Co musi znaleźć się na fakturze, jak działa KSeF, z czego liczy się zaliczka na ryczałcie i skąd biorą się pliki JPK.
Piszemy o fakturowaniu w Polsce — o tym, co musi znaleźć się na dokumencie, jak poprawiać błędy i co dokładnie zmieniły przepisy. Coraz częściej także o podatkowej stronie kontraktu B2B: ryczałcie, ewidencji przychodów, zaliczce i rocznym JPK_EWP. O codziennym prowadzeniu firmy, w którym papierologia wreszcie schodzi na dalszy plan. KSeF też, ale to tylko jeden z tematów.
inFakt to dojrzały ekosystem księgowy z darmowym planem KSeF. Jeśli prowadzisz jedną JDG i potrzebujesz księgowości w tym samym systemie, inFakt jest trudny do pobicia i piszemy to wprost. Biurko.io robi coś innego: obsługuje wiele firm w jednym panelu, stawia na certyfikaty KSeF zamiast tokenów, tłumaczy błędy KSeF na ludzki język i ma interfejs po ukraińsku. Poniżej konkretne scenariusze, w których jedno lub drugie wygrywa.
Przeglądaj naszą pełną kolekcję artykułów i poradników.
KSeF przesuwano tyle razy, że „poczekam, pewnie znowu odroczą” stało się w wielu firmach domyślną strategią. Przez chwilę to się nawet opłacało — pierwotny termin z lipca 2024 r. faktycznie wyleciał. Problem w tym, że dwie najważniejsze daty już minęły. Od 1 lutego 2026 r. w KSeF fakturują duże firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. — praktycznie cała reszta rynku (najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r.). System działa, jest obowiązkowy i nikt go nie cofnie. Kto dalej czeka na „jeszcze jedno przesunięcie”, czeka na coś, co dla głównego obowiązku już się nie wydarzy. Zapowiedziane 16 września 2026 r. przesunięcie dotyczy wyłącznie kar, a nie samego obowiązku. Poniżej: co naprawdę zostało jeszcze do rozegrania w 2026 i 2027 r., dlaczego obstawianie kolejnej zwłoki jest dziś najdroższą opcją i jak ustawić firmę tak, żeby żadna data Cię nie zaskoczyła.
Od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy (najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r.), muszą wystawiać faktury w KSeF. Dla firmy z zagranicznym kapitałem kluczowe jest jedno pytanie: czy ten obowiązek w ogóle Cię dotyczy? Odpowiedź nie zależy od tego, czy masz polski NIP, ani od tego, kto jest właścicielem spółki. Zależy od tego, czy Twoja firma ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD), które uczestniczy w sprzedaży. 28 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów wydało objaśnienia podatkowe, które porządkują, kiedy taki obowiązek powstaje, a kiedy nie. Poniżej tłumaczę, gdzie przebiega granica — i co z tego wynika dla Ciebie oraz Twoich polskich kontrahentów.
Daty wdrożenia KSeF przesuwały się tyle razy, że większość przedsiębiorców ma w głowie wersję sprzed dwóch nowelizacji. A stawka jest konkretna: od 1 lutego 2026 r. odbieranie e-faktur jest obowiązkowe dla wszystkich, a obowiązek wystawiania objął już większość rynku 1 kwietnia 2026 r. Przepisy działają, ale administracyjnych kar jeszcze nie ma. Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni obowiązują od 1 stycznia 2027 r.; MF zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony, i dotyczy tylko kar. Od 1 stycznia 2027 r. do systemu wchodzą najmniejsze firmy, a zgodnie z obecnymi przepisami tokeny wygasają 31 grudnia 2026 r. (MF zaproponowało ich utrzymanie, ale przepisu jeszcze nie ma). Poniżej masz wszystkie daty w jednej tabeli plus rozpisane, co każda z nich oznacza dla Twojej firmy — i checklistę, żeby nic nie umknęło
Według obowiązujących przepisów 31 grudnia 2026 r. to ostatni dzień działania tokenów KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. uwierzytelnianie integracji przejmują certyfikaty KSeF. Na konsultacjach 9 czerwca 2026 r. Ministerstwo Finansów zaproponowało jednak ich utrzymanie — z ważnością od 1 do 365 dni. To jeszcze nie przepis, więc bezpieczniej przejść na certyfikat KSeF, a jedno jest pewne w obie strony: drugi kod QR (KOD II) w trybach offline wymaga certyfikatu. Dlatego Biurko od pierwszej wersji integracji działa na certyfikatach typu Uwierzytelniający i typu Offline (tokenów nie obsługuje).
Faktura odrzucona przez KSeF? Poznaj 6 najczęstszych błędów wysyłki, kody błędów i sprawdzone sposoby naprawy. Wystaw poprawną e-fakturę za pierwszym razem.
Otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach — bez newslettera, rezygnacja w każdej chwili.
Używamy tylko niezbędnych plików cookies. Statystykę odwiedzin prowadzimy na serwerze, niczego nie zapisując w Twoim urządzeniu. Polityka witryny
