Офлайн-код і QR-коди на фактурі KSeF — навіщо вони й як працюють

KSeF мав працювати цілодобово, без перерв. Насправді ж будь-яка ІТ-система інколи буває недоступною — а ваш інтернет має звичку зникати саме тоді, коли клієнт чекає на фактуру. Законодавець це передбачив: у таких ситуаціях ви виставляєте документ в одному з особливих режимів, а на документі з'являються QR-коди: перший із позначкою «OFFLINE», другий із позначкою «CERTYFIKAT».

Проблема в тому, що мало хто знає, що ці коди насправді роблять і чому їх аж два. А це не косметична деталь — запізніле надсилання фактури до KSeF може коштувати до 100% ПДВ. За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF.

У цій статті пояснюємо, для чого кожен QR-код, що містить кожен із них, чим різняться режими offline24, offline, аварійний та повна аварія і в який термін потрібно надіслати документ до системи.

Чому на офлайн-фактурі аж два QR-коди

Коли фактура створюється поза KSeF, система не може в реальному часі підтвердити двох речей: що такий документ існує і що виставили його саме ви. Тому норми вимагають двох незалежних QR-кодів, кожен із яких відповідає за своє.

Це не подвійний захист «про всяк випадок». Кожен код виконує окрему функцію, і без будь-якого з них офлайн-фактура є неповною.

Код I — ідентифікаційний QR (на кожній фактурі)

Перший код — ідентифікаційний. Його автоматично генерує ваша програма для фактурування. Код містить посилання для перевірки в KSeF із NIP (польський податковий номер, аналог ІПН) продавця, датою виставлення та хешем SHA-256 файлу фактури; номера фактури й сум у ньому немає. Під кодом стоїть або номер KSeF, або слово «OFFLINE».

Покупець може відсканувати код телефоном і перевірити фактуру в KSeF, але лише після її надсилання до системи. Код I є на кожній фактурі, і на виставленій онлайн (тоді підписом є номер KSeF); в офлайн-режимі під ним стоїть слово «OFFLINE» — це сигнал, що документ виставлено в особливому режимі й він чекає на надсилання до системи.

Цей код не вимагає від вас нічого, окрім коректно згенерованої структури FA(3) — обов'язкового зразка фактури від 1 лютого 2026 р.

Код II — QR із сертифіката KSeF типу Offline

Другий код — автентифікаційний, і саме він створює найбільше клопоту. Він формується на основі сертифіката KSeF типу Offline, має підпис «CERTYFIKAT» і зʼявляється лише на офлайн-фактурах. Це окремий сертифікат від того, яким ви входите в KSeF (типу Uwierzytelniający), — одним сертифікатом обидві цілі не покрити. Його завдання — підтвердити, що фактуру виставив уповноважений суб'єкт, без з'єднання із системою, спираючись на довірений сертифікат.

Ось суть: без сертифіката типу Offline другий QR-код не створюється. Biurko все одно виставить офлайн-фактуру — з одним кодом (Код I) і попередженням, — але офлайн-фактура, яку передають покупцеві поза KSeF, має нести обидва коди, тож не передавайте такий документ покупцеві, доки він не потрапить до KSeF.

Сертифікат видає MF: замовити його можна в Модулі сертифікатів і повноважень (MCU) застосунку Podatnika KSeF 2.0 або в Biurko, на екрані сертифікатів KSeF (Biurko замовляє в MF і сертифікат Uwierzytelniający, і Offline). Сертифікат дійсний близько 2 років, тож варто заздалегідь записати в календар дату його завершення.

Чотири особливі режими й терміни надсилання до KSeF

«Офлайн-режим» — це насправді кілька окремих процедур. Вони різняться причиною і — що найважливіше — терміном, у який потрібно надіслати фактуру до KSeF.

Дві речі варто запам'ятати. По-перше, датою виставлення фактури залишається дата, яку ви вписали в документі — навіть якщо надішлете його пізніше. По-друге, в аварійному режимі 7 днів рахуєте від завершення аварії, а якщо за цей час MF оголосить наступну аварію, лічильник стартує від завершення другої.

Приклад: ви виставляєте фактуру 8 липня 2026 р. у режимі offline24, бо в офісі зник інтернет. Дата виставлення — 8 липня. Фактуру потрібно надіслати до KSeF найпізніше 9 липня (наступний робочий день). Якщо цього не зробите, дата виставлення не зміниться — але ви наражаєте себе на штраф за ст. 106ni (за чинним законом з 2027 р.).

Актуальні правила для всіх особливих режимів знайдете на ksef.podatki.gov.pl.

До чого тут Biurko

У Biurko ми підійшли до офлайн-режимів так, щоб не залишати вас із ручною роботою в найгірший момент:

• Сертифікати замовляєте в Biurko. Biurko не працює з токенами KSeF: ви підключаєтеся через Profil Zaufany, власним сертифікатом KSeF або сертифікатом, який Biurko замовляє для вас у MF; можна замовити і сертифікат Uwierzytelniający, і Offline — саме він дає другий QR-код. Тож не доведеться в паніці оформлювати його вже в день аварії.

• Код I і Код II на PDF автоматично. Фактура, виставлена в особливому режимі, отримує на PDF Код I з посиланням для перевірки, а якщо фірма має сертифікат Offline — ще й Код II, разом зі строком надсилання. Без сертифіката Offline Biurko виставить фактуру з одним кодом і попередженням (це попередження, а не відмова).

• Автоповтор після аварії. Коли KSeF повертається до життя, поставлені в чергу офлайн-фактури надсилаються автоматично кожні 5 хвилин, без вашої участі.

• Позначення після терміну. Якщо межа «наступний робочий день» чи «7 днів» минула, а фактура не потрапила до KSeF, Biurko позначає її статусом «Потребує перевірки» й повідомляє відповідальну особу. До спливу терміну воно не попереджає, а прострочену фактуру саме не надішле. Режими, оголошені MF, Biurko читає зі стрічки «Latarnia» кожні 5 хвилин, а після трьох помилок шлюзу протягом 60 секунд саме перемикає надсилання в offline24.

Практичний чекліст на випадок аварії KSeF

• Замовте сертифікат KSeF типу Offline (у Biurko або в MCU) до того, як він знадобиться — без нього офлайн-фактура матиме лише один QR-код.

• Запишіть у календар дату завершення сертифіката (дійсний близько 2 років).

• Переконайтеся, що ваша програма генерує обидва QR-коди і структуру FA(3).

• Запам'ятайте терміни: offline24 і недоступність — наступний робочий день; аварія — 7 робочих днів від її завершення.

• Стежте за повідомленнями MF у BIP — саме там оголошують недоступність та аварію.

• Після відновлення KSeF перевірте, чи всі офлайн-фактури справді прийнято й чи мають вони номер KSeF.

Підсумок

Два QR-коди на офлайн-фактурі — це не оздоба, а два незалежні докази: що фактура існує і що виставив її уповноважений суб'єкт. Ключ до другого з них — сертифікат типу Offline, без якого офлайн-фактура не отримає другого коду. А оскільки фактуру все одно треба надіслати до KSeF у чіткий термін, варто мати інструмент, який зробить це за вас.

Biurko генерує QR-коди автоматично, повторює надсилання після аварії й позначає фактури після терміну. Спробуйте на biurko.io — кожна нова фірма отримує 14 днів плану TEAM без картки, а потім переходить на безкоштовний план FREE.

FAQ

Навіщо на офлайн-фактурі два QR-коди? Перший код (Код I) веде до перевірки фактури в KSeF — після її надсилання до системи. Другий (Код II), підписаний сертифікатом KSeF типу Offline, підтверджує особу виставника. Офлайн-фактура, яку передають покупцеві поза KSeF, має нести обидва.

Чи потрібен мені сертифікат KSeF для офлайн-режиму? Для другого QR-коду (Код II) так: потрібен сертифікат KSeF типу Offline, окремий від сертифіката для входу. Без нього Biurko виставить офлайн-фактуру з одним кодом (Код I) і попередженням. Замовити сертифікат можна в Biurko або в MCU застосунку Podatnika KSeF 2.0.

Скільки в мене часу на надсилання офлайн-фактури до KSeF? У режимі offline24 — найпізніше наступного робочого дня після дня виставлення. У режимі недоступності — наступного робочого дня після завершення перерви. В аварійному режимі — упродовж 7 робочих днів від завершення аварії, оголошеної MF.

Що станеться, якщо я не встигну надіслати фактуру вчасно? Дата виставлення фактури не зміниться, але порушення терміну може призвести до штрафу за ст. 106ni Закону про ПДВ — до 100% суми ПДВ (фактура з ПДВ) або до 18,7% загальної суми до сплати (фактура без ПДВ). За чинним законом штрафи діють з 1 січня 2027 р.; 16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 р. — це законопроєкт, ще не ухвалений.

Звідки я дізнаюся, що в KSeF аварія? Міністерство фінансів оголошує недоступність та аварію в Бюлетені публічної інформації (BIP) і через API. Саме це повідомлення визначає, який режим ви застосовуєте: недоступності (наступний робочий день) чи аварійний (7 робочих днів).