Okres przejściowy KSeF: obowiązek już jest, kary formalnie od 2027

Co właściwie jest „bez kary" — a co nie

Najpierw porządek pojęciowy, bo tu rodzi się całe nieporozumienie. Obowiązek korzystania z KSeF już obowiązuje — od daty właściwej dla Twojego progu. Odroczone zostały wyłącznie konkretne sankcje administracyjne za jego naruszanie.

Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów, przepisy o nakładaniu kar zaczną obowiązywać dopiero 1 stycznia 2027 r. — i nie będą działać wstecz. W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. fiskus nie nałoży kary administracyjnej za niedopełnienie obowiązków KSeF.

Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy (w rejestrze prac legislacyjnych rządu od 23 września 2026 r.), jeszcze nieuchwalony. Przesunięcie dotyczy tylko kar, a nie samego obowiązku korzystania z KSeF.

MF wprost nazywa ten czas okresem, w którym administracja skarbowa skupia się na edukacji, a nie na karaniu. To realna ulga. Ale dotyczy tylko jednej, konkretnej kategorii sankcji — procentowych kar pieniężnych z art. 106ni. Reszta odpowiedzialności została na swoim miejscu.

Dla porządku: gdy zaczną obowiązywać, te kary potrafią zaboleć. Art. 106ni ustawy o VAT pozwala nałożyć karę do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a dla faktur bez wykazanego VAT — do 18,7% kwoty należności ogółem. Decyzję wydaje naczelnik urzędu skarbowego.

Haczyk pierwszy: odpowiedzialność karno-skarbowa nie znika

Odroczenie kar z ustawy o VAT nie zawiesza Kodeksu karnego skarbowego. To dwa odrębne reżimy — i w okresie przejściowym działa drugi z nich.

Art. 62 k.k.s. od lat przewiduje grzywnę m.in. za niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy albo odmowę wydania. Te przepisy nie czekają do 2027 r. — obowiązują dziś, niezależnie od KSeF. Jeśli w okresie przejściowym Twoja faktura „zaginie" między PDF-em a skrzynką księgowej, brak procentowej kary administracyjnej nie oznacza, że temat jest zamknięty.

W praktyce organ podatkowy waży okoliczności — wagę, stopień i częstotliwość naruszenia — i może odstąpić od kary przy działaniu siły wyższej, na przykład awarii systemu. To nie jest więc „straszak na pierwszy błąd przy integracji". Ale legalne ryzyko istnieje i warto je znać, zamiast zakładać, że 2026 rok to strefa bez konsekwencji.

Haczyk drugi: faktura poza KSeF to (prawnie) nie faktura

To najbardziej praktyczny haczyk — bije Cię niezależnie od jakiejkolwiek kary urzędu.

Po wejściu obowiązku faktura wystawiana online jest uznana za wystawioną dopiero wtedy, gdy skutecznie trafi do KSeF i przejdzie walidację — przyjęcie potwierdzają numer KSeF i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Faktura odrzucona przez KSeF nie została wystawiona (w trybach offline faktura legalnie istnieje jeszcze przed nadaniem numeru). Dokument wygenerowany w programie i wysłany mailem jako PDF — jeśli nie przeszedł przez system — w świetle ustawy o VAT po prostu fakturą nie jest.

Konsekwencja jest brutalnie prosta: Twój nabywca nie odliczy z takiego dokumentu VAT-u. Świadomy kontrahent go odrzuci i poprosi o fakturę „z KSeF". W najlepszym razie tracisz dzień na poprawki. W gorszym — kontrahent wstrzymuje płatność, a Twój cash flow stoi.

Mini-przykład. JDG wystawia w maju fakturę na 12 300 zł brutto (2 300 zł VAT) i wysyła PDF mailem, „bo przecież kar i tak nie ma do 2027". Klient — duża spółka już rozliczająca się w KSeF — odsyła ją, bo jego księgowość nie przyjmie dokumentu spoza systemu. Kara urzędu: zero. Realny koszt: zablokowana płatność i nerwowa korekta procesu w środku miesiąca.

Haczyk trzeci: ulgi przejściowe to zamykające się okno

Łatwo traktować 2026 rok jak stan docelowy. To błąd — to rusztowanie, które rozbiorą z końcem roku.

Co konkretnie wygasa 31 grudnia 2026 r.:

• Limit 10 000 zł dla najmniejszych firm. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą wystawiać podatnicy, u których miesięczna wartość brutto faktur B2B objętych obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 000 zł (nie wlicza się faktur dla konsumentów, paragonów z NIP i faktur uproszczonych do 450 zł ani sprzedaży z kasy). Prawo do tego traci się począwszy od faktury, którą limit przekroczono. Od 1 stycznia 2027 r. próg znika.

• Faktury z kas i faktury uproszczone. Faktury z kas rejestrujących oraz paragony z NIP do 450 zł traktowane jako faktury uproszczone mogą funkcjonować w dotychczasowej formie do końca 2026 r. Po tym terminie każda faktura B2B objęta obowiązkiem idzie przez KSeF.

• Tokeny autoryzacyjne. Zgodnie z obecnymi przepisami tokeny KSeF wygasają 31 grudnia 2026 r. Na konsultacjach 9 czerwca 2026 r. MF zaproponowało ich utrzymanie, ale decyzji w formie przepisu jeszcze nie ma — bezpieczniej przejść na certyfikat KSeF i uporządkować sposób uwierzytelniania w firmie, zanim stanie się to przymusem.

A zgodnie z obecną ustawą 1 stycznia 2027 r. jednocześnie startuje reżim kar z art. 106ni (zapowiedziane przesunięcie na 2028 r. to na razie projekt). Innymi słowy: według obecnych przepisów dzień, w którym wygasają ulgi, jest tym samym dniem, w którym zaczynają się sankcje. Jeśli przesunięcie zostanie uchwalone, kary ruszą później — ulgi i tak wygasną.

Co to znaczy dla Ciebie dziś — według segmentu

Twój obowiązek zależy od progu. Szybka ściąga:

Źródło: harmonogram MF dla JDG i MŚP. Zapowiedziane przesunięcie kar na 1 stycznia 2028 r. to na razie projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony.

Jeśli jesteś dużym podatnikiem — jesteś w systemie od lutego, więc kwestia okresu przejściowego to dla Ciebie wyłącznie bufor na dopinanie integracji, nie powód do zwłoki. Jeśli prowadzisz JDG lub MŚP — obowiązek dotyczy Cię od kwietnia; brak kar do 2027 r. to czas na naukę, a nie na odkładanie. Jeśli jesteś najmniejszą firmą poniżej 10 000 zł — masz formalnie czas do stycznia 2027 r., ale pilnuj limitu co miesiąc: pierwsza faktura, która go przekroczy, włącza obowiązek natychmiast.

Checklista: jak wykorzystać okres przejściowy

1. Ustal swój próg i datę startu — duzi (1 lutego), pozostali (1 kwietnia), najmniejsi (1 stycznia 2027, dopóki ≤ 10 000 zł/mies.).

2. Zacznij wystawiać w KSeF już teraz, nawet jeśli formalnie możesz jeszcze poza systemem — tańsza nauka bez ryzyka.

3. Sprawdź, czy każda faktura otrzymuje UPO — to dowód, że została faktycznie wystawiona, nie tylko wygenerowana.

4. Przestań wysyłać PDF-y kontrahentom B2B — dla nich liczy się dokument z KSeF, inaczej nie odliczą VAT.

5. Przejdź na certyfikat KSeF zamiast czekać na 31 grudnia 2026 r. — zgodnie z obecnymi przepisami wtedy wygasają tokeny.

6. Jeśli jesteś blisko progu 10 000 zł — ustaw alert, by nie przeoczyć faktury przekraczającej limit.

7. Przeszkol zespół i księgowość z nowego obiegu, zanim ruszą kary.

Podsumowanie

„Obowiązek bez kary" to prawda — ale tylko w wąskim zakresie procentowych kar administracyjnych z art. 106ni, które zgodnie z obecną ustawą ruszają 1 stycznia 2027 r. (MF zapowiedziało przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — projekt, jeszcze nieuchwalony). Karno-skarbowa odpowiedzialność działa dalej, a faktura poza KSeF prawnie nie istnieje, więc kontrahent nie odliczy z niej VAT. Okres przejściowy to nie strefa bez zasad — to czas na spokojne wdrożenie, zanim ulgi wygasną i ruszą sankcje. Najlepiej wykorzystać go, wystawiając faktury w KSeF już dziś. Załóż firmę w Biurko (14 dni planu TEAM bez karty, potem bezpłatny plan FREE) na biurko.io i przejdź przez okres przejściowy bez niespodzianek.

FAQ

Czy w 2026 roku są kary za KSeF? W 2026 r. administracyjne kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT jeszcze nie obowiązują (zgodnie z obecną ustawą ruszają 1 stycznia 2027 r.). Pozostaje jednak odpowiedzialność karno-skarbowa (Kodeks karny skarbowy) za niewystawienie lub wadliwe wystawienie faktury, która obowiązuje niezależnie od KSeF.

Od kiedy obowiązują kary za KSeF? Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. i nie działają wstecz. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony, i dotyczy tylko kar. Kara może sięgnąć do 100% kwoty VAT z faktury, a dla faktur bez wykazanego podatku — do 18,7% należności ogółem. Decyzję wydaje naczelnik urzędu skarbowego.

Czy mogę wystawiać faktury poza KSeF w okresie przejściowym? Co do zasady nie, jeśli obejmuje Cię już obowiązek. Wyjątkiem są najmniejsi podatnicy z miesięczną wartością brutto faktur B2B objętych obowiązkiem do 10 000 zł — oni mogą wystawiać poza KSeF do końca 2026 r. Prawo to tracą od faktury, którą ten limit przekroczą.

Czy faktura wystawiona poza KSeF jest ważna? Jeśli obejmuje Cię obowiązek, faktura jest uznana za wystawioną dopiero po skutecznym przesłaniu do KSeF i przejściu walidacji (online: z numerem KSeF i UPO jako potwierdzeniem przyjęcia). Dokument wysłany jako PDF poza systemem nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, a nabywca nie odliczy z niego podatku.

Do kiedy najmniejsze firmy nie muszą korzystać z KSeF? Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą wystawiać najmniejsi podatnicy, u których miesięczna wartość brutto faktur B2B objętych obowiązkiem nie przekracza 10 000 zł; od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmuje wszystkich. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje natychmiast — od faktury, którą próg został przekroczony.