Jak wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta w KSeF?

Polski programista fakturuje agencję z Berlina. Polska hurtownia wysyła towar do Czech. Firma z Katowic sprzedaje maszynę kontrahentowi z Ukrainy. Trzy różne transakcje, trzy różne stawki, trzy różne komplety pól w strukturze FA(3). I jedno wspólne pytanie, które wraca w każdej rozmowie z biurem rachunkowym: czy to w ogóle musi iść przez KSeF, skoro nabywca o KSeF nigdy nie słyszał?

Musi. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest przypisany do sprzedawcy, nie do nabywcy. Jeśli fakturujesz według polskich przepisów i masz w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, faktura idzie do systemu, niezależnie od tego, gdzie siedzi druga strona.

Poniżej: co dokładnie trzeba zrobić, które pola najczęściej są wypełniane źle i jak przekazać dokument kontrahentowi, który do KSeF się nie zaloguje.

Kiedy faktura zagraniczna musi trafić do KSeF

Obowiązek dotyczy, jak wskazuje Ministerstwo Finansów, wszystkich podatników zobowiązanych do wystawiania faktur na podstawie polskich przepisów, z wyjątkami określonymi w ustawie (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II). W praktyce oznacza to, że w KSeF wystawiasz:

• fakturę WDT dla podatnika z innego kraju UE,

• fakturę dokumentującą eksport towarów poza UE,

• fakturę za usługi B2B, dla których miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy (art. 28b ustawy o VAT).

Poza obowiązkiem KSeF pozostają między innymi faktury wystawiane przez podatnika bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, faktury w procedurach szczególnych (OSS, IOSS) oraz sprzedaż B2C, także dla klientów z zagranicy.

Osobna sprawa: faktury zakupowe od zagranicznych dostawców nie trafiają do KSeF. Rachunek za Google Ads, Amazon czy usługę od kontrahenta z Niemiec księgujesz jak dotąd, jako import usług lub WNT. KSeF obsługuje wyłącznie polską stronę wystawiania.

Wystawienie to połowa procesu

Zagraniczny nabywca nie posiada polskiego NIP, więc nie zaloguje się do KSeF i nie pobierze stamtąd dokumentu. Ustawodawca przewidział na to art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0 przepis ten obejmuje między innymi:

• przypadek, gdy miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa UE lub państwa trzeciego,

• podmiot bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

• podmiot posiadający w Polsce stałe miejsce działalności, które nie uczestniczy w danej transakcji,

• podmiot nieposiadający NIP oraz konsumenta.

W tych sytuacjach fakturę udostępniasz nabywcy w sposób z nim uzgodniony: PDF mailem, wydruk, EDI, portal klienta. Forma jest dowolna, ale uzgodnienie warto mieć na piśmie, choćby w umowie ramowej lub w ogólnych warunkach współpracy.

Dwie rzeczy, o których łatwo zapomnieć:

Kod QR. Faktura używana poza KSeF musi być opatrzona kodem QR z oznaczeniem numeru KSeF. Dla faktur wystawionych w trybie offline i jeszcze nieprzesłanych do systemu wymagane są dwa kody, z napisami „OFFLINE" i „CERTYFIKAT".

Zgodność z XML. MF wprost odradza wysyłanie do KSeF okrojonego pliku XML i dokładanie reszty danych dopiero na wizualizacji. Wizualizacja może zawierać logo czy kontakt do BOK, ale merytorycznie musi odpowiadać plikowi w systemie.

Dobra wiadomość dla eksporterów: faktura przekazywana poza KSeF może być w języku obcym. Możesz wysłać do systemu XML po polsku, a kontrahentowi przekazać PDF po angielsku lub dwujęzycznie, o ile treść się pokrywa.

Identyfikacja nabywcy: trzy pola, trzy sytuacje

To miejsce, w którym powstaje najwięcej odrzuceń i korekt. Struktura FA(3) ma osobne pola dla każdego rodzaju identyfikatora i nie wolno ich mieszać.

Nabywca Pola w Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne Przykład Podatnik z UE (WDT, usługi art. 28b) KodUE + NrVatUE DE + 999999999 Podmiot z kraju trzeciego z identyfikatorem KodKraju + NrID CH + 999999999 Podmiot z kraju trzeciego bez identyfikatora BrakID = 1 – Polski podatnik NIP 9999999999

Najczęstsze pomyłki, wprost wymienione przez MF:

• wpisanie numeru VAT UE z prefiksem w polu NrID zamiast rozbicia na KodUE i NrVatUE,

• sklejenie kodu kraju z numerem w jednym polu (CH9999999999 zamiast CH + 9999999999),

• wpisanie polskiego NIP w polu NrID. Faktura jest udostępniana nabywcy w KSeF właśnie na podstawie pola NIP, więc taki błąd oznacza, że polski kontrahent jej po prostu nie dostanie.

Po stronie sprzedawcy przy WDT i usługach z art. 28b prefiks PL wydziela się do osobnego pola Podmiot1/PrefiksPodatnika, a w polu NIP zostaje sam ciąg cyfr, bez myślników i bez prefiksu.

Stawki: 0 WDT, 0 EX, np I, np II, oo

Pole P_12 jest tekstowe. Wpisanie wartości liczbowej zamiast oznaczenia kończy się odrzuceniem pliku. FA(3) rozbiła dawne „0" i „np" na osobne kody:

Transakcja P_12 Podsumowanie Adnotacja WDT 0 WDT P_13_6_2 brak Eksport towarów 0 EX P_13_6_3 brak Usługi B2B dla podatnika z UE (art. 28b, VAT-UE) np II P_13_9 odwrotne obciążenie (P_18 = 1) Sprzedaż poza terytorium kraju poza zakresem art. 100 ust. 1 pkt 4 np I P_13_8 zależnie od transakcji Transakcje, w których podatek rozlicza nabywca w kraju oo – odwrotne obciążenie

Rozróżnienie np I i np II wynika wprost ze schematu: np II zarezerwowano dla usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, czyli tych wykazywanych w informacji podsumowującej VAT-UE (schemat FA(3)). Wpisanie np I przy usłudze dla firmy z Niemiec oznacza rozjazd między fakturą, VAT-UE i JPK_V7.

Przy WDT i eksporcie towarów adnotacja „odwrotne obciążenie" nie występuje. Pojawia się przy usługach, dla których zobowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca (art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT).

Faktura walutowa: kurs i kwota VAT w złotych

W fakturze walutowej kwoty pozostają w walucie obcej. Do złotych przelicza się wyłącznie kwotę podatku, w polach P_14_1W, P_14_2W i kolejnych, zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Kod waluty (ISO 4217) idzie do pola KodWaluty, a kurs można wskazać na poziomie wiersza w polu FaWiersz/KursWaluty.

Kurs to średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ustawy o VAT). Nie kurs z dnia wystawienia faktury i nie kurs z dnia wysyłki do KSeF. Jeżeli faktura została wystawiona wcześniej niż powstał obowiązek podatkowy, punktem odniesienia jest dzień poprzedzający wystawienie.

Praktyczna konsekwencja: przy WDT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po dostawie. Data sprzedaży i data wystawienia rzadko są tu tym samym dniem, a od tego zależy, który kurs jest poprawny.

W Biurko kurs pobiera się automatycznie z tabeli A NBP, z datą wyliczoną według art. 31a i cofnięciem do ostatniego dnia roboczego, gdy trafi na weekend lub święto. Kwota VAT w złotych przelicza się razem z pozycjami faktury.

Pięć błędów, które kończą się korektą

1. Numer VAT UE w złym polu. Struktura przyjmie plik, ale dane pojadą w niewłaściwe miejsce.

2. np I zamiast np II przy usługach dla firmy z UE, i odwrotnie.

3. Brak przekazania faktury kontrahentowi. Wysłanie do KSeF nie jest doręczeniem dokumentu zagranicznemu nabywcy.

4. Zły NIP nabywcy. W KSeF nie ma anulowania ani noty korygującej. Trzeba wystawić korektę do zera na błędny numer i nową fakturę pierwotną z poprawnymi danymi.

5. Kurs z dnia wystawienia zamiast z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego.

Checklista przed wysyłką faktury zagranicznej

• Sprawdź numer VAT UE nabywcy w VIES i zapisz wynik weryfikacji.

• Wpisz identyfikator w odpowiednie pola: KodUE + NrVatUE, KodKraju + NrID albo BrakID.

• Przy WDT i usługach z art. 28b wydziel prefiks PL do pola PrefiksPodatnika.

• Dobierz oznaczenie w P_12: 0 WDT, 0 EX, np I lub np II.

• Ustaw adnotację „odwrotne obciążenie", jeśli podatek rozlicza nabywca.

• Sprawdź kurs NBP względem daty powstania obowiązku podatkowego.

• Uzgodnij z kontrahentem formę przekazania faktury i wyślij wizualizację po wystawieniu.

• Skompletuj dowody dla stawki 0%: CMR, dokumenty przewozowe, komunikat IE-599 przy eksporcie.

Podsumowanie

Sprzedaż zagraniczna nie zniknęła z KSeF, ona po prostu ma własny zestaw pól i własny drugi obieg poza systemem. Większość problemów bierze się nie z przepisów, tylko z ręcznego mapowania danych kontrahenta na strukturę FA(3).

Biurko rozpoznaje typ nabywcy (polski NIP, VAT UE, podmiot zagraniczny, brak identyfikatora) i mapuje go na właściwe pola FA(3), a stawkę 0% i „np" tłumaczy na 0 WDT, 0 EX albo np II na podstawie oznaczeń transakcji, bez ręcznego wpisywania kodów. Kurs NBP i kwota VAT w złotych liczą się automatycznie.

Załóż darmowe konto i wystaw pierwszą fakturę zagraniczną w środowisku testowym KSeF, zanim zrobisz to na produkcji.

FAQ

Czy faktura dla kontrahenta z Niemiec musi być w KSeF?

Tak. Jeżeli wystawiasz ją według polskich przepisów i masz w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, faktura trafia do KSeF. Dotyczy to WDT, eksportu towarów i usług B2B rozliczanych w kraju nabywcy.

Czy zagraniczny kontrahent zobaczy fakturę w KSeF?

Nie. Bez polskiego NIP nie ma dostępu do systemu. Po wystawieniu faktury musisz przekazać ją w sposób z nim uzgodniony, najczęściej jako PDF mailem, z kodem QR umożliwiającym weryfikację dokumentu w KSeF.

Usługi dla firmy z UE: np II czy oo?

Dla usług z art. 28b wykazywanych w informacji podsumowującej VAT-UE właściwe jest np II wraz z adnotacją „odwrotne obciążenie". Oznaczenie oo dotyczy transakcji, w których podatek w Polsce rozlicza nabywca.

Czy faktura w KSeF może być po angielsku?

Plik XML może zawierać dane w języku obcym, a faktura przekazywana poza KSeF może być w języku obcym lub dwujęzyczna. Warunek: treść musi merytorycznie odpowiadać zawartości pliku wysłanego do systemu.

Czy faktury od zagranicznych dostawców trafiają do KSeF?

Nie. Podmioty bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie mają obowiązku korzystania z KSeF. Faktury zakupowe od nich rozliczasz jak dotąd, jako WNT lub import usług.