Statusy faktur w Biurko
Każda faktura w Biurku ma status odzwierciedlający jej etap w obiegu dokumentów. Statusów jest cztery i opisują sam dokument. Odrzucenie przez KSeF to nie piąty status faktury, tylko wynik transmisji — dzięki temu od razu widać, czy zawiódł dokument, czy wysyłka.
Szkic (Draft)
Faktura została utworzona, ale nie jest jeszcze gotowa do wysyłki. W tym statusie:
- Możliwa jest pełna edycja wszystkich pól faktury
- Faktura nie przeszła walidacji
- Dokument nie został przesłany do KSeF
- Można usunąć fakturę bez żadnych konsekwencji
Szkic to domyślny status nowo utworzonej faktury. Pozostaje aktywny do chwili wystawienia dokumentu.
Wystawiona (Issued)
Faktura została wystawiona i przeszła walidację. Oznacza to, że:
- Wszystkie wymagane pola są wypełnione poprawnie
- Numery NIP są prawidłowe
- Obliczenia kwot są spójne
- Struktura dokumentu jest zgodna ze schematem FA(3)
Faktura w tym statusie jest gotowa do wysłania do KSeF. Numer dokumentu jest już nadany, a edycja treści nie jest możliwa — pomyłkę poprawia się fakturą korygującą.
Wysłana (Sent)
Faktura została przesłana do serwera KSeF i oczekuje na przetworzenie. Na tym etapie:
- Dokument XML został wygenerowany i przesłany
- Trwa weryfikacja po stronie systemu KSeF
- Edycja faktury nie jest już możliwa
- Biurko monitoruje status przetwarzania
Czas oczekiwania na odpowiedź z KSeF wynosi zazwyczaj od kilku sekund do kilku minut.
Przyjęta (Accepted)
Faktura została przyjęta przez KSeF. To oznacza:
- Faktura posiada oficjalny numer KSeF
- Nadany został urzędowy znacznik czasu
- Przy dokumencie zostaje UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru
- Odbiorca może pobrać fakturę z systemu KSeF
Jest to status końcowy prawidłowo przetworzonej faktury.
Odrzucenie — stan transmisji, nie status faktury
Kiedy KSeF odmawia przyjęcia dokumentu, faktura nie zmienia swojego statusu na „odrzucona” — odrzucenie zapisuje się przy próbie wysyłki:
- Biurko pokazuje kod i treść komunikatu zwróconego przez KSeF; co znaczą poszczególne kody, tłumaczy osobny wpis o kodach błędów KSeF
- Poprawiasz to, co zakwestionował KSeF, i wysyłasz dokument ponownie
- Do czasu przyjęcia faktura nie ma numeru KSeF
- Historia wszystkich prób wysyłki zostaje zachowana