego: te same faktury i KSeF, do tego rejestry VAT, JPK, ewidencję przychodów dla ryczałtu i składki ZUS dla JDG na ryczałcie w jednym panelu, kilka firm w jednym logowaniu, role dla zespołu, certyfikat zamiast tokenu, obsługę trybów offline i sterowanie przez asystenta AI od planu SOLO. KPiR i roczny PIT zostają poza Biurko, więc jeśli prowadzisz księgi na skali lub liniowo, sprawdź to przed wyborem.

Załóż darmowe konto w Biurko i podłącz pierwszą firmę do KSeF. Plan FREE nie wymaga karty, jest bezterminowy i ma faktury oraz wysyłkę do KSeF bez limitu.

FAQ

Czy Biurko to alternatywa dla inFakt?

Częściowo. Biurko obsługuje fakturowanie, KSeF, rejestry VAT, ewidencję przychodów dla ryczałtu i pliki JPK oraz dodaje wielofirmowy panel z rolami. Nie prowadzi natomiast KPiR ani rocznego PIT i nie oferuje usługi dedykowanego księgowego.

Czy mogę przetestować Biurko przed decyzją?

Tak, plan FREE nie wymaga karty ani umowy. Podłączasz jedną firmę do KSeF i przechodzisz pełny obieg: wystawienie faktury, wysyłkę, import zakupów i wpis do rejestru, zanim cokolwiek zapłacisz. Do ćwiczeń bez skutków prawnych użyj demo Biurko (demo.biurko.io, dostęp na 7 dni, środowisko demonstracyjne KSeF). Konto na app.biurko.io wysyła faktury do produkcyjnego KSeF — każda wysłana faktura jest prawdziwa.

Czy mogę prowadzić kilka firm na jednym koncie?

W Biurko tak: do pięciu firm w planie TEAM i bez limitu w SCALE, każda z własnym planem, połączeniem KSeF i numeracją. Konto inFakt jest przypisane do jednej firmy, więc każdy kolejny podmiot oznacza osobny abonament.

Czy Biurko nadaje się dla spółki z o.o.?

Tak. Fakturowanie, KSeF, rejestry VAT i JPK działają tak samo dla spółki jak dla JDG, a wielofirmowy panel z rolami sprawdza się tam, gdzie faktury wystawia więcej niż jedna osoba.

Czy oba systemy obsługują FA(3)?

Tak, FA(3) obowiązuje w KSeF od 1 lutego 2026 r. i jest wymogiem, nie przewagą. Różnice widać przy rzadszych dokumentach, jak FA_RR czy korekty rozliczeniowe, oraz przy obsłudze trybów offline i awaryjnego.