Як пов'язати фактуру KSeF із JPK_V7, ZUS та ryczałt?

Останнє оновлення: 10 жовтня 2026

Відправка фактури в KSeF закриває один етап, але не закриває місяць. Та сама фактура далі має потрапити в реєстр ПДВ, у файл JPK_V7M, у базу ryczałt (податку від доходів за фіксованою ставкою), а поруч чекають внески ZUS. Із 2026 року зв'язок між фактурою KSeF і JPK_V7 прямий: номер, який присвоює KSeF, ви вписуєте в реєстр, а податкова може звірити його з тим, що бачить у системі.

Замість гасел покажу все на одному конкретному прикладі: програміст на JDG (польський аналог ФОП), один місяць, усі кроки по черзі.

Приклад: жовтень 2026 у програміста на JDG

Вихідні дані (станом на жовтень 2026):

• JDG, активний платник ПДВ (VAT), щомісячна звітність (JPK_V7M),

• ryczałt від зареєстрованого доходу, ставка 12% (послуги програмування),

• повний ZUS із добровільним лікарняним, без працівників,

• у жовтні одна фактура продажу й одна фактура купівлі.

Документ Нетто VAT 23% Брутто Продаж: послуги програмування (15.10.2026) 15 000,00 zł 3 450,00 zł 18 450,00 zł Купівля: монітор для роботи (отримано через KSeF) 2 000,00 zł 460,00 zł 2 460,00 zł

Крок 1. Виставлення фактури та відправка в KSeF

Фактуру ви надсилаєте у структурі FA(3). KSeF її перевіряє, присвоює номер KSeF і повертає UPO (urzędowe poświadczenie odbioru — офіційне підтвердження отримання). Лише з цього моменту фактура формально існує в системі й доступна покупцеві.

З погляду розробника: UPO — це XML-документ, підписаний Міністерством фінансів. Це не «гарне підтвердження» для друку, а доказ того, що і коли система прийняла фактуру. Програма має зберігати його разом із фактурою, а не лише показати зелене повідомлення.

Крок 2. Фактура купівлі приходить сама

З 1 лютого 2026 року всі платники ПДВ отримують фактури через KSeF. Тож фактура за монітор уже має свій номер KSeF. Ваше завдання — вирішити, чи і в якому періоді ви відраховуєте ПДВ.

Нюанс для ryczałt: ПДВ із цієї фактури ви відраховуєте (460 zł), але саму покупку від доходу не віднімаєте. Ryczałt не враховує витрат, тож монітор не зменшить податок на дохід. На цьому часто помиляються ті, хто переходить зі шкали чи лінійного податку.

Крок 3. Реєстр ПДВ із номером KSeF у JPK

Тут починається різниця, яку запровадила нова структура JPK_V7M(3), обов'язкова за періоди з лютого 2026 року. Кожен запис у реєстрі продажів і купівель має поле KSeF, де ви вказуєте номер KSeF або одну з трьох позначок:

Позначка Коли номер KSeF фактуру надіслано в KSeF, і вона має номер до відправки JPK OFF фактура, виставлена під час аварії KSeF, без номера на дату подання JPK BFK фактура, виставлена поза KSeF (напр. мікропідприємцем із продажами до 10 тис. zł брутто на місяць, який до кінця 2026 року може не користуватися KSeF) DI документ, інший ніж фактура з KSeF (напр. внутрішній документ), або фактура з офлайн-режиму, яка ще не отримала номера

У нашому прикладі обидва рядки отримують номер KSeF. Якщо фактура потрапить у реєстр із позначкою OFF чи DI, а номер присвоять пізніше, знадобиться коригування JPK із доданим номером.

Чому це важливо технічно: номер KSeF — це ключ, за яким податкова може зіставити ваш JPK з даними в KSeF. Переписувати його вручну з PDF — це гарантована помилка рано чи пізно. Програма має брати номер безпосередньо з відповіді KSeF і вписувати його в реєстр без вашої участі.

Крок 4. JPK_V7M: реєстрова та декларативна частини

З реєстру формується файл JPK_V7M. Для нашого прикладу декларативна частина виглядає так:

• ПДВ до сплати з продажу: 3 450,00 zł,

• ПДВ до відрахування: 460,00 zł,

• ПДВ до сплати: 2 990,00 zł.

Файл має відповідати схемі XSD (тут JPK_V7M(3)). Помилка структури означає, що шлюз Міністерства фінансів відхилить файл. Змістова помилка пройде валідацію, але може закінчитися запитом із податкової.

Після прийняття файлу ви отримуєте друге UPO, цього разу для JPK. Саме воно є доказом подання декларації вчасно. Зберігайте його так само ретельно, як UPO з KSeF.

Крок 5. Ryczałt за жовтень

База для ryczałt — дохід 15 000 zł (нетто, без ПДВ). Від доходу можна відняти сплачені соціальні внески та 50% сплаченого внеску на медичне страхування. Податок — 12% від зменшеної суми, після округлення.

Медичний внесок на ryczałt залежить від порогу річного доходу, тож програма має знати дохід наростаючим підсумком з початку року, а не лише за поточний місяць.

Крок 6. Внески ZUS

На повному ZUS у 2026 році база для соціальних внесків — 5 652,00 zł (60% прогнозованої середньої зарплати 9 420 zł). Соціальні внески разом із Фондом праці та добровільним лікарняним становлять 1 926,76 zł на місяць, без лікарняного — 1 788,29 zł. До цього додається медичний внесок.

Якщо ви ведете JDG без працівників, внески за місяць сплачуються до 20-го числа наступного місяця. Раз на рік, у документі за квітень (до 20 травня), подається річний розрахунок медичного внеску.

Терміни JPK_V7M, ryczałt і ZUS в одному календарі

Для періоду жовтень 2026:

Термін Що Підтвердження поточно (жовтень) відправка фактур у KSeF UPO KSeF, номер KSeF 20 листопада 2026 внески ZUS за жовтень переказ на рахунок NRS 20 листопада 2026 ryczałt за жовтень переказ на мікрорахунок 25 листопада 2026 JPK_V7M за жовтень + сплата ПДВ 2 990 zł UPO JPK

Одна фактура, чотири терміни й три різні підтвердження. Саме тому «я виставив фактуру» — це лише початок місяця.

Що загрожує, коли ланки розходяться

• Помилка в JPK. Якщо податкова знайде помилку, яка не дає перевірити операцію, вона надішле вимогу виправити. У вас є 14 днів на коригування чи пояснення. Після цього начальник податкової може накласти штраф 500 zł за кожну помилку, вказану у вимозі (ст. 109 п. 3h закону про ПДВ).

• KSeF. До кінця 2026 року Міністерство фінансів не штрафує за помилки, пов'язані з KSeF. З 1 січня 2027 року діє ст. 106ni закону про ПДВ, яка передбачає, зокрема, штраф до 100% суми ПДВ із фактури, виставленої поза KSeF всупереч обов'язку.

• ZUS. Запізнення з оплатою — це пеня за прострочену заборгованість.

Зверніть увагу: період без штрафів у KSeF не звільняє від нової структури JPK. Номери KSeF або позначки OFF/BFK/DI обов'язкові в реєстрі вже з розрахунку за лютий 2026 року.

На що дивитися при виборі програми (незалежно від бренду)

1. Чи номер KSeF потрапляє в реєстр ПДВ автоматично, без переписування.

2. Чи програма зберігає обидва UPO: з KSeF і з відправки JPK.

3. Чи підтримує позначки OFF, BFK і DI та коригування JPK після присвоєння номера.

4. Чи рахує ryczałt на основі доходу наростаючим підсумком, з відрахуванням внесків.

5. Чи нагадує про терміни 20-го і 25-го числа.

6. Чи завантажує фактури купівлі з KSeF, а не вимагає вводити їх вручну.

Якщо ваша нинішня програма робить лише фактуру, решту доводиться закривати самостійно або з бухгалтером. Це нормально, головне — знати, де закінчується автоматизація.

Як ми підходимо до цього в Biurko

Приклад із цієї статті — це саме той місяць, який у Biurko проходить в одному місці: фактура йде в KSeF у FA(3) з UPO, номер KSeF зберігається в реєстрі ПДВ, з реєстрів формується JPK_V7M або JPK_V7K, що надсилається на шлюз Мінфіну з UPO, облік ryczałt рахує податок, а внески ZUS мають свій календар термінів. Підключення до KSeF працює через дозвіл, який ви надаєте самі й будь-коли можете відкликати на порталі KSeF. Інтерфейс Biurko доступний також українською. Ми розвиваємо Biurko короткими циклами й описуємо кожну зміну в публічному changelog.

Якщо ви змінюєте програму для фактур до 1 січня 2027 року, можете спробувати Biurko на плані FREE: без картки, з необмеженою відправкою в KSeF.

Підсумок

Фактура KSeF і JPK_V7 сьогодні — це один ланцюжок: номер KSeF із фактури потрапляє в реєстр, реєстр формує JPK_V7M, а поруч ідуть ryczałt і ZUS із терміном 20-го числа. Ключові контрольні документи — два різні UPO: з KSeF і з відправки JPK. У вашій конкретній ситуації варто проконсультуватися з податковим радником або бухгалтером.

FAQ

Чи потрібно вписувати номер KSeF у JPK? Так. З розрахунку за лютий 2026 року в структурах JPK_V7M(3) і JPK_V7K(3) кожен запис у реєстрі продажів і купівель має поле KSeF. У ньому вказують номер KSeF фактури або позначку OFF, BFK чи DI, коли номера немає. Це стосується й фірм, які ще не виставляють фактури в KSeF.

Чим UPO з KSeF відрізняється від UPO з JPK? UPO з KSeF підтверджує, що система прийняла конкретну фактуру й присвоїла їй номер. UPO з JPK підтверджує подання файлу JPK_V7, тобто реєстру й декларації ПДВ за період. Це два незалежні XML-документи, підписані Міністерством фінансів. Зберігайте обидва, бо кожен доводить інше.

До якого числа треба подати JPK_V7M? До 25-го числа місяця, що настає після звітного періоду. JPK_V7M за жовтень 2026 року подається до 25 листопада 2026 року, і до того ж дня сплачується ПДВ. При квартальній звітності (JPK_V7K) реєстрову частину надсилають щомісяця, а декларативну — після завершення кварталу.

Скільки становлять внески ZUS у 2026 році? На повному ZUS база становить 5 652 zł. Соціальні внески з Фондом праці — 1 926,76 zł із добровільним лікарняним або 1 788,29 zł без нього. До цього додається медичний внесок, розмір якого залежить від форми оподаткування та доходу.

Чи зменшить фактура за монітор мій податок на ryczałt? Ні. На ryczałt податок рахують від доходу, а витрати не відраховують. Якщо ви активний платник ПДВ, то можете відрахувати ПДВ із цієї фактури в JPK_V7. Від доходу віднімаються лише сплачені соціальні внески та половина медичного внеску.

Що буде, якщо я подам JPK із помилкою? Спочатку податкова надішле вимогу виправити файл або дати пояснення. На це є 14 днів із дня отримання вимоги. Якщо за цей час ви не виправите файл або не доведете, що помилки немає, начальник податкової може накласти штраф 500 zł за кожну вказану помилку.