Як обрати альтернативу Fakturownia для B2B?

Останнє оновлення: 9 жовтня 2026

Шукаєте альтернативу Fakturownia, бо працюєте на B2B, сплачуєте ryczałt і виставляєте фактури клієнту з-за кордону? У вашому випадку програма для фактур має закривати весь ланцюжок: фактуру в KSeF (зокрема для фірми без польського NIP), перерахунок валюти за курсом NBP для реєстру доходів, правильні поля в JPK_V7 і відправку з UPO. Нижче розписую, що саме перевірити, незалежно від того, чи залишитеся у Fakturownia, чи оберете інший інструмент.

Пишу це як розробник, який щодня будує інтеграцію з KSeF і сам веде JDG. Більшість проблем, які я бачу, виникає не під час виставлення фактури, а з тим, що відбувається з нею потім.

Чому програмісту на B2B потрібно більше, ніж «програма для фактур»

Типовий сценарій: один-два клієнти, часто іноземні, одна фактура на місяць у EUR чи USD, ryczałt 12% і майже нуль витрат. Фактур мало, але кожна проходить через три місця: KSeF, реєстр доходів (ewidencja przychodów) і JPK_V7.

Терміни, які вас стосуються (станом на жовтень 2026):

• З 1 лютого 2026 р. кожен активний платник VAT отримує фактури через KSeF, а з 1 квітня 2026 р. більшість фірм мають у ньому виставляти фактури.

• До кінця 2026 р. поза KSeF можуть виставляти фактури лише ті, у кого продажі за фактурами не перевищують 10 000 зл брутто на місяць. За ставками B2B в IT цей поріг зазвичай перевищує вже перша фактура.

• З 1 січня 2027 р. діють штрафи за ст. 106ni закону про VAT: до 100% суми VAT з фактури, виставленої поза KSeF, а для фактури без VAT — до 18,7% загальної суми до сплати.

Останній пункт важливий саме для вас. Фактура для іноземного клієнта зазвичай не містить польського VAT, тож можливий штраф рахується від усієї суми. Для фактури на 40 000 зл це до 7 480 зл.

Фактура для іноземного клієнта в KSeF

Чи фірма без польського NIP теж «є» в KSeF?

Так. Якщо покупець — фірма, польський платник виставляє фактуру в KSeF і для контрагента з ЄС, і з-поза ЄС. Клієнт не зможе увійти в KSeF, тож фактуру ви передаєте йому погодженим способом, зазвичай як PDF з QR-кодом. Код дозволяє перевірити, що документ справді існує в системі. Виняток — іноземна фізична особа: їй фактуру можна виставити поза KSeF.

Технічна кухня: у структурі FA(3) покупця без польського NIP ідентифікують кодом країни та номером VAT ЄС або іншим податковим ідентифікатором. Якщо програма збудує XML, що не відповідає схемі, KSeF його відхилить, а відхилена фактура не вважається виставленою. Тому статусу «надіслано» в програмі мало. Важить присвоєний номер KSeF.

Місце надання послуг: ст. 28b закону про VAT

IT-послуги для іноземної фірми, як правило, оподатковуються в країні місцезнаходження покупця (ст. 28b закону про VAT). Польський VAT не додаєте, а для клієнта з ЄС вказуєте позначку «odwrotne obciążenie» (зворотне нарахування).

Клієнт з ЄС (фірма) Клієнт з-поза ЄС (фірма) Польський VAT у фактурі ні, ставка «np» ні, ставка «np» Позначка «odwrotne obciążenie» інформація, що послуга не оподатковується в Польщі (практика) Перевірка контрагента номер VAT ЄС у VIES реєстраційні дані фірми, договір JPK_V7 K_11 і K_12 (P_11, P_12) K_11 (P_11) Звіт VAT-UE так ні KSeF так, PDF з QR-кодом для клієнта так, PDF з QR-кодом для клієнта

Валюта: два курси для однієї фактури

Для VAT суми у валюті перераховуєте за середнім курсом NBP з останнього робочого дня перед виникненням податкового зобов'язання (ст. 31a закону про VAT). Для податку на доходи дохід перераховуєте за середнім курсом NBP з останнього робочого дня перед днем отримання доходу (ст. 11a ч. 1 закону про PIT).

У простому випадку — послуга з місячним розрахунком і фактура в кінці місяця — дати збігаються. За авансу чи фактури до виконання послуги вони можуть розійтися. Добра програма зберігає окремо курс і дату для VAT та курс і дату для реєстру доходів, а не одне поле «курс».

Ryczałt 12% для програміста: що має порахувати програма

Ставка. Послуги, пов'язані з програмним забезпеченням (PKWiU ex 62.01.1), оподатковуються ryczałt 12% (ст. 12 ч. 1 п. 2b закону про zryczałtowany podatek dochodowy). Ставка 8,5% в IT стосується вузького кола послуг, і податкові органи тлумачать її обережно. Приклад — інтерпретація директора KIS від 1 вересня 2026 р. (0115-KDST2-2.4011.539.2026.3.KK), де нижчу ставку визнали лише для суто технічної підтримки без програмування.

Реєстр доходів лише в програмі. З 1 січня 2026 р. платники, які подають щомісячний JPK_V7M, мають вести реєстр доходів у комп'ютерній програмі. Решта підприємців долучиться з 1 січня 2027 р. Вести реєстр ryczałt на основі реєстру VAT уже не можна.

JPK_EWP. Перша група подасть реєстр доходів за 2026 р. у вигляді файлу JPK_EWP з 15 лютого по 30 квітня 2027 р. Отже, програма має містити всі доходи за рік у злотих за правильними курсами.

Медичний внесок і терміни. Половина сплаченого медичного внеску (składka zdrowotna) зменшує ryczałt. Ryczałt за місяць сплачуєте до 20 числа наступного місяця, а JPK_V7M подаєте до 25 числа.

Повний цикл: від фактури до JPK_V7 і UPO

Так виглядає місяць програміста на ryczałt, активного платника VAT, з клієнтом з ЄС:

1. Контрагент. Перевіряєте номер VAT ЄС у VIES і зберігаєте результат.

2. Фактура в KSeF. Програма надсилає фактуру FA(3) зі ставкою «np» і позначкою «odwrotne obciążenie». Ви отримуєте номер KSeF і UPO.

3. Передача клієнту. Надсилаєте PDF з QR-кодом, бо клієнт не має доступу до KSeF.

4. Реєстр доходів. Сума в EUR потрапляє до реєстру в злотих за курсом NBP з дня перед доходом.

5. ZUS і ryczałt. Програма рахує внески й податок з урахуванням половини медичного внеску.

6. JPK_V7M. Продаж потрапляє в поля K_11 і K_12, а додатково ви подаєте VAT-UE.

7. Відправка й UPO. JPK надходить до шлюзу e-Deklaracje Міністерства фінансів, а ви отримуєте UPO.

Зверніть увагу на два різні UPO. Перше видає KSeF і підтверджує прийняття фактури. Друге видає шлюз e-Deklaracje і підтверджує подання JPK. Це окремі системи з окремою авторизацією, тож «у нас є KSeF» не означає автоматично «ми надішлемо JPK».

Якщо ви користуєтеся звільненням від VAT за обсягом продажів (ліміт 240 000 зл з 2026 р.), послуги з місцем надання за кордоном, як правило, до ліміту не входять. Проте надання послуг фірмам з ЄС вимагає реєстрації VAT-UE і подання звітів VAT-UE. Тут варто підтвердити свою ситуацію в податкового консультанта.

Fakturownia: що вона пропонує програмісту на B2B (станом на 8 жовтня 2026)

Нижче — факти зі сторінок цін, JPK і модуля Samodzielna księgowość (самостійна бухгалтерія) Fakturownia. Посилання — у джерелах.

Критерій Fakturownia Інтеграція з KSeF у всіх планах, зокрема в безкоштовному Micro (до 3 фактур продажу) Фактури у валюті та перерахунок за курсом NBP/ЄЦБ у всіх планах Генерування JPK_V7 від плану Start; відправка до Мінфіну з програми Реєстр ryczałt, JPK_EWP, внески ZUS модуль Samodzielna księgowość: 19,99 зл нетто/міс. при оплаті за 12 місяців або 24,99 зл нетто за 1 місяць; для однієї фірми без доплати в планах Pro і Pro Plus VAT-UE генерування в модулі Samodzielna księgowość Інтерфейс українською так MCP (AI-асистент) у всіх планах

Висновок простий: Fakturownia з бухгалтерським модулем закриває весь описаний цикл. Шукаючи альтернативу, порівнюйте не перелік функцій, а те, як програма веде вас через цей конкретний місяць, скільки коштує повний комплект і наскільки легко забрати з неї дані.

Як обрати альтернативу Fakturownia: чекліст

• Чи фактура для іноземного покупця потрапляє в KSeF, і чи PDF для клієнта має QR-код?

• Чи програма перераховує валюту окремо для VAT і для реєстру доходів?

• Чи реєстр ryczałt формується автоматично з фактур, і чи згенеруєте з нього JPK_EWP за 2026 р.?

• Чи надішлете JPK_V7 із програми й отримаєте UPO, чи лише завантажите XML?

• Як програма підключається до KSeF, і чи можете будь-коли відкликати їй доступ?

• Чи експортуєте дані (контрагентів, фактури, реєстр) у відкритому форматі?

• Скільки коштує весь цикл, а не лише виставлення фактур?

Зміна програми посеред року. Фактури зберігаються в KSeF, тож історія не зникне. Подбайте про безперервність нумерації, перенесіть контрагентів і відкличте в порталі KSeF повноваження старої програми. Найважливіше: JPK_EWP охоплює весь рік, тому нова програма має містити доходи з січня, а не з дня переходу.

Як ми підходимо до цього в Biurko

У Biurko фактура FA(3) потрапляє в KSeF з підтвердженням UPO, а підключення працює через повноваження, яке ви будь-коли відкличете в порталі KSeF або через Profil Zaufany. З тих самих фактур формуються реєстри VAT, реєстр ryczałt з розрахунком податку і JPK_V7M/K, що надсилається до шлюзу e-Deklaracje, теж з UPO. Внески ZUS рахуємо разом із календарем термінів, а інтерфейс працює польською, англійською та українською. Biurko розвиваємо короткими циклами й описуємо кожну зміну в публічному changelog.

Якщо змінюєте програму для фактур до 1 січня 2027 р., можете спробувати Biurko на плані FREE: без картки, з необмеженою відправкою фактур у KSeF.

FAQ

Чи фактура для клієнта зі США має потрапити в KSeF?

Так, якщо клієнт — фірма, а на вас поширюється обов'язок KSeF. Відсутність польського NIP у покупця не звільняє від виставлення структурованої фактури. Клієнт не має доступу до KSeF, тож ви передаєте йому візуалізацію, найчастіше PDF з QR-кодом. Поза KSeF можна виставити фактуру іноземній фізичній особі.

Який курс євро застосовувати на ryczałt?

Дохід у валюті перераховуєте за середнім курсом NBP з останнього робочого дня перед днем отримання доходу (ст. 11a ч. 1 закону про PIT). Для VAT діє окреме правило ст. 31a закону про VAT, яке спирається на дату виникнення податкового зобов'язання. Зазвичай дати збігаються, але не завжди.

Де в JPK_V7 показати IT-послуги для фірми з Німеччини?

Послуги за ст. 28b для платника з ЄС показуєте в полях K_11 і K_12 реєстрової частини, а суми — в P_11 і P_12 декларативної частини. Додатково подаєте звіт VAT-UE. Послуги для фірми з-поза ЄС потрапляють лише в K_11 і P_11.

Чи програміст на ryczałt має подавати JPK_EWP?

Якщо у 2026 р. ви подаєте щомісячний JPK_V7M, то ведете реєстр доходів у програмі з 1 січня 2026 р. і подасте JPK_EWP за цей рік між 15 лютого та 30 квітня 2027 р. Інші платники ryczałt ведуть електронний реєстр з 2027 р., а перший файл подадуть у 2028 р.

Чи можна змінити програму для фактур посеред року?

Так. Фактури залишаються в KSeF, тож нічого не зникне. Перенесіть контрагентів, збережіть безперервність нумерації та відкличте в порталі KSeF повноваження старої програми. Пам'ятайте, що реєстр доходів і JPK_EWP охоплюють весь рік, тож нова програма потребує доходів із січня. Експортуйте також дані зі старої програми.

Який штраф загрожує з 2027 р. за фактуру поза KSeF?

З 1 січня 2027 р. начальник податкової може накласти штраф до 100% VAT, зазначеного у фактурі, виставленій поза KSeF. Для фактури без VAT, типової для іноземного клієнта, штраф становить до 18,7% загальної суми до сплати. Розмір штрафу залежить від обставин порушення.

Підсумок

Добра альтернатива Fakturownia для програміста на B2B — це програма, яка без ручних виправлень проведе вас від фактури в KSeF для іноземного клієнта через реєстр ryczałt у злотих до JPK_V7 з UPO. Перевірте перерахунок валют, поля K_11/K_12, готовність до JPK_EWP і можливість експорту даних. Оберіть інструмент до 1 січня 2027 р., коли почнуть діяти штрафи.

Ця стаття має інформаційний характер. У вашій індивідуальній ситуації, особливо при виборі ставки ryczałt чи розрахунках VAT-UE, варто проконсультуватися з податковим консультантом.