Schemat FA(3): które pola e-faktury są obowiązkowe

KSeF odrzuca fakturę w ułamku sekundy, gdy zabraknie NIP-u sprzedawcy albo któregoś z wymaganych bloków. To akurat łatwo wychwycić — dostajesz błąd i poprawiasz. Gorsza jest druga kategoria: pola, które wyglądają na opcjonalne, a w rzeczywistości stają się obowiązkowe, gdy zachodzi konkretny warunek prawny. Tych KSeF nie sprawdza. Fakturę przyjmie, nada numer, a problem wyjdzie dopiero przy kontroli JPK_V7.

Od 1 lutego 2026 r. struktura logiczna FA(3) jest jedynym akceptowanym wzorem faktury w KSeF — zastąpiła FA(2). Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony. Przesunięcie dotyczy tylko kar, a nie samego obowiązku korzystania z KSeF. To realny moment, żeby uporządkować dane, zanim cena za pomyłkę przestanie być zerowa.

Poniżej rozkładamy schemat na trzy poziomy wymagalności i pokazujemy, które pola musisz wypełnić zawsze, które tylko warunkowo, a których nie musisz w ogóle.

Trzy poziomy wymagalności — i dlaczego to nie semantyka

Schemat FA(3) to plik XSD opublikowany przez Ministerstwo Finansów w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów (przestrzeń nazw http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/). Każde pole ma w nim przypisany jeden z trzech poziomów:

1. Obligatoryjne — muszą być wypełnione w każdej fakturze. Brak = odrzucenie pliku przez KSeF.

2. Opcjonalne (warunkowo obowiązkowe) — wypełniasz je obowiązkowo, ale tylko gdy zachodzi określony warunek prawny. KSeF nie weryfikuje, czy warunek zaszedł — odpowiedzialność spoczywa na podatniku.

3. Fakultatywne — wypełnienie zależy wyłącznie od Ciebie. Pominięcie nie ma żadnych skutków.

Najwięcej kłopotów sprawia poziom drugi, bo intuicja podpowiada „pole opcjonalne = mogę pominąć". W FA(3) to fałszywe założenie. Pole stawki przy sprzedaży zwolnionej, oznaczenie split paymentu czy WDT są „opcjonalne" technicznie, ale obowiązkowe prawnie — a walidator KSeF ich nie zatrzyma.

Cztery elementy, bez których KSeF odrzuci fakturę

Schemat główny FA(3) składa się z kilku bloków nadrzędnych. Cztery z nich są wymagane bezwzględnie przy każdej fakturze:

• Naglowek — dane techniczne dokumentu: kod formularza (FA), wariant formularza (3), data wytworzenia.

• Podmiot1 — sprzedawca. NIP i pełna nazwa są obligatoryjne. Brak NIP-u sprzedawcy = pewne odrzucenie.

• Podmiot2 — nabywca. Tu jest pierwszy haczyk (patrz niżej).

• Fa — centralna część z danymi transakcji: data wystawienia (P_1), numer faktury (P_2), kod waluty, rodzaj faktury, podsumowania VAT i wiersze.

Uproszczony szkielet pliku pokazuje, jak niewiele trzeba, by faktura była technicznie poprawna:

<Faktura>
  <Naglowek>
    <KodFormularza kodSystemowy="FA (3)" wersjaSchemy="1-0E">FA</KodFormularza>
    <WariantFormularza>3</WariantFormularza>
    <DataWytworzeniaFa>2026-06-21T10:00:00Z</DataWytworzeniaFa>
  </Naglowek>
  <Podmiot1>
    <DaneIdentyfikacyjne>
      <NIP>1234567890</NIP>
      <Nazwa>ITCompass Artem ...</Nazwa>
    </DaneIdentyfikacyjne>
    <Adres>
      <KodKraju>PL</KodKraju>
      <AdresL1>ul. Przykładowa 1</AdresL1>
      <AdresL2>00-001 Warszawa</AdresL2>
    </Adres>
  </Podmiot1>
  <Podmiot2>
    <DaneIdentyfikacyjne>
      <NIP>9876543210</NIP>
      <Nazwa>Klient Sp. z o.o.</Nazwa>
    </DaneIdentyfikacyjne>
    <JST>2</JST>   <!-- nawet jeśli nie dotyczy: trzeba wpisać 2 -->
    <GV>2</GV>     <!-- nawet jeśli nie dotyczy: trzeba wpisać 2 -->
  </Podmiot2>
  <Fa>
    <KodWaluty>PLN</KodWaluty>
    <P_1>2026-06-21</P_1>
    <P_2>FV/06/2026</P_2>
    <P_13_1>1000.00</P_13_1>
    <P_14_1>230.00</P_14_1>
    <P_15>1230.00</P_15>
    <Adnotacje>
      <P_16>2</P_16>
      <P_17>2</P_17>
      <P_18>2</P_18>
      <P_18A>2</P_18A>
      <Zwolnienie>
        <P_19N>1</P_19N>
      </Zwolnienie>
      <NoweSrodkiTransportu>
        <P_22N>1</P_22N>
      </NoweSrodkiTransportu>
      <P_23>2</P_23>
      <PMarzy>
        <P_PMarzyN>1</P_PMarzyN>
      </PMarzy>
    </Adnotacje>
    <RodzajFaktury>VAT</RodzajFaktury>
    <FaWiersz>
      <NrWierszaFa>1</NrWierszaFa>
      <P_7>Usługa programistyczna</P_7>
      <P_11>1000.00</P_11>
      <P_12>23</P_12>
    </FaWiersz>
  </Fa>
</Faktura>

Szkielet jest poglądowy. Dokładne nazwy atrybutów i format pól bierz zawsze z oficjalnego pliku XSD.

Pułapka, o której łatwo zapomnieć: w Podmiot2 pola JST i GV (grupa VAT) są obowiązkowe. Nawet jeśli faktura nie dotyczy jednostki samorządu ani grupy VAT, trzeba wpisać wartość 2 („nie dotyczy").

Wiersz faktury: co naprawdę musi się w nim znaleźć

W elemencie FaWiersz schemat wymaga tylko jednego pola, a dwa kolejne wymaga ustawa:

• NrWierszaFa — kolejny numer wiersza; jedyne pole wiersza, którego wymaga schemat XSD. Brak = odrzucenie pliku.

• P_7 — nazwa towaru lub usługi. W schemacie opcjonalna, ale co do zasady wymagana przez ustawę; wyjątek to faktury korygujące dokumentujące rabaty zbiorcze za cały okres. Pole mieści do 512 znaków.

• P_12 — stawka VAT. W schemacie opcjonalna (w niektórych przypadkach z art. 106e ustawy o VAT można ją pominąć), ale co do zasady wymagana przez ustawę, a gdy jest podana, musi mieć dozwoloną wartość, np. 23, 8, 5, zw, np I, 0 KR, 0 WDT.

Ciekawostka, która myli integratorów: FaWiersz co do zasady nie zawiera kwoty VAT per pozycja. Kwota podatku trafia do podsumowania dokumentu (pola P_13_x netto i P_14_x VAT, według stawki). Z P_15 jako łączną kwotą należności. Wyjątek to pole P_11Vat — kwota podatku w wierszu, w przypadku z art. 106e ust. 10 ustawy o VAT. Pole P_6A (data dostawy w wierszu) jest opcjonalne — wypełniasz je tylko wtedy, gdy poszczególne pozycje mają różne daty sprzedaży. Pola jak Indeks, GTIN, PKWiU, CN są fakultatywne.

Adnotacje: osiem elementów, których nie wolno pominąć

Blok Adnotacje jest obowiązkowy i schemat wymaga w nim ośmiu elementów — żadnego nie wolno opuścić. Pięć to znaczniki typu „tak/nie" (1 = tak, 2 = nie). Trzy kolejne to bloki z wyborem między „nie dotyczy" (1) a pełną wersją:

• P_16 — metoda kasowa

• P_17 — samofakturowanie

• P_18 — odwrotne obciążenie

• P_18A — mechanizm podzielonej płatności (MPP)

• Zwolnienie — albo P_19N = 1 (brak dostaw zwolnionych), albo P_19 = 1 z podstawą prawną w P_19A, P_19B lub P_19C

• NoweSrodkiTransportu — albo P_22N = 1 (brak dostaw nowych środków transportu), albo P_22 = 1 z opisem środków transportu

• P_23 — procedura uproszczona w transakcjach trójstronnych

• PMarzy — albo P_PMarzyN = 1 (brak procedury marży), albo P_PMarzy = 1 z wybranym rodzajem procedury

To znaczy: nawet sprzedaż „zwykła" musi mieć pięć dwójek i trzy znaczniki „nie dotyczy" (P_19N, P_22N, P_PMarzyN, każdy z wartością 1). Pełne wersje tych bloków (P_19 dla zwolnienia wraz z podstawą prawną w P_19A/B/C, P_22 dla nowych środków transportu, P_PMarzy dla procedury marży) wypełniasz tylko wtedy, gdy zachodzi dany przypadek.

Pola „opcjonalne" — pułapka, której KSeF nie wyłapie

To najważniejsza część. Poniższe oznaczenia schemat przepuści w dowolnej postaci, ale są obowiązkowe prawnie, gdy zachodzi warunek — a KSeF przyjmie fakturę bez właściwego oznaczenia:

• P_18A = 1 przy MPP. Obowiązek split paymentu dotyczy faktur, których kwota brutto przekracza 15 000 zł i które zawierają pozycje z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (art. 108a). KSeF nie zna kwoty granicznej ani przedmiotu — nie sprawdzi tego. Brak oznaczenia naraża sprzedawcę na sankcje.

• Stawka 0 WDT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. WDT oznacza się stawką 0 WDT w polu P_12; znacznik P_22 dotyczy wyłącznie nowych środków transportu, a nie każdego WDT. Stawka niezgodna z rodzajem transakcji nie blokuje pliku, ale psuje ewidencję JPK_V7.

• P_19 + podstawa prawna przy sprzedaży zwolnionej. Sama stawka zw to za mało — przepis musi trafić do P_19A (ustawa o VAT), P_19B (dyrektywa) lub P_19C (inne regulacje).

• JST / GV w Podmiot2 — opisane wyżej, wartość 2 jest wymagana zawsze.

Reguła do zapamiętania: KSeF sprawdza poprawność techniczną pliku, nie poprawność merytoryczną rozliczenia. Przyjęta faktura nie znaczy „rozliczona prawidłowo".

Pola fakultatywne — czego NIE musisz wypełniać

Tu z kolei wielu wystawców przesadza w drugą stronę i wypełnia rubryki, których nikt nie wymaga — ani ustawa o VAT, ani schemat XML. Ich pominięcie nie powoduje odrzucenia:

• Kody GTU (01–13) — tylko dla wskazanych grup towarów i usług, nie dla każdej faktury.

• PKWiU, CN, GTIN, Indeks — pomocne przy automatyzacji, ale niewymagane.

• DodatkowyOpis (do 10 000 wystąpień), Platnosc, TerminPlatnosci, NrZamowienia — fakultatywne.

• StopkaFaktury (maks. 3 × 3500 znaków) — na dane rejestrowe (KRS, REGON, kapitał), godziny pracy oddziałów itp.

Wypełniaj je, gdy realnie ułatwiają pracę kontrahentowi lub Twojej księgowości — nie „na wszelki wypadek".

Szybka checklista przed wysłaniem faktury do KSeF

• Podmiot1: NIP i pełna nazwa sprzedawcy są obecne.

• Podmiot2: nabywca zidentyfikowany (NIP / VAT UE / brak ID dla B2C), a JST i GV ustawione (choćby na 2).

• Fa: P_1, P_2, kod waluty i RodzajFaktury wypełnione; P_15 zgadza się z sumą P_13_x + P_14_x.

• FaWiersz: każdy wiersz ma NrWierszaFa (wymaga go schemat) oraz P_7 i P_12 (wymaga ich ustawa).

• Adnotacje: wszystkie osiem elementów jest obecnych — pięć znaczników (P_16, P_17, P_18, P_18A, P_23) ma wartość 1 lub 2, a Zwolnienie, NoweSrodkiTransportu i PMarzy są wypełnione (choćby jako P_19N, P_22N, P_PMarzyN).

• Warunki prawne: MPP (P_18A=1), WDT (stawka 0 WDT), zwolnienie (P_19 + podstawa) oznaczone, jeśli dotyczą.

• Waluta obca: kwoty netto/brutto mogą być w walucie, ale VAT (P_14_xW) zawsze w PLN.

Podsumowanie

W FA(3) liczy się nie tyle liczba pól, ile zrozumienie trzech poziomów wymagalności. Cztery bloki obligatoryjne i kilka pól w wierszu decydują o tym, czy KSeF w ogóle przyjmie plik. Ale to pola „opcjonalne" — split payment, WDT, podstawa zwolnienia — odpowiadają za większość problemów przy kontroli, bo system ich nie pilnuje.

Biurko waliduje fakturę względem oficjalnego schematu XSD jeszcze przed wysyłką, domyślnie ustawia wymagane znaczniki (w tym JST/GV i adnotacje) i tłumaczy 28 najczęstszych kodów odrzuceń KSeF na zrozumiały komunikat (pozostałe pokazuje tekstem MF) zamiast surowego kodu błędu. Zamiast uczyć się struktury XML na pamięć, wypełniasz formularz, a poprawność pilnuje system. Przetestuj Biurko za darmo przez 14 dni i wystaw pierwszą fakturę FA(3) z kontrolą schematu przed wysyłką.

FAQ

Które pola w FA(3) są bezwzględnie obowiązkowe? Bezwzględnie wymagane są cztery bloki: Naglowek, Podmiot1 (z NIP-em i nazwą sprzedawcy), Podmiot2 oraz Fa. W wierszu schemat wymaga tylko numeru wiersza; nazwa towaru lub usługi (P_7) i stawka VAT (P_12) są wymagane przez ustawę, a nie przez schemat. Bez bloków i pól wymaganych przez schemat KSeF odrzuca plik.

Czy KSeF sprawdza, czy zastosowałem split payment? Nie. KSeF nie zna kwoty granicznej ani przedmiotu transakcji, więc nie weryfikuje obowiązku MPP. Pole P_18A schemat wymaga zawsze, ale wartość 1 (MPP) jest obowiązkowa prawnie, gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto i zawiera pozycje z załącznika nr 15. Odpowiedzialność spoczywa na podatniku.

Czym różnią się pola opcjonalne od fakultatywnych? Opcjonalne stają się obowiązkowe, gdy zachodzi warunek prawny (np. stawka przy sprzedaży zwolnionej) — ich brak naraża na sankcje. Fakultatywne (GTU, PKWiU, stopka, opis dodatkowy) są w pełni dobrowolne i ich pominięcie nie ma skutków podatkowych.

Czy muszę wypełniać kody GTU na każdej fakturze? Nie. Kody GTU (01–13) dotyczą wyłącznie wskazanych grup towarów i usług. Dla zwykłej sprzedaży usług czy towarów spoza listy pole pozostaje puste i faktura jest w pełni poprawna.

Czy faktura w walucie obcej musi mieć kwoty w PLN? Częściowo. Kwoty netto i brutto mogą być wyrażone w walucie obcej (KodWaluty ≠ PLN), ale kwota podatku VAT w polu P_14_xW musi być zawsze przeliczona na złotówki zgodnie z art. 31a ustawy o VAT.