Як обрати програму для фактур для JDG до 1 січня 2027 року?

З 1 січня 2027 року фактури для інших компаній у Польщі можна виставляти лише через KSeF (Krajowy System e-Faktur, державну систему електронних фактур). Це стосується й найменших підприємців, які у 2026 році могли залишатися поза системою, якщо їхні місячні продажі за фактурами не перевищували 10 000 зл брутто. Лишилося два місяці.

Тож програма для фактур для JDG (польського аналога ФОП, jednoosobowa działalność gospodarcza) тепер впливає не на зручність, а на відповідність вимогам. Саме вона доставляє фактуру до KSeF і повертає номер KSeF.

Нижче: критерії вибору, які підійдуть до будь-якого продукту, чекліст до кінця грудня та чесний огляд Biurko з безкоштовним планом. Я створюю Biurko, тому окремо пишу, чого воно поки що не вміє.

Що змінюється 1 січня 2027 року

KSeF запроваджували поетапно: з 1 лютого 2026 року для найбільших платників, з 1 квітня 2026 року для решти. Підприємці з місячним фактурним продажем до 10 000 зл брутто мали час до 31 грудня 2026 року. Етапи описані на сторінці Міністерства фінансів.

Ліміт рахується окремо за кожен місяць. Якщо ви перевищили його ще у 2026 році, обов'язок почався з фактури, яка перетнула межу. З 1 січня 2027 року цей виняток зникає для всіх.

Штрафи. Згідно з чинним законом про ПДВ (стаття 106ni) їх можна накладати з 1 січня 2027 року: до 100% суми ПДВ з фактури або до 18,7% суми брутто для фактур без ПДВ. 20 жовтня 2026 року уряд подав до Сейму проєкт, який переносить штрафи на 1 січня 2028 року (опис проєкту). Це поки лише проєкт, і сам обов'язок виставляти фактури в KSeF він не змінює. Оцінити ризик можна в калькуляторі штрафів KSeF.

Є ще одне правило: з 1 січня 2027 року у платежах між активними платниками ПДВ потрібно вказувати номер KSeF фактури. Програма має підказувати цей номер під час оплати.

Безкоштовний застосунок Мінфіну чи програма для фактур?

Міністерство фінансів надає безкоштовний застосунок для KSeF. Виставити в ньому фактуру можна, тому сама відправка в KSeF більше не причина платити за програму. Це мінімум.

Різниця з'являється після виставлення: реєстри ПДВ, файл JPK_V7M, перевірка контрагентів, спільний доступ для бухгалтера. Це вже поза тим, для чого створений застосунок Мінфіну. Програма виправдовує свою ціну, коли бере цю роботу на себе.

Сім критеріїв вибору програми для фактур для JDG

1. Автоматична відправка в момент виставлення. Фактура йде в KSeF одразу, а номер KSeF повертається на документ без ручного завантаження XML.

2. Поведінка, коли KSeF не відповідає. Система іноді недоступна. Запитайте, як продукт працює в режимі offline24 та під час збою, чи сам досилає відкладені фактури і чи не відправить одну фактуру двічі. Режими описує Мінфін.

3. UPO залишається біля фактури. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання) доводить, що KSeF прийняв документ. Воно має лежати прикріпленим до фактури, а не в поштовій скриньці.

4. Закупівельні фактури з KSeF. З 1 лютого 2026 року отримувати фактури через KSeF можуть усі компанії. Хороша програма підтягує фактури постачальників автоматично.

5. Перевірка контрагента. Статус платника ПДВ, рахунок у «білому списку» та номер VAT UE у VIES, найкраще ще до збереження фактури.

6. Безкоштовне місце для бухгалтера. Якщо вашу звітність веде польський бухгалтер, він має заходити сам. Перевірте, чи таке місце не коштує додатково.

7. Ціна після пробного періоду. З'ясуйте, на який план вас переведуть, і чи обмежені фактури або відправка в KSeF.

Якщо ви працюєте з клієнтами з України чи інших країн, додайте ще один пункт: двомовна фактура і курс НБП, підібраний за датами на документі. Інакше це закінчиться ручною роботою у Word.

Приклад: IT-підрядник з Харкова, який переїхав до Катовіце

Олена, програмістка на контракті B2B, живе в Польщі кілька років. Вона виставляє п'ять фактур на місяць загальною сумою близько 22 000 зл брутто: дві польським замовникам, три компанії в Україні. Ліміт у 10 000 зл вона перевищила ще навесні, тому в KSeF із 1 квітня 2026 року.

Їй потрібна фактура, зрозуміла замовникам: польська й українська мови на одному документі, а сума прописом написана кожною мовою, а не перекладена. Крім того — реєстри ПДВ і щомісячні внески ZUS. Для неї безкоштовний план закриває виставлення, а автоматизація місяця починається з вищих планів.

Що пропонує Biurko і де його межа

План Free у Biurko коштує 0 зл. Кількість фактур на місяць і відправок у KSeF не обмежена. Також ви отримуєте реєстри ПДВ, календар термінів, 1 ГБ місця і 20 кредитів AI на місяць для розпізнавання закупівельних фактур з PDF і фото. Обмеження: 1 фірма й 1 користувач. Місце для бухгалтера безкоштовне і не входить у ліміт плану. Інтерфейс доступний польською, англійською та українською.

Новий акаунт отримує 14 днів усіх функцій без введення картки, після чого переходить на безкоштовний план, а не на платний. Платні плани починаються від 29 зл нетто на місяць (Solo: пораховений ryczałt і готовий файл JPK для завантаження) та 59 зл нетто (Pro: декларація надсилається до податкової, а UPO повертається як доказ).

Межі, чесно. Повний місяць, від фактури до внесків і поданої декларації, наразі працює на ryczałt (єдиному податку з доходу). На загальній шкалі та лінійному податку Biurko веде фактури, KSeF і ПДВ, але сама книга доходів і витрат та авансові платежі з PIT — поки в планах. Якщо ви на KPiR, безкоштовний план вирішить питання KSeF, а облік залишиться в бухгалтера.

Чекліст KSeF до 1 січня 2027

1. Переконайтеся, що в програмі активне з'єднання з KSeF і обраний спосіб автентифікації (токен або сертифікат). Офіційні рекомендації: podatki.gov.pl/ksef.

2. Виставте тестову фактуру і перевірте, що вона повертається з номером KSeF та UPO.

3. Увімкніть автоматичну відправку, якщо така є, і з'ясуйте, що відбувається під час збою KSeF.

4. Перевірте, що фактури постачальників потрапляють у програму без ручної роботи.

5. Домовтеся з бухгалтером, як він отримує дані: свій логін чи експорт.

6. Підсумуйте фактури за останні місяці. Якщо хоч один місяць перевищив 10 000 зл брутто, обов'язок у вас уже зараз.

7. Переконайтеся, що програма показує номер KSeF під час оплати польському постачальнику.

Висновок

Найкраща програма для фактур для JDG у 2027 році — не та, що має найдовший список функцій, а та, що без вашої уваги довезе фактуру до KSeF, збереже UPO і не здивує ціною. Сім критеріїв вище підходять для будь-якого рішення, зокрема й для мого.

Хочете перевірити на власній фірмі? Створіть акаунт у Biurko: 14 днів усіх функцій без картки, а потім безкоштовний план з відправкою в KSeF без ліміту фактур.

FAQ

Чи потрібна програма, щоб виставляти фактури в KSeF? Ні. Міністерство фінансів надає безкоштовний застосунок для виставлення фактур у KSeF. Програма має сенс, коли вам потрібні автоматична відправка, UPO біля кожної фактури, реєстри ПДВ і доступ для бухгалтера, тобто все, що відбувається після виставлення.

З якого часу JDG мусить виставляти фактури в KSeF? З 1 січня 2027 року це стосується всіх JDG, які виставляють фактури іншим компаніям. Якщо у 2026 році фактурні продажі за якийсь місяць перевищили 10 000 зл брутто, обов'язок почався раніше, з фактури, що перетнула ліміт. Деталі: podatki.gov.pl.

Чи є безкоштовна програма для фактур з KSeF? Так. Окрім застосунку Мінфіну, безкоштовний план має Biurko: без ліміту фактур і відправок у KSeF, для 1 фірми й 1 користувача. Платні плани додають розрахунок податків, файли JPK і подання декларацій.

Чи діятимуть штрафи за KSeF з 2027 року? За чинним законом так, з 1 січня 2027 року. Урядовий проєкт від 20 жовтня 2026 року переносить їх на 1 січня 2028 року, але це ще не закон. Обов'язок виставляти фактури в KSeF проєкт не змінює.

Чи звільняє від KSeF звільнення від ПДВ? Ні. Підприємець, звільнений від ПДВ, який виставляє фактури іншим компаніям, також працює в KSeF з 1 січня 2027 року. Поза системою залишаються фактури для споживачів. Див. Міністерство фінансів.

Правовий стан на 30 жовтня 2026 року. Стаття не є податковою чи юридичною консультацією; з питань тлумачення звертайтеся до джерел Мінфіну або до бухгалтера.

Джерела:

• Міністерство фінансів — KSeF

• Fakturownia — коли KSeF для малих фірм

• Norman Finance — KSeF для JDG і малих фірм

• Biurko — тарифи