Як правильно виставити коригування фактури в KSeF?

Ви надіслали фактуру в KSeF (Krajowy System e-Faktur — польську національну систему електронних рахунків-фактур), вона отримала номер, і тільки тоді помічаєте, що в NIP покупця (податковому номері) дві цифри переставлені. Раніше таке виправляла нота корегуюча. Тепер коригування фактури в KSeF — єдиний шлях: систему не можна змусити відредагувати, скасувати чи видалити прийняту фактуру (Посібник KSeF 2.0, ч. II).

Часу залишилось небагато. З 1 січня 2027 року в KSeF мають працювати й найменші підприємці, які до кінця 2026 року виставляють фактури до 10 000 zł brutto на місяць, зокрема власники JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — аналог ФОП) (jpk.info.pl). За чинним законом з цієї ж дати починаються штрафи. Уряд пропонує перенести їх на 1 січня 2028 року (друк Сейму № 3245); Сейм ухвалив законопроєкт 6 листопада 2026 року (Rzeczpospolita). Станом на 10 листопада 2026 року це ще не закон.

Нижче: які поля заповнити, як виправити чотири найчастіші помилки і в якому періоді показати коригування у VAT.

Що не можна зробити з фактурою в KSeF

Коли KSeF присвоїв фактурі номер, вона вже в юридичному обігу. Виправити її може лише продавець, виставивши faktura korygująca — коригувальну фактуру (Посібник KSeF 2.0, ч. II). Коригування нічого не скасовує: воно додає другий документ, пов'язаний із першим.

Покупець тут безсилий. Ноти корегуючої (nota korygująca) від 1 лютого 2026 року більше немає (довідка wFirma, питання й відповіді Мінфіну), тож навіть описку в адресі мусить виправляти продавець.

Є дві хороші новини. Фактура вважається отриманою покупцем у момент присвоєння номера KSeF (роз'яснення Мінфіну від 1 липня 2026 року). А кількість коригувань до однієї фактури не обмежена (Мінфін, питання 22).

З чого складається коригування фактури в KSeF

У структурі FA(3) (XML-формат польських е-фактур) коригування має один із трьох типів: KOR (звичайне), KOR_ZAL (до авансової фактури) або KOR_ROZ (до фактури-розрахунку) (Мінфін, модуль III). Головний блок — DaneFaKorygowanej: у ньому ви вказуєте первинну фактуру, тобто дату виставлення, свій номер і номер KSeF. Номер KSeF обов'язковий, якщо оригінал його отримав (роз'яснення Мінфіну). Попередні коригування вказувати не потрібно, завжди посилаєтеся на оригінал (Посібник KSeF 2.0, ч. II).

Набір полів залежить від того, де виставлено первинну фактуру:

• у KSeF: NrKSeF = 1 і NrKSeFFaKorygowanej з номером KSeF,

• поза KSeF (наприклад, до початку обов'язку): NrKSeFN = 1, без номера KSeF.

Скорочений фрагмент XML коригування до фактури з KSeF (без решти полів, яких вимагає схема):

<Fa>
  <P_1>2026-11-10</P_1>
  <P_2>KOR/11/2026/001</P_2>
  <RodzajFaktury>KOR</RodzajFaktury>
  <PrzyczynaKorekty>Błędna stawka VAT na pozycji 2</PrzyczynaKorekty>
  <TypKorekty>1</TypKorekty>
  <DaneFaKorygowanej>
    <DataWystFaKorygowanej>2026-11-03</DataWystFaKorygowanej>
    <NrFaKorygowanej>FV/11/2026/014</NrFaKorygowanej>
    <NrKSeF>1</NrKSeF>
    <NrKSeFFaKorygowanej>9999999999-20261103-6ED7929702D8-54</NrKSeFFaKorygowanej>
  </DaneFaKorygowanej>
  <!-- pozycje korekty: stan przed / stan po -->
</Fa>

Типова пастка: вписати в поле номера KSeF власний номер фактури, наприклад FV/11/2026/014. Це два різні номери (питання й відповіді Мінфіну). У роз'ясненні від 20 травня 2026 року директор KIS (Krajowa Informacja Skarbowa — Національна податкова інформація) підтвердив: якщо оригінал виставлено поза KSeF, це поле лишається порожнім, а власний номер фактури туди вписувати не можна (опис на jpk.info.pl).

Поле TypKorekty необов'язкове, але його варто заповнювати: 1 означає, що коригування діє на дату первинної фактури, 2 — на дату виставлення коригування, 3 — на іншу дату (Посібник KSeF 2.0, ч. II). Зміни можна показати рядками «стан до / стан після» або сторно: рядок оригіналу повторюється з мінусом.

Одне зведене коригування (наприклад, річна знижка) може охопити до 50 000 первинних фактур, але кожну треба перелічити з номером, датою й номером KSeF (Мінфін, питання 24). Пропустити DaneFaKorygowanej і перенести ці дані у вкладення — прямо хибна практика (Посібник KSeF 2.0, ч. III).

Чотири ситуації і як їх виправити

Я пишу як засновник сервісу для виставлення фактур, а не як податковий консультант. Облік кожного коригування у VAT підтверджуйте з бухгалтером.

Неправильна сума, ставка або позиція

Це звичайне коригування KOR. Якщо воно зменшує базу оподаткування (знижка, повернення, зниження ціни), це коригування in minus. Продавець, який виставив його як структуровану фактуру в KSeF, зменшує базу та VAT належний у періоді виставлення коригування, не маючи документів про погодження з покупцем (prawo.pl, ст. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT). Покупець зменшує VAT naliczony (податковий кредит) у періоді, в якому коригування отримало номер KSeF (jpk.info.pl). Для коригування in plus період залежить від причини помилки: заповніть TypKorekty і запитайте бухгалтера.

Помилковий NIP покупця

Тут звичайного коригування недостатньо: неправильні ідентифікаційні номери покупця виправити не можна (Посібник KSeF 2.0, ч. II). Якщо помилковий NIP належить іншій фірмі, фактура видима в її KSeF. За позицією Мінфіну ви виставляєте коригувальну фактуру «до нуля» з помилковим NIP, а потім нову фактуру з правильним (Мінфін, питання 23).

Приклад. Власник JDG, українець у Катовіце, 3 листопада 2026 року виставив фактуру FV/11/2026/014: 8 000 zł netto, 1 840 zł VAT (23%), 9 840 zł brutto. NIP клієнта він переписав із візитівки й помилився в одній цифрі. Виставляєте:

1. Коригування до нуля на помилковий NIP: мінус 8 000 zł netto, мінус 1 840 zł VAT, мінус 9 840 zł brutto.

2. Нову фактуру з правильним NIP на ті самі суми.

Який період? У роз'ясненні від 18 червня 2026 року (0112-KDIL1-3.4012.269.2026.1.KK) KIS дійшла висновку: оскільки причина помилки існувала в день виставлення фактури, коригування обліковують у періоді первинної фактури, а не в місяці виставлення коригування (podatki.biz). На практиці це може означати коректу JPK_V7 (щомісячного файлу VAT) за той місяць. Роз'яснення стосуються конкретних обставин, тому свій випадок перевірте з бухгалтером.

Неправильний номер, дата чи адреса

Якщо помилка в номері фактури, неправильний номер вказуєте в NrFaKorygowanej, а правильний у NrFaKorygowany (Посібник KSeF 2.0, ч. II). Зверніть увагу: відправлення фактур у KSeF не за порядком нумерації не є підставою для коригування (Посібник KSeF 2.0, ч. II). Щоб виправити назву чи адресу покупця (усе, крім NIP), у розділі покупця подаєте його повні дані з первинної фактури.

Фактура з режиму offline24, збою або поза KSeF

Якщо оригінал виставлено в режимі offline24 чи аварійному, спершу надішліть його в KSeF, щоб він отримав номер, і лише потім виставляйте коригування (Посібник KSeF 2.0, ч. III). Помилково надіслана фактура теж потребує коригування. Мінфін підтвердив це для компанії, яка 24 березня 2026 року помилково надіслала в KSeF 2568 фактур, виставлених до початку обов'язку (роз'яснення Мінфіну).

Чекліст перед відправкою коригування

1. Перевірте, чи має первинна фактура номер KSeF: якщо так, NrKSeF = 1 і номер; якщо ні, NrKSeFN = 1.

2. Скопіюйте номер KSeF зі списку фактур або з UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — офіційного підтвердження отримання). Власний номер фактури туди не вписуйте.

3. Визначте тип помилки: сума, ставка, NIP, номер чи дані. Для помилкового NIP виставте коригування до нуля й нову фактуру.

4. Заповніть TypKorekty (1, 2 або 3), щоб було зрозуміло, в якому періоді діє коригування.

5. Для фактур з offline24 чи збою дочекайтеся, поки оригінал отримає номер KSeF.

6. Після відправки збережіть номер KSeF коригування та його UPO.

7. Запитайте бухгалтера, чи потрібна коректа JPK_V7 за період первинної фактури.

Підсумок

Коригування в KSeF — це новий документ, пов'язаний з оригіналом номером KSeF, а не редагування. Слідкуйте за трьома речами: правильним номером KSeF первинної фактури, правильним типом коригування (звичайне чи до нуля) і періодом обліку.

У Biurko коригування створюється з виставленої фактури продажу. Ви обираєте тип коригування 1, 2 або 3, вписуєте причину, а при помилковому NIP готуєте коригування до нуля однією дією. Чернетку перевіряєте перед відправкою в KSeF. Інтерфейс Biurko доступний українською. Спробуйте Biurko 14 днів безкоштовно на biurko.io.

FAQ

Чи можна видалити або скасувати фактуру в KSeF?

Ні. Після прийняття фактури в KSeF і присвоєння номера її не можна скасувати, видалити чи відредагувати. Фактура входить в юридичний обіг, а єдиний спосіб виправити помилку — коригувальна фактура від продавця (Мінфін). Якщо фактури взагалі не мало бути, виставляєте коригування до нуля.

Чи можна виставити ноту корегуючу в KSeF?

Ні. Від 1 лютого 2026 року покупець не може виставити ноту корегуючу, бо цей інструмент більше не діє (довідка wFirma). Якщо у фактурі помилка, покупець просить продавця виставити коригувальну фактуру. Це стосується й дрібних описок, як-от помилка в адресі чи назві фірми.

Як виправити помилковий NIP покупця в KSeF?

Звичайного коригування недостатньо. За позицією Мінфіну ви виставляєте коригувальну фактуру до нуля з помилковим NIP, а потім нову фактуру з правильним NIP (Мінфін, питання 23). Період обліку обох документів підтвердьте з бухгалтером, бо роз'яснення KIS відсилають до періоду первинної фактури.

Скільки коригувань можна виставити до однієї фактури в KSeF?

Без обмежень. За відповіддю Мінфіну можна виставляти стільки коригувань, скільки потрібно, щоб документ зрештою був правильним (Мінфін, питання 22). Кожне коригування у DaneFaKorygowanej вказує на первинну фактуру, а не на попереднє коригування. Одне зведене коригування охоплює до 50 000 фактур, кожну з номером KSeF.

Як обліковувати коригування in minus, виставлене в KSeF?

Продавець зменшує базу оподаткування та VAT належний у періоді, в якому виставив коригування в KSeF, без підтвердження отримання від покупця (prawo.pl). Покупець зменшує VAT naliczony в періоді, в якому коригування отримало номер KSeF (jpk.info.pl). Для режимів offline чи збою уточніть деталі з бухгалтером.