Уявіть: п'ятниця, 16:00, ви виставляєте фактуру, а KSeF не відповідає. Діяти можна двома способами — і те, який ви оберете, вирішує, чи маєте ви один день, чи цілий тиждень на надсилання документа. Помилка тут — це реальний ризик санкцій.
KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система е-фактур Польщі) стає обов'язковим з 1 лютого 2026 р. для найбільших платників і з 1 квітня 2026 р. для решти. Перехідний період без штрафів завершується 31 грудня 2026 р., а з 1 січня 2027 р. запізнення з надсиланням фактури може коштувати до 100% ПДВ із документа. Тож різниця між offline24 і tryb awaryjny — це не теорія, а конкретний відлік часу.
Два режими, два зовсім різні тригери
Найпоширеніше непорозуміння: підприємці думають, що «аварія KSeF» і «offline» — те саме. Це не так.
Режим offline24 (ст. 106nda закону про ПДВ) — це ваше добровільне рішення. Ви вмикаєте його, коли:
у вас немає доступу до інтернету,
KSeF працює, але обробка фактур помітно затягується,
з будь-якої іншої причини ви волієте виставити фактуру поза системою.
Закон не встановлює тут жодних обмежень щодо кола осіб — offline24 може використати будь-який платник, у будь-який момент. Перемикач натискаєте саме ви.
Tryb awaryjny (ст. 106nf) працює інакше — ви не вирішуєте про нього самостійно. Він набуває чинності лише тоді, коли Міністерство фінансів офіційно оголосить аварію KSeF у BIP та в інтерфейсному ПЗ. Без цього повідомлення tryb awaryjny формально не діє — навіть якщо у вас система справді не відповідає.
Це розрізнення критичне: якщо KSeF не працює, а Міністерство фінансів ще не оголосило аварію, ви перебуваєте в offline24 — з коротшим терміном.
Найважливіша різниця: термін надсилання фактури
Ось у чому суть. Обидва режими дозволяють виставити фактуру «на вже» і надіслати її пізніше — але «пізніше» у кожному випадку означає різне.
Ознака Режим offline24 Tryb awaryjny Хто вмикає Платник (добровільно) Міністерство фінансів (повідомлення в BIP) Коли Немає інтернету, повільний KSeF, вибір виставника Оголошена аварія KSeF Термін надсилання Щонайпізніше наступного робочого дня після дати виставлення 7 робочих днів від дня завершення аварії Підстава ст. 106nda ст. 106nf Сертифікат типу 2 Обов'язковий Обов'язковий QR-коди (OFFLINE + CERTYFIKAT) Так Так
Практичний приклад. Ви виставляєте фактуру в offline24 з датою 12 лютого 2026 р. Надіслати її до KSeF потрібно щонайпізніше 13 лютого (наступний робочий день). Дата виставлення — та, що в полі P_1, — залишається 12 лютого, незалежно від того, коли фактура потрапить до системи.
А тепер tryb awaryjny: Міністерство фінансів оголошує аварію, яка завершується в середу. Ви відраховуєте 7 робочих днів від четверга — це комфортний запас, адже такі простої можуть тривати довше й зачіпати багато фірм одночасно.
Ще один нюанс, який варто знати: якщо протягом 7-денного терміну Міністерство фінансів оголосить чергову аварію, термін продовжується — нові 7 днів рахуєте від завершення останньої перерви.
Що спільного в обох режимів
Попри відмінності, механіка виставлення схожа:
Сертифікат KSeF типу 2 (сертифікат offline) — без нього ви не згенеруєте код, що підтверджує особу виставника. Сертифікат ви завантажуєте в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (застосунок платника податків) або через API; він дійсний 2 роки, і його треба вчасно оновлювати.
Два QR-коди на фактурі — перший (OFFLINE) дає доступ до фактури й перевірку даних, другий (CERTYFIKAT) підтверджує особу виставника.
Дата виставлення з поля P_1 — це дата, яку ви самі вписуєте на фактурі, а не момент надсилання до KSeF.
Коригування — коригувальну фактуру можна виставити в кожному з цих режимів, але спершу треба надіслати первинну фактуру й отримати її номер KSeF.
Коли який режим вас рятує
Три типові життєві сценарії:
Сценарій 1: у офісі зникає інтернет. KSeF працює, але у вас немає до нього доступу. Це класичний offline24. Ви виставляєте фактуру, передаєте покупцеві з QR-кодами, а щойно відновиться зв'язок — надсилаєте до KSeF, щонайпізніше наступного робочого дня.
Сценарій 2: KSeF «підвисає», і фактури стоять у черзі. Система відповідає, але обробка триває непропорційно довго. Замість чекати, ви перемикаєтеся на offline24, щоб не блокувати надсилання документів клієнтам. Знову ж таки: термін — наступний робочий день.
Сценарій 3: Міністерство фінансів оголошує аварію KSeF. На сторінці BIP з'являється повідомлення про аварію. Лише тепер вмикається tryb awaryjny — із 7-денним терміном, який рахують від завершення аварії. Це найбезпечніший із режимів щодо часу, але «за власним вибором» ви його не ввімкнете.
Коротко про дві інші процедури, щоб картина була повною: існує ще режим offline-niedostępność (ст. 106nh — планові сервісні роботи, оголошені Міністерством, термін як в offline24) та awaria całkowita (тотальна аварія), оголошувана в засобах масової інформації, коли фактури виставляють поза системою (папір/PDF, без QR-кодів) і не досилають їх до KSeF.
За чим стежити, щоб не потрапити під санкції
З 1 січня 2027 р. запізнення з надсиланням offline-фактури до KSeF може призвести до штрафу за ст. 106ni закону про ПДВ: до 100% суми ПДВ із фактури (а при фактурі без ПДВ — до 18,7% загальної суми до сплати). У 2026 р. діє перехідний період без адміністративних штрафів, але це не привід нехтувати термінами — добрі звички варто виробити від самого початку.
Найпоширеніша помилка? Сприйняти offline24 як tryb awaryjny і «відкласти» надсилання на кілька днів. В offline24 ви маєте один робочий день, а не сім.
Чекліст: опануйте обидва режими, перш ніж вони знадобляться
Завантажте сертифікат KSeF типу 2 заздалегідь — без нього жоден offline-режим не спрацює.
Налаштуйте нагадування про закінчення терміну дії сертифіката (дійсний 2 роки).
Знайте, де перевірити статус KSeF і повідомлення Міністерства фінансів у BIP.
В offline24 надсилайте фактуру наступного робочого дня — не зволікайте.
У tryb awaryjny рахуйте 7 робочих днів від завершення аварії, оголошеної Міністерством.
Завжди передавайте покупцеві фактуру з двома QR-кодами (OFFLINE + CERTYFIKAT).
Спершу надішліть первинну фактуру, і лише потім виставляйте коригування.
Підсумок
Різниця проста: offline24 ви вмикаєте самі й маєте один робочий день; tryb awaryjny оголошує Міністерство фінансів і дає вам сім робочих днів. Сплутати їх — це ризик перевищити термін, а з 2027 р. ще й отримати реальний штраф.
У Biurko вам не доведеться стежити за цим вручну. Система сама виявляє недоступність KSeF, ставить фактури в чергу в offline-режимі, генерує потрібні QR-коди з вашого сертифіката й автоматично досилає документи, коли система повертається, — і водночас контролює терміни, щоб жодна фактура не загубилася. Спробуйте Biurko безкоштовно протягом 14 днів і побачте, як виглядає фактурування, що саме дбає про терміни.
Поширені запитання (FAQ)
Чим режим offline24 відрізняється від tryb awaryjny у KSeF? offline24 вмикає сам платник (напр., коли немає інтернету), і фактуру треба надіслати щонайпізніше наступного робочого дня. Tryb awaryjny вмикається лише після офіційного оголошення аварії KSeF Міністерством фінансів і дає 7 робочих днів від завершення аварії.
Скільки часу я маю на надсилання фактури, виставленої в offline24? Один робочий день — фактуру треба надіслати до KSeF щонайпізніше наступного робочого дня після дати її виставлення. Дата виставлення (поле P_1) не змінюється незалежно від моменту надсилання.
Чи можу я сам увімкнути tryb awaryjny, коли KSeF у мене не працює? Ні. Tryb awaryjny діє виключно після оголошення аварії Міністерством фінансів у BIP та в інтерфейсному ПЗ. Якщо аварію не оголошено, ви користуєтеся offline24 — із коротшим, одноденним терміном.
Чи потрібен мені сертифікат KSeF в обох режимах? Так. І offline24, і tryb awaryjny вимагають сертифіката KSeF типу 2 (сертифіката offline) для генерації QR-коду, що підтверджує особу виставника. Сертифікат дійсний 2 роки.
Що загрожує за запізнення з надсиланням offline-фактури? З 1 січня 2027 р. — штраф за ст. 106ni закону про ПДВ: до 100% суми ПДВ із фактури (або до 18,7% загальної суми до сплати при фактурі без ПДВ). У 2026 р. триває перехідний період без адміністративних штрафів.