Як обрати програму для виставлення фактур у Польщі?

Останнє оновлення: 10 листопада 2026 року. Правовий стан — на цю дату.

Ви виставили фактуру, натиснули «надіслати» — і не знаєте, чи прийняв її KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних рахунків-фактур Польщі). Номера KSeF не видно, UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — офіційне підтвердження отримання) доводиться шукати в урядовому застосунку, а клієнт питає, чи фактура вже до нього дійшла. Коли ви вирішуєте, яка програма для виставлення фактур вам підійде, спершу перевірте саме це: чи фактура сама потрапляє до KSeF і чи біля кожної фактури видно номер KSeF та UPO.

Часу небагато. До 31 грудня 2026 року частина малих підприємців ще може виставляти фактури поза KSeF, а з 1 січня 2027 року обов'язок стосується всіх.

Нижче — критерії вибору, тест на 10 хвилин і чекліст. Я розробник і засновник Biurko, а не податковий радник, тож правила наводжу за даними Міністерства фінансів Польщі (MF) із посиланнями.

Номер KSeF і UPO: навіщо вони біля кожної фактури

Номер KSeF — це унікальний ідентифікатор фактури в системі. За даними MF, система присвоює його автоматично після надсилання е-фактури та її прийняття. Номер повертається в UPO, не є частиною XML-файлу й не збігається з номером фактури з вашої власної нумерації (поле P_2).

UPO підтверджує, що KSeF прийняв документи. Згідно з описом MF, у ньому є, зокрема, референсний номер сесії або пакета, а також діапазон і кількість документів. Тому програма має сама прив'язати до фактури потрібне UPO, а вам не доведеться шукати його по сесіях.

Номер KSeF стає в пригоді частіше, ніж здається. MF називає три ситуації, де його потрібно вказати або побачити:

• Коректа. Коригувальна фактура (faktura korygująca) у структурі FA(3) має містити номер KSeF первинної фактури.

• JPK_V7. З 1 лютого 2026 року номер KSeF потрапляє до облікової частини JPK_V7M(3) і JPK_V7K(3) — і для продажів, і для закупівель.

• Перекази. З 1 січня 2027 року активні платники ПДВ, які оплачують структуровані фактури переказом, вказують у призначенні платежу номер KSeF, а за кількох фактур — збірний ідентифікатор. У MPP (podzielona płatność — розділений платіж) номер входить до призначення переказу.

Терміни, які впливають на вибір програми

Станом на 9 листопада 2026 року:

• 1 лютого 2026 року — отримувати фактури через KSeF мають усі. Виставляти зобов'язані компанії з продажами понад 200 млн zł у 2024 році.

• 1 квітня 2026 року — обов'язок виставляти в KSeF поширюється на решту платників.

• До 31 грудня 2026 року — виняток: фактури поза KSeF дозволені, якщо продажі за ними за місяць не перевищують 10 000 zł brutto. Враховується дата виставлення. Після перевищення ліміту в KSeF виставляєте фактуру, що його перевищила, і кожну наступну (MF).

• 1 січня 2027 року — KSeF для всіх. MF наводить приклад квіткарки, яка виставляє три фактури на місяць по 1 500–2 500 zł: з цієї дати вона теж робить це в KSeF.

Штрафи — окрема тема. За чинним законом штрафи з ст. 106ni закону про ПДВ можуть накладати з 1 січня 2027 року (друк Сейму № 3245), і сягати до 100% суми ПДВ з фактури (rp.pl). Проте 6 листопада 2026 року Сейм ухвалив закон, який відтерміновує їх до кінця 2027 року (PAP/Bankier). Закон передали до Сенату, далі потрібен підпис Президента. Відтермінування стосується штрафів, а не самого обов'язку. У вашій ситуації варто проконсультуватися з податковим радником.

Яка програма для виставлення фактур підійде малому бізнесу

Шість критеріїв, від найважливішого.

Сама надсилає фактуру до KSeF

Ви виставляєте фактуру, а програма передає її до KSeF у структурі FA(3). Не потрібно експортувати XML-файли чи заходити в окремий застосунок лише для того, щоб фактура «пішла». Якщо надсилання потребує додаткових кроків, запитайте постачальника, чи можна його автоматизувати.

Показує статус надсилання

Між «надіслано» і «прийнято» минає трохи часу, а фактуру можуть і відхилити. Добра програма показує статус у списку фактур і пояснює причину відмови зрозумілою мовою, без відсилань до документації API.

Для україномовних користувачів тут є ще одна перевірка: повідомлення KSeF приходять польською. Запитайте, чи програма пояснює причину відмови українською.

Показує номер KSeF і UPO біля кожної фактури

Після прийняття фактури номер KSeF має зберігатися біля документа, а UPO — завантажуватися одним кліком.

Уявімо Оксану, яка веде клінінг для офісів як JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна підприємницька діяльність, польський аналог ФОП). Вона виставляє шість фактур на місяць на загальну суму 21 000 zł brutto. У березні 2027 року клієнт повідомляє про помилку в описі послуги. Коректа має містити номер KSeF первинної фактури. Якщо номер біля фактури, це хвилина роботи. Якщо ні — Оксана шукає його в застосунку MF, де інтерфейс польською.

Працює з коректами, JPK і переказами

Програма має сама вставляти до коректи номер KSeF первинної фактури й переносити номери до облікової частини JPK_V7. З 2027 року покупці-платники ПДВ вказуватимуть номер у призначенні переказу, тож хтось точно спитає вас про нього. Зручний доступ до номера заощаджує час.

Дозволяє самому скасувати доступ до KSeF

Запитайте, як програма підключається до KSeF і чи можна відкликати її доступ безпосередньо в KSeF. Це ваші фактури й ваші повноваження, а програма лише користується ними.

Приймає закупівельні фактури й упорається зі збоєм KSeF

З 1 лютого 2026 року фактури ви отримуєте через KSeF. Перевірте, чи програма їх завантажує, і запитайте, що вона робить, коли KSeF недоступний (режими offline24 та аварійний).

Тест на 10 хвилин перед вибором

Робіть його на першій справжній фактурі або в тестовому середовищі програми, якщо воно є. Не виставляйте вигаданих фактур у продуктивний KSeF.

1. Виставте фактуру й нічого більше не натискайте. Чи пішла вона до KSeF сама?

2. Стежте за статусом. Чи змінюється він за хвилину на «прийнято»?

3. Знайдіть номер KSeF біля фактури.

4. Завантажте UPO. Чи це оригінальний файл із KSeF, а не лише власне підтвердження програми?

5. Увійдіть до безкоштовного застосунку MF і порівняйте номер KSeF.

6. Виставте коректу. Чи номер первинної фактури підставився сам?

Як це робить Biurko

Biurko ми будуємо з погляду розробника, який сам веде JDG. Після виставлення фактури надсилання до KSeF іде у фоні: Biurko стежить за статусом, зберігає номер KSeF біля фактури й після прийняття завантажує UPO. До KSeF воно підключається через дозвіл, який ви надаєте в KSeF і можете будь-коли самі скасувати в порталі KSeF або через Profil Zaufany (довірений профіль — державна електронна ідентифікація в Польщі). Інтерфейс доступний українською, польською та англійською.

У плані FREE надсилання фактур до KSeF безлімітне, а платні плани починаються від 29 zł netto на місяць. Проведіть тест зі списку вище й у нас, як і в кожного постачальника, якого розглядаєте.

Чекліст: вибір програми для фактур з KSeF

• Фактура потрапляє до KSeF без ручних кроків і без експорту XML.

• Бачу статус надсилання та зрозумілу причину відмови.

• Номер KSeF збережений біля кожної прийнятої фактури.

• UPO завантажую з картки фактури, як оригінальний файл із KSeF.

• Коректа сама підтягує номер KSeF первинної фактури.

• Можу сам відкликати доступ програми до KSeF.

• Знаю ліміти й ціну плану, надсилання до KSeF у ньому включене.

Висновок

Обираючи програму для виставлення фактур, дивіться на те, що відбувається після кліку «виставити»: чи фактура сама йде до KSeF, чи видно номер KSeF і чи UPO під рукою. Виняток для фактур до 10 000 zł на місяць закінчується 31 грудня 2026 року, а відтермінування штрафів обов'язку не скасовує.

Якщо ви міняєте програму до 1 січня 2027 року, можете спробувати Biurko в плані FREE: без картки, з безлімітним надсиланням до KSeF.

FAQ

Чи потрібна програма для фактур, щоб користуватися KSeF?

Ні. Міністерство фінансів Польщі надає безкоштовні застосунки для KSeF: веб-версію та мобільну. Програма для виставлення фактур потрібна, якщо ви хочете, щоб надсилання, номер KSeF і UPO оброблялися автоматично, а фактури одразу потрапляли до реєстрів ПДВ і JPK без ручного перенесення даних.

Де знайти номер KSeF фактури?

Номер повертається в UPO після прийняття фактури, а ще його видно в застосунку MF. У добрій програмі він збережений біля самого документа. Шукати його в XML-файлі фактури марно: за даними MF, номер KSeF не є елементом фактури чи її файлу.

Чи номер KSeF — це те саме, що номер фактури?

Ні. Номер KSeF — окремий ідентифікатор, який система присвоює після прийняття фактури. Це два різні номери: він відрізняється від номера з вашої нумерації (поле P_2). Його вказують, зокрема, у коректі первинної фактури, а з 1 січня 2027 року покупці вказують його в призначенні переказу.

З якого терміну діють штрафи за фактури поза KSeF?

За чинним законом — з 1 січня 2027 року. Сейм 6 листопада 2026 року ухвалив закон, що відтерміновує їх до кінця 2027 року, але його ще має розглянути Сенат і підписати Президент. Обов'язок користуватися KSeF з 1 січня 2027 року не змінюється. Станом на 9 листопада 2026 року.

Чи діє ліміт 10 000 zł у KSeF у 2027 році?

Ні, він діє до 31 грудня 2026 року. До цієї дати можна виставляти фактури поза KSeF, якщо їхня сума brutto за місяць не перевищує 10 000 zł. Враховується дата виставлення. Після перевищення ліміту обов'язок виникає з фактури, що його перевищила. З 1 січня 2027 року виняток закінчується.