Biurko.io як альтернатива inFakt: коли це має сенс

З 1 квітня 2026 року обовʼязок виставляти фактури через KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська державна система е-фактур) охопив практично всіх платників VAT, крім найменших. Найбільші (продаж з VAT у 2024 році понад 200 млн zł) увійшли в систему з 1 лютого 2026 року, а найменші — з 1 січня 2027 року. До 31 грудня 2026 року поза KSeF можуть виставляти фактури платники, у яких місячна вартість брутто фактур B2B, охоплених обовʼязком KSeF, не перевищує 10 000 zł. За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF. Правова основа: Dz.U. 2025 poz. 1203, актуальний графік тут: ksef.podatki.gov.pl.

Наслідок простий. Тисячі фірм за кілька тижнів обрали першу-ліпшу програму, яка обіцяла KSeF. Тепер починається друга фаза: перевірка, чи цей вибір справді відповідає тому, як ви працюєте.

Цей текст пише засновник Biurko.io, тож маєте повне право підозрювати упередженість. Тому починаю з того, де inFakt просто кращий.

Де inFakt виграє і сперечатися нема про що

Це бухгалтерія, а не лише фактури. inFakt дозволяє залишитися на самостійному фактуруванні, перейти на самостійну бухгалтерію або віддати розрахунки виділеному бухгалтеру, не змінюючи системи. Biurko цього не робить. Не веде KPiR і річний PIT та не замінює бухгалтера, хоча рахує внески ZUS для JDG на ryczałt і будує файли JPK. Це передусім інструмент для фактур, KSeF і реєстрів VAT.

Ціна для однієї JDG. За цінником inFakt (станом на липень 2026) план inFakt KSeF коштує 0 zł і дозволяє надсилати та отримувати фактури з KSeF без ліміту, а план inFakt Faktury це 4,99 zł нетто на місяць при річній оплаті. Безкоштовний план Biurko (FREE) також не має ліміту фактур і відправлень у KSeF, а платні плани починаються від 29 zł нетто на місяць (SOLO) і додають, зокрема, файли JPK, ryczałt і доступ AI. Якщо ви одноосібна фірма з десятком фактур на місяць і вам потрібні лише фактури, вартість однакова: 0 zł.

Зрілість продукту. OCR витратних фактур, мобільні застосунки, банківські інтеграції, телефонна підтримка, роки на ринку. Biurko молодше, і я цього не приховую: воно справді читає витратні фактури з PDF і сканів за допомогою AI, але не має нативних застосунків (є PWA з push-сповіщеннями) та банківських інтеграцій.

Якщо вам потрібна бухгалтерія в одній системі або зрілість продукту, залишайтеся на inFakt.

Де закінчується модель "застосунок плюс бухгалтер"

Тертя починається тоді, коли ваша робота не вкладається у схему "одна фірма, один власник, один бухгалтер".

Реальні ситуації з розмов із користувачами:

• Ви ведете бухгалтерське бюро (biuro rachunkowe) і обслуговуєте 40 клієнтів. Кожен це окремий акаунт, окремий логін, окрема інтеграція з KSeF.

• У вас JDG, спілка z o.o. і ще одна діяльність. Три акаунти, три абонементи, три панелі.

• Клієнт телефонує з питанням, чому фактура не пройшла, а ви бачите на екрані голий код помилки KSeF без контексту.

• Ваша команда в Польщі говорить українською, а вся панель польською.

Жодна з цих проблем не є вадою inFakt. Це просто інший клас задачі, під який inFakt не проєктувався.

Що Biurko робить інакше

Кілька фірм в одній панелі

Biurko з першого дня будується навколо звʼязки "один користувач, багато фірм". Ви перемикаєтеся між субʼєктами без повторного входу, а ролі налаштовуються окремо для кожної фірми: бухгалтерка бачить лише документи, власник бачить усе, стажист може виставити фактуру, але не надіслати її.

TEAM за 99 zł нетто на місяць дає пʼятьох користувачів і дозволяє вести до пʼяти фірм, при цьому кожна фірма має власний план. SCALE за 199 zł нетто знімає обидва ліміти. Окремої панелі для бухгалтерських бюро немає: бухгалтер приєднується до фірми клієнта як безкоштовний гість — одне місце в кожній фірмі, в кожному плані, також безкоштовному — і перемикається між фірмами одним кліком.

Сертифікат KSeF, а не токен

Biurko підключається до KSeF через Profil Zaufany (типово) або сертифікат KSeF — власний чи замовлений через Biurko в Міністерстві фінансів; токени ми не підтримуємо. Це було свідоме архітектурне рішення, а не скорочення шляху.

Токен це довгий рядок символів, який працює як пароль: хто його має, той діє від вашого імені. Сертифікат привʼязаний до приватного ключа і підпису, він має термін дії, і про його завершення ви дізнаєтеся заздалегідь (Biurko показує попередження на екрані за 30 днів, а сповіщення надсилає за 7, 3 і 1 день та в день завершення).

За чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року. На консультаціях 9 червня 2026 року Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає — безпечніше перейти на сертифікат KSeF. Актуальні повідомлення — на ksef.podatki.gov.pl.

Помилки KSeF людською мовою

KSeF відхиляє фактуру і повертає код. Наприклад, 21115. У сирому API це означає лише "недійсний сертифікат". Ви не знаєте, проблема на вашому боці чи на боці шлюзу.

Biurko перекладає коди у речення, з якими можна щось зробити: NIP покупця не пройшов валідацію, перевірте, чи немає префікса PL; або сесія завершилася до надсилання, фактура у черзі на повтор. Звучить дрібницею, поки ви не відповідаєте клієнту о 17:00 у пʼятницю.

Offline24, аварійний режим і UPO

Коли KSeF не відповідає, фактуру можна виставити офлайн і дослати пізніше. Offline24 можна обрати завжди — досилаєте наступного робочого дня; за оголошеної недоступності — наступного робочого дня після її закінчення; в аварійному режимі — протягом 7 робочих днів від закінчення аварії з повідомлення Міністерства фінансів; за повної аварії досилати нічого не потрібно. Biurko друкує на PDF QR-код KOD I (код KOD II — лише якщо у фірми є сертифікат KSeF типу Offline, який Biurko вміє замовити), досилає фактури автоматично кожні 5 хвилин, а після спливу терміну ставить статус «Потребує перевірки» і надсилає сповіщення. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження прийняття фактури) завантажує і перевіряє підпис Міністерства фінансів автоматично.

Український інтерфейс

Уся панель працює українською, а не у форматі "перекладене меню, решта польською". Йдеться про близько 60 тисяч фірм, які ведуть у Польщі українці, і про бухгалтерські бюро, що їх обслуговують. Іншої польської системи KSeF з таким інтерфейсом я не знаю.

Ціни поруч

Ціни нетто. Цінник inFakt — станом на липень 2026 року, цінник Biurko — станом на 8 жовтня 2026 року. Цінники змінюються, перевіряйте актуальні в обох постачальників.

Як обрати: три сценарії

Одна JDG, десяток фактур, хочете платити якомога менше. В обох є план за 0 zł з KSeF без ліміту, тож оберіть той, що краще пасує до решти вашої роботи.

Одна JDG, але потрібен ще й бухгалтер у тій самій системі. inFakt. Biurko цього не пропонує.

Бухгалтерське бюро, кілька субʼєктів або україномовна команда. Biurko. Саме тут мультифірмова панель, ролі, сертифікати і зрозумілі помилки перестають бути приємним бонусом.

Чек-лист перед зміною програми

1. Порахуйте, скільки субʼєктів ви реально обслуговуєте. Один чи більше ніж один це зовсім різні рішення.

2. Перевірте, як ваша поточна система входить у KSeF: токеном чи сертифікатом.

3. Переконайтеся, що програма підтримує режим offline24 і аварійний, а не лише онлайн-відправлення.

4. Переконайтеся, що вона завантажує і перевіряє UPO, а не просто показує його.

5. Визначте, кому в команді потрібен доступ і до чого. Якщо більше ніж одній особі, вам потрібні ролі.

6. Експортуйте дані контрагентів перед міграцією. Завжди.

7. Протестуйте відправлення однієї фактури в тестовому або демонстраційному середовищі, перш ніж надсилати першу справжню. У Biurko для тренування є демо (demo.biurko.io, доступ на 7 днів), бо акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF.

Підсумок

inFakt і Biurko не конкурують за одного клієнта, хоча в обох на вітрині слово KSeF. inFakt це бухгалтерська екосистема для однієї фірми. Biurko це інструмент KSeF для того, хто веде кілька фірм одночасно і хоче контроль над автентифікацією, термінами та помилками.

Якщо друге про вас, створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і підключіть першу фірму. План FREE не вимагає картки. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

FAQ

Чи Biurko.io дешевше за inFakt? Ні, у базовому сценарії: для однієї JDG в обох є план за 0 zł з відправленням у KSeF без ліміту (inFakt KSeF і Biurko FREE), а в inFakt є ще й платний за 4,99 zł нетто. Платні плани Biurko — 29 zł (SOLO), 59 zł (PRO), 99 zł (TEAM) і 199 zł (SCALE) нетто на місяць, і план ви обираєте окремо для кожної фірми.

Чи веде Biurko бухгалтерію? Не повну бухгалтерію: KPiR і річного PIT немає. Biurko виставляє фактури, надсилає їх у KSeF, імпортує витратні фактури, обробляє UPO, веде реєстри VAT і будує файли JPK (завантаження з плану SOLO, надсилання до Міністерства фінансів з плану PRO). Решта розрахунків залишається на боці вашого бухгалтера або бюро.

Чи можна перенести дані з inFakt у Biurko? Імпорту з inFakt чи з файлів CSV або XML немає. Історію фактур можна підтягнути з KSeF (імпорт вручну або за розкладом, типово вимкнений), нумерацію продовжуєте, задавши стартовий номер, а контрагентів додаєте вручну або знаходите за NIP у GUS.

Чим відрізняється вхід сертифікатом від токена? Токен працює як пароль: хто його знає, той діє від вашого імені. Сертифікат базується на приватному ключі та підписі, має термін дії і його важче непомітно злити. За чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року (Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає); актуальний статус перевіряйте на ksef.podatki.gov.pl.

З якої дати діють штрафи за відсутність фактури в KSeF? За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF, який діє вже з 1 лютого і 1 квітня 2026 року, залежно від розміру фірми (найменші — з 1 січня 2027 року).