KSeF впав — і що тепер? Режим offline24 без паніки

На початку обовʼязкового KSeF, у лютому 2026 року, частина фірм повідомляла про проблеми зі входом до системи, зокрема через Profil Zaufany (польський державний підпис для входу, аналог Дія.Підпис). Але виставлення фактури і вхід до KSeF — це дві різні речі.

Висновок для підприємця простий: державні шлюзи іноді падатимуть, а фактуру вам однаково треба виставити. Саме для цього існує режим offline24 — і попри назву, це не «розбити скло у разі катастрофи», а ваше щоденне право працювати без мережі. У цій статті розкладаю його по поличках.

«KSeF впав» чи «не можу залогінитися»? Це різні речі

Почнімо з різниці, яка рятує від помилки. На практиці «KSeF не працює» буває відчуттям, яке означає «не можу залогінитися» — наприклад, через Profil Zaufany. Це дві різні проблеми — і від того, що насправді сталося, залежить, який режим вас стосується та скільки часу ви маєте на досилання.

• Проблема на вашому боці (немає інтернету, ваша програма не відповідає, KSeF гальмує) → режим offline24. Користуєтеся ним з власної ініціативи, не чекаючи жодного оголошення. Закон не вимагає доводити, що були проблеми зі зв'язком.

• Міністерство фінансів оголосило недоступність або аварію в BIP MF (офіційний бюлетень міністерства) → режим offline (планова перерва) або аварійний (раптова аварія). Їх запускає оголошення MF, а не ви.

Коли проблема у вході, а MF не оголошувало недоступності чи аварії в BIP, правильним інструментом є offline24, тобто ваше власне рішення виставити фактуру локально й надіслати її наступного дня. Від входу через Profil Zaufany звільняє лише підключення сертифікатом.

Чотири режими, коли «online» не працює

Законодавець передбачив чотири сценарії роботи поза режимом online. Вони різняться причиною, терміном досилання та способом передання фактури покупцеві. Ось шпаргалка:

Найчастіша помилка — плутати «1 день» із «7 днями». Запам'ятайте: offline24 і планова недоступність = наступний робочий день; оголошена MF аварія = 7 робочих днів. Помилка у зворотний бік — чекати, поки MF оголосить аварію, тоді як просто впав ваш роутер, — це втрата часу та продажів. Право на offline24 ви маєте одразу.

Повні процедури MF описує на сторінках режим offline24 та режим offline — недоступність KSeF.

Режим offline24 крок за кроком

1. Виставляєте фактуру у структурі FA(3)

Навіть без зв'язку з KSeF фактура має бути XML-файлом, що відповідає схемі FA(3) (структура е-фактури, чинна з 1 лютого 2026 р.). Надіслати клієнтові фото написаного від руки папірця не можна — це законно лише під час повної аварії.

2. Стежите за датою виставлення

Датою виставлення є дата, яку ви вписуєте в полі P_1 структури, — а не дата, коли KSeF знову запрацює й прийме документ. Фактура має юридичну силу з моменту виставлення.

3. Позначаєте фактуру QR-кодами

Фактура, видана покупцеві поза KSeF (до того, як отримає номер KSeF), несе два QR-коди: перший (КОД I, «OFFLINE») забезпечує доступ до фактури в KSeF і перевірку її даних (посилання містить NIP продавця, дату виставлення та хеш SHA-256 файлу, без номера фактури й сум), другий («CERTYFIKAT») підтверджує особу виставника. Щоб згенерувати другий код, потрібен сертифікат KSeF типу Offline — окремий від сертифіката для входу (Uwierzytelniający); Biurko уміє замовити обидва. Мати його треба до того, як зникне мережа, бо тоді його вже не видадуть. Без нього Biurko виставить офлайн-фактуру з одним кодом (КОД I) і попередженням.

4. Передаєте фактуру покупцеві — залежно від того, хто він

• Польський платник VAT із NIP (податковий номер) отримує фактуру через KSeF — формально лише після присвоєння їй номера KSeF.

• Покупець із-за кордону, споживач або без NIP (ст. 106gb) — фактуру надаєте узгодженим каналом (e-mail, портал). Дата отримання — це дата фактичного отримання.

5. Досилаєте до KSeF не пізніше наступного робочого дня

Після надсилання фактура отримує номер KSeF — і саме він ключовий для обліку. Коригувальну фактуру до виставленої в offline24 ви зробите лише після того, як оригінал буде надіслано й отримає номер. Порядок жорсткий: оригінал → KSeF → номер → коригування.

Типові пастки

З розмов із підприємцями та з того, як обробка offline виглядає на практиці, повторюється кілька помилок:

1. Чекання на оголошення MF, коли впав ваш інтернет. Не чекайте — увімкніть offline24 самостійно.

2. Немає сертифіката типу Offline. Без нього не створюється другий QR-код (КОД II), а офлайн-фактура, яку передають покупцеві поза KSeF, має нести обидва коди. Замовте сертифікат завчасно.

3. Папір замість FA(3). Звичайний PDF чи роздруківку замість структури FA(3) дозволяє лише повна аварія.

4. Плутанина між терміном 1 дня та 7 днів. Помилка загрожує штрафом за ст. 106ni — за чинним законом з 2027 р.

5. Коригування до надсилання оригіналу. Без номера KSeF оригіналу фактуру не виправити.

6. Відсутній номер KSeF офлайн-фактури в JPK_V7. Офлайн-фактуру, яка отримала номер KSeF уже після подання декларації, треба врахувати в коректі — пильнуйте досилання, перш ніж закрити період.

За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT (до 100% суми VAT із фактури) діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF, тож звички напрацьовуйте вже зараз.

Як Biurko бере offline24 на себе

Уся ця процедура звучить настільки складно, що під тиском легко помилитися. Тому в Biurko ми зробили з неї процес, який відбувається сам:

• Виявляємо простій автоматично. Коли шлюз KSeF повертає три помилки протягом 60 секунд, Biurko перемикає нові надсилання в режим offline24, замість марно гатити у шлюз, який і так лежить. Кожні 5 хвилин ми також читаємо повідомлення MF (джерело «Latarnia») і добираємо режим та термін.

• Генеруємо відповідний документ. Фактура постає як валідований XML FA(3), із QR-кодом (КОД I) на візуалізації, а якщо фірма має сертифікат Offline — ще й із КОД II; на PDF видно термін досилання.

• Стежимо за терміном. Якщо термін мине, а фактура все ще не потрапила до KSeF, Biurko позначає її статусом «Потребує перевірки» й надсилає сповіщення; прострочену фактуру саме воно не надішле. До спливу терміну Biurko не попереджає.

• Повторюємо надсилання після відновлення. Коли KSeF повертається, відкладені фактури, у яких термін ще не минув, досилаються автоматично кожні 5 хвилин — без поодинокого «проклацування».

• Для постійної роботи — сертифікат, а не Profil Zaufany. Сесія через Profil Zaufany не поновлюється сама: після її завершення XML треба підписати знову. Для постійної автоматичної роботи замовте в Biurko сертифікат KSeF — після першого підключення через Profil Zaufany — і використовуйте його для зʼєднання. Biurko також стежить за дійсністю сертифіката: попереджає на екрані за 30 днів до закінчення, а сповіщення надсилає за 7, 3 та 1 день і в день закінчення.

Чек-лист на випадок простою KSeF

• Замовте сертифікат KSeF типу Offline уже зараз (Biurko уміє замовити його в MF) і не чекайте, поки зникне мережа.

• Перевірте, чи ваша програма виставляє фактури offline у FA(3) з двома QR-кодами. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

• Узгодьте з ключовими покупцями канал передання фактур offline (e-mail, портал), щоб не було суперечок про дату отримання.

• Запам'ятайте терміни: offline24 і планова недоступність = наступний робочий день, аварія MF = 7 робочих днів.

• Додайте в закладки спосіб перевірки статусу KSeF, щоб знати, чи це система, чи ваш зв'язок.

• Призначте у фірмі людину, відповідальну за досилання фактур наступного дня.

Підсумок

Режим offline24 — це не режим на кінець світу, а ваша щоденна страховка, коли мережа або державний шлюз відмовляються співпрацювати. Виставляєте фактуру у FA(3), позначаєте QR-кодами, передаєте покупцеві й досилаєте до KSeF не пізніше наступного робочого дня. Решта — дисципліна та хороший інструмент.

Biurko бере цю дисципліну на себе: виявляє простій, перемикає режим, позначає фактури після терміну й досилає решту, щойно KSeF повертається. Хочете побачити це на власних фактурах? Створіть акаунт: кожна нова фірма отримує 14 днів плану TEAM без картки, а потім переходить на безкоштовний план FREE. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF).

FAQ

Чи можна виставляти фактури, коли KSeF не працює? Так. Скористайтеся режимом offline24 (коли проблема на вашому боці) або режимом offline/аварійним, якщо MF оголосить недоступність чи аварію в BIP. Фактуру виставляєте у структурі FA(3), позначаєте QR-кодами й досилаєте до KSeF у відповідний термін.

Скільки часу я маю на досилання фактури з offline24? Не пізніше кінця наступного робочого дня після дня виставлення фактури. Це коротший термін, ніж в аварійному режимі (7 робочих днів), тому їх легко переплутати — offline24 це завжди наступний робочий день.

Чим offline24 відрізняється від аварійного режиму? offline24 ви запускаєте самі, коли немає інтернету або ваша програма не працює — без жодного оголошення. Аварійний режим діє лише після того, як Міністерство фінансів оголосить аварію KSeF у BIP, і дає 7 робочих днів на досилання замість одного.

Що таке сертифікат KSeF типу Offline? Це сертифікат, яким ви підписуєте другий QR-код на офлайн-фактурі («CERTYFIKAT»), що підтверджує вашу особу як виставника. Він окремий від сертифіката для входу (Uwierzytelniający); Biurko може замовити в MF обидва. Без нього Biurko виставить офлайн-фактуру з одним кодом (КОД I) і попередженням.

Чи загрожують штрафи за фактуру offline, надіслану із запізненням? За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT (до 100% суми VAT із фактури) діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок надіслати фактуру вчасно.