Jak dodać załącznik do faktury w KSeF?

Ostatnia aktualizacja: 13 listopada 2026

Załącznik do faktury w KSeF nie jest plikiem PDF ani skanem. To dodatkowy fragment pliku XML faktury (element Zalacznik w strukturze FA(3)), wysyłany razem z nią. Skorzystasz z niego dopiero po zgłoszeniu zamiaru do Szefa KAS w e-Urzędzie Skarbowym, inaczej bramka KSeF odrzuci fakturę.

Większość JDG nigdy tego nie użyje: ustawa dopuszcza załącznik tylko przy złożonych danych o ilościach, miarach lub cenach (media, telekomunikacja, paliwa). Jeśli to Ty, złóż zgłoszenie z wyprzedzeniem: MF realizuje je do 3 dni roboczych, a od 1 stycznia 2027 r. wygasa okres przejściowy dla firm ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie. Kary za błędy w KSeF mają zostać odroczone do 31 grudnia 2027 r. (Sejm uchwalił ustawę, czeka na Senat), ale sam obowiązek zostaje.

Poniżej: kiedy to ma sens, jak złożyć ZGL_ZAL i co robi za Ciebie program do faktur.

Czym jest załącznik do faktury w KSeF, a czym nie

Według podręcznika MF do KSeF 2.0 załącznik jest integralną częścią faktury ustrukturyzowanej. Dlatego do KSeF nie wyślesz osobnego PDF-a, JPG ani arkusza Excela. Umowy, oferty, protokoły odbioru czy cenniki nadal przekazujesz poza KSeF, tak jak ustalisz z kontrahentem.

Co mówią przepisy i wyjaśnienia MF:

• Format: dane w XML, w elemencie Zalacznik. Działa tylko w strukturze FA(3), nie w FA_RR (faktury VAT RR).

• Liczba: jeden element Zalacznik na fakturę, ale może zawierać wiele bloków danych.

• Podstawa: art. 106gba ust. 1 ustawy o VAT dopuszcza załącznik przy transakcjach o złożonych danych dotyczących ilości, miar lub ceny jednostkowej netto.

• Treść: wyłącznie dane z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT albo ściśle z nimi związane. MF wprost wyklucza materiały marketingowe, umowy, protokoły odbioru i cenniki.

Przykład (ilustracyjny): JDG odsprzedaje abonamenty telekomunikacyjne dla 40 numerów. Na fakturze jest jedna pozycja „usługi telekomunikacyjne za październik", a w załączniku rozbicie na numery: ilość, jednostka i cena netto każdego z nich. To dokładnie przypadek, do którego załącznik powstał. Faktura za usługi programistyczne z protokołem odbioru w PDF to już nie ten przypadek.

„Zgoda KAS” to w rzeczywistości zgłoszenie

W rozmowach mówi się „zgoda na załącznik", ale formalnie to zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. MF w komunikacie o module w e-US używa słowa „zgłoszenie", a w pytaniach i odpowiedziach zaznacza, że poprawnie złożone zgłoszenie nie może zostać odrzucone (to zbiór odpowiedzi MF opublikowany na podatki.biz). W praktyce działa jak zgoda: dopóki nie dostaniesz e-maila o realizacji, API KSeF nie przyjmie takiej faktury.

Najważniejsze zasady:

• Kto składa: w JDG Ty, jako osoba fizyczna. W spółce użytkownik konta organizacji (UKO).

• Gdzie: wyłącznie w e-Urzędzie Skarbowym. Nie w Aplikacji Podatnika KSeF, nie w programie do faktur, nie na papierze.

• Czego dotyczy: wystawiania faktur z załącznikiem. Odbieranie ich nie wymaga żadnych formalności.

W zgłoszeniu składasz oświadczenie, że Twoje transakcje spełniają warunki z art. 106gba. Odpowiedzialność za tę ocenę jest po Twojej stronie. Nie jestem księgowym i nie oceniam indywidualnych spraw: jeśli nie masz pewności, czy Twoje faktury się kwalifikują, zapytaj doradcę podatkowego.

Jak złożyć ZGL_ZAL w e-Urzędzie Skarbowym

Instrukcja MF jest krótka. Formularz ZGL_ZAL jest dostępny od 1 stycznia 2026 r.

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego (urzadskarbowy.gov.pl).

2. W menu bocznym wybierz „Deklaracje", potem „Złóż e-Deklarację".

3. Wpisz w wyszukiwarce „KSEF".

4. Wybierz formularz ZGL_ZAL. Nie wysyłaj zgłoszenia jako „pisma ogólnego", MF tego wprost zakazuje.

5. Uzupełnij formularz, wyślij go i pobierz UPO.

6. Czekaj na e-maile na adres podany w formularzu: najpierw o statusie, potem o zrealizowaniu zgłoszenia.

Według podręcznika MF w formularzu podajesz m.in. NIP, nazwę, adres e-mail, oświadczenie o spełnieniu warunków, rodzaj transakcji, planowaną datę rozpoczęcia (tylko informacyjną), przewidywaną średnią liczbę takich faktur miesięcznie oraz średni rozmiar faktury w kB. Uprawnienie nie ma daty ważności.

Dwie rzeczy, które często się myli. Po pierwsze, UPO nie jest zgodą: potwierdza tylko, że zgłoszenie wpłynęło. Po drugie, zgłoszenia są realizowane w kolejności wpływu, do 3 dni roboczych, więc nie planuj pierwszej faktury z załącznikiem na dzień po wysłaniu formularza.

Wysyłka i limity techniczne

Po zgłoszeniu zostają ograniczenia techniczne, o których warto wiedzieć, zanim zaczniesz wystawiać:

• Tylko sesja wsadowa. Faktury z załącznikiem wysyła się wyłącznie w sesji wsadowej. Wyjątek to techniczna korekta pliku XML w trybie offline.

• Limit 3 MB. Tyle może mieć plik XML faktury z załącznikiem. Większy bramka odrzuci.

• Jedno UPO. Załącznik nie ma osobnego UPO, jedno poświadczenie obejmuje cały plik.

• Błędy poprawiasz korektą. Korekta też musi zawierać załącznik.

• Darmowe narzędzia MF nie wystawią takiej faktury. Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna i e-mikrofirma pokażą załącznik i pozwolą pobrać fakturę, ale jej nie utworzą. Potrzebujesz programu zintegrowanego z API KSeF.

W naszych testach na środowisku testowym KSeF ta sama faktura z załącznikiem, wysłana sesją interaktywną, dostała odpowiedź:

HTTP 415  Brak możliwości wysyłania faktury z załącznikiem

Ten sam dokument przeszedł w sesji wsadowej (pomiar z 10 września 2026 r.). To dobry przykład, dlaczego wybór trybu wysyłki powinien robić program, a nie Ty.

Jeśli kiedyś przestaniesz używać załączników: uprawnienie wygasa po zgłoszeniu ZGL_ZAP (art. 106gba ust. 8). Nie składaj go jednak, jeśli możesz jeszcze wystawiać korekty do starych faktur z załącznikiem, bo MF ostrzega w pytaniach i odpowiedziach (pyt. 88), że stracisz wtedy tę możliwość. Szef KAS może też odebrać uprawnienie, gdy w załączniku znajdą się niedozwolone dane albo przeniesiesz do niego dane z pól wymaganych w FA(3).

Co robi za Ciebie program do faktur

Zgłoszenia nikt za Ciebie nie złoży: MF przyjmuje je tylko w e-US, od podatnika. Reszta to praca dla oprogramowania:

• zbudować fakturę FA(3) z poprawnym elementem Zalacznik,

• sprawdzić, czy masz uprawnienie, zanim cokolwiek wyśle,

• wybrać sesję wsadową,

• odebrać UPO i zapisać numer KSeF.

W Biurko część tych rzeczy działa już teraz. Przed wysyłką sprawdzamy, czy firma ma zgodę na załączniki, i mówimy o braku wprost, zamiast czekać na błąd z bramki. Fakturę z załącznikiem kierujemy automatycznie do sesji wsadowej z jedną fakturą, bo tego wymaga KSeF, i odbieramy UPO sesji. Zgłoszenia ZGL_ZAL nie złożymy za Ciebie, ale wiemy, kiedy go brakuje.

Checklista przed pierwszą fakturą z załącznikiem

1. Sprawdź, czy Twoje transakcje mają złożone dane o ilości, miarach lub cenie netto. Jeśli nie, załącznik nie jest dla Ciebie.

2. Złóż ZGL_ZAL w e-US co najmniej tydzień przed planowaną pierwszą fakturą.

3. Zapisz UPO, ale czekaj na e-mail o realizacji zgłoszenia.

4. Upewnij się, że Twój program jest zintegrowany z API KSeF i wysyła faktury z załącznikiem w sesji wsadowej.

5. W załączniku umieszczaj tylko dane z art. 106e ust. 1 (lub ściśle z nimi związane). Umowy i cenniki wysyłaj poza KSeF.

6. Pilnuj limitu 3 MB na plik XML.

7. Nie składaj ZGL_ZAP, jeśli nadal możesz potrzebować korekt do faktur z załącznikiem.

Podsumowanie

Załącznik w KSeF to wąska i dobrowolna funkcja: dane XML, dostępne po zgłoszeniu ZGL_ZAL i tylko dla złożonych danych o ilości i cenie. Jeśli Twoje faktury mieszczą się w standardowych polach FA(3), nie musisz niczego zgłaszać. Zgłoszenie składasz sam w e-US, odpowiedź przychodzi do 3 dni roboczych, a resztę (XML, sesję wsadową, UPO) powinien zrobić program. Jeśli wybierasz narzędzie na 2027 r., sprawdź je pod tym kątem. Biurko możesz przetestować przez 14 dni za darmo na biurko.io.

FAQ

Czy do faktury w KSeF można dołączyć PDF?

Nie. Załącznik w KSeF jest częścią pliku XML faktury, a osobne pliki, takie jak PDF, JPG czy XLS, nie są przyjmowane. Umowy, protokoły i cenniki przekazujesz poza KSeF, w sposób uzgodniony z kontrahentem, np. mailem. W FA(3) możesz dodać tylko ustrukturyzowane dane w elemencie Zalacznik.

Ile trwa zgoda na załącznik w KSeF?

MF realizuje zgłoszenie ZGL_ZAL w kolejności wpływu, maksymalnie w 3 dni robocze. Dostajesz dwa e-maile: o statusie i o zrealizowaniu zgłoszenia. Dopiero po drugim możesz wysyłać faktury z załącznikiem. UPO z e-US potwierdza tylko, że zgłoszenie wpłynęło, a nie że uprawnienie jest nadane.

Czy muszę składać zgłoszenie, żeby odebrać fakturę z załącznikiem?

Nie. Zgłoszenie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur z załącznikiem. Odbieranie takich faktur w KSeF nie wymaga żadnych dodatkowych formalności. Darmowe narzędzia MF pozwalają je wyświetlić i pobrać, ale nie pozwalają ich wystawiać, a aplikacja mobilna KSeF pokazuje komunikat, że faktura zawiera załącznik.

Jaki jest limit rozmiaru faktury z załącznikiem w KSeF?

Plik XML faktury z załącznikiem może mieć maksymalnie 3 MB. Jedna faktura ma jeden element Zalacznik, ale może on zawierać wiele bloków danych. Faktury z załącznikiem wysyłasz wyłącznie w sesji wsadowej, a jedno UPO obejmuje cały plik, bez osobnego poświadczenia dla załącznika.

Czy zgłoszenie ZGL_ZAL mogę złożyć w programie do faktur lub w Aplikacji Podatnika KSeF?

Nie. Zgłoszenie składa się wyłącznie w e-Urzędzie Skarbowym, przez konto podatnika: w JDG przez osobę fizyczną, w spółce przez użytkownika konta organizacji (UKO). Nie przyjmuje się go na papierze ani przez Aplikację Podatnika KSeF, ani przez program księgowy zintegrowany z KSeF.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. W indywidualnej sprawie skonsultuj się z doradcą podatkowym.