Фактура, KSeF, ryczałt і JPK — розбираємо те, що трапляється у фірмі щомісяця.
Виставляння рахунків іноземною мовою в Польщі є цілком законним у B2B розрахунках, але сума VAT обов'язково зазначається в PLN. З 1 квітня 2026 року більшість фізичних осіб-підприємців (JDG) зобов'язані надсилати структуровані фактури до KSeF у схемі FA(3).
Місячні розрахунки програміста на JDG складаються з виставлення фактури в KSeF, сплати ричалту та ZUS до 20-го числа, а також подання JPK_V7M до 25-го числа. Для фактур на суму понад 10 000 злотих брутто система KSeF є обов'язковою з 1 квітня 2026 року. Дізнайтеся, як розрахувати ставку 12% та внески.
Відправка рахунку в KSeF не завершує звітний місяць для підприємця в Польщі. Кожна фактура має потрапити до реєстру ПДВ із номером KSeF, а також до розрахунку податку ryczałt та внесків ZUS. Розбираємо весь ланцюжок дій на практичному прикладі для ФОП.
Вибір форми оподаткування в Польщі на 2027 рік необхідно здійснити до 22 лютого 2027 року (20 лютого — субота) на основі аналізу доходів та витрат. Для програмістів на бізнес-контрактах із місячним доходом від 15 000 зл та низькими витратами найвигіднішою залишається ставка ричалту 12%. У випадках високих бізнес-витрат або застосування пільги IP Box доцільно розглянути перехід на лінійний податок.
Увесь шлях до першої фактури в KSeF у Biurko: фірма з GUS, підключення KSeF, контрагент, виставлення, відправка, номер KSeF і UPO. З чіткою межею між тим, що тренувати на демо, і тим, що вже справжня фактура.
Польська національна система е-фактур працює виключно польською мовою, що створює труднощі для іноземних підприємців при заповненні податкових реквізитів. Використання програми з українським інтерфейсом дозволяє уникнути помилок у датах та механізмі розділеного платежу завдяки перекладу помилок API. У Biurko кожен користувач може обрати власну мову.
Вибір програми залежить від потреб вашого бізнесу в Польщі. Для обліку складів, розрахунку зарплат або ведення повної бухгалтерії потрібні комплексні системи ERP. Якщо вашим головним завданням є пряме відправлення документів у KSeF, імпорт закупівель та робота україномовного колективу, обирайте Biurko.
Перехід на нову програму фактурування посеред року не зобов'язує починати нумерацію спочатку. Польське законодавство вимагає лише хронологічної послідовності та унікальності номерів. Усю історію продажів, яка пройшла через KSeF, можна автоматично імпортувати в нову систему.
Перший вхід до KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) зупиняє більше людей, ніж виставлення самої фактури. На екрані Aplikacja Podatnika (застосунок платника податків) видно кілька методів авторизації, і жоден із них не пояснює, який саме потрібен вам. Це не дрібниця. Від 1 лютого 2026 р. KSeF обовʼязковий для найбільших компаній, а від 1 квітня 2026 р. для решти підприємців (графік Міністерства фінансів); найменші — з 1 січня 2027 р., а до 31 грудня 2026 р. поза KSeF можуть виставляти платники, у яких місячна брутто-вартість фактур B2B, охоплених обовʼязком, не перевищує 10 000 zł. Без коректної авторизації ви не виставите й не отримаєте структуровану фактуру.
Фактуру, виставлену в режимі offline24, треба надіслати до KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) щонайпізніше наступного робочого дня. Нагадування ніхто не надішле. Biurko виявляє недоступність шлюзу KSeF, виставляє фактуру в офлайн-режимі з QR-кодами, тримає її в черзі й відправляє автоматично, щойно система повертається. Без вашого кліку, без дублікатів, з повним логом.
Токен несе в собі повноваження. Сертифікат підтверджує лише особу. Токеном ви не додасте другий QR-код (KOD II) в офлайн-режимі і навіть не подасте заявку на сертифікат. У червні 2026 року Міністерство фінансів запропонувало залишити токени назавжди. Наше рішення від цього не змінилося, і нижче пояснюю чому.
Ви ведете бухгалтерію 30 фірм. Щоранку відкриваєте Aplikacja Podatnika KSeF (застосунок платника в KSeF — польській національній системі е-фактур), перемикаєте контекст на першого клієнта, завантажуєте фактури, перемикаєте на другого, завантажуєте, перемикаєте. І так тридцять разів. Це не робота. Це покарання за те, що у вас є клієнти. З 1 квітня 2026 р. KSeF обов'язковий для більшості фірм у Польщі (найменші — з 1 січня 2027 р.), тож це вже не проблема великих компаній — це щоденна реальність кожного бюро. Гарна новина: вам не треба щоразу входити заново. Погана: безкоштовний державний інструмент не створений для того, хто одночасно жонглює тридцятьма NIP (польський податковий номер, аналог ЄДРПОУ/ІПН). Нижче — чому вхід «по черзі» це глухий кут, що про уповноваження, сертифікати й токени каже сам KSeF та як виглядає робота з багатьма клієнтами в Biurko: один акаунт, перемикання фірм одним кліком і окреме підключення до KSeF для кожної фірми.
Більшість запитань про «повноваження в KSeF» (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних фактур Польщі) зводиться до одного непорозуміння: люди думають, що аби дати бухгалтеру доступ до фактур, треба подати ZAW-FA. Якщо ви ведете JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — аналог українського ФОП), цього майже ніколи не потрібно. Це важливо, бо KSeF уже обовʼязковий: з 1 лютого 2026 р. для найбільших підприємств і з 1 квітня 2026 р. для більшості решти платників VAT (найменші — з 1 січня 2027 р.). За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року й сягають 100% суми VAT із фактури. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF. Доступ для тих, хто реально виставляє й проводить фактури, краще налаштувати зараз, спокійно. Нижче — хто і коли подає ZAW-FA, як надати доступ працівнику та бухгалтерському бюро, і яких помилок уникнути.
Отримуй сповіщення про нові статті — без розсилки новин, відписатися можна будь-коли.
Ми використовуємо лише необхідні файли cookies. Статистику відвідувань ведемо на сервері, нічого не зберігаючи у вашому пристрої. Політика сайту
