Як правильно виставити фактуру для JDG у Польщі?

Як виставити фактуру JDG (польська форма підприємця-одноосібника, близька до ФОП), щоб клієнт не повернув її на виправлення? Знайома ситуація: ви надсилаєте фактуру, а через тиждень отримуєте повідомлення «немає дати продажу» або «неправильний NIP, виставте корекцію». Бракує обов'язкового реквізиту, і зазвичай це означає коригувальну фактуру, листування та затриману оплату.

Тема актуальна ще й тому, що з 1 квітня 2026 р. більшість польських фірм виставляє фактури через KSeF (національну систему електронних фактур Польщі), а 1 січня 2027 р. закінчується перехідний ліміт 10 000 zł на місяць, який дозволяв найменшим JDG виставляти фактури по-старому.

Нижче: повний перелік реквізитів, особливості для JDG, звільненого від VAT, що змінює KSeF, і короткий чекліст.

Пишу як засновник сервісу для виставлення фактур, а не як податковий радник. Усе нижче спирається на закон і повідомлення Міністерства фінансів (MF), з посиланнями. У спірних випадках запитайте бухгалтера або перевірте офіційне роз'яснення.

Коли JDG виставляє фактуру і до якого терміну

Продаж іншій компанії підтверджують фактурою. Фізичній особі (споживачу) фактуру виставляють на її вимогу. Правила випливають із закону про VAT.

Термін: фактуру виставляють не пізніше 15-го числа місяця, що йде за місяцем поставки товару або виконання послуги (ст. 106i закону про VAT). Можна й раніше, навіть за 30 днів до поставки чи виконання послуги.

Приклад: послугу виконано 20 жовтня 2026 р. Фактура має бути виставлена щонайпізніше 15 листопада 2026 р.

Обов'язкові реквізити за ст. 106e закону про VAT

Перелік є в ст. 106e ч. 1 закону про VAT. Для типової фактури JDG це виглядає так:

Що не є обов'язковим: написи «oryginał» і «kopia» та заголовок «faktura VAT». Фактура без них дійсна, а покупець не втрачає права на віднімання VAT.

У певних ситуаціях додаються позначки, зокрема «metoda kasowa» (касовий метод), «samofakturowanie» (самовиставлення), «mechanizm podzielonej płatności» (розділений платіж) і зворотне нарахування (ст. 106e ч. 1 п. 16–24). Строк оплати та номер рахунку закон не вимагає, але без них клієнт не знає, як платити, тож вказуйте їх завжди.

Фактура JDG, звільненого від VAT

Якщо ви користуєтеся звільненням від VAT, у фактурі немає ставки й суми податку. Натомість з'являється ще одна вимога: вказати правову підставу звільнення (ст. 106e ч. 1 п. 19), наприклад конкретну статтю закону про VAT.

Є виняток. Платник, звільнений від VAT через неперевищення ліміту продажів (ст. 113 ч. 1 і 9), не зобов'язаний вказувати правову підставу. З 2026 р. цей ліміт становить 240 000 zł.

Звільнення від VAT не звільняє від KSeF. Про це нижче.

Як виставити фактуру JDG у KSeF: що змінюється

Графік, без узагальнень (KSeF на podatki.gov.pl):

• 1 лютого 2026 – отримання фактур через KSeF обов'язкове для всіх платників.

• 1 квітня 2026 – виставлення в KSeF охоплює решту підприємців, зокрема JDG і фірми, звільнені від VAT.

• до 31 грудня 2026 – виняток для продажу з фактурами до 10 000 zł брутто на місяць. Фактура, що перевищує цей поріг, уже мусить іти через KSeF, і повернення до старих правил немає.

• 1 січня 2027 – ліміт зникає, KSeF обов'язковий для всіх.

Що це означає на практиці:

• Фактура – це XML-файл за структурою FA(3). Система перевіряє його, присвоює номер KSeF і створює UPO (офіційне підтвердження отримання).

• Номер KSeF не замінює ваш власний номер фактури. Це два різні номери: ваш іде в поле P_2, а номер KSeF присвоює система.

• Візуалізація фактури (наприклад, PDF для клієнта) містить QR-код і номер KSeF.

• Фактури для споживачів у KSeF добровільні.

Спрощений фрагмент файлу (не повна фактура):

<P_1>2026-10-15</P_1>   <!-- дата виставлення -->
<P_2>FV/10/2026/001</P_2> <!-- номер фактури, який присвоїли ви -->
<P_6>2026-10-14</P_6>   <!-- дата виконання послуги -->
<P_15>6150.00</P_15>    <!-- загальна сума до сплати -->

Числовий приклад: послуга за 5 000 zł нетто, VAT 23% – це 1 150 zł, разом 6 150 zł брутто. У 2026 р. така фактура вкладається в ліміт 10 000 zł, а в 2027 р. вона мусить іти через KSeF.

Що загрожує за фактуру поза KSeF

За чинною редакцією закону штрафи застосовують з 1 січня 2027 р. Верхня межа – 100% VAT, зазначеного у фактурі, а для фактури без VAT – до 18,7% загальної суми до сплати (ст. 106ni). Для фактури з прикладу вище: до 1 150 zł.

Проте є важлива зміна в процесі. 16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило про перенесення штрафів на рік, а 23 вересня 2026 р. з'явився проєкт закону UD477, який ставить їх початок на 1 січня 2028 р. Поки що це проєкт, а не закон. MF також підкреслює, що відстрочка штрафів не скасовує обов'язку користуватися KSeF (повідомлення MF).

Найчастіші помилки у фактурах JDG

• Неправильний або застарілий NIP чи адреса покупця.

• Пропущена дата продажу, коли вона відрізняється від дати виставлення.

• Прогалини в нумерації або дві фактури з однаковим номером.

• Відсутня підстава звільнення у фактурі JDG, звільненого від VAT (крім звільнення за ст. 113).

• Плутанина між номером KSeF і номером фактури.

• PDF, який відрізняється від XML, надісланого в KSeF.

Чекліст перед надсиланням фактури

1. Дані покупця збігаються з офіційним реєстром (NIP, назва, адреса).

2. Номер фактури послідовний і не повторюється.

3. Вказано дату виставлення, а також дату продажу, якщо вона інша.

4. Назва, кількість, ціна нетто, ставка VAT і сума брутто сходяться.

5. Якщо ви звільнені від VAT, вказано підставу звільнення (де це потрібно).

6. Додано строк оплати та номер рахунку.

7. Ви знаєте, чи має ця фактура йти через KSeF, і зберігаєте номер KSeF та UPO.

Підсумок

Правильна фактура JDG – це понад десяток конкретних реквізитів зі ст. 106e і, з 2027 р. без винятків, надсилання в KSeF. Найбільше помилок трапляється в даних покупця та нумерації, тобто там, де люди переписують і рахують вручну.

Тому в Biurko дані контрагента підтягуються за NIP із реєстру GUS, нумерація рахується автоматично, а фактура йде в KSeF під час виставлення, з номером KSeF і UPO. Фактури можна виставляти двомовно, а інтерфейс доступний польською, українською та англійською. Спробуйте Biurko 14 днів безкоштовно на biurko.io.

FAQ

Що має містити фактура, виставлена JDG у Польщі?

Дату виставлення, послідовний номер, дані та NIP продавця, дані покупця, назву товару чи послуги, одиницю й кількість, ціну нетто, ставку та суму VAT, а також загальну суму до сплати. Якщо дата продажу інша, її треба додати. Повний перелік – у ст. 106e закону про VAT.

Чи має JDG, звільнений від VAT, виставляти фактури в KSeF?

Так. З 1 квітня 2026 р. обов'язок охоплює й фірми, звільнені від VAT. Виняток – продаж із фактурами до 10 000 zł брутто на місяць, але лише до 31 грудня 2026 р. З 1 січня 2027 р. KSeF обов'язковий для всіх.

До якого терміну треба виставити фактуру за послугу?

Не пізніше 15-го числа місяця, що йде за місяцем виконання послуги. Для послуги від 20 жовтня 2026 р. фактура потрібна до 15 листопада 2026 р. Виставити її можна й раніше, навіть за 30 днів до виконання послуги.

Чи потрібен у фактурі напис «oryginał» або «faktura VAT»?

Ні. Написи «oryginał» і «kopia», а також заголовок «faktura VAT» не є обов'язковими, і їхня наявність чи відсутність не впливає на правильність фактури. Важлива наявність реквізитів зі ст. 106e закону про VAT.

Чи фактури для фізичних осіб теж треба виставляти в KSeF?

Ні. Фактури для споживачів у KSeF виставляються добровільно. Якщо ви вирішите надіслати таку фактуру в KSeF, потрібно забезпечити споживачеві доступ до неї, наприклад через візуалізацію з QR-кодом.