Як змінити програму для фактур без втрати даних?

Ви відкрили JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський аналог ФОП) кілька років тому, і бухгалтер або знайомий налаштував вам iFirma чи inFakt. Тепер вам потрібна інша програма, але зміна програми для фактур буксує на одному: у базі сотні контрагентів і фактури за три роки, а вся довідка польською.

Часу небагато. KSeF (Krajowy System e-Faktur, національна система електронних фактур Польщі) обов'язковий для більшості підприємців з 1 квітня 2026 року. Найменші фірми, з продажами до 10 000 зл брутто на місяць, мали відстрочку до кінця 2026 року.

Нижче: що можна вивантажити з iFirma, inFakt і wFirma, що поверне KSeF і в якому порядку діяти. Я розробляю програму для фактур, але не бухгалтер, тому дату переходу узгодьте зі своєю бухгалтеркою.

Зміна програми для фактур: що перенесеться, а що залишиться в старому акаунті

Дані з програми діляться на три групи, і кожна переноситься по-різному.

• Контрагенти. Найпростіше: файл CSV або API.

• Фактури. Найважче файлом, бо в програм немає спільного формату історії. Зате більшість фактур з 2026 року лежить у KSeF.

• Решта. Нумерація, вигляд PDF, логотип, шаблони й оплати, внесені після виставлення. Налаштовуєте заново.

Контрагенти: вивантаження з iFirma, inFakt і wFirma

Назви пунктів меню нижче польські, як на екрані, з поясненням.

iFirma

Контрагенти лежать у модулі CRM, на Pulpit CRM (панель CRM), з окремими функціями імпорту й експорту. Підводний камінь, за довідкою iFirma: експорт контрагентів працює лише в пакетах Księgowość internetowa (онлайн-бухгалтерія) та Biuro rachunkowe (бухгалтерська контора). Імпорт доступний у всіх пакетах, зокрема в безкоштовному.

Якщо iFirma для вас нова програма, пам'ятайте про ліміт: один імпорт це CSV-файл максимум на 500 контрагентів. Більшу базу розбийте на частини. Зразок файлу дає кнопка «Pobierz format pliku» (завантажити формат файлу).

inFakt

В inFakt є публічне API (REST і JSON), тож контрагентів можна забрати без ручного експорту. Цим користуються конкуренти. wFirma бере контрагентів з inFakt лише за API-ключем, а Fakturownia завантажує клієнтів, товари й фактури через Ustawienia > Import (Налаштування > Імпорт). API-ключ створюєте на боці inFakt.

Порада з довідки Fakturowni: спершу заповніть Dane firmy (дані фірми), інакше імпорт завершиться помилкою з назвою продавця.

wFirma

wFirma приймає контрагентів з файлу CSV: CRM » KONTRAHENCI » Importuj z pliku (CRM » Контрагенти » Імпорт з файлу). Порядок колонок показує вікно імпорту, а під час завантаження ви обираєте кодування символів і роздільник полів. Якщо замість польських літер з'являються «ієрогліфи», найчастіше винне кодування.

Експорт з wFirma в довідці описано для фактур продажу (VAT, без VAT, marża, коригувальні, авансові), у форматах для Insert, Streamsoft Ala та Comarch Optima. Шлях: Ustawienia » Inne » Import i eksport danych (Налаштування » Інше » Імпорт і експорт даних). Rachunki (рахунки без VAT) експорт не охоплює. Експорту самого списку контрагентів у довідці я не знайшов. Якщо його немає в CRM, попросіть файл у підтримки wFirma.

Фактури: починайте з KSeF, а не з експорту

У публічній довідці iFirma не описано експорту історії фактур у файл, який прочитає інша програма. inFakt описував у блозі експорт фактур доходу в CSV, але у версії для бухгалтера (підприємець додає бухгалтера до акаунта). Тож почніть з джерела, що не залежить від старої програми: з KSeF.

Отримання фактур через KSeF обов'язкове для всіх з 1 лютого 2026 року, а виставлення для більшості фірм з 1 квітня 2026 року (Мінфін Польщі). Отже, фактура з iFirma, inFakt чи wFirma, виставлена після цієї дати, лежить у KSeF незалежно від програми. KSeF зберігає структуровані фактури 10 років від кінця року виставлення (стаття 112aa закону про VAT, за відповідями Мінфіну, які цитує Infor).

Чого в KSeF не буде:

• фактур до запровадження обов'язку, якщо ви не надсилали їх добровільно,

• проформ і чернеток,

• оплат, внесених після виставлення (фактура в KSeF не змінюється),

• вигляду PDF: логотипа й макета.

Візьмімо типовий випадок (приклад, не історія клієнта): IT-спеціаліст на JDG, у iFirma з січня 2024 року, продажі понад 10 000 зл на місяць. Фактури з квітня 2026 року повертаються з KSeF одним завантаженням. Старіші, з 2024 року до березня 2026-го, залишаються в PDF. Для нових фактур вони не потрібні, але мають бути під рукою для податкової та бухгалтерки: фактури поза KSeF зберігають до спливу терміну давності податкового зобов'язання, тобто, як правило, 5 років від кінця року, в якому минув строк сплати податку.

Як це виглядає в Biurko

Описую лише те, що працює сьогодні.

Історію з KSeF Biurko завантажує після підключення фірми до KSeF. Ви вказуєте діапазон дат і напрямок (продаж, закупівля або обидва), і імпорт охоплює весь діапазон, без вибору окремих фактур. Якщо імпорт уже йде, він відновлюється, а не дублюється. Нового контрагента додаєте, ввівши NIP (податковий номер у Польщі), а дані підтягуються з реєстру GUS. Нумерацію задаєте стартовим номером серії, щоб перша фактура в Biurko йшла після останньої зі старої програми. Інтерфейс Biurko є українською, польською та англійською.

Чому кінець року, а не паніка

З 1 січня 2027 року обов'язок KSeF стосуватиметься й найменших фірм. Штрафи за законом мали стартувати того ж дня, але уряд 20 жовтня ухвалив проєкт, що переносить їх на 1 січня 2028 року, а Сейм ухвалив закон на початку листопада. Тепер його розглядає Сенат (станом на 10 листопада 2026 року). Сам обов'язок не відкладається. Змінюйте програму заради чистої нумерації та обліку VAT, а не тому, що 1 січня вам щось загрожує.

Чекліст: перехід у 7 кроків

1. Залиште старий акаунт активним, доки не закриєте останній місяць.

2. Оберіть дату переходу: початок розрахункового місяця. Узгодьте її з бухгалтеркою, щоб облік VAT за місяць вівся в одній програмі.

3. Вивантажте контрагентів (CSV або API inFakt) і відкрийте файл у таблиці. Перевірте NIP, дублікати та польські літери.

4. Спершу імпортуйте 10 пробних рядків, потім решту.

5. Завантажте історію з KSeF: закупівлі з 1 лютого 2026 року, продаж з 1 квітня 2026 року (раніше, якщо надсилали добровільно).

6. Встановіть стартовий номер серії так, щоб він ішов за останньою фактурою.

7. Збережіть PDF-архів фактур до KSeF і лише потім відмовляйтеся від старої програми.

Підсумок

Контрагентів перенесете файлом CSV або через API, а історію фактур найнадійніше повернути з KSeF, а не з експорту. Вигляд PDF, оплати після виставлення та фактури до KSeF не перенесуться, тому зробіть з них архів.

Хочете побачити, скільки історії повернеться без передруковування? Створіть акаунт у Biurko на biurko.io, підключіть фірму до KSeF і завантажте власні фактури. Перші 14 днів безкоштовні.

FAQ

Чи можна перенести фактури з iFirma в іншу програму?

В публічній довідці iFirma я не знайшов експорту історії фактур для іншої програми. Фактури, виставлені з 2026 року, є в KSeF, і звідти їх можна завантажити. Старіші збережіть як PDF-архів. Якщо сумніваєтеся, запитайте підтримку iFirma, бо можливості залежать від пакета.

Як перенести контрагентів з inFakt до wFirma?

Найпростіше через API. У wFirma відкрийте Ustawienia » Inne » Import i eksport danych, оберіть inFakt і вкажіть API-ключ, створений в inFakt. За бажанням увімкніть виправлення даних за реєстром GUS. Переносяться лише дані контрагентів, а історія фактур потребує іншого джерела, наприклад KSeF.

Чи достатньо фактур з KSeF, щоб перенести історію?

Для фактур, виставлених і отриманих через KSeF, так. Але вони не охоплять фактур до запровадження обов'язку (якщо їх не надсилали добровільно), проформ, чернеток і оплат після виставлення. Збережіть їх у PDF-архіві зі старої програми, перш ніж закривати акаунт.

Скількох контрагентів можна імпортувати в iFirma за раз?

За довідкою iFirma, один імпорт обробляє CSV-файл максимум на 500 контрагентів, тож більшу базу розділіть на кілька файлів. Імпорт працює в усіх пакетах, а експорт контрагентів лише в пакетах онлайн-бухгалтерії та бухгалтерської контори. Перед імпортом перевірте файл на дублікати NIP і кодування.

Коли найкраще змінювати програму для фактур у Польщі?

Зазвичай на початку розрахункового місяця, щоб облік VAT за місяць вівся в одній програмі. Дату узгодьте з бухгалтеркою й уникайте переходу посеред місяця. Штрафи за помилки в KSeF мають бути відкладені на 2028 рік, тож змінювати програму під тиском 1 січня не обов'язково.