Аварійний режим vs offline24 — чим відрізняються і коли який рятує

Фактура не відправляється до KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур). Питання, яке справді має значення, не «що сталося», а: це моя проблема чи збій на боці системи? Від відповіді залежить, скільки у вас часу на досилання — один робочий день чи сім — і чи взагалі можна скористатися конкретним режимом.

offline24 та аварійний режим — це два різні інструменти на дві різні ситуації. Сплутати їх може бути дорого: за чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF.

У цьому тексті показую, коли діє який режим, які точні строки й правові підстави та що робити, коли offline24 раптом перетворюється на збій.

Дві різні проблеми, два різні режими

Уся різниця зводиться до джерела проблеми.

offline24 — це ваша локальна проблема: впав інтернет, завис роутер, програма не відповідає або KSeF обробляє фактури з затримкою. Сам KSeF працює, це щось не так на вашому боці. Цим режимом користуєтеся з власної ініціативи, і він доступний завжди, кожному платнику.

Аварійний режим — це проблема KSeF: серйозний збій урядової інфраструктури, який Міністерство фінансів офіційно оголошує в BIP (Biuletyn Informacji Publicznej — офіційний бюлетень міністерства) та в інтерфейсному програмному забезпеченні (API). Поки немає оголошення MF, формально немає й аварійного режиму — навіть якщо система відповідає повільно.

Найпростіше правило: перевірте статус KSeF. Зелений статус і відсутність оголошення про збій означають, що проблема на вашому боці — це offline24. Оголошення MF про збій означає аварійний режим.

Правові підстави й повний опис процедур — на сторінці Міністерства фінансів про спеціальні режими (польською).

Режим offline24 — коли проблема на вашому боці

offline24 (ст. 106nda Закону про ПДВ) задумано як режим безперервності роботи, а не лазівку для обходу KSeF. Виставляєте фактуру поза системою, але все ще у структурі FA(3), і досилаєте її до KSeF не пізніше наступного робочого дня після дати виставлення. Деталі — на сторінці MF про режим offline24 (польською).

Кілька речей, про які треба пам'ятати:

• Датою виставлення є дата з поля P_1 структури — та, яку ви самі вказуєте на фактурі, а не момент потрапляння до KSeF.

• Фактура має бути позначена двома QR-кодами: перший (з позначкою «OFFLINE») забезпечує доступ до фактури в KSeF і перевірку даних, другий (з позначкою «CERTYFIKAT») підтверджує особу виставника. Перший код — це посилання з NIP продавця, датою виставлення та хешем SHA-256 файлу, без номера фактури й сум. Другий код згенеруєте лише за наявності сертифіката KSeF типу Offline (окремого від сертифіката для входу); без нього Biurko виставить фактуру з одним кодом і попередженням.

• Покупець-резидент (активний або звільнений платник ПДВ) отримає фактуру через KSeF після присвоєння номера — і саме дата присвоєння номера є для нього датою отримання. Іноземному покупцеві, споживачеві або суб'єкту без польського NIP надаєте фактуру поза KSeF, у погоджений спосіб.

Приклад: у п'ятницю ввечері на заправці зі слабким зв'язком виставляєте фактуру в offline24. «Наступний робочий день» означає, що маєте час на відправку до понеділка — вихідні не рахуються.

Аварійний режим — коли в KSeF збій

Аварійний режим (ст. 106nf Закону про ПДВ) вступає в дію лише після офіційного оголошення MF про збій у BIP та інтерфейсному ПЗ. Це не ваша провина — впала урядова інфраструктура — тому законодавець дає значно більше простору.

• Строк: 7 робочих днів від дня завершення збою на відправку фактур до KSeF і присвоєння їм номерів.

• Правило скидання таймера: якщо протягом 7-денного вікна MF оголосить ще один збій, строк рахуєте від завершення нового. Тому стежити за оголошеннями треба до кінця, а не лише до першого «відбою».

• Передача покупцеві: фактуру передаєте покупцеві поза системою, у погоджений спосіб; його датою отримання є дата фактичного отримання, а не присвоєння номера KSeF.

• Коригування: коригувальну фактуру до фактури, виставленої під час збою, виставите лише після відправки оригіналу до KSeF і присвоєння йому номера. Послідовність жорстка: оригінал → KSeF → номер → коригування.

Особливий випадок: offline24, що переходить у збій

Це сценарій, який найлегше пропустити. Виставляєте фактуру в offline24 у понеділок і маєте на неї один робочий день. Але у вівторок зранку MF оголошує офіційний збій KSeF. Що зі строком?

Не припускайте наперед, що збій, оголошений після виставлення фактури, подовжить її строк: перевірте оголошення MF і, якщо можете, надішліть фактуру в строк offline24 (у разі сумнівів запитайте бухгалтера). Практичний висновок для бізнесу один — треба моніторити оголошення про доступність KSeF і вміти віднести кожну фактуру до правильного режиму строків.

Для повної картини — це не два, а чотири режими, які легко вишикувати в драбинку за строком досилання:

• offline24 (ст. 106nda) → наступний робочий день після виставлення

• offline – недоступність (ст. 106nh) → наступний робочий день після завершення запланованої перерви, оголошеної MF

• аварійний режим (ст. 106nf) → 7 робочих днів від завершення збою

• повний збій (awaria całkowita, ст. 106ne ч. 3, ст. 106ng; оголошений у засобах масової інформації, напр. катастрофа чи кібератака) → повертаєтеся до паперової або PDF-фактури, без FA(3) і без QR-кодів, і не досилаєте її пізніше до KSeF

Що це змінює на практиці (і як не пропустити строк)

За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT (до 100% суми ПДВ із фактури) діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок. Висновок простий — не використовуйте все вікно «бо можна». Відправляйте, щойно система повернеться.

Уся операційна складність цих режимів у тому, що строк залежить від того, який режим діє, а це вимагає знати статус KSeF у конкретний момент. Саме тут правильний інструмент знімає ризик із вас:

• Biurko самостійно виявляє серію невдалих з'єднань зі шлюзом KSeF (три помилки протягом 60 секунд) і перемикає нові надсилання в режим offline24, щоб вам не доводилося вручну вгадувати, чи це вже збій. Кожні 5 хвилин воно також читає повідомлення MF про недоступність і збої (джерело «Latarnia»), тож саме добирає режим та строк.

• Коли середовище KSeF повертається до життя, відкладені фактури повертаються до відправки автоматично кожні 5 хвилин — без вашої участі (поки строк не минув).

• Окремий механізм перевіряє строк досилання: фактуру, у якої строк минув, позначає статусом «Потребує перевірки» й повідомляє вас. Прострочену фактуру Biurko саме не надішле, а до спливу строку не попереджає. Жодна фактура не «висить» мовчки.

• Другий QR-код (КОД II) вимагає сертифіката KSeF типу Offline. Biurko уміє замовити його в MF і нагадує про його закінчення завчасно (попередження на екрані за 30 днів, сповіщення за 7, 3 та 1 день і в день закінчення), щоб збій не застав вас без чинного сертифіката.

Детальніше про QR-коди та сертифікат пишу в окремому записі: QR-коди на офлайн-фактурі KSeF — навіщо вони і як працюють.

Швидка шпаргалка

• Спершу перевірте статус KSeF — зелений статус і відсутність оголошення = проблема на вашому боці = offline24

• Майте замовлений сертифікат KSeF типу Offline до того, як він знадобиться (без нього offline-фактура матиме лише один QR-код)

• Запам'ятайте строки: offline24 = наступний робочий день, збій = 7 робочих днів від завершення

• Узгодьте з покупцями канал передачі offline-фактури (e-mail, портал), щоб не було спорів про дату отримання

• Спершу оригінал до KSeF і номер, лише потім коригування

• Не чекайте до кінця вікна — відправляйте, щойно система повернеться

Підсумок

offline24 чи аварійний режим — це не питання назви, а питання строку і того, хто винен. Ваша проблема — це offline24 й один робочий день. Збій на боці MF — це аварійний режим і сім робочих днів. Усе інше — структура FA(3), QR-коди, сертифікат типу Offline — однакове, тож на самій фактурі ці режими не розрізните; різниця живе в календарі.

Якщо не хочете стежити за цим вручну, протестуйте Biurko: кожна нова фірма отримує 14 днів плану TEAM без картки, а потім переходить на безкоштовний план FREE. Воно виявить збій за вас, дошле відкладені фактури після повернення системи й позначить ті, у яких строк минув. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF).

FAQ

Чим відрізняється offline24 від аварійного режиму в KSeF? offline24 застосовуєте, коли проблема на вашому боці (немає інтернету, збій програми) — тоді маєте час до наступного робочого дня на відправку до KSeF. Аварійний режим діє, коли Міністерство фінансів офіційно оголошує збій KSeF у BIP — тоді маєте 7 робочих днів від його завершення.

Скільки часу на відправку фактури до KSeF в аварійному режимі? 7 робочих днів, відлік від дня завершення збою, оголошеного MF. Якщо за цей час оголосять ще один збій, рахуєте від завершення нового. Фактура має бути у структурі FA(3) і позначена двома QR-кодами.

Як зрозуміти, чи це збій KSeF, чи моя проблема? Перевірте статус системи й оголошення MF. Якщо KSeF працює (зелений статус, немає оголошення про збій), проблема на вашому боці — діє offline24 і строк один робочий день. Оголошення MF про збій у BIP означає аварійний режим і 7 робочих днів.

Чи потрібен сертифікат для offline24 та аварійного режиму? Для самого виставлення фактури поза системою ні, але другий QR-код (КОД II, «CERTYFIKAT») створюється лише із сертифікатом KSeF типу Offline, окремим від сертифіката для входу. Biurko може замовити в MF обидва. Без нього Biurko виставить фактуру з одним кодом (КОД I) і попередженням.

Що буде, якщо не відправити offline-фактуру вчасно? За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT (до 100% суми ПДВ із фактури) діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений. Тому найкраще досилати фактури якнайшвидше, не чекаючи закриття вікна.