Statusy faktur w Biurko
Każda faktura w platformie Biurko posiada status odzwierciedlający jej aktualny etap w procesie obiegu dokumentów. Statusy umożliwiają szybką orientację w stanie faktury i podejmowanie odpowiednich działań.
Szkic (Draft)
Faktura została utworzona, ale nie jest jeszcze gotowa do wysyłki. W tym statusie:
- Możliwa jest pełna edycja wszystkich pól faktury
- Faktura nie przeszła walidacji
- Dokument nie został przesłany do KSeF
- Można usunąć fakturę bez żadnych konsekwencji
Szkic to domyślny status nowo utworzonej faktury. Pozostaje aktywny do momentu rozpoczęcia procesu walidacji.
Zwalidowana (Validated)
Faktura przeszła pomyślnie automatyczną walidację. Oznacza to, że:
- Wszystkie wymagane pola są wypełnione poprawnie
- Numery NIP są prawidłowe
- Obliczenia kwot są spójne
- Struktura dokumentu jest zgodna ze schematem FA(2)
Faktura w tym statusie jest gotowa do wysłania do KSeF. Edycja jest nadal możliwa, ale wymaga ponownej walidacji.
Wysłana (Sent)
Faktura została przesłana do serwera KSeF i oczekuje na przetworzenie. Na tym etapie:
- Dokument XML został wygenerowany i przesłany
- Trwa weryfikacja po stronie systemu KSeF
- Edycja faktury nie jest już możliwa
- Biurko monitoruje status przetwarzania
Czas oczekiwania na odpowiedź z KSeF wynosi zazwyczaj od kilku sekund do kilku minut.
Zaakceptowana (Accepted)
Faktura została pomyślnie przyjęta przez KSeF. To oznacza:
- Faktura posiada oficjalny numer KSeF
- Nadany został urzędowy znacznik czasu
- Dokument ma pełną moc prawną
- Odbiorca może pobrać fakturę z systemu KSeF
Jest to status końcowy prawidłowo przetworzonej faktury.
Odrzucona (Rejected)
System KSeF odmówił przyjęcia faktury. W odpowiedzi na odrzucenie:
- Biurko wyświetla szczegółowy komunikat błędu z systemu KSeF
- Użytkownik może poprawić dane i ponownie wysłać fakturę
- Odrzucona faktura nie posiada numeru KSeF i nie ma mocy prawnej
- Historia prób wysyłki jest zachowywana w celach diagnostycznych