Програма для фактур KSeF для малого бізнесу з UPO (2027)

Останнє оновлення: 9 листопада 2026 року

Ви виставляєте фактуру (рахунок-фактуру), натискаєте «Надіслати» і бачите зелену позначку. Але чи справді фактура потрапила до KSeF, польської національної системи е-фактур (Krajowy System e-Faktur)? Чи отримала вона номер KSeF? Де UPO, тобто офіційне підтвердження, що система її прийняла? Програма для фактур KSeF, яка лише створює XML-файл, залишає ці питання вам.

До 1 січня 2027 року лишилося менше восьми тижнів. Від цього дня ліміт 10 000 злотих на місяць більше не діє, і KSeF охоплює всіх. Номер KSeF також знадобиться в призначенні платежу при переказах між активними платниками VAT (ПДВ).

Нижче: що відбувається з фактурою після відправки, шість критеріїв вибору, приклад із життя і чекліст на 10 хвилин.

Що відбувається з фактурою після кнопки «Надіслати»

Структурована фактура — це XML-файл у схемі FA(3). Програма надсилає його до KSeF, а система перевіряє права доступу і відповідність файлу схемі. Якщо все гаразд, KSeF приймає документ і присвоює йому номер KSeF.

За даними Міністерства фінансів Польщі номер присвоюється автоматично після прийняття фактури, повертається в UPO і не є частиною XML-файлу. Практичний висновок: вписати його самому не вийде, тож програма має отримати його з KSeF і зберегти біля фактури.

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання) — це документ, який KSeF повертає після прийняття фактури. У ньому вказано присвоєний номер, тому це ваше підтвердження, що система документ прийняла. Сам експорт XML цього не дає.

Номер KSeF має 35 символів (як він побудований). Ось вигаданий приклад:

1234567890-20270115-ABCDEF123456-9C

1234567890: NIP (польський податковий номер), зазвичай продавця
20270115: дата у форматі РРРРММДД
ABCDEF123456: технічна частина, яку присвоює система
9C: контрольна сума

Навіщо номер KSeF і UPO біля кожної фактури у 2027 році

Чотири причини, чому ці дві речі мають бути видимі біля фактури, а не лежати в окремому порталі:

Банківські перекази. З 1 січня 2027 року активний платник VAT, який платить переказом іншому активному платнику VAT, має вказати в призначенні платежу номер KSeF (за одну фактуру) або збірний ідентифікатор (за кілька). Це стосується й переказів у механізмі split payment (podzielona płatność), повідомляє Мінфін (ст. 108g закону про VAT). Обов'язок лежить на платнику, але ваш клієнт потребуватиме цього номера від вас.
Підтвердження прийняття. UPO показує, що KSeF прийняв фактуру. Без нього у вас є лише власне «я відправив».
JPK_V7. Номер KSeF вказують в evidencji (реєстрі) JPK_V7 для фактур, виставлених у KSeF (опис). Якщо програма його не зберегла, шукати доведеться вручну.
Штрафи. За чинними нормами санкції зі ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року й можуть сягати 100% ПДВ з фактури або 18,7% суми до сплати, якщо ПДВ у фактурі немає.

20 жовтня 2026 року уряд ухвалив законопроєкт, який переносить штрафи на 1 січня 2028 року (друк Сейму № 3245). За джерелами, які я перевірив 9 листопада 2026 року, це досі лише проєкт, а сам обов'язок виставляти фактури в KSeF не змінюється. Перевірте його статус на сайті Сейму, перш ніж на нього покладатися.

Це загальна інформація, а не податкова порада. У вашій конкретній ситуації проконсультуйтеся з польським податковим радником.

Як обрати програму для фактур KSeF: 6 критеріїв

1. Відправка до KSeF без ручного завантаження файлів

Перевірте, чи програма сама надсилає фактуру до KSeF після виставлення. Експорт XML і ручне завантаження в безкоштовному Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl) працює, коли фактур кілька на рік. Коли їх десяток на місяць, це помилка, що чекає свого часу.

2. Статус і номер KSeF видно біля фактури

У списку фактур має бути видно, чи фактура очікує, відправлена, прийнята або відхилена. Біля прийнятої — номер KSeF, який копіюється одним кліком. Якщо його доводиться шукати в іншій системі, програма не доводить процес до кінця.

3. UPO доступне біля кожної фактури

UPO має бути під рукою, просто з фактури, а не в окремому порталі. Запитайте також, скільки часу програма його зберігає і чи можна завантажити його на кожному тарифі.

4. Зрозуміла обробка відхилень

KSeF відхиляє фактуру, яка не пройшла перевірку прав доступу або не відповідає схемі FA(3). Хороша програма показує тоді не лише код помилки, а й що виправити. Відхилена фактура не отримує номера KSeF, тож для системи її не існує, доки ви не надішлете правильну.

5. Отримання закупівельних фактур з KSeF

З 1 лютого 2026 року отримувати фактури через KSeF мають усі компанії, навіть ті, що ще виставляли їх поза системою. Програма, яка лише надсилає, змушує тримати другий інструмент для витрат.

6. Ціни без пасток

Запитайте про місячний ліміт документів на безкоштовному тарифі й про те, що саме дає вищий. Перевірте, чи номер KSeF і UPO доступні на кожному тарифі, а не лише на найдорожчому. Запитайте й про те, як програма підключається до KSeF: найкраще через дозвіл (uprawnienie), який ви надаєте самі й можете в будь-який момент відкликати.

Приклад: одна фактура від виставлення до платежу

Розробник із JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський аналог ФОП) 15 січня 2027 року виставляє фактуру польській компанії, яка є активним платником VAT: 10 000 зл нетто + 23% VAT = 12 300 зл брутто.

Він виставляє фактуру в програмі.
Програма надсилає файл FA(3) до KSeF. Статус змінюється з «у черзі» на «прийнята».
Біля фактури з'являється номер KSeF, і можна завантажити UPO.
Клієнт бачить фактуру в KSeF і платить переказом, вказавши в призначенні платежу номер KSeF.
Під час розрахунку VAT цей самий номер потрапляє до реєстру JPK_V7.

Якби на кроці 2 з'явилося «відхилена»: ні номера, ні UPO. Ви виправляєте помилку з повідомлення і надсилаєте знову, стежачи за строком виставлення фактури.

Як це працює в Biurko

Я програміст, веду власну JDG і сам виставляю фактури в Biurko, тому критерії вище народилися з моїх власних зіткнень із KSeF. Конкретно:

Після виставлення фактури Biurko надсилає її до KSeF (FA(3)). Експортувати й завантажувати файли не потрібно.
Біля кожної фактури ви бачите статус відправки, а після прийняття — номер KSeF і UPO для завантаження.
Ви підключаєтеся через дозвіл, який надаєте в KSeF і можете в будь-який момент самі відкликати в порталі KSeF або через Profil Zaufany (польський державний довірений профіль для входу).
Biurko також отримує закупівельні фактури з KSeF.
Тариф FREE має необмежену відправку до KSeF. Платні тарифи починаються від 29 зл нетто на місяць; що саме входить у кожен тариф, дивіться в прайсі на biurko.io.
Інтерфейс доступний польською, англійською та українською.

Biurko охоплює й наступні кроки: реєстри VAT, JPK_V7M/V7K з відправкою до шлюзу Мінфіну та UPO, облік ryczałt (податок на виручку за фіксованою ставкою) і внески ZUS (польський соціальний фонд). Натомість Biurko не веде KPiR (книгу обліку доходів і витрат) і не веде повну бухгалтерію компаній. Якщо вони вам потрібні, цим і далі займається бухгалтер або інша програма.

Чекліст: перевірте програму за 10 хвилин

Виставте тестову фактуру і перевірте, чи програма сама надсилає її до KSeF.
Подивіться, чи біля фактури є статус відправки, а після прийняття — номер KSeF, який можна скопіювати.
Завантажте UPO цієї фактури просто з фактури, не заходячи в інший портал.
Перегляньте документацію або запитайте постачальника, як програма показує відхилення і чи каже повідомлення, що виправити.
З'ясуйте, як програма підключається до KSeF і чи можете ви самі відкликати дозвіл.
Перевірте, чи вона отримує закупівельні фактури з KSeF.
Прочитайте прайс: ліміт документів, розподіл за тарифами, доступ до номера KSeF і UPO на кожному з них.

Підсумок

Хороша програма для фактур KSeF не закінчує роботу на XML-файлі. Вона надсилає фактуру до KSeF, показує статус, зберігає номер KSeF і дає UPO біля фактури. З 1 січня 2027 року цей номер ви вписуватимете в переказ, а UPO буде вашим підтвердженням прийняття.

Пройдіть чекліст на програмі, якою користуєтеся сьогодні. Якщо змінюєте програму до 1 січня 2027 року, можете спробувати Biurko на тарифі FREE: без картки, з необмеженою відправкою до KSeF. Створіть акаунт на biurko.io.

Поширені запитання (FAQ)

Чи мусить програма для фактур показувати номер KSeF?

Закон покладає обов'язки на платника податків, а не на програму. З 1 січня 2027 року активний платник VAT, який платить переказом іншому активному платнику VAT, має вказати в призначенні платежу номер KSeF (ст. 108g закону про VAT). Програма, що показує номер біля фактури, позбавляє вас пошуку в Aplikacja Podatnika.

Що таке UPO в KSeF?

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — офіційне підтвердження отримання, яке KSeF повертає після прийняття фактури. Воно підтверджує, що система прийняла документ, і містить присвоєний йому номер KSeF. Відхилена фактура не отримує ні номера, ні UPO, тому спершу переконайтеся, що статус — «прийнята», а вже потім шукайте документ.

Чи можна після 1 січня 2027 року виставляти фактури поза KSeF?

До 31 грудня 2026 року можна було виставляти фактури поза KSeF, якщо місячні продажі за ними з урахуванням VAT не перевищували 10 000 зл (Мінфін, ст. 145m закону про VAT). З 1 січня 2027 року цей виняток закінчується, тож фактури для компаній виставляють у KSeF. Щодо фактур споживачам запитайте радника.

Чи є безкоштовна програма для фактур із відправкою до KSeF?

Так. Міністерство фінансів пропонує безкоштовний Aplikacja Podatnika KSeF, де можна виставити фактуру вручну. Безкоштовні тарифи мають і деякі програми, зокрема Biurko (тариф FREE з необмеженою відправкою до KSeF). Перш ніж обрати, перевірте місячний ліміт документів і чи входять номер KSeF та UPO в тариф.

Що робити, якщо KSeF відхилив фактуру?

Відхилена фактура не отримує номера KSeF, тож для системи вона не виставлена. KSeF перевіряє права доступу й відповідність файлу схемі FA(3), тому причину шукайте там. Виправте дані, надішліть фактуру знову й стежте за встановленим законом строком виставлення. У разі сумнівів запитайте бухгалтера.

Як обрати програму для фактур з KSeF та UPO для малого бізнесу?