Co zrobić, gdy KSeF nie działa, a klient czeka na fakturę?

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowe e-fakturowanie objęło większość podatników (najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r.). Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony. Przesunięcie dotyczy tylko kar, a nie samego obowiązku korzystania z KSeF. Niezależnie od terminu kar warto mieć procedurę awaryjną przećwiczoną, a nie tylko opisaną w regulaminie. Poniżej znajdziesz drzewko decyzyjne, terminy i listę rzeczy, które musisz mieć przygotowane wcześniej, bo w trakcie awarii nie zdążysz ich załatwić.

Krok 1: ustal, który to scenariusz (30 sekund)

Ustawa o VAT przewiduje cztery różne sytuacje i każda ma inny termin dosłania faktury. Różnica między nimi to nie niuans prawniczy, tylko różnica między jednym dniem roboczym a siedmioma.

Źródła: tryb offline24, tryb awaryjny oraz tryb offline z uwagi na niedostępność na stronach Ministerstwa Finansów.

Praktyczny wniosek: nie czekaj na komunikat MF. Sprawdzenie BIP zajmuje minutę, ale jeśli komunikatu nie ma, to i tak masz do dyspozycji offline24. Ten tryb jest dobrowolny i dostępny zawsze, bez żadnego ogłoszenia i bez ograniczeń podmiotowych.

Krok 2: wystaw fakturę w trybie offline24

Offline24 to Twój ruch domyślny, bo nie zależy od niczyjej decyzji. Zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT wystawiasz fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej FA(3), a następnie przesyłasz ją do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.

Trzy rzeczy, które ludzie tu mylą:

Data wystawienia się nie zmienia. Datą wystawienia jest data wskazana przez Ciebie na fakturze w polu P_1, a nie data, w której KSeF wreszcie nadał numer. Jeśli wystawisz fakturę w piątek, a wyślesz w poniedziałek, datą wystawienia dalej jest piątek.

Numer KSeF pojawia się później i to jest normalne. Dla nabywcy będącego krajowym podatnikiem VAT datą otrzymania faktury jest data przydzielenia numeru KSeF, więc formalnie odbiór następuje po dosłaniu dokumentu.

Faktury korygującej do faktury offline nie wystawisz od razu. Korektę można wystawić dopiero po nadaniu fakturze pierwotnej numeru identyfikującego w KSeF. Jeśli pomyliłeś się na fakturze offline, najpierw musisz ją dosłać.

Krok 3: kody QR na fakturze offline

To miejsce, w którym najczęściej wykłada się improwizowana procedura awaryjna.

Jeżeli przekazujesz fakturę nabywcy poza KSeF, zanim wyślesz ją do systemu, dokument musi być opatrzony dwoma kodami QR:

1. KOD I („OFFLINE") zapewnia dostęp do faktury w KSeF i weryfikację jej danych po przesłaniu. Link w kodzie zawiera NIP sprzedawcy, datę wystawienia i skrót SHA-256 pliku faktury — bez numeru faktury i kwot. KOD I jest na każdej fakturze, także wystawionej online (wtedy podpisem jest numer KSeF).

2. KOD II („CERTYFIKAT") potwierdza tożsamość wystawcy w momencie wystawiania faktury.

Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu Offline — osobny od certyfikatu do logowania (Uwierzytelniającego) — wydany wcześniej. I tu jest haczyk: certyfikatu nie zdobędziesz w trakcie awarii, bo do jego wydania potrzebujesz działającego systemu. Jeśli nie masz go dzisiaj, Twoja procedura offline jest na papierze, a nie w praktyce.

Uwaga na wyjątek, który upraszcza życie: jeżeli faktura trafia do nabywcy poza KSeF dopiero po przesłaniu jej do systemu, wystarczy jeden kod QR, pod którym znajduje się numer KSeF.

Krok 4: co się dzieje po powrocie systemu

Awaria się kończy i zaczyna się część, którą łatwo przespać, bo nic już nie boli.

• Dosyłasz zaległe faktury. W offline24 masz następny dzień roboczy. W trybie awaryjnym 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, a jeśli w tym czasie MF ogłosi kolejną awarię, termin liczy się od zakończenia tej kolejnej.

• Sprawdzasz, czy każda faktura dostała numer KSeF. To jedyny dowód, że dokument faktycznie wylądował w systemie. Brak numeru przy jednej fakturze z partii to typowy scenariusz po wznowieniu ruchu.

• Oznaczasz faktury w JPK_V7. Faktura wystawiona w trybie offline, która dopiero później dostała numer KSeF, ma w ewidencji własne oznaczenie; okres, w którym ją ujmiesz, wynika z ogólnych zasad rozliczania VAT, a nie z samego trybu offline — w razie wątpliwości ustal to z księgowym.

Konsekwencja przekroczenia terminu jest konkretna. Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje karę pieniężną do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego VAT do 18,7% kwoty należności ogółem; karę liczy się od każdej faktury osobno. Zgodnie z obecną ustawą kary te obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony. Przesunięcie dotyczy tylko kar, a nie samego obowiązku korzystania z KSeF.

Jak wygląda ta procedura w Biurko

Założenie było proste: w momencie awarii człowiek nie powinien podejmować decyzji technicznych.

Biurko wykrywa awarię bramki KSeF automatycznie, na podstawie trzech błędów bramki w ciągu 60 sekund, i przełącza nowe wysyłki w tryb offline24 zamiast zwracać użytkownikowi błąd; co 5 minut czyta też komunikaty MF o niedostępności, awarii i awarii całkowitej (źródło „Latarnia”). Faktura wystawiona w tym czasie dostaje zwalidowany XML FA(3) zapisany w archiwum, jego skrót SHA-256, a na PDF dla nabywcy — kod QR z linkiem weryfikacyjnym (KOD I) oraz, jeśli firma ma certyfikat Offline, KOD II.

Po powrocie systemu zaległe transmisje wracają do kolejki automatycznie, co 5 minut, bez klikania. Jeśli któraś nie zostanie wysłana przed upływem terminu, Biurko nie dośle jej samo: po terminie oznacza dokument statusem „Wymaga przeglądu” i wysyła powiadomienie osobie, która go wystawiła (przed terminem nie ostrzega).

Uczciwie: drugi kod QR („CERTYFIKAT”) wymaga certyfikatu KSeF typu Offline. Biurko potrafi zamówić go w MF, ale zrobić to trzeba przed awarią. Bez niego Biurko wystawi fakturę offline z jednym kodem (KOD I) i ostrzeżeniem — takiej faktury nie przekazuj nabywcy poza KSeF przed jej wysłaniem do KSeF.

Checklista: przygotuj to zanim KSeF padnie

1. Zamów certyfikat KSeF typu Offline (w Biurko albo w Aplikacji Podatnika) i sprawdź, czy Twój program potrafi wygenerować z niego kod „CERTYFIKAT”.

2. Sprawdź, czy Twój system wystawia poprawny XML FA(3) bez połączenia z KSeF. Jeśli generuje tylko PDF, nie masz trybu offline.

3. Zapisz źródła komunikatów: BIP Ministerstwa Finansów i komunikaty techniczne na ksef.podatki.gov.pl. Uzgodnij, kto w firmie je sprawdza.

4. Uzgodnij z nabywcami spoza KSeF sposób przekazania faktury (e-mail, panel klienta, wydruk). To ustalenie robi się wcześniej, nie przy ladzie.

5. Ustal, kto pilnuje dosyłki po awarii. Termin biegnie niezależnie od tego, czy ktoś o nim pamięta.

6. Przećwicz to raz na sucho. Do ćwiczeń bez skutków prawnych użyj demo Biurko (demo.biurko.io, dostęp na 7 dni, środowisko demonstracyjne KSeF). Konto na app.biurko.io wysyła faktury do produkcyjnego KSeF — każda wysłana faktura jest prawdziwa. Dowiesz się więcej niż z każdego poradnika.

Podsumowanie

Awaria KSeF nie zatrzymuje sprzedaży, o ile wiesz, w którym trybie jesteś i jaki masz termin. Cała trudność polega na tym, że decyzję trzeba podjąć w kilkadziesiąt sekund, przy kliencie, bez dostępu do systemu, w którym normalnie sprawdzasz takie rzeczy.

Dlatego warto, żeby tę decyzję podejmował program, a Ty tylko wystawiał fakturę. Biurko wykrywa awarię, przełącza tryb, generuje kody QR i dosyła dokumenty po powrocie systemu. Załóż darmowe konto i zobacz w demo Biurko (demo.biurko.io, dostęp na 7 dni), jak wygląda wystawianie i wysyłka faktur w KSeF.

FAQ

Co zrobić, gdy KSeF nie działa, a muszę wystawić fakturę? Wystaw ją w trybie offline24 zgodnie ze strukturą FA(3) i prześlij do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Nie musisz czekać na żaden komunikat Ministerstwa Finansów, ten tryb jest dostępny zawsze.

Ile mam czasu na dosłanie faktury po awarii KSeF? W trybie offline24 to następny dzień roboczy po dniu wystawienia. W trybie awaryjnym, ogłoszonym przez MF, to 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Jeśli w tym czasie ogłoszona zostanie kolejna awaria, termin liczy się od jej zakończenia.

Czym różni się tryb offline24 od trybu awaryjnego? Offline24 stosujesz z własnej decyzji, na przykład przy braku internetu, i masz jeden dzień roboczy na wysyłkę. Tryb awaryjny działa tylko wtedy, gdy MF ogłosi awarię w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym, ale daje 7 dni roboczych.

Czy faktura wystawiona offline jest ważna bez numeru KSeF? Tak. Datą wystawienia jest data wskazana na fakturze, a numer KSeF zostaje nadany po przesłaniu dokumentu do systemu. Obowiązek dosłania w terminie pozostaje jednak w mocy.

Po co są dwa kody QR na fakturze offline? Pierwszy umożliwia dostęp do faktury w KSeF i weryfikację jej danych, drugi potwierdza tożsamość wystawcy. Drugi kod (KOD II) wymaga certyfikatu KSeF typu Offline, osobnego od certyfikatu do logowania. Dwa kody są potrzebne tylko wtedy, gdy przekazujesz fakturę nabywcy poza KSeF przed jej wysłaniem.