Як розрахувати податки програміста B2B, KSeF та ZUS?

Якщо ти програміст на B2B у Польщі й виставляєш одну чи кілька фактур на місяць, твій місяць розрахунків зводиться до чотирьох речей: фактура в KSeF, авансовий платіж ричалту (ryczałt, податок від доходу) до 20-го, внески ZUS до 20-го і, якщо ти активний платник VAT, файл JPK_V7M до 25-го числа наступного місяця. Для типового програміста на B2B KSeF обов'язковий уже з 1 квітня 2026 р., а не з 2027-го. Нижче розбираю кожен елемент із сумами та правовими підставами (станом на 8 жовтня 2026 р.).

Пишу як розробник, який сам веде JDG (одноосібну діяльність) і щодня будує інтеграцію з KSeF. У твоїй індивідуальній ситуації варто проконсультуватися з податковим радником, бо деталі, як-от класифікація PKWiU твоїх послуг, можуть змінити результат.

Місячний календар програміста на B2B

Що Термін Кого стосується Фактура в KSeF у термін за законом про VAT (зазвичай до 15-го числа місяця після надання послуги) усіх, хто виставляє фактури понад 10 000 зл брутто на місяць (у 2026 р.) Авансовий платіж ричалту до 20-го числа наступного місяця програмісти на ричалті ZUS DRA та внески до 20-го числа наступного місяця JDG без працівників JPK_V7M (реєстр + декларація VAT) до 25-го числа наступного місяця активні платники VAT PIT-28 до 30 квітня за попередній рік ричалт JPK_EWP до 30 квітня за попередній рік з 2027 р. (деталі нижче)

Фактура програміста на B2B у KSeF: з якого часу і як

KSeF (Національна система електронних фактур) запроваджували поетапно: з 1 лютого 2026 р. для компаній з продажами понад 200 млн зл, з 1 квітня 2026 р. для решти платників, а з 1 січня 2027 р. для найменших, чиї продажі за фактурами не перевищують 10 000 зл брутто на місяць.

Ліміт 10 000 зл брутто: чому він уже стосується більшості програмістів

Ліміт рахується від вартості фактур, виставлених у конкретному місяці, брутто. Якщо ти виставляєш 15 000 чи 25 000 зл на місяць, перехідний період тебе не охоплює, і структуровані фактури ти виставляєш у KSeF з 1 квітня 2026 р. З 1 січня 2027 р. виняток зникає для всіх.

Отримання вхідних фактур через KSeF обов'язкове з 1 лютого 2026 р. незалежно від розміру фірми. Тож фактура за хостинг чи техніку від польського постачальника приходить до тебе через систему, а не лише поштою.

Фактура для іноземного клієнта

Багато програмістів працюють на компанії з ЄС чи США. Фактура для іноземного клієнта теж виставляється в KSeF, але клієнт її звідти не завантажить. Ти передаєш її поза системою, наприклад як PDF з QR-кодом, за яким документ можна перевірити в KSeF. За послуги для фірм з ЄС на фактурі з'являється позначка «odwrotne obciążenie» (зворотне нарахування).

Як працює доступ до KSeF технічно

Програма для фактур не «входить під твоїм паролем». Ти як власник NIP (податкового номера) надаєш у KSeF дозвіл на виставлення чи отримання фактур, а програма автентифікується сертифікатом KSeF або токеном. Це важливо з погляду безпеки: дозвіл можна будь-коли відкликати в порталі KSeF, а токен чи сертифікат у постачальника має зберігатися в зашифрованому вигляді.

У вересні 2026 р. Міністерство фінансів (MF) анонсувало, що токени, які мали втратити чинність наприкінці 2026 р., залишаться в обігу, з терміном дії від 1 до 365 днів і опцією автоматичного продовження. Сприймай це як анонс, доки не опубліковано норми.

Штрафи за KSeF: стан на жовтень 2026

Штрафи за ст. 106ni закону про VAT сягають до 100% суми VAT з фактури, а для фактури без виділеного VAT до 18,7% загальної суми до сплати. За чинними нормами їх мали б накладати з 1 січня 2027 р.

16 вересня 2026 р. MF повідомило, що працює над зміною закону, яка перенесе кінець періоду без санкцій на 31 грудня 2027 р. Це анонс, а не ухвалений закон. Міністерство також наголошує, що обов'язок користуватися KSeF залишається, а податкова адміністрація (KAS) реагуватиме на фактури, виставлені поза системою. Розумно діяти так, ніби штрафи почнуться в січні.

Ричалт 12% для програміста: коли застосовується

Ставка 12% випливає зі ст. 12 ч. 1 п. 2b літ. b закону про ричалтовий прибутковий податок (ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym). Вона охоплює, зокрема, послуги, пов'язані з програмним забезпеченням (PKWiU ex 62.01.1), оригінали ПЗ (62.01.2), консультування щодо ПЗ (ex 62.02), встановлення ПЗ (ex 62.09.20.0) і управління мережами та системами (62.03.1).

На практиці: якщо ти пишеш код, проєктуєш архітектуру чи розвиваєш систему, твоя ставка 12%. Вищий адміністративний суд (NSA) тлумачить «послуги, пов'язані з ПЗ» широко, а не лише як написання коду. Ставка 8,5% стосується вузької групи, наприклад суто технічної ІТ-підтримки (PKWiU 62.02.30.0), що підтвердила, зокрема, індивідуальна інтерпретація Директора KIS від 1 вересня 2026 р. (0115-KDST2-2.4011.539.2026.3.KK).

Як рахувати платіж ричалту

1. Береш дохід за місяць (нетто, без VAT).

2. Віднімаєш сплачені соціальні внески ZUS.

3. Віднімаєш 50% сплаченої здоровотної внески.

4. Від результату рахуєш 12% і сплачуєш на податковий мікрорахунок до 20-го числа наступного місяця.

На ричалті протягом року декларацій не подаєш. Річний розрахунок це PIT-28 до 30 квітня.

JPK_EWP: новий обов'язок для тих, хто на ричалті

Облік доходів потраплятиме до податкової як файл JPK_EWP. Активні платники VAT на ричалті надішлють його вперше до 30 квітня 2027 р. за 2026 рік. Решта зробить це до 30 квітня 2028 р. за 2027 рік. Структуру описує брошура MF щодо JPK_EWP(4). Висновок: облік має вестися в електронному вигляді й акуратно з першого дня року, а не відтворюватися у квітні.

Внески ZUS 2026 і здоровотна внеска на ричалті

Соціальні внески залежать від етапу діяльності:

План На місяць (2026) Ulga na start (перші 6 місяців) 0 зл соціальних внесків Пільговий ZUS (наступні 24 місяці) 420,87 зл без лікарняного / 456,19 зл з лікарняним Повний ZUS (база 5 652 зл) 1 788,29 зл без лікарняного / 1 926,76 зл з лікарняним

Mały ZUS Plus вимагає доходу до 120 000 зл за попередній рік, тож більшість програмістів на повному B2B ним не скористаються.

Здоровотна внеска на ричалті фіксована в межах порогу річного доходу (база: середня зарплата за IV квартал 2025 р., 9 228,64 зл):

Річний дохід Здоровотна внеска на місяць до 60 000 зл 498,35 зл 60 000,01–300 000 зл 830,58 зл понад 300 000 зл 1 495,04 зл

Ulga na start не звільняє від здоровотної внески. Її платиш з першого місяця.

VAT і JPK_V7M: термін і що змінилося з KSeF

З 1 січня 2026 р. ліміт суб'єктного звільнення від VAT (ст. 113 ч. 1 закону про VAT) становить 240 000 зл продажів нетто на рік. Послуги програмування не виключені зі звільнення, а от консультаційні послуги виключені (ст. 113 ч. 13), тож якщо в контракті написано «консалтинг», перевір це уважно.

Якщо ти активний платник VAT, JPK_V7M подаєш до 25-го числа наступного місяця. З 1 лютого 2026 р. діє нова структура JPK_V7, у якій реєстр містить позначки, пов'язані з KSeF, зокрема номери KSeF фактур. Тому програма для фактур і програма для JPK мають «бачити» ті самі дані, інакше номери KSeF доведеться переписувати вручну.

Приклад: місяць програміста з фактурою 18 000 зл нетто

Припущення: ричалт 12%, активний VAT, повний ZUS без лікарняного, річний дохід близько 216 000 зл (поріг здоровотної 830,58 зл). Приклад спрощений.

Позиція Сума Фактура нетто / VAT 23% / брутто 18 000 / 4 140 / 22 140 зл Соціальні внески 1 788,29 зл Здоровотна внеска 830,58 зл База ричалту: 18 000 − 1 788,29 − 415,29 15 796 зл (після округлення) Ричалт 12% 1 896 зл VAT до сплати (без вхідного VAT) 4 140 зл

Разом прибутковий податок і внески становлять близько 4 515 зл, тобто приблизно 25% доходу нетто. VAT це окремий потік: клієнт його сплачує, ти його передаєш державі.

Програміст на B2B і KSeF: як тримати все в одному місці

Більшість помилок, які я бачу, походять не зі ставок, а з розбіжних даних: фактури в одній програмі, облік у таблиці, ZUS у календарі телефону. Простий процес:

1. Одне джерело фактур. Виставляєш у програмі, підключеній до KSeF, і перевіряєш, що кожна фактура має номер KSeF і UPO (офіційне підтвердження).

2. Облік з фактур, а не з пам'яті. Дохід для ричалту й реєстр VAT мають формуватися автоматично з виставлених документів.

3. Витрати з KSeF. Раз на місяць переглядаєш вхідні фактури, завантажені з KSeF, і вирішуєш, що потрапляє до реєстру VAT.

4. Терміни в одному календарі. 20-те (ричалт, ZUS) і 25-те (JPK_V7M) це сталі точки місяця.

5. Контроль доступу. Раз на квартал перевіряєш у порталі KSeF, які суб'єкти мають дозволи на твій NIP, і відкликаєш невикористовувані.

Такий процес працює незалежно від програми. Головне, щоб жодне число не переписувалося вручну між системами.

FAQ

Чи мусить програміст на B2B виставляти фактури в KSeF у 2026 році?

Так, якщо вартість фактур, виставлених за місяць, перевищує 10 000 зл брутто. Тоді обов'язок діє з 1 квітня 2026 р. Нижче цього ліміту до кінця 2026 р. можна виставляти фактури поза KSeF. З 1 січня 2027 р. KSeF охоплює всіх. Отримання фактур через KSeF обов'язкове з 1 лютого 2026 р.

Програміст на ричалті платить 12% чи 8,5%?

Як правило, 12%. Ставка за ст. 12 ч. 1 п. 2b літ. b закону про ричалт охоплює послуги, пов'язані з ПЗ (PKWiU ex 62.01.1), зокрема програмування і проєктування систем. 8,5% стосується вузьких послуг, наприклад суто технічної ІТ-підтримки (PKWiU 62.02.30.0). Класифікацію найкраще підтвердити з радником.

Скільки становить здоровотна внеска на ричалті у 2026 році?

Це 498,35 зл на місяць при доході до 60 000 зл на рік, 830,58 зл при доході від 60 000,01 до 300 000 зл і 1 495,04 зл понад 300 000 зл. Половину сплаченої внески віднімаєш від доходу при розрахунку ричалту. Ulga na start не поширюється на здоровотну внеску.

До якого числа подати JPK_V7M?

До 25-го числа місяця, наступного за розрахунковим періодом, наприклад за вересень до 25 жовтня. Стосується активних платників VAT, які звітують щомісяця. З лютого 2026 р. реєстр у JPK_V7 містить позначки, пов'язані з KSeF, зокрема номери KSeF фактур.

Чи фактура для іноземного клієнта теж іде в KSeF?

Так. Польський платник виставляє фактуру в KSeF і для іноземного покупця, але передає її поза системою, наприклад як PDF з QR-кодом для перевірки. За послуги для фірм з ЄС додається позначка «odwrotne obciążenie» (зворотне нарахування).

Штрафи за KSeF будуть з 2027 чи з 2028 року?

За чинними нормами штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 р. 16 вересня 2026 р. MF анонсувало їхнє перенесення на 2028 р., але станом на 8 жовтня 2026 р. це анонс, а не ухвалений закон. Обов'язок користуватися KSeF діє незалежно від штрафів.

Підсумок

Для програміста на B2B KSeF сьогодні це стала частина кожного місяця, а не проєкт на 2027 рік. Для фактур понад 10 000 зл брутто він обов'язковий з 1 квітня 2026 р. Ричалт 12% сплачуєш до 20-го, ZUS до 20-го, JPK_V7M подаєш до 25-го, а з 2027 р. додається щорічний JPK_EWP. Що менше даних ти переписуєш вручну між фактурою, обліком і деклараціями, то менший ризик помилки.

Як ми підходимо до цього в Biurko

Ми будуємо Biurko з погляду розробника, який сам веде JDG і щодня ним користується. В одному місці ти виставляєш і отримуєш фактури в KSeF (FA(3)) з підтвердженням UPO, ведеш облік ричалту з розрахунком податку, генеруєш JPK_V7M і надсилаєш його до шлюзу e-Deklaracji MF, а внески ZUS рахуються разом із календарем термінів. Підключення до KSeF працює через дозвіл, який ти будь-коли можеш сам відкликати в порталі KSeF, а сертифікати й токени зберігаються в зашифрованому вигляді. Інтерфейс доступний польською, англійською та українською, а нові функції потрапляють до користувачів кожні кілька днів і описані в публічному changelog.

Якщо ти змінюєш програму для фактур до 1 січня 2027 р., можеш спробувати Biurko на плані FREE: без картки, з необмеженим надсиланням до KSeF.