KSeF мав працювати цілодобово, без перерв. Насправді ж будь-яка ІТ-система інколи буває недоступною — а ваш інтернет має звичку зникати саме тоді, коли клієнт чекає на фактуру. Законодавець це передбачив: у таких ситуаціях ви виставляєте документ в одному з особливих режимів, а на роздруку з'являються два QR-коди з позначкою «OFFLINE».
Проблема в тому, що мало хто знає, що ці коди насправді роблять і чому їх аж два. А це не косметична деталь — від 1 січня 2027 р. запізніле надсилання фактури до KSeF може коштувати до 100% ПДВ.
У цій статті пояснюємо, для чого кожен QR-код, звідки береться офлайн-код, чим різняться режими offline24, offline та аварійний і в який термін потрібно надіслати документ до системи.
Чому на офлайн-фактурі аж два QR-коди
Коли фактура створюється поза KSeF, система не може в реальному часі підтвердити двох речей: що такий документ існує і що виставили його саме ви. Тому норми вимагають двох незалежних QR-кодів, кожен із яких відповідає за своє.
Це не подвійний захист «про всяк випадок». Кожен код виконує окрему функцію, і без будь-якого з них офлайн-фактура є неповною.
Код I — ідентифікаційний QR («OFFLINE»)
Перший код — ідентифікаційний. Його автоматично генерує ваша програма для фактурування, і він містить базові дані документа: номер фактури, NIP (польський податковий номер, аналог ІПН) продавця, суми й дати. У код також вплетено адресу для перевірки.
Завдяки цьому покупець може відсканувати код телефоном і перевірити фактуру ще до того, як вона потрапить до KSeF. Код має помітну позначку «OFFLINE» — це сигнал, що документ виставлено в особливому режимі й він чекає на надсилання до системи.
Цей код не вимагає від вас нічого, окрім коректно згенерованої структури FA(3) — обов'язкового зразка фактури від 1 лютого 2026 р.
Код II — QR із сертифіката KSeF типу 2
Другий код — автентифікаційний, і саме він створює найбільше клопоту. Він формується на основі сертифіката KSeF типу 2 (його ще називають офлайн-сертифікатом або сертифікатом виставника фактури). Його завдання — підтвердити, що фактуру виставив уповноважений суб'єкт, без з'єднання із системою, спираючись на довірений сертифікат.
Ось суть: без сертифіката типу 2 ви взагалі не виставите фактуру в офлайн-режимі. Немає сертифіката — немає другого QR-коду — немає легальної фактури під час аварії.
Сертифікат ви отримуєте в Модулі сертифікатів і повноважень (MCU) застосунку Podatnika KSeF 2.0. Його можна було отримати від 1 листопада 2025 р., а використовувати — від старту обов'язкового KSeF. Сертифікат дійсний 2 роки, тож варто заздалегідь записати в календар дату його завершення.
Три офлайн-режими й терміни надсилання до KSeF
«Офлайн-режим» — це насправді кілька окремих процедур. Вони різняться причиною і — що найважливіше — терміном, у який потрібно надіслати фактуру до KSeF.
Режим Коли застосовуєте Термін надсилання до KSeF offline24 Добровільно, будь-коли — напр. немає інтернету, KSeF працює повільно, ваше власне рішення Найпізніше наступного робочого дня після дня виставлення offline (недоступність) MF (Міністерство фінансів) оголошує планову технічну перерву в BIP (офіційний публічний бюлетень) Найпізніше наступного робочого дня після завершення перерви аварійний (awaria) MF оголошує аварію KSeF у BIP або через API Упродовж 7 робочих днів від завершення аварії повна аварія Надзвичайна ситуація (напр. стихійне лихо) Немає обов'язку надсилати; дозволено папір/PDF без FA(3) та QR
Дві речі варто запам'ятати. По-перше, датою виставлення фактури залишається дата, яку ви вписали в документі — навіть якщо надішлете його пізніше. По-друге, в аварійному режимі 7 днів рахуєте від завершення аварії, а якщо за цей час MF оголосить наступну аварію, лічильник стартує від завершення другої.
Приклад: ви виставляєте фактуру 8 липня 2026 р. у режимі offline24, бо в офісі зник інтернет. Дата виставлення — 8 липня. Фактуру потрібно надіслати до KSeF найпізніше 9 липня (наступний робочий день). Якщо цього не зробите, дата виставлення не зміниться — але від 2027 р. ви наразите себе на санкцію.
Актуальні правила для всіх особливих режимів знайдете на ksef.podatki.gov.pl.
До чого тут Biurko
У Biurko ми підійшли до офлайн-режимів так, щоб не залишати вас із ручною роботою в найгірший момент:
Сертифікат на першому місці. Ми зробили ставку на автентифікацію сертифікатом, а не токеном — це той самий сертифікат типу 2, який потрібен для другого QR-коду. Тож не доведеться в паніці оформлювати його вже в день аварії.
Офлайн-код і QR на PDF автоматично. Фактура, виставлена в особливому режимі, отримує референсний офлайн-код і QR-код із посиланням для перевірки прямо на роздрук — без ручного склеювання.
Автоповтор після аварії. Коли KSeF повертається до життя, поставлені в чергу офлайн-фактури надсилаються автоматично, без вашої участі.
Контроль терміну. Якщо фактура наближається до межі «наступний робочий день» чи «7 днів», система позначає її для перегляду й повідомляє відповідальну особу — перш ніж термін мине.
Практичний чекліст на випадок аварії KSeF
Отримайте сертифікат KSeF типу 2 у MCU до того, як він знадобиться — без нього ви не виставите офлайн-фактуру.
Запишіть у календар дату завершення сертифіката (дійсний 2 роки).
Переконайтеся, що ваша програма генерує обидва QR-коди і структуру FA(3).
Запам'ятайте терміни: offline24 і недоступність — наступний робочий день; аварія — 7 робочих днів від її завершення.
Стежте за повідомленнями MF у BIP — саме там оголошують недоступність та аварію.
Після відновлення KSeF перевірте, чи всі офлайн-фактури справді прийнято й чи мають вони номер KSeF.
Підсумок
Два QR-коди на офлайн-фактурі — це не оздоба, а два незалежні докази: що фактура існує і що виставив її уповноважений суб'єкт. Ключ до другого з них — сертифікат типу 2, без якого весь офлайн-режим перестає працювати. А оскільки фактуру все одно треба надіслати до KSeF у чіткий термін, варто мати інструмент, який зробить це за вас.
Biurko генерує офлайн-коди та QR-коди автоматично, повторює надсилання після аварії й контролює терміни замість вас. Спробуйте безкоштовно 14 днів на biurko.io — без картки, без зобов'язань.
FAQ
Навіщо на офлайн-фактурі два QR-коди? Перший код ідентифікує фактуру й дозволяє покупцеві перевірити її до надсилання в KSeF. Другий, згенерований із сертифіката KSeF типу 2, підтверджує особу виставника. Обидва обов'язкові, щоб фактура, виставлена в офлайн-режимі, була повною й відповідала нормам.
Чи потрібен мені сертифікат KSeF для офлайн-режиму? Так. Сертифікат KSeF типу 2 (офлайн-сертифікат) потрібен для генерування другого, автентифікаційного QR-коду в кожному особливому режимі: offline24, offline та аварійному. Без нього виставити фактуру поза системою неможливо. Отримати його можна в MCU застосунку Podatnika KSeF 2.0.
Скільки в мене часу на надсилання офлайн-фактури до KSeF? У режимі offline24 — найпізніше наступного робочого дня після дня виставлення. У режимі недоступності — наступного робочого дня після завершення перерви. В аварійному режимі — упродовж 7 робочих днів від завершення аварії, оголошеної MF.
Що станеться, якщо я не встигну надіслати фактуру вчасно? Дата виставлення фактури не зміниться, але від 1 січня 2027 р. порушення терміну може призвести до санкції за ст. 106ni Закону про ПДВ — до 100% суми ПДВ (фактура з ПДВ) або до 18,7% загальної суми до сплати (фактура без ПДВ).
Звідки я дізнаюся, що в KSeF аварія? Міністерство фінансів оголошує недоступність та аварію в Бюлетені публічної інформації (BIP) і через API. Саме це повідомлення визначає, який режим ви застосовуєте: недоступності (наступний робочий день) чи аварійний (7 робочих днів).