Schemat FA(3): które pola e-faktury są obowiązkowe

KSeF odrzuca fakturę w ułamku sekundy, gdy zabraknie NIP-u sprzedawcy albo stawki VAT. To akurat łatwo wychwycić — dostajesz błąd i poprawiasz. Gorsza jest druga kategoria: pola, które wyglądają na opcjonalne, a w rzeczywistości stają się obowiązkowe, gdy zachodzi konkretny warunek prawny. Tych KSeF nie sprawdza. Fakturę przyjmie, nada numer, a problem wyjdzie dopiero przy kontroli JPK_V7.

Od 1 lutego 2026 r. struktura logiczna FA(3) jest jedynym akceptowanym wzorem faktury w KSeF — zastąpiła FA(2). Okres ochronny, w którym nie ma kar za błędy systemowe, kończy się 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. wchodzą sankcje. To realny moment, żeby uporządkować dane, zanim cena za pomyłkę przestanie być zerowa.

Poniżej rozkładamy schemat na trzy poziomy wymagalności i pokazujemy, które pola musisz wypełnić zawsze, które tylko warunkowo, a których nie musisz w ogóle.

Trzy poziomy wymagalności — i dlaczego to nie semantyka

Schemat FA(3) to plik XSD opublikowany przez Ministerstwo Finansów w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów (przestrzeń nazw http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/). Każde pole ma w nim przypisany jeden z trzech poziomów:

1. Obligatoryjne — muszą być wypełnione w każdej fakturze. Brak = odrzucenie pliku przez KSeF.

2. Opcjonalne (warunkowo obowiązkowe) — wypełniasz je obowiązkowo, ale tylko gdy zachodzi określony warunek prawny. KSeF nie weryfikuje, czy warunek zaszedł — odpowiedzialność spoczywa na podatniku.

3. Fakultatywne — wypełnienie zależy wyłącznie od Ciebie. Pominięcie nie ma żadnych skutków.

Najwięcej kłopotów sprawia poziom drugi, bo intuicja podpowiada „pole opcjonalne = mogę pominąć". W FA(3) to fałszywe założenie. Pole stawki przy sprzedaży zwolnionej, oznaczenie split paymentu czy WDT są „opcjonalne" technicznie, ale obowiązkowe prawnie — a walidator KSeF ich nie zatrzyma.

Cztery elementy, bez których KSeF odrzuci fakturę

Schemat główny FA(3) składa się z kilku bloków nadrzędnych. Cztery z nich są wymagane bezwzględnie przy każdej fakturze:

• Naglowek — dane techniczne dokumentu: kod formularza (FA), wariant formularza (3), data wytworzenia.

• Podmiot1 — sprzedawca. NIP i pełna nazwa są obligatoryjne. Brak NIP-u sprzedawcy = pewne odrzucenie.

• Podmiot2 — nabywca. Tu jest pierwszy haczyk (patrz niżej).

• Fa — centralna część z danymi transakcji: data wystawienia (P_1), numer faktury (P_2), kod waluty, rodzaj faktury, podsumowania VAT i wiersze.

Uproszczony szkielet pliku pokazuje, jak niewiele trzeba, by faktura była technicznie poprawna:

<Faktura>
  <Naglowek>
    <KodFormularza>FA</KodFormularza>
    <WariantFormularza>3</WariantFormularza>
    <DataWytworzeniaFa>2026-06-21T10:00:00Z</DataWytworzeniaFa>
  </Naglowek>
  <Podmiot1>
    <DaneIdentyfikacyjne>
      <NIP>1234567890</NIP>
      <Nazwa>ITCompass Artem ...</Nazwa>
    </DaneIdentyfikacyjne>
    <Adres>...</Adres>
  </Podmiot1>
  <Podmiot2>
    <DaneIdentyfikacyjne>
      <NIP>9876543210</NIP>
      <Nazwa>Klient Sp. z o.o.</Nazwa>
    </DaneIdentyfikacyjne>
    <JST>2</JST>   <!-- nawet jeśli nie dotyczy: trzeba wpisać 2 -->
    <GV>2</GV>     <!-- nawet jeśli nie dotyczy: trzeba wpisać 2 -->
  </Podmiot2>
  <Fa>
    <KodWaluty>PLN</KodWaluty>
    <P_1>2026-06-21</P_1>
    <P_2>FV/06/2026</P_2>
    <P_13_1>1000.00</P_13_1>
    <P_14_1>230.00</P_14_1>
    <P_15>1230.00</P_15>
    <Adnotacje>
      <P_16>2</P_16>
      <P_17>2</P_17>
      <P_18>2</P_18>
      <P_18A>2</P_18A>
      <P_23>2</P_23>
    </Adnotacje>
    <RodzajFaktury>VAT</RodzajFaktury>
    <FaWiersz>
      <NrWierszaFa>1</NrWierszaFa>
      <P_7>Usługa programistyczna</P_7>
      <P_12>23</P_12>
      <P_11>1000.00</P_11>
    </FaWiersz>
  </Fa>
</Faktura>

Szkielet jest poglądowy. Dokładne nazwy atrybutów i format pól bierz zawsze z oficjalnego pliku XSD.

Nowość FA(3), o której łatwo zapomnieć: w Podmiot2 pola JST i GV (grupa VAT) są obowiązkowe — nawet jeśli faktura nie dotyczy jednostki samorządu ani grupy VAT, trzeba wpisać wartość 2 („nie dotyczy"). To częsta przyczyna odrzuceń przy pierwszych migracjach z FA(2).

Wiersz faktury: co naprawdę musi się w nim znaleźć

W elemencie FaWiersz obligatoryjne są tylko trzy rzeczy:

• NrWierszaFa — kolejny numer wiersza.

• P_7 — nazwa towaru lub usługi. Co do zasady obowiązkowa; wyjątek to faktury korygujące dokumentujące rabaty zbiorcze za cały okres. W FA(3) limit pola wydłużono z 256 do 512 znaków.

• P_12 — stawka VAT. Bez niej KSeF odrzuci wiersz.

Ciekawostka, która myli integratorów: FaWiersz nie zawiera kwoty VAT per pozycja. Kwota podatku trafia wyłącznie do podsumowania dokumentu (pola P_13_x netto i P_14_x VAT, według stawki). Z P_15 jako łączną kwotą należności. Pole P_6A (data dostawy w wierszu) jest opcjonalne — wypełniasz je tylko wtedy, gdy poszczególne pozycje mają różne daty sprzedaży. Pola jak Indeks, GTIN, PKWiU, CN są fakultatywne.

Adnotacje: pięć znaczników, których nie wolno pominąć

Blok Adnotacje jest obowiązkowy, a w nim pięć znaczników typu „tak/nie" (1 = tak, 2 = nie), które trzeba ustawić zawsze — nie wolno ich opuścić:

• P_16 — metoda kasowa

• P_17 — samofakturowanie

• P_18 — odwrotne obciążenie

• P_18A — mechanizm podzielonej płatności (MPP)

• P_23 — procedura uproszczona w transakcjach trójstronnych

To znaczy: nawet sprzedaż „zwykła" musi mieć pięć dwójek. Pozostałe pola adnotacji (np. P_19 dla zwolnienia wraz z podstawą prawną w P_19A/B/C, P_22 dla WDT) wypełniasz warunkowo.

Pola „opcjonalne" — pułapka, której KSeF nie wyłapie

To najważniejsza część. Następujące pola są technicznie opcjonalne, ale obowiązkowe prawnie, gdy zachodzi warunek — a KSeF przyjmie fakturę bez nich:

• P_18A = 1 przy MPP. Obowiązek split paymentu dotyczy transakcji ≥ 15 000 zł brutto z towarami z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (art. 108a). KSeF nie zna kwoty granicznej ani przedmiotu — nie sprawdzi tego. Brak oznaczenia naraża sprzedawcę na sankcje.

• P_22 = 1 przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Stawka 0 WDT i adnotacja muszą być spójne; niespójność nie blokuje pliku, ale psuje ewidencję JPK_VAT.

• P_19 + podstawa prawna przy sprzedaży zwolnionej. Sama stawka ZW to za mało — przepis musi trafić do P_19A (ustawa o VAT), P_19B (dyrektywa) lub P_19C (inne regulacje).

• JST / GV w Podmiot2 — opisane wyżej, wartość 2 jest wymagana zawsze.

Reguła do zapamiętania: KSeF sprawdza poprawność techniczną pliku, nie poprawność merytoryczną rozliczenia. Przyjęta faktura nie znaczy „rozliczona prawidłowo".

Pola fakultatywne — czego NIE musisz wypełniać

Tu z kolei wielu wystawców przesadza w drugą stronę i wypełnia rubryki, których nikt nie wymaga — ani ustawa o VAT, ani schemat XML. Ich pominięcie nie powoduje odrzucenia:

• Kody GTU (01–13) — tylko dla wskazanych grup towarów i usług, nie dla każdej faktury.

• PKWiU, CN, GTIN, Indeks — pomocne przy automatyzacji, ale niewymagane.

• DodatkowyOpis (do 10 000 wystąpień), Platnosc, TerminPlatnosci, NrZamowienia — fakultatywne.

• StopkaFaktury (maks. 3 × 3500 znaków) — na dane rejestrowe (KRS, REGON, kapitał), godziny pracy oddziałów itp.

Wypełniaj je, gdy realnie ułatwiają pracę kontrahentowi lub Twojej księgowości — nie „na wszelki wypadek".

Szybka checklista przed wysłaniem faktury do KSeF

• Podmiot1: NIP i pełna nazwa sprzedawcy są obecne.

• Podmiot2: nabywca zidentyfikowany (NIP / VAT UE / brak ID dla B2C), a JST i GV ustawione (choćby na 2).

• Fa: P_1, P_2, kod waluty i RodzajFaktury wypełnione; P_15 zgadza się z sumą P_13_x + P_14_x.

• FaWiersz: każdy wiersz ma NrWierszaFa, P_7 i P_12.

• Adnotacje: pięć znaczników (P_16, P_17, P_18, P_18A, P_23) ma wartość 1 lub 2.

• Warunki prawne: MPP (P_18A=1), WDT (P_22=1), zwolnienie (P_19 + podstawa) oznaczone, jeśli dotyczą.

• Waluta obca: kwoty netto/brutto mogą być w walucie, ale VAT (P_14_xW) zawsze w PLN.

Podsumowanie

W FA(3) liczy się nie tyle liczba pól, ile zrozumienie trzech poziomów wymagalności. Cztery bloki obligatoryjne i kilka pól w wierszu decydują o tym, czy KSeF w ogóle przyjmie plik. Ale to pola „opcjonalne" — split payment, WDT, podstawa zwolnienia — odpowiadają za większość problemów przy kontroli, bo system ich nie pilnuje.

Biurko waliduje fakturę względem oficjalnego schematu XSD jeszcze przed wysyłką, domyślnie ustawia wymagane znaczniki (w tym JST/GV i adnotacje) i tłumaczy ewentualne odrzucenia KSeF na zrozumiały komunikat zamiast surowego kodu błędu. Zamiast uczyć się struktury XML na pamięć, wypełniasz formularz, a poprawność pilnuje system. Przetestuj Biurko za darmo przez 14 dni i wystaw pierwszą fakturę FA(3) bez ryzyka odrzucenia.

FAQ

Które pola w FA(3) są bezwzględnie obowiązkowe? Bezwzględnie wymagane są cztery bloki: Naglowek, Podmiot1 (z NIP-em i nazwą sprzedawcy), Podmiot2 oraz Fa. W wierszu obowiązkowe są numer wiersza, nazwa towaru/usługi (P_7) i stawka VAT (P_12). Bez nich KSeF odrzuca plik.

Czy KSeF sprawdza, czy zastosowałem split payment? Nie. KSeF nie zna kwoty granicznej ani przedmiotu transakcji, więc nie weryfikuje obowiązku MPP. Pole P_18A jest technicznie opcjonalne, ale prawnie obowiązkowe, gdy transakcja przekracza 15 000 zł brutto z towarami z załącznika nr 15. Odpowiedzialność spoczywa na podatniku.

Czym różnią się pola opcjonalne od fakultatywnych? Opcjonalne stają się obowiązkowe, gdy zachodzi warunek prawny (np. stawka przy sprzedaży zwolnionej) — ich brak naraża na sankcje. Fakultatywne (GTU, PKWiU, stopka, opis dodatkowy) są w pełni dobrowolne i ich pominięcie nie ma skutków podatkowych.

Czy muszę wypełniać kody GTU na każdej fakturze? Nie. Kody GTU (01–13) dotyczą wyłącznie wskazanych grup towarów i usług. Dla zwykłej sprzedaży usług czy towarów spoza listy pole pozostaje puste i faktura jest w pełni poprawna.

Czy faktura w walucie obcej musi mieć kwoty w PLN? Częściowo. Kwoty netto i brutto mogą być wyrażone w walucie obcej (KodWaluty ≠ PLN), ale kwota podatku VAT w polu P_14_xW musi być zawsze przeliczona na złotówki zgodnie z art. 31a ustawy o VAT.