Які витрати можна списати на лінійному податку та шкалі?

Ви купили ноутбук, оплатили курс, пообідали з клієнтом і внесли лізинговий платіж за авто. Які з цих витрат зменшать податок, а які податкова викреслить із книги? На лінійному податку (podatek liniowy, 19%) і на податковій шкалі (skala podatkowa, 12% та 32%) відповідь однакова, бо перелік витрат спільний. Відрізняється те, скільки податку лишається у вас із кожної списаної витрати.

Кінець року добре підходить для цього розрахунку. Непрямі витрати враховують у дату їх понесення (ст. 22 ust. 5c закону про PIT), тож те, що ви оплатите й задокументуєте до 31 грудня 2026 року, потрапить у цьогорічну книгу. Нижче правила, межі та конкретні цифри. Ми пишемо як розробники програм для рахунків, а не як бухгалтери, тому свою ситуацію підтвердьте з бухгалтером.

Що є koszt uzyskania przychodu: правило і винятки

Витратою для податку (koszt uzyskania przychodu) вважається видаток, понесений для отримання доходу або збереження чи забезпечення його джерела, якщо його немає в переліку винятків зі ст. 23 (ст. 22 ust. 1 закону про PIT). На практиці мають збігтися три речі: видаток пов'язаний із діяльністю, його фактично понесено й підтверджено документом, а норма його не виключає.

Ці самі правила діють і на шкалі, і на лінійному податку. На ryczałt (єдиний податок з доходу) витрати не віднімають зовсім, тому цієї статті він не стосується.

Скільки податку економить 1 000 zł витрат

Перелік спільний, але цінність витрати різна. Візьмемо видаток 1 000 zł, який зменшує ваш дохід:

• Лінійний податок (19%): на 190 zł менше податку на дохід.

• Шкала до 120 000 zł доходу (12%): на 120 zł менше.

• Шкала понад 120 000 zł доходу (32%): на 320 zł менше.

До цього додається медичний внесок (składka zdrowotna), який зростає з доходом: 4,9% на лінійному і 9% на шкалі, з мінімумом 432,54 zł на місяць у 2026 році (огляд польською). Кожна 1 000 zł витрат зменшує його приблизно на 49 zł на лінійному і 90 zł на шкалі, якщо ви не сидите на мінімумі.

Разом витрата варта близько 239 zł на лінійному, 210 zł на шкалі в першому порозі і 410 zł у другому. Це наочний розрахунок без урахування віднімання медичного внеску на лінійному. Висновок: той самий ноутбук коштує вам найменше, коли ви в другому порозі шкали.

Витрати, які зазвичай потрапляють у книгу

• Техніка й програми. Комп'ютер, телефон, монітор, ліцензії. Об'єкт із початковою вартістю до 10 000 zł можна одразу віднести на витрати в місяці введення в користування, дорожчий амортизують (ст. 22d закону про PIT, огляд польською).

• Послуги й підписки. Бухгалтер, хостинг, SaaS-інструменти, реклама, навчання, страхування цивільної відповідальності, банківські комісії.

• Офіс і зв'язок. Коворкінг, оренда, інтернет, телефон. При змішаному використанні лише частка, пов'язана з бізнесом, за розумним ключем розподілу.

• Авто. З 1 січня 2026 року ліміт вартості авто для витрат (лізинг, оренда, амортизація) становить 100 000 zł для бензинових і дизельних та більшості гібридів (CO2 від 50 г/км), 150 000 zł нижче 50 г/км і 225 000 zł для електромобілів. Експлуатація враховується в 75% при змішаному використанні і в 100% з журналом пробігу, а VAT віднімають у 50% або у 100% після подання форми VAT-26 (ст. 86a закону про VAT, повний приклад).

• Працівники й виконавці за договорами. Зарплати та внески роботодавця.

Що не можна віднести на витрати

• Представницькі витрати (reprezentacja). Їжа, напої та алкоголь для контрагентів виключені ст. 23 ust. 1 pkt 23 (закон про PIT). Реклама є витратою, а межа часто спірна, бо податкова тлумачить представництво широко (огляд польською).

• Особисті видатки без зв'язку з діяльністю.

• Штрафи, мандати й відсотки за податкові заборгованості.

• VAT, який ви віднімаєте. Він не є витратою. VAT, який відняти не можна, наприклад половина при легковому авто, зазвичай збільшує витрату.

• Готівкові платежі понад 15 000 zł між підприємцями. Ту частину, що сплачена поза платіжним рахунком, у витрати не віднесете (ст. 22p закону про PIT).

• Власні внески ZUS і медичний. Це не витрати. Соціальні внески віднімають від доходу, а медичний на лінійному можна відняти до ліміту 14 100 zł у 2026 році. На шкалі віднімання немає (огляд польською).

Приклад: 10 000 zł витрат і три шляхи

Програміст на JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, приблизний аналог ФОП) у грудні купує ноутбук за 6 000 zł netto, курс за 2 500 zł і коворкінг на рік за 1 500 zł. Разом 10 000 zł netto, усе з рахунками й переказом. Зменшення доходу на 10 000 zł дає:

• на 1 900 zł менше податку на лінійному,

• на 1 200 zł менше на шкалі в першому порозі,

• на 3 200 zł менше на шкалі в другому порозі.

До цього менший медичний внесок: близько 490 zł на лінійному і 900 zł на шкалі. Суми netto стосуються активних платників VAT, які віднімають вхідний VAT окремо. Якщо ви VAT не віднімаєте, витратою є сума brutto.

Документ і термін: коли витрата потрапляє в книгу

Основа це бухгалтерський документ, найчастіше рахунок. З 1 лютого 2026 року всі підприємці отримують рахунки через KSeF (Krajowy System e-Faktur, національну систему електронних рахунків), тож рахунок від постачальника чекає там із номером KSeF (графік Мінфіну Польщі). З 1 січня 2027 року виставляти рахунки в KSeF почнуть і найменші фірми з рахунками до 10 000 zł brutto на місяць. Непряму витрату записують у дату її понесення, а витрату, прямо пов'язану з доходом, у році, коли виник цей дохід.

Як Biurko допомагає з витратами і чого ще не робить

З боку витратних документів ми вже робимо те, що передує книзі:

• рахунки закупівлі з KSeF потрапляють у Biurko разом з номером KSeF,

• Biurko AI читає рахунки з PDF і фото від постачальників поза KSeF, а ви підтверджуєте кожен,

• ви призначаєте категорії витрат і додаєте до рахунку договір або підтвердження доставки,

• бухгалтер отримує експорт реєстру закупівель і безкоштовне місце гостя у вашій фірмі.

Чого немає: самої книги KPiR на шкалі та лінійному податку, а також річних PIT-36 і PIT-36L. Вони в планах, без дати. Книгу сьогодні веде ваш бухгалтер або інший інструмент, а ми стежимо, щоб витратний документ був повним і потрапив у правильний місяць.

Чекліст до кінця року

1. Зберіть рахунки закупівлі за 2026 рік і перевірте, що кожен має категорію витрат.

2. Оплатіть до 31 грудня видатки, які хочете записати цього року, і збережіть підтвердження оплати.

3. Покупки понад 15 000 zł між фірмами оплачуйте банківським переказом.

4. Перевірте, що техніку до 10 000 zł ви списуєте одразу, а дорожчу вносите в реєстр основних засобів.

5. Відокремте рекламу від представницьких витрат.

6. З'ясуйте, у якому порозі шкали ви перебуваєте, перш ніж робити велику покупку.

Підсумок

Перелік витрат однаковий на лінійному податку і на шкалі, але 1 000 zł видатків економить приблизно від 210 до 410 zł податку й внеску, залежно від форми та порогу. Добра витрата це підтвердження, зв'язок з діяльністю і правильний місяць.

Biurko збирає витратні документи з KSeF і з фото, категоризує їх і передає бухгалтеру готовий реєстр. Перевірте на власній фірмі на biurko.io: 14 днів усіх функцій без картки.

3. FAQ

Чи відрізняється перелік витрат на лінійному податку і на шкалі?

Ні. Витрата це видаток для отримання доходу або забезпечення його джерела, якщо ст. 23 закону про PIT його не виключає. Різниця лише в ставці, тобто в тому, скільки податку ви економите: 19% на лінійному, 12% або 32% на шкалі.

Чи можна одразу списати ноутбук за 8 000 zł?

Так, якщо його початкова вартість не перевищує 10 000 zł. Тоді амортизацію можна не нараховувати і віднести видаток на витрати в місяці введення в користування. Дорожчу техніку вносять у реєстр основних засобів і амортизують або застосовують одноразову амортизацію, якщо виконано її умови.

Чи є обід із клієнтом витратою фірми?

Зазвичай ні. Представницькі витрати, зокрема на їжу, напої й алкоголь для контрагентів, виключає ст. 23 ust. 1 pkt 23 закону про PIT. З рекламою інакше, але межа часто спірна, тож сумнівні видатки обговорюйте з бухгалтером.

Чи є медичний внесок витратою?

Ні. На лінійному податку сплачені медичні внески можна відняти від доходу до ліміту 14 100 zł у 2026 році. На податковій шкалі медичний внесок не віднімається. Соціальні внески ZUS теж не витрати, але зменшують дохід.

Яку частину лізингового платежу за авто можна врахувати у 2026 році?

Капітальну частину внеску до ліміту вартості авто: 100 000 zł для бензинових і дизельних та більшості гібридів, 150 000 zł для авто нижче 50 г/км CO2 і 225 000 zł для електромобілів. Для дорожчого авто витрату рахують пропорційно. Відсоткова частина цьому ліміту не підпадає.