Proces tworzenia i wysyłki faktury
Biurko prowadzi użytkownika przez uporządkowany proces tworzenia faktury — od szkicu po akceptację w systemie KSeF. Każdy etap zapewnia kontrolę nad poprawnością dokumentu przed jego ostatecznym wysłaniem.
Tworzenie szkicu
Proces rozpoczyna się od utworzenia nowej faktury w formie szkicu. Na tym etapie:
- Wprowadź dane nabywcy (NIP, nazwa, adres)
- Dodaj pozycje faktury z opisem, ilością, ceną jednostkową i stawką VAT
- Określ daty wystawienia, sprzedaży i termin płatności
- Wybierz metodę płatności i numer rachunku bankowego
Szkic można zapisać w dowolnym momencie i wrócić do edycji później. Faktura w statusie szkicu nie jest przesyłana do KSeF.
Walidacja
Przed wysyłką Biurko przeprowadza automatyczną walidację faktury, sprawdzając:
- Kompletność wymaganych danych (dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje)
- Poprawność numerów NIP
- Zgodność obliczeń (sumy netto, VAT, brutto)
- Zgodność struktury ze schematem FA(2) wymaganym przez KSeF
Jeśli walidacja wykryje błędy, zostaną one wyświetlone z opisem problemu. Faktura nie zostanie wysłana do momentu poprawienia wszystkich wykrytych nieprawidłowości.
Wysyłka do KSeF
Po pomyślnej walidacji faktura jest gotowa do wysłania. Biurko:
- Generuje plik XML zgodny ze strukturą FA(2)
- Podpisuje dokument przy użyciu skonfigurowanych danych uwierzytelniających
- Przesyła fakturę do wybranego środowiska KSeF
- Rejestruje szczegóły transmisji w historii
Od momentu wysyłki faktura nie może być już edytowana. Ewentualne poprawki wymagają wystawienia faktury korygującej.
Akceptacja przez KSeF
Po przetworzeniu faktury przez system KSeF możliwe są dwa scenariusze:
- Akceptacja — faktura otrzymuje oficjalny numer KSeF i urzędowy znacznik czasu. Jest to potwierdzenie prawidłowego wystawienia dokumentu.
- Odrzucenie — system zwraca komunikat błędu z opisem przyczyny. Należy poprawić dane i ponowić wysyłkę.
Biurko automatycznie monitoruje status wysłanych faktur i informuje o zmianach za pomocą powiadomień.