Фактура не відправляється до KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур). Питання, яке справді має значення, не «що сталося», а: це моя проблема чи збій на боці системи? Від відповіді залежить, скільки у вас часу на досилання — один робочий день чи сім — і чи взагалі можна скористатися конкретним режимом.
offline24 та аварійний режим — це два різні інструменти на дві різні ситуації. Сплутати їх сьогодні, у перехідному періоді, не боляче, але з 1 січня 2027 року запізніла відправка може коштувати грошей.
У цьому тексті показую, коли діє який режим, які точні строки й правові підстави та що робити, коли offline24 раптом перетворюється на збій.
Дві різні проблеми, два різні режими
Уся різниця зводиться до джерела проблеми.
offline24 — це ваша локальна проблема: впав інтернет, завис роутер, програма не відповідає або KSeF обробляє фактури з затримкою. Сам KSeF працює, це щось не так на вашому боці. Цим режимом користуєтеся з власної ініціативи, і він доступний завжди, кожному платнику.
Аварійний режим — це проблема KSeF: серйозний збій урядової інфраструктури, який Міністерство фінансів офіційно оголошує в BIP (Biuletyn Informacji Publicznej — офіційний бюлетень міністерства) та в інтерфейсному програмному забезпеченні (API). Поки немає оголошення MF, формально немає й аварійного режиму — навіть якщо система відповідає повільно.
Найпростіше правило: перевірте статус KSeF. Зелений статус і відсутність оголошення про збій означають, що проблема на вашому боці — це offline24. Оголошення MF про збій означає аварійний режим.
offline24 аварійний режим Причина ваша проблема (інтернет, програма, повільний API) збій KSeF, оголошений MF Хто вирішує ви Міністерство фінансів (оголошення в BIP + API) Правова підстава ст. 106nda Закону про ПДВ ст. 106nf Закону про ПДВ Строк відправки до KSeF наступний робочий день після виставлення 7 робочих днів від завершення збою Структура фактури FA(3) XML FA(3) XML QR-коди два (OFFLINE + CERTYFIKAT) два (OFFLINE + CERTYFIKAT) Сертифікат KSeF типу 2 KSeF типу 2 Дата виставлення поле P_1 структури поле P_1 структури
Правові підстави й повний опис процедур — на сторінці Міністерства фінансів про спеціальні режими (польською).
Режим offline24 — коли проблема на вашому боці
offline24 (ст. 106nda Закону про ПДВ) задумано як режим безперервності роботи, а не лазівку для обходу KSeF. Виставляєте фактуру поза системою, але все ще у структурі FA(3), і досилаєте її до KSeF не пізніше наступного робочого дня після дати виставлення. Деталі — на сторінці MF про режим offline24 (польською).
Кілька речей, про які треба пам'ятати:
Датою виставлення є дата з поля P_1 структури — та, яку ви самі вказуєте на фактурі, а не момент потрапляння до KSeF.
Фактура має бути позначена двома QR-кодами: перший (з позначкою «OFFLINE») забезпечує доступ до фактури в KSeF і перевірку даних, другий (з позначкою «CERTYFIKAT») підтверджує особу виставника. Другий код згенеруєте лише за наявності сертифіката KSeF типу 2.
Покупець-резидент (активний або звільнений платник ПДВ) отримає фактуру через KSeF після присвоєння номера — і саме дата присвоєння номера є для нього датою отримання. Іноземному покупцеві, споживачеві або суб'єкту без польського NIP надаєте фактуру поза KSeF, у погоджений спосіб. Покупцеві-резиденту з NIP, доки фактура не отримала номер, можна видати підтвердження транзакції (potwierdzenie transakcji).
Приклад (ілюстративний): у п'ятницю ввечері на заправці зі слабким зв'язком виставляєте фактуру в offline24. «Наступний робочий день» означає, що маєте час на відправку до понеділка — вихідні не рахуються. (Замініть реальним сценарієм, якщо є дані.)
Аварійний режим — коли в KSeF збій
Аварійний режим (ст. 106nf Закону про ПДВ) вступає в дію лише після офіційного оголошення MF про збій у BIP та інтерфейсному ПЗ. Це не ваша провина — впала урядова інфраструктура — тому законодавець дає значно більше простору.
Строк: 7 робочих днів від дня завершення збою на відправку фактур до KSeF і присвоєння їм номерів.
Правило скидання таймера: якщо протягом 7-денного вікна MF оголосить ще один збій, строк рахуєте від завершення нового. Тому стежити за оголошеннями треба до кінця, а не лише до першого «відбою».
Передача покупцеві: фактуру передаєте покупцеві поза системою, у погоджений спосіб; його датою отримання є дата фактичного отримання, а не присвоєння номера KSeF.
Коригування: коригувальну фактуру до фактури, виставленої під час збою, виставите лише після відправки оригіналу до KSeF і присвоєння йому номера. Послідовність жорстка: оригінал → KSeF → номер → коригування.
Особливий випадок: offline24, що переходить у збій
Це сценарій, який найлегше пропустити. Виставляєте фактуру в offline24 у понеділок і маєте на неї один робочий день. Але у вівторок зранку MF оголошує офіційний збій KSeF. Що зі строком?
Він змінюється: фактура, виставлена до оголошення збою, «потрапляє» в аварійний режим, і ви відправляєте її до KSeF протягом 7 робочих днів від завершення збою. Практичний висновок для бізнесу один — треба моніторити оголошення про доступність KSeF і вміти віднести кожну фактуру до правильного режиму строків.
Для повної картини — це не два, а чотири режими, які легко вишикувати в драбинку за строком досилання:
offline24 (ст. 106nda) → наступний робочий день після виставлення
offline – недоступність (ст. 106nh) → наступний робочий день після завершення запланованої перерви, оголошеної MF
аварійний режим (ст. 106nf) → 7 робочих днів від завершення збою
повний збій (awaria całkowita, оголошений у засобах масової інформації, напр. катастрофа чи кібератака) → повертаєтеся до паперової або PDF-фактури, без FA(3) і без QR-кодів, і не досилаєте її пізніше до KSeF
Що це змінює на практиці (і як не пропустити строк)
2026 рік — перехідний період: запізніла відправка offline-фактури не загрожує адміністративним штрафом. Це змінюється 1 січня 2027 року: відтоді порушення строку може каратися (норми передбачають аж до 100% суми ПДВ із фактури). Висновок простий — не використовуйте все вікно «бо можна». Відправляйте, щойно система повернеться.
Уся операційна складність цих режимів у тому, що строк залежить від того, який режим діє, а це вимагає знати статус KSeF у конкретний момент. Саме тут правильний інструмент знімає ризик із вас:
Biurko самостійно виявляє серію невдалих з'єднань зі шлюзом KSeF і перемикає виставлення в режим offline, щоб вам не доводилося вручну вгадувати, чи це вже збій.
Коли середовище KSeF повертається до життя, відкладені фактури повертаються до відправки автоматично — без вашої участі.
Окремий механізм стежить за строком досилання і позначає для ручної перевірки кожну фактуру, що наближається до кінця вікна або вже його перевищила, одразу вас повідомляючи. Жодна фактура не «висить» мовчки.
Обидва режими offline вимагають сертифіката KSeF типу 2 — Biurko нагадує про його закінчення завчасно (7/3/1 день), щоб збій не застав вас без чинного сертифіката.
Детальніше про сам сертифікат пишу в окремому записі: сертифікат KSeF типу 2 — як його отримати і навіщо. (Placeholder — замініть фінальним URL.)
Швидка шпаргалка
Спершу перевірте статус KSeF — зелений статус і відсутність оголошення = проблема на вашому боці = offline24
Майте завантажений сертифікат KSeF типу 2 до того, як він знадобиться (без нього offline-фактура юридично лише чернетка)
Запам'ятайте строки: offline24 = наступний робочий день, збій = 7 робочих днів від завершення
Узгодьте з покупцями канал передачі offline-фактури (e-mail, портал), щоб не було спорів про дату отримання
Спершу оригінал до KSeF і номер, лише потім коригування
Не чекайте до кінця вікна — відправляйте, щойно система повернеться
Підсумок
offline24 чи аварійний режим — це не питання назви, а питання строку і того, хто винен. Ваша проблема — це offline24 й один робочий день. Збій на боці MF — це аварійний режим і сім робочих днів. Усе інше — структура FA(3), два QR-коди, сертифікат типу 2 — однакове, тож на самій фактурі ці режими не розрізните; різниця живе в календарі.
Якщо не хочете стежити за цим вручну, протестуйте Biurko безкоштовно 14 днів — він виявить збій за вас, дошле відкладені фактури після повернення системи й попередить, перш ніж строк закриється.
FAQ
Чим відрізняється offline24 від аварійного режиму в KSeF? offline24 застосовуєте, коли проблема на вашому боці (немає інтернету, збій програми) — тоді маєте час до наступного робочого дня на відправку до KSeF. Аварійний режим діє, коли Міністерство фінансів офіційно оголошує збій KSeF у BIP — тоді маєте 7 робочих днів від його завершення.
Скільки часу на відправку фактури до KSeF в аварійному режимі? 7 робочих днів, відлік від дня завершення збою, оголошеного MF. Якщо за цей час оголосять ще один збій, рахуєте від завершення нового. Фактура має бути у структурі FA(3) і позначена двома QR-кодами.
Як зрозуміти, чи це збій KSeF, чи моя проблема? Перевірте статус системи й оголошення MF. Якщо KSeF працює (зелений статус, немає оголошення про збій), проблема на вашому боці — діє offline24 і строк один робочий день. Оголошення MF про збій у BIP означає аварійний режим і 7 робочих днів.
Чи потрібен сертифікат для offline24 та аварійного режиму? Так. В обох режимах для позначення фактури другим QR-кодом («CERTYFIKAT») потрібен сертифікат KSeF типу 2, який отримують у Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 або через API. Без нього не виставите коректну фактуру поза системою.
Що буде, якщо не відправити offline-фактуру вчасно? У 2026 році перехідний період означає, що запізнення не загрожує адміністративним штрафом. З 1 січня 2027 року порушення строку може каратися (норми передбачають аж до 100% суми ПДВ із фактури). Тому найкраще досилати фактури якнайшвидше, не чекаючи закриття вікна.