Що робити, якщо контрагента немає в білому списку ПДВ?

Вам прийшла фактура на 18 450 zł brutto (з ПДВ). Ви вводите NIP продавця на сайті Міністерства фінансів Польщі, а номера рахунку з фактури у переліку немає. Або немає самого продавця.

Якщо все одно відправити переказ, у день його замовлення виникають два наслідки: витрата перестає бути податковою (kosztem uzyskania przychodu), а ви можете відповідати разом із продавцем за його ПДВ по цій угоді. Наслідки наступають саме від дати переказу, не від дати фактури. Тому найдешевше виправлення робиться до оплати, але є вихід і після неї.

Автор статті засновник SaaS для фактурування й KSeF, а не бухгалтер чи податковий радник. Правові тези подані з посиланнями на джерела; у своїй ситуації уточніть у польського бухгалтера.

Що означає «немає в білому списку»: три різні ситуації

«Білий список» це офіційний Wykaz podatników VAT (реєстр платників ПДВ), який веде податкова адміністрація Польщі. У ньому є дані платників і банківські рахунки, які вони заявили. За однією фразою ховаються три різні проблеми.

Продавець у реєстрі, але рахунку з фактури там немає. Найпоширеніший випадок: змінився банк, у фактурі вказали приватний рахунок або номер підмінили. Саме він запускає санкції при сумі понад 15 000 zł.

Продавець не зареєстрований як платник ПДВ або його викреслили. Тоді питання не «на який рахунок платити», а «чи можна відняти ПДВ з такої фактури». Про це нижче.

Продавець звільнений від ПДВ і не реєструвався. За PITax білий список не охоплює суб'єктів, звільнених через ліміт обороту 200 000 zł, тому правило про рахунок до них не застосовується.

Правило: 15 000 zł і дві санкції

Обов'язок платити на рахунок із переліку діє, коли збігаються три умови: ви платите платнику ПДВ, вартість операції перевищує 15 000 zł brutto (або еквівалент у валюті), а оплата йде банківським переказом. Рахується вартість операції, а не одного переказу, тож поділ однієї фактури на кілька платежів нічого не змінює.

Якщо ви заплатили на рахунок поза переліком, наслідки такі:

• Втрата витрат. За ст. 22p закону про PIT (для компаній ст. 15d закону про CIT) ви не можете віднести до витрат ту частину суми, що сплачена на рахунок поза переліком.

• Солідарна відповідальність за ПДВ. За ст. 117ba Ordynacji podatkowej (Податкового кодексу) ви відповідаєте разом із продавцем за ПДВ по цій конкретній операції, якщо він його не розрахує. Це не поширюється на інші його податкові борги.

Приклад: купуєте послугу за 15 000 zł netto + 3 450 zł ПДВ = 18 450 zł brutto й платите на приватний рахунок продавця, якого немає в переліку. Без додаткових кроків ви не віднесете 15 000 zł до витрат і ризикуєте відповідальністю за 3 450 zł ПДВ.

Що зробити до оплати

Перевірте рахунок на день переказу. Важить стан реєстру в день, коли ви замовляєте переказ, а не в день виставлення фактури. Збережіть скріншот перевірки з датою.

Попросіть контрагента виправити. Підприємець може заявити фірмовий рахунок до реєстру. Приватні рахунки заявити не можна, тому для фактур понад 15 000 zł просіть фірмовий.

Заплатіть через split payment (поділений платіж). Оплата в механізмі split payment звільняє від солідарної відповідальності, а за bizky.ai і від втрати витрат. ПДВ піде на VAT-рахунок продавця, а не на поточний.

Вже заплатили на рахунок поза переліком? Подайте ZAW-NR за 7 днів

Захиститися можна й після платежу, подавши ZAW-NR, повідомлення про оплату на рахунок, якого немає в переліку.

1. Строк: 7 днів від дня замовлення переказу (ст. 117ba § 3 п. 2). Вихідні й свята входять у строк, а відновити його не можна.

2. Подавати треба у свою податкову (urząd skarbowy), не за місцем продавця: онлайн в e-Urząd Skarbowy або на папері. Так від 1 липня 2020 р.

3. Позначте правові підстави: поз. 7 (ПДВ, звільнення від солідарної відповідальності) і поз. 8 (PIT чи CIT, збереження витрат), якщо хочете закрити обидва податки. Форму затверджує розпорядження Мінфіну.

4. Вкажіть номер рахунку, на який заплатили, суму і дату замовлення переказу.

Не подавайте ZAW-NR «про всяк випадок» до кожного переказу: як зазначає podatki.biz, це не те, для чого створений механізм.

Чи можна відняти ПДВ з такої фактури

Відсутність у реєстрі сама по собі не названа в ст. 88 ust. 3a закону про ПДВ підставою для втрати права на віднімання. Там перелічені інші випадки, зокрема фактури від неіснуючого чи неуповноваженого суб'єкта та фактури, що не відображають реальну операцію.

На практиці податкова дивиться, чи ви виявили належну обачність, а перевірка контрагента в реєстрі входить до звичайних кроків. Судова практика щодо фактур від незареєстрованих або викреслених продавців неоднорідна, тому для значних сум порадьтеся з бухгалтером.

Де тут KSeF

KSeF це національна система електронних фактур Польщі, і закупівельні фактури тепер надходять через неї. Колись ви переписували реквізити з PDF, тепер цього кроку нема, а разом із ним зник і природний момент перевірки. Перехідний період без штрафів у KSeF триває до 31 грудня 2026 р., а штрафи діятимуть із 2027 р., тож процес отримання й оплати фактур краще впорядкувати вже зараз.

У Biurko статус ПДВ контрагента звіряється з реєстром і оновлюється, а закупівельні фактури з KSeF потрапляють в один список. Рішення про оплату й про ZAW-NR залишається за вами або вашим бухгалтером, але вручну перевіряти кожен NIP не доведеться. Інтерфейс Biurko доступний українською.

Чекліст перед оплатою фактури понад 15 000 zł

• Перевірте NIP і рахунок продавця у пошуковику реєстру у день замовлення переказу.

• Збережіть підтвердження перевірки з датою.

• Рахунку немає: попросіть фірмовий рахунок або його заяву до реєстру.

• Чекати нема коли: платіть через split payment.

• Вже заплатили не туди: подайте ZAW-NR за 7 днів.

• Платите частинами: рахуйте вартість усієї операції.

• Продавець незареєстрований чи викреслений: оцініть ризик віднімання ПДВ із бухгалтером.

Підсумок

Фактура від контрагента поза білим списком стає проблемою лише тоді, коли ви надсилаєте понад 15 000 zł на «неправильний» рахунок. Санкцій дві (витрати й солідарний ПДВ) і ліків теж два: split payment до переказу або ZAW-NR протягом семи днів після.

Якщо хочете мати закупівельні фактури з KSeF, статус ПДВ контрагентів і реєстри в одному місці, спробуйте Biurko 14 днів безкоштовно.

FAQ

Чи можна заплатити фактуру на рахунок поза білим списком у Польщі? Можна, але при сумі понад 15 000 zł brutto ви втрачаєте витрати й ризикуєте солідарною відповідальністю за ПДВ продавця. Уникнути цього можна оплатою через split payment або поданням ZAW-NR протягом 7 днів від замовлення переказу.

Скільки часу є на подання ZAW-NR? Сім днів від дня замовлення переказу, разом із вихідними й святами. Строк не відновлюється. Подавати потрібно до своєї податкової, найзручніше онлайн в e-Urząd Skarbowy.

Чи діє білий список для фактур до 15 000 zł? Ні. Санкції зі ст. 22p закону про PIT і ст. 117ba Ordynacji podatkowej стосуються лише операцій понад 15 000 zł brutto або еквівалента у валюті.

Що робити, якщо в контрагента лише приватний рахунок? Приватні рахунки не заявляються до реєстру. Для фактури понад 15 000 zł від платника ПДВ попросіть фірмовий рахунок або платіть через split payment.

Чи блокує відсутність у білому списку віднімання ПДВ? Напряму ні: ст. 88 ust. 3a закону про ПДВ не називає це підставою. Але податкова перевіряє належну обачність і реальність операції, тож для великих сум порадьтеся з бухгалтером.