Як виставляти фактури українською в KSeF у Польщі?

Якщо ви ведете JDG у Польщі, а польська не є вашою рідною мовою, програма для фактур українською чи англійською — цілком законний вибір. Польський закон про VAT не визначає мову фактури між підприємцями. Важливі три речі: правильні дані в KSeF, сума VAT у злотих і польська версія документів, коли її вимагає податкова або коли ви продаєте споживачам.

Пишу це як розробник, який будує інтеграцію з KSeF, і як українець, що сам веде бізнес у Польщі. Нижче пояснюю, де мова має значення, а де ні, і як обрати інструмент, який не підведе під час податкової перевірки.

Чи може фактура в Польщі бути українською чи англійською?

Так, у розрахунках між підприємцями. Ні закон про VAT, ні видані на його підставі розпорядження, ні Податковий кодекс (Ordynacja podatkowa) не визначають мову фактури. Міністерство фінансів підтверджувало цю позицію ще багато років тому (джерело: Infor, «500 питань про VAT»).

Але є три правила, які варто пам'ятати:

1. Споживачі в Польщі. Закон про польську мову (ст. 7) вимагає польської мови у відносинах зі споживачами. Якщо виставляєте фактуру приватній особі, робіть її польською або двомовною.

2. VAT завжди в злотих. Навіть якщо фактура в євро й англійською, суму податку потрібно перерахувати в PLN (ст. 106e ч. 11 закону про VAT).

3. Переклад на вимогу. Під час податкової перевірки ви зобов'язані надати переклад польською документів, складених іноземною мовою (ст. 287 § 1 п. 2 Ordynacja podatkowa). Закон прямо не визначає, чи має це бути присяжний перекладач.

На практиці найбезпечніший варіант — двомовна фактура: польська плюс мова клієнта. Ви й клієнт розумієте документ, а податківцю не треба чекати на переклад.

Три рівні мови: інтерфейс, XML у KSeF і візуалізація

Із запуском KSeF слово «фактура» означає не те, що раніше. Технічно ви маєте справу з трьома окремими рівнями, і кожен має свої мовні правила.

1. Інтерфейс програми

Це мова меню, кнопок і повідомлень про помилки. Закон її не регулює, бо інтерфейс не є документом. Якщо «Виставити фактуру» вам зрозуміліше, ніж «Wystaw fakturę», можна працювати українською чи англійською й надсилати в KSeF точно такий самий документ, як і користувач польської версії.

Це важливіше, ніж здається. Більшість помилок у фактурах виникає не через закон, а через неправильно зрозуміле поле форми: наприклад, переплутану дату продажу з датою виставлення чи неправильну ставку VAT.

2. Файл XML у KSeF (структура FA(3))

Структурована фактура — це файл XML за схемою FA(3). Назви елементів польські й незмінні (наприклад, Podmiot1 для продавця), тож «перекласти» їх неможливо. А от вміст полів, наприклад назва послуги, може бути іноземною мовою. Міністерство фінансів прямо дозволяє дані іноземною мовою у файлі XML (цит. за ifirma.pl).

Додам як розробник: XML у KSeF використовує UTF-8, тому технічно прийме й кирилицю. Але цей самий файл потім читатиме ваш польський покупець і його бухгалтер. Опис послуги польською чи англійською просто практичніший.

3. Візуалізація (PDF для клієнта)

Коли клієнт не отримує фактуру через KSeF, наприклад компанія з-за кордону, ви надсилаєте йому візуалізацію, зазвичай PDF. Міністерство не нав'язує шаблону й дозволяє візуалізацію іноземною мовою або двомовну, якщо вона по суті відповідає файлу XML. Фактура, яка використовується поза KSeF, повинна мати QR-код і номер KSeF.

Це не формальність. У роз'ясненнях 2026 року директор Національної податкової інформації (KIS) вказував, що візуалізацію, яка відрізняється від документа в KSeF, можуть визнати окремою фактурою (джерело: Gazeta Prawna). Тому PDF варто генерувати автоматично з тих самих даних, що й XML, а не переписувати вручну в редакторі.

KSeF для іноземців: терміни, вхід і штрафи

Громадянство тут не має значення. Вирішують статус у VAT і польський NIP.

Дата Що змінюється (станом на жовтень 2026) 1 лютого 2026 Обов'язок виставлення для найбільших компаній; усі платники VAT мусять отримувати фактури через KSeF 1 квітня 2026 Обов'язок виставлення для решти бізнесу, зокрема більшості JDG 1 січня 2027 Найменші платники (продажі за фактурами до 10 000 зл брутто на місяць), початок штрафів, номер KSeF у банківських переказах

Штрафи. З 1 січня 2027 начальник податкової може накласти штраф до 100% суми VAT із фактури, виставленої поза KSeF, а для фактури без VAT — до 18,7% загальної суми до сплати (ст. 106ni закону про VAT). Розмір штрафу залежить від тяжкості порушення. У 2026 році адміністративні штрафи не накладаються.

Вхід. До KSeF можна увійти, зокрема, через Profil Zaufany, кваліфікований електронний підпис або сертифікат KSeF. Profil Zaufany вимагає номера PESEL, тож якщо його немає, заздалегідь перевірте, який спосіб ви використаєте. Токени KSeF працюють лише до 31 грудня 2026 року. З 2027 потрібні сертифікати KSeF або дозвіл, наданий програмі для фактур.

Важливо для тих, хто не володіє польською: безкоштовні інструменти Мінфіну (Aplikacja Podatnika KSeF, мобільний застосунок) створені насамперед польською. Під час консультацій з Мінфіном у 2026 році експерти називали англомовну версію платформи серед найпотрібніших змін (джерело: podatki.biz). Тому програма для фактур українською чи англійською для багатьох — реальна допомога, а не лише зручність.

Як обрати програму для фактур українською чи англійською

Розрізняйте дві речі, які в пропозиціях часто плутають: мову інтерфейсу (якою працюєте ви) і мову документа (що отримує клієнт). Програма може мати польське меню й виставляти фактури англійською — або навпаки.

Критерій Чому це важливо Інтерфейс вашою мовою Менше помилок під час заповнення полів Двомовні фактури (PL + EN/UA) Документ зрозумілий і клієнту, і податковій Пряма інтеграція з KSeF і UPO Фактура юридично існує лише після присвоєння номера KSeF Візуалізація з XML, з QR-кодом PDF узгоджений із KSeF, немає ризику «другої фактури» Іноземні валюти за курсом NBP VAT автоматично перераховується в PLN Отримання вхідних фактур із KSeF Обов'язково для кожного платника VAT з 1 лютого 2026 JPK_V7, реєстри й ZUS в одному місці Менше перенесення даних між інструментами

На польському ринку є кілька програм з підтримкою інших мов. Кілька прикладів за інформацією виробників (станом на 8.10.2026):

• Fakturownia має інтерфейс, зокрема, українською та англійською, а також двомовні фактури (fakturownia.pl/po-ukrainsku).

• wFirma дозволяє виставляти фактури дев'ятьма мовами, зокрема англійською та українською, з польськими й іншомовними підписами полів (pomoc.wfirma.pl).

Перш ніж обрати, відкрийте тестовий акаунт і перевірте одне: виставте фактуру в євро для іноземного клієнта й подивіться, чи є в PDF номер KSeF, QR-код і VAT у злотих.

Типові помилки іноземців у фактуруванні

• Фактура лише англійською для приватної особи в Польщі. Споживач має отримати документ польською або двомовний.

• PDF із Word замість фактури в KSeF. Якщо на вас поширюється KSeF, сам PDF не є фактурою. З 2027 за це загрожує штраф за ст. 106ni.

• Немає фактури в KSeF для іноземного клієнта. Фактура для закордонної компанії теж іде в KSeF, а клієнт отримує візуалізацію з QR-кодом.

• Редагування PDF після відправки в KSeF. Будь-яка різниця між PDF і XML — це ризик. Помилки виправляють коригувальною фактурою.

• Відкладання зміни способу входу. Токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026.

Як ми підходимо до цього в Biurko

Ми будуємо Biurko з погляду розробника, який сам веде JDG у Польщі як іноземець, тому інтерфейс доступний польською, англійською та українською. Ви виставляєте й отримуєте фактури в KSeF (FA(3)) з підтвердженням UPO, а з'єднання працює через дозвіл, який можна будь-коли відкликати в порталі KSeF. Сертифікати й токени KSeF зберігаються в зашифрованому вигляді. В одному місці також є реєстри VAT, JPK_V7M/V7K з відправкою до Мінфіну та розрахунок внесків ZUS із календарем термінів.

FAQ

Чи можна в Польщі виставити фактуру лише англійською чи українською?

Так, якщо покупець — компанія. Закон про VAT не визначає мову фактури. Виняток — споживачі в Польщі, яким документ слід надати польською. Пам'ятайте, що VAT має бути в злотих, а під час перевірки податкова може вимагати переклад польською. Тому багато підприємців обирають двомовну фактуру.

Чи прийме KSeF фактуру іноземною мовою?

Так. Назви полів у структурі FA(3) польські й незмінні, але вміст, наприклад опис послуги, може бути іноземною мовою. Мінфін також дозволяє візуалізацію англійською чи двомовну, якщо вона по суті відповідає файлу XML у KSeF і містить QR-код та номер KSeF.

Чи мусить іноземець з JDG користуватися KSeF?

Так, громадянство не має значення. Обов'язок залежить від статусу у VAT і польського NIP. Більшість JDG виставляють фактури в KSeF з 1 квітня 2026, а найменші платники — з 1 січня 2027. Отримувати фактури через KSeF усі платники VAT мусять з 1 лютого 2026.

Як увійти до KSeF без PESEL?

Profil Zaufany вимагає номера PESEL, тож без нього залишаються інші способи, наприклад кваліфікований електронний підпис або сертифікат KSeF. Можна також надати дозвіл програмі для фактур. Деталі залежать від вашої ситуації, тому варто перевірити актуальні інструкції на ksef.podatki.gov.pl.

Чи фактура для закордонного клієнта теж має бути в KSeF?

Як правило, так, якщо на вас поширюється KSeF. Ви виставляєте фактуру в KSeF, а іноземному клієнту передаєте візуалізацію погодженим способом, наприклад PDF електронною поштою. На візуалізації мають бути QR-код і номер KSeF. Вона може бути англійською, якщо збігається з даними в XML.

Який штраф за фактуру поза KSeF?

З 1 січня 2027 — до 100% суми VAT, вказаної у фактурі, виставленій поза KSeF, а для фактури без VAT — до 18,7% загальної суми до сплати (ст. 106ni закону про VAT). Податкова визначає розмір штрафу з урахуванням тяжкості порушення. У 2026 році адміністративні штрафи не накладаються.

Підсумок

Програма для фактур українською чи англійською — законний і розумний вибір для іноземця з JDG у Польщі. Інтерфейс може бути будь-якою мовою. Фактура для компанії може бути іншомовною, але VAT вказується в злотих, споживачам ви видаєте документ польською, а візуалізація має збігатися з XML у KSeF. Найпростіше досягти цього двомовною фактурою, згенерованою автоматично з даних у KSeF.

Ця стаття має інформаційний характер. У вашій індивідуальній ситуації варто проконсультуватися з податковим консультантом.

Якщо ви змінюєте програму для фактур до 1 січня 2027, можете спробувати Biurko на плані FREE: без картки, з необмеженою відправкою в KSeF та інтерфейсом польською, англійською чи українською.