Skąd się wziął limit 10 000 zł
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203) wprowadziła przepis epizodyczny na okres przejściowy od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. W tym czasie najmniejsi przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF, papierowo albo elektronicznie (np. w PDF), jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży udokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.
Limit liczy się miesięcznie i zawsze w kwocie brutto, czyli razem z VAT. Do progu przypisuje się fakturę zgodnie z datą jej wystawienia, a nie datą powstania obowiązku podatkowego. Faktura z 7 maja wchodzi do limitu majowego, nawet jeśli sprzedaż miała miejsce w kwietniu. Potwierdzają to wyjaśnienia Ministerstwa Finansów.
Krótka odpowiedź: B2B i B2C nie sumują się
Najważniejsza rzecz w całym temacie. Do limitu 10 000 zł wliczasz wyłącznie faktury, które i tak musisz wystawić w KSeF, czyli faktury B2B na rzecz innych podatników. Sprzedaż B2C, czyli faktury konsumenckie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, do limitu się nie wlicza.
Powód jest prosty: faktury konsumenckie są trwale wyłączone z obowiązkowego KSeF. Skoro nie musisz ich wystawiać w systemie, to nie wpływają na próg, który decyduje o obowiązku wystawiania w systemie. Ta sama logika obejmuje sprzedaż na kasie fiskalnej i paragony.
W praktyce oznacza to, że Twój całkowity obrót może być znacznie wyższy niż 10 000 zł, a Ty i tak korzystasz z odroczenia, o ile sama sprzedaż fakturowana B2B mieści się w limicie.
Co wlicza się do limitu, a co nie
Rodzaj sprzedaży Wlicza się do limitu 10 000 zł? Faktura B2B dla firmy z NIP (obowiązkowa w KSeF) Tak Faktura konsumencka B2C dla osoby prywatnej Nie Sprzedaż na kasie fiskalnej (zwykły paragon) Nie Paragon z NIP do 450 zł uznany za fakturę uproszczoną Nie Bilety (kolejowe, autostradowe) traktowane jak faktury Nie Sprzedaż nieudokumentowana ani fakturą, ani paragonem Nie
Reguła jest jedna i warto ją zapamiętać: liczy się tylko to, co bez okresu przejściowego trafiłoby do KSeF obowiązkowo. Wszystko, co i tak można wystawić poza systemem, do progu nie wchodzi.
Przykład: kwiaciarnia z kasą i kilkoma fakturami B2B
Pani Anna prowadzi kwiaciarnię. Większość sprzedaży to klienci detaliczni, których obsługuje na kasie fiskalnej, w sumie około 15 000 zł miesięcznie. Do tego wystawia trzy faktury dla lokalnych firm, łącznie na 2 000 zł brutto.
Do limitu 10 000 zł liczy się tylko te 2 000 zł z faktur B2B. Sprzedaż detaliczna z kasy w ogóle się nie liczy. Pani Anna mieści się w progu i może korzystać z odroczenia aż do końca 2026 r., mimo że jej realny obrót to 17 000 zł miesięcznie.
Inny przypadek. Pan Adam współpracuje z jednym klientem i wystawia mu jedną fakturę B2B na 14 000 zł brutto miesięcznie. Tu odroczenie nie działa, bo pojedyncza faktura obowiązkowa w KSeF od razu przekracza próg. Pan Adam musi wystawiać w KSeF w standardowym terminie dla swojej grupy.
Przekroczenie limitu jest nieodwracalne
To najczęstsza pułapka. Jeśli w którymkolwiek miesiącu Twoje faktury B2B przekroczą 10 000 zł, tracisz prawo do wystawiania poza KSeF, i to na stałe.
Obowiązek zaczyna się od tej konkretnej faktury, którą przekroczyłeś próg, i obejmuje każdą kolejną fakturę w tym miesiącu oraz we wszystkich następnych miesiącach. Nie ma powrotu do papieru czy PDF, nawet jeśli w kolejnym miesiącu sprzedaż spadnie znów poniżej 10 000 zł. Raz przekroczony limit zamyka temat odroczenia.
Dlatego jeśli balansujesz blisko progu, każdą fakturę B2B trzeba dodawać do miesięcznej sumy na bieżąco, a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca.
Pułapka: odroczenie dotyczy tylko wystawiania
Nawet jeśli spokojnie mieścisz się w limicie, jest jeden obowiązek, który dotyczy Cię już teraz. Odroczenie obejmuje wyłącznie wystawianie faktur. Odbieranie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r.
Oznacza to, że nawet mikrofirma poniżej progu musi być gotowa odbierać faktury zakupowe przez KSeF. Twoi kontrahenci objęci obowiązkiem będą wystawiać Ci e-faktury w systemie, a Ty musisz umieć je stamtąd pobrać i zaksięgować.
Jak bezpiecznie pilnować limitu
Rozdziel sprzedaż na dwie ścieżki: faktury B2B (liczą się do limitu) i całą resztę (nie liczy się).
Sumuj wartość brutto faktur B2B osobno dla każdego miesiąca kalendarzowego.
Przypisuj fakturę do miesiąca według daty wystawienia, nie daty sprzedaży.
Ustaw sobie próg ostrzegawczy niżej niż 10 000 zł, np. przy 8 000 zł, żeby nie przekroczyć limitu przypadkiem.
Pamiętaj, że przekroczenie jest jednorazowe i nieodwracalne. Po nim zostajesz w KSeF na dobre.
Niezależnie od limitu, przygotuj się na odbieranie faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r.
Podsumowanie
Limit 10 000 zł liczysz tylko z faktur B2B, które i tak byłyby obowiązkowe w KSeF. Sprzedaż konsumencka, kasa fiskalna i paragony do progu się nie wliczają, więc Twój całkowity obrót może być znacznie wyższy, a odroczenie i tak Ci przysługuje. Kluczowe jest pilnowanie sumy faktur B2B miesiąc po miesiącu, bo jedno przekroczenie zamyka temat na zawsze.
W Biurko sprzedaż B2B i B2C są oddzielone, a miesięczny widok pokazuje wartość wystawionych faktur, więc nie musisz liczyć progu w Excelu. A gdy przekroczysz limit albo wejdziesz w obowiązek od 2027 r., jesteś już gotowy do wysyłki w KSeF. Sprawdź, jak to działa, na biurko.io.
FAQ
Czy sprzedaż dla konsumentów wlicza się do limitu 10 000 zł w KSeF? Nie. Faktury konsumenckie B2C nie są objęte obowiązkowym KSeF, więc nie wchodzą do limitu. Do progu liczą się wyłącznie faktury B2B, które i tak trzeba wystawić w systemie. Twój obrót detaliczny może być dowolnie wysoki bez wpływu na limit.
Czy sprzedaż na kasie fiskalnej liczy się do limitu 10 000 zł? Nie. Sprzedaż rejestrowana na kasie oraz paragony z NIP do 450 zł uznane za faktury uproszczone nie są wliczane do limitu. Do końca 2026 r. można je dokumentować poza KSeF, więc nie wpływają na próg decydujący o obowiązku.
Limit 10 000 zł to kwota netto czy brutto? Brutto. Liczysz łączną wartość sprzedaży razem z kwotą VAT z faktur B2B wystawionych w danym miesiącu. Fakturę przypisujesz do miesiąca zgodnie z datą jej wystawienia.
Co się dzieje, gdy raz przekroczę limit 10 000 zł? Tracisz prawo do faktur poza KSeF trwale. Obowiązek zaczyna się od faktury, którą przekroczyłeś próg, i obejmuje wszystkie kolejne, także w następnych miesiącach. Powrotu nie ma, nawet jeśli sprzedaż spadnie.
Czy jako mikrofirma poniżej limitu muszę cokolwiek robić z KSeF w 2026 r.? Tak. Odroczenie dotyczy tylko wystawiania faktur. Odbieranie faktur zakupowych w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026 r., więc musisz być gotowy pobierać e-faktury od kontrahentów.