Кожен підприємець, який 1 лютого або 1 квітня 2026 року увійшов у KSeF, рано чи пізно ставить те саме питання: «а що, як система впаде саме тоді, коли вона потрібна?». Це раціональний острах — уся ваша сфера продажів тепер залежить від однієї державної системи. Хороша новина: законодавець це передбачив.
KSeF створений для цілодобової роботи, але, як будь-яка ІТ-система, буває недоступним — через технічні роботи, аварію або проблеми з інтернетом на вашому боці. Для таких випадків існують офлайн-режими, які дозволяють виставляти фактури далі й надіслати їх до системи згодом.
Нижче пояснюємо без паніки: чим вони відрізняються, скільки часу ви реально маєте і де ховається справжній ризик штрафу.
Три режими, один «offline» — але різні терміни
Технічно всі три режими надсилаються однаково: фактура створюється поза системою і потрапляє в KSeF із затримкою. Юридично їх різнить причина та термін досилання. Це розрізнення критичне, бо саме від нього залежить, скільки часу ви маєте насправді.
Режим Коли застосовується Термін надсилання до KSeF offline24 (ст. 106nda) За власним вибором або коли немає інтернету — незалежно від того, чи працює KSeF Не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення offline — недоступність (ст. 106nh) Коли Міністерство фінансів оголошує планові технічні роботи в бюлетені BIP Не пізніше наступного робочого дня після завершення недоступності аварійний (ст. 106nf) Коли Міністерство оголошує позапланову аварію в BIP та інтерфейсному ПЗ Протягом 7 робочих днів від завершення аварії
Є ще четвертий, винятковий сценарій — тотальна аварія, яку оголошують у засобах масової інформації (радіо, ТБ) в надзвичайних ситуаціях. Тоді фактури взагалі не досилають до KSeF, а допускається паперова форма без структури FA(3). Це сценарій на випадок справжньої кризи, а не щоденного збою.
Детальний опис усіх режимів знайдете в інформації про особливі режими на ksef.podatki.gov.pl.
Обережно з міфом «маєш 24 години»
В інтернеті поширене спрощення, що в offline24 ви маєте «24 години» на надсилання. Це неточно. Офіційна позиція Міністерства фінансів говорить про наступний робочий день після дня виставлення — а це не те саме, що доба за годинником. Фактуру, виставлену в п'ятницю, ви надсилаєте в понеділок, а не в суботу о тій самій годині.
Ця різниця має практичне значення на вихідних і святах. Тому варто триматися формулювань закону, а не скороченого «24 год». Правило підтверджує опис режиму offline24 на gov.pl.
Що повинна містити офлайн-фактура
Офлайн-фактура — це не «звичайний PDF». Щоб вона була дійсною, мусить відповідати кільком умовам:
Структура FA(3) — обов'язковий із 1 лютого 2026 логічний шаблон е-фактури.
Дата виставлення = поле P_1 — тобто дата, яку ви самі вказуєте на фактурі (ст. 106e ч. 1 п. 1). Навіть якщо надішлете документ із запізненням, дата виставлення не змінюється.
Два QR-коди: перший (КОД I, «OFFLINE») дає доступ до фактури та перевірку даних; другий (КОД II, «CERTYFIKAT») підтверджує особу виставника.
Сертифікат виставника (тип 2) — без нього ви не згенеруєте другий QR-код. Сертифікат отримуєте в Модулі сертифікатів і повноважень (аналог функції електронного підпису на кшталт Дія.Підпис), він дійсний 2 роки.
Останній пункт часто стає несподіванкою. Якщо фірма побудувала все впровадження виключно на токені, під час аварії вона може залишитися без можливості правильно позначити фактуру. Сертифікат виставника — це не «опція на потім», а умова роботи офлайн-режимів.
Міні-приклад: гуртівня та перерізаний оптоволоконний кабель
Уявіть будівельну гуртівню. О 10:00 дорожня бригада перерізає оптоволокно, і фірма втрачає інтернет. Без офлайн-режиму продажі стоять — кожна видача товару потребує структурованої фактури.
Завдяки offline24 система генерує фактури з QR-кодами, водії виїжджають із товаром, а коли о 16:00 інтернет повертається, документи потрапляють до KSeF. Умова: усі фактури того дня мають бути надіслані не пізніше наступного робочого дня. Продажі не зупинилися ні на мить — за умови, що фірма мала готовий сертифікат і інструмент, який стежить за терміном.
Де справжній ризик штрафу
Тут треба говорити чесно. 2026 рік — перехідний період: до 31 грудня 2026 адміністративні штрафи за помилки в KSeF не загрожують. Але «немає штрафів у 2026» — оманливе спрощення, бо паралельно діють інші ризики.
Із 1 січня 2027 за недотримання терміну надсилання фактури offline24 загрожує санкція за ст. 106ni: до 100% суми VAT, вказаної на фактурі (а для фактури без VAT — до 18,7% загальної суми до сплати). Дата виставлення не змінюється, але затримка стає караною. Підставу й розмір санкції описує закон про впровадження обов'язкового KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1203).
Додатково пам'ятайте про коригування: коригувальну фактуру до документа, виставленого офлайн, можна виставити лише після надсилання первинної фактури до KSeF і присвоєння їй номера KSeF. Не можна скоригувати документ, якого система ще «не бачить».
Чек-лист на випадок аварії KSeF
Визначте причину — це ваш інтернет (offline24), оголошені техроботи (offline) чи аварія в BIP (аварійний)? Від цього залежить термін.
Виставляйте далі у FA(3) з двома QR-кодами — продажі не мусять зупинятися.
Майте сертифікат виставника отриманим і дійсним ще до того, як станеться аварія.
Стежте за терміном: наступний робочий день (offline24/offline) або 7 робочих днів від завершення аварії (аварійний).
Надішліть відкладені фактури одразу після повернення системи.
Коригування лише після присвоєння номера KSeF первинній фактурі.
Фіксуйте дати початку й завершення аварії — знадобляться для підрахунку терміну.
Підсумок
Аварія KSeF не мусить означати параліч фірми. Ключ — це три речі: готовий сертифікат виставника, правильна структура FA(3) з QR-кодами і дисципліна в дотриманні терміну надсилання. Решта — це спокій.
У Biurko ми зробили ставку на автентифікацію сертифікатом від самого початку — саме для того, щоб офлайн-режими працювали без сценарію «аварія, а ми неготові». Система сама ставить офлайн-фактури в чергу, досилає їх після повернення KSeF і стежить за терміном, позначаючи документи, які потребують ручного втручання. Протестуйте це спокійно — 14 днів безкоштовно на biurko.io.
FAQ
Чи в режимі offline24 я маю 24 години на надсилання фактури? Ні. Ви маєте час до кінця наступного робочого дня після дня виставлення фактури. На вихідних чи святах це може бути більше, ніж доба за годинником — рахуються робочі дні, а не години.
Чим відрізняється режим offline24 від аварійного? Offline24 ви застосовуєте з власної ініціативи або за відсутності інтернету й надсилаєте фактуру наступного робочого дня. Аварійний режим діє після оголошення аварії в бюлетені BIP і дає 7 робочих днів від завершення аварії.
Чи потрібен мені сертифікат для офлайн-фактури? Так. Сертифікат виставника (тип 2) потрібен для генерації другого QR-коду («CERTYFIKAT»), який підтверджує вашу особу. Без нього правильно виставити офлайн-фактуру неможливо.
Що, як я запізнюся з надсиланням фактури offline24? Дата виставлення не змінюється. У 2026 діє перехідний період, але з 1 січня 2027 за несвоєчасне надсилання загрожує штраф до 100% суми VAT із фактури (ст. 106ni закону про VAT).
Чи можу я виставити коригування до фактури, виставленої офлайн? Так, але спершу треба надіслати первинну фактуру до KSeF і дочекатися присвоєння їй номера KSeF. Лише тоді ви виставите коригування, вказавши в ньому номер KSeF скоригованої фактури.