Як додати додаток до фактури в KSeF?

Остання редакція: 13 листопада 2026

Додаток до фактури в KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) — це не PDF і не скан. Це додатковий фрагмент самого XML-файлу фактури, елемент Zalacznik у структурі FA(3), який відправляється разом із нею. Користуватися ним можна лише після того, як ви подасте повідомлення про намір до Szef KAS (керівника Національної податкової адміністрації) через e-Urząd Skarbowy (e-US, електронну податкову). Без цього шлюз KSeF відхилить фактуру.

Більшості JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський аналог ФОП) це не потрібно: закон допускає додаток лише для складних даних про кількість, одиниці виміру чи ціни (комунальні послуги, телеком, паливо). Якщо це про вас, подавайте повідомлення заздалегідь: Мінфін опрацьовує його до 3 робочих днів, а з 1 січня 2027 року закінчується перехідний період для бізнесів із продажами до 10 000 зл брутто на місяць. Штрафи за помилки в KSeF мають відкласти до 31 грудня 2027 року (Сейм закон ухвалив, далі Сенат), але сам обов'язок лишається.

Далі: коли це має сенс, як подати ZGL_ZAL і що за вас робить програма для фактур.

Що таке додаток до фактури в KSeF і чим він не є

За посібником Мінфіну до KSeF 2.0 додаток є невід'ємною частиною структурованої фактури. Тому окремий PDF, JPG чи таблицю Excel до KSeF не завантажити. Договори, пропозиції, акти приймання і прайс-листи, як і раніше, передаються поза KSeF, так, як ви домовитеся з контрагентом (наприклад, поштою).

Що кажуть норми та роз'яснення Мінфіну:

• Формат: дані в XML, в елементі Zalacznik. Працює лише у структурі FA(3), не у FA_RR (фактури VAT RR для фермерів).

• Кількість: один елемент Zalacznik на фактуру, але в ньому може бути кілька блоків даних.

• Підстава: ст. 106gba ч. 1 закону про VAT допускає додаток для операцій зі складними даними про кількість, одиниці виміру чи ціну одиниці нетто.

• Зміст: лише дані зі ст. 106e ч. 1 закону про VAT або тісно пов'язані з ними. Мінфін прямо виключає маркетингові матеріали, договори, акти приймання та прайс-листи.

Ілюстративний приклад: ваша JDG надає клієнтам послугу паливних карток і виставляє зведену фактуру за пальне для 25 автомобілів. У фактурі один рядок «пальне за жовтень», а в додатку розбивка по кожному авто: кількість, одиниця і ціна нетто. Саме для такого випадку додаток і створили. Фактура за IT-послуги з підписаним актом у PDF — не такий випадок.

«Дозвіл KAS» — це насправді повідомлення

Навколо цього кажуть «дозвіл на додаток», але формально це повідомлення про намір виставляти й надсилати до KSeF фактури з додатком. На сторінці про модуль у e-US Мінфін використовує слово «повідомлення», а у відповідях на запитання зазначає, що правильно подане повідомлення не може бути відхилене (це збірка відповідей Мінфіну, опублікована на podatki.biz). На практиці воно працює як дозвіл: доки ви не отримали листа про виконання, API KSeF таку фактуру не прийме.

Головні правила:

• Хто подає: у JDG ви самі, як фізична особа. У компанії — користувач облікового запису організації (UKO).

• Де: лише в e-Urząd Skarbowy. Не в Aplikacja Podatnika KSeF, не в програмі для фактур, не на папері.

• Що охоплює: виставлення фактур з додатком. Отримання таких фактур жодних формальностей не потребує.

У повідомленні ви заявляєте, що ваші операції відповідають умовам ст. 106gba. Цю оцінку робите ви. Я не бухгалтер, а засновник програмного продукту, тож індивідуальні випадки не оцінюю: якщо не впевнені, чи ваші фактури підпадають, запитайте польського податкового консультанта (doradca podatkowy).

Як подати ZGL_ZAL в e-Urząd Skarbowy

Інструкція Мінфіну коротка. Форма доступна з 1 січня 2026 року. Інтерфейс порталу польською, тому назви пунктів меню нижче подано польською з перекладом.

1. Увійдіть до e-Urząd Skarbowy (urzadskarbowy.gov.pl).

2. У боковому меню оберіть «Deklaracje» (Декларації), потім «Złóż e-Deklarację» (Подати е-декларацію).

3. У пошуку введіть «KSEF».

4. Оберіть форму ZGL_ZAL. Не надсилайте повідомлення як «pismo ogólne» (загальний лист): Мінфін вимагає саме цю форму.

5. Заповніть форму, надішліть і завантажте UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання).

6. Чекайте на листи на адресу, яку вказали у формі: спершу про статус, потім про виконання повідомлення.

За посібником Мінфіну у формі потрібно вказати NIP (податковий номер), назву, адресу e-mail, заяву про відповідність умовам, вид операцій, планову дату початку (лише інформаційну), очікувану середню кількість таких фактур на місяць і середній розмір фактури в кБ. Дозвіл не має строку дії.

Два моменти, які часто плутають. По-перше, UPO не є дозволом: воно лише підтверджує, що повідомлення надійшло. По-друге, повідомлення опрацьовуються в порядку надходження, до 3 робочих днів, тож не плануйте першу фактуру з додатком на наступний день після відправки форми.

Відправка та технічні обмеження

Коли дозвіл є, лишаються технічні обмеження, про які варто знати до першої фактури:

• Лише пакетна сесія. Фактури з додатком надсилають тільки в пакетній сесії (sesja wsadowa). Виняток — технічна корекція XML-файлу в режимі offline.

• Ліміт 3 МБ. Стільки може важити XML-файл фактури з додатком. Більший шлюз відхилить.

• Одне UPO. Додаток не має окремого UPO, одне підтвердження охоплює весь файл.

• Помилки виправляють коригувальною фактурою. Корекція теж має містити додаток.

• Безкоштовні інструменти Мінфіну такі фактури не виставляють. Aplikacja Podatnika KSeF, мобільний застосунок і e-mikrofirma покажуть додаток і дозволять завантажити фактуру, але створити її не можуть. Потрібна програма, інтегрована з API KSeF.

У наших тестах на тестовому середовищі KSeF та сама фактура з додатком, надіслана інтерактивною сесією, отримала відповідь:

HTTP 415  Brak możliwości wysyłania faktury z załącznikiem

Той самий документ пройшов у пакетній сесії (замір від 10 вересня 2026 року). Це добра ілюстрація того, чому вибір режиму відправки має робити програма, а не ви.

Якщо ви перестанете користуватися додатками, дозвіл припиняється після подання ZGL_ZAP (ст. 106gba ч. 8). Але не подавайте його, якщо вам ще можуть знадобитися корекції до старих фактур із додатками: Мінфін у відповідях на запитання (п. 88) попереджає, що ви втратите цю можливість. Szef KAS також може відкликати дозвіл, якщо в додатку є недозволені дані або якщо ви переносите до нього дані з обов'язкових полів FA(3).

Що за вас має робити програма для фактур

Повідомлення за вас ніхто не подасть: Мінфін приймає його лише в e-US, від платника податків. Усе інше — робота програми:

• зібрати фактуру FA(3) із коректним елементом Zalacznik,

• перевірити, чи є дозвіл, до того як щось надсилати,

• обрати пакетну сесію,

• отримати UPO і зберегти номер KSeF.

У Biurko частину цього вже зроблено. Перед відправкою ми перевіряємо, чи є в компанії дозвіл на додатки, і говоримо про його відсутність прямо, а не чекаємо помилки від шлюзу. Фактуру з додатком автоматично спрямовуємо в пакетну сесію з однією фактурою, бо цього вимагає KSeF, і отримуємо UPO сесії. ZGL_ZAL за вас ми не подамо, але бачимо, коли його бракує. Інтерфейс Biurko доступний українською, польською та англійською.

Чекліст перед першою фактурою з додатком

1. Переконайтеся, що ваші операції мають складні дані про кількість, одиниці чи ціну нетто. Якщо ні, додаток вам не потрібен.

2. Подайте ZGL_ZAL в e-US щонайменше за тиждень до першої запланованої фактури.

3. Збережіть UPO, але дочекайтеся листа про виконання повідомлення.

4. Переконайтеся, що ваша програма інтегрована з API KSeF і надсилає фактури з додатком у пакетній сесії.

5. У додаток кладіть лише дані зі ст. 106e ч. 1 (або тісно пов'язані з ними). Договори й прайс-листи надсилайте поза KSeF.

6. Стежте за лімітом 3 МБ на XML-файл.

7. Не подавайте ZGL_ZAP, якщо вам ще можуть знадобитися корекції до фактур із додатком.

Підсумок

Додаток у KSeF — вузька й добровільна функція: XML-дані, доступні після повідомлення ZGL_ZAL і лише для складних даних про кількість і ціну. Якщо ваші фактури вкладаються в стандартні поля FA(3), нічого подавати не треба. Повідомлення ви подаєте самі в e-US, відповідь приходить до 3 робочих днів, а решту (XML, пакетну сесію, UPO) має робити програма. Якщо ви обираєте інструмент на 2027 рік, перевірте його саме за цим. Biurko можна безкоштовно протестувати 14 днів на biurko.io.

FAQ

Чи можна додати PDF до фактури в KSeF?

Ні. Додаток у KSeF є частиною XML-файлу фактури, а окремі файли, як-от PDF, JPG чи XLS, не приймаються. Договори, акти й прайс-листи передають поза KSeF, у спосіб, про який ви домовилися з контрагентом, наприклад поштою. У FA(3) можна додати лише структуровані дані в елементі Zalacznik.

Скільки триває отримання дозволу KAS на додаток у KSeF?

Мінфін опрацьовує повідомлення ZGL_ZAL у порядку надходження, максимум за 3 робочі дні. Ви отримаєте два листи: про статус і про виконання. Лише після другого можна надсилати фактури з додатком. UPO з e-US підтверджує тільки те, що повідомлення надійшло, а не те, що дозвіл надано.

Чи треба подавати повідомлення, щоб отримати фактуру з додатком?

Ні. Повідомлення стосується лише виставлення фактур із додатком. Отримання таких фактур у KSeF не потребує додаткових формальностей, бо додаток є частиною XML і надходить разом із фактурою. Безкоштовні інструменти Мінфіну дозволяють їх переглянути й завантажити, але не виставляти, а мобільний застосунок KSeF показує повідомлення, що фактура містить додаток.

Який ліміт розміру фактури з додатком у KSeF?

XML-файл фактури з додатком може мати до 3 МБ. Одна фактура має один елемент Zalacznik, проте він може містити кілька блоків даних. Фактури з додатком надсилаються лише пакетними сесіями, а одне UPO охоплює весь файл, без окремого підтвердження для додатка.

Чи можна подати ZGL_ZAL через програму для фактур або Aplikacja Podatnika KSeF?

Ні. Повідомлення подають лише в e-Urząd Skarbowy через обліковий запис платника: у JDG це робить фізична особа, у компанії — користувач облікового запису організації (UKO). Його не приймають ні на папері, ні в Aplikacja Podatnika KSeF, ні через бухгалтерську програму, інтегровану з KSeF.

Стаття має інформаційний характер і не є податковою консультацією. У вашій конкретній ситуації зверніться до польського податкового консультанта.