2 лютого 2026 року — у перший робочий день обов'язкового KSeF — тисячі фірм одночасно намагалися залогінитися, і Profil Zaufany (польський державний підпис для входу, аналог Дія.Підпис) перестав відповідати. Сам «двигун» KSeF працював нормально, проблемою виявилася авторизація через Profil Zaufany, який не витримав навантаження. Міністр фінансів згодом підтвердив, що на велике зацікавлення входом наклалася DDoS-атака, проведена одночасно з 17 країн.
Висновок для підприємця простий: державні шлюзи іноді падатимуть, а фактуру вам однаково треба виставити. Саме для цього існує режим offline24 — і попри назву, це не «розбити скло у разі катастрофи», а ваше щоденне право працювати без мережі. У цій статті розкладаю його по поличках.
«KSeF впав» чи «не можу залогінитися»? Це різні речі
Почнімо з різниці, яка рятує від помилки. Лютий 2026 показав: «KSeF не працює» в уявленні людей зазвичай означає «не можу залогінитися через Profil Zaufany». Це дві різні проблеми — і від того, що насправді сталося, залежить, який режим вас стосується та скільки часу ви маєте на досилання.
Проблема на вашому боці (немає інтернету, ваша програма не відповідає, KSeF гальмує) → режим offline24. Користуєтеся ним з власної ініціативи, не чекаючи жодного оголошення. Закон не вимагає доводити, що були проблеми зі зв'язком.
Міністерство фінансів оголосило недоступність або аварію в BIP MF (офіційний бюлетень міністерства) → режим offline (планова перерва) або аварійний (раптова аварія). Їх запускає оголошення MF, а не ви.
У лютому MF не оголошувало аварії KSeF у BIP — бо сама система фактурування працювала. Впала авторизація. На практиці це означало, що правильним інструментом тоді був offline24, тобто ваше власне рішення виставити фактуру локально й надіслати її наступного дня. А хто працював через власну програму, інтегровану через API та сертифікат, той узагалі не відчув проблеми з Profil Zaufany.
Чотири режими, коли «online» не працює
Законодавець передбачив чотири сценарії роботи поза режимом online. Вони різняться причиною, терміном досилання та способом передання фактури покупцеві. Ось шпаргалка:
Режим Коли Термін досилання до KSeF offline24 Ваша ініціатива: немає інтернету, проблема з програмою, KSeF гальмує не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення offline (недоступність) MF оголошує планову перерву в BIP MF наступний робочий день після завершення недоступності аварійний MF оголошує раптову аварію в BIP MF і через API 7 робочих днів від завершення аварії повна аварія Надзвичайна ситуація (напр., параліч інфраструктури), оголошення в ЗМІ фактури не досилають до KSeF; дозволено папір/PDF без FA(3)
Найчастіша помилка — плутати «1 день» із «7 днями». Запам'ятайте: offline24 і планова недоступність = наступний робочий день; оголошена MF аварія = 7 робочих днів. Помилка у зворотний бік — чекати, поки MF оголосить аварію, тоді як просто впав ваш роутер, — це втрата часу та продажів. Право на offline24 ви маєте одразу.
Повні процедури MF описує на сторінках режим offline24 та режим offline — недоступність KSeF.
Режим offline24 крок за кроком
1. Виставляєте фактуру у структурі FA(3)
Навіть без зв'язку з KSeF фактура має бути XML-файлом, що відповідає схемі FA(3) (структура е-фактури, чинна з 1 лютого 2026 р.). Надіслати клієнтові фото написаного від руки папірця не можна — це законно лише під час повної аварії.
2. Стежите за датою виставлення
Датою виставлення є дата, яку ви вписуєте в полі P_1 структури, — а не дата, коли KSeF знову запрацює й прийме документ. Фактура має юридичну силу з моменту виставлення.
3. Позначаєте фактуру QR-кодами
Фактура, видана покупцеві поза KSeF (до того, як отримає номер KSeF), несе два QR-коди: перший («OFFLINE») забезпечує доступ до фактури в KSeF і перевірку її даних, другий («CERTYFIKAT») підтверджує особу виставника. Щоб згенерувати другий код, потрібен сертифікат KSeF типу 2 (offline-сертифікат). Завантажуєте його в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 або через API; він дійсний 2 роки — і мати його треба до того, як зникне мережа, бо тоді ви його вже не завантажите.
4. Передаєте фактуру покупцеві — залежно від того, хто він
Польський платник VAT із NIP (податковий номер) отримує фактуру через KSeF — формально лише після присвоєння їй номера KSeF. До того ви можете видати йому підтвердження транзакції (тимчасовий документ, передбачений правилами).
Покупець із-за кордону, споживач або без NIP (ст. 106gb п. 4) — фактуру надаєте узгодженим каналом (e-mail, портал). Дата отримання — це дата фактичного отримання. Якщо ви виставляєте фактури контрагентам в Україні чи інших країнах, це саме той шлях, яким користуватиметеся найчастіше.
5. Досилаєте до KSeF не пізніше наступного робочого дня
Після надсилання фактура отримує номер KSeF — і саме він ключовий для обліку. Коригувальну фактуру до виставленої в offline24 ви зробите лише після того, як оригінал буде надіслано й отримає номер. Порядок жорсткий: оригінал → KSeF → номер → коригування.
Типові пастки
З розмов із підприємцями та з того, як обробка offline виглядає на практиці, повторюється кілька помилок:
Чекання на оголошення MF, коли впав ваш інтернет. Не чекайте — увімкніть offline24 самостійно.
Немає сертифіката типу 2. Без нього ви не згенеруєте другий QR-код, а фактура offline юридично є чернеткою. Завантажте сертифікат завчасно.
Папір замість FA(3). Звичайний PDF чи роздруківку замість структури FA(3) дозволяє лише повна аварія.
Плутанина між терміном 1 дня та 7 днів. Помилка загрожує штрафом — але лише з 2027 р.
Коригування до надсилання оригіналу. Без номера KSeF оригіналу фактуру не виправити.
Порожнє поле номера KSeF у JPK_V7. Номер треба заповнити після присвоєння — ваша програма має робити це автоматично.
Добра новина на 2026 рік: цього року фінансові штрафи за помилки в KSeF не накладатимуть — вони стартують лише з 1 січня 2027 р. Від цієї дати запрацюють і санкції за ст. 106ni закону про VAT (до 100% суми VAT із фактури). 2026-й варто використати, щоб опанувати процес спокійно, — але звички напрацьовуйте вже зараз.
Як Biurko бере offline24 на себе
Уся ця процедура звучить настільки складно, що під тиском легко помилитися. Тому в Biurko ми зробили з неї процес, який відбувається сам:
Виявляємо простій автоматично. Коли KSeF перестає відповідати, Biurko після кількох невдалих спроб перемикає надсилання в режим offline24, замість марно гатити у шлюз, який і так лежить.
Генеруємо відповідний документ. Фактура постає як валідований XML FA(3), із кодом перевірки та QR-кодом на візуалізації — і з видимим терміном досилання.
Стежимо за терміном. Якщо термін мине, а фактура все ще не потрапила до KSeF, Biurko позначає її статусом «на перегляд» і повідомляє вас та автора документа. Ніщо не зникає тихо.
Повторюємо надсилання після відновлення. Коли KSeF повертається, відкладені фактури досилаються автоматично — без поодинокого «проклацування».
Авторизуємося сертифікатом, а не Profil Zaufany. Це та сама різниця, яка в лютому 2026 відокремила фірми, що працювали безперервно, від заблокованих на шлюзі. Biurko також стежить за дійсністю сертифіката й попереджає за 7, 3 та 1 день до закінчення.
Чек-лист на випадок простою KSeF
Завантажте сертифікат KSeF типу 2 уже зараз і збережіть його надійно (не чекайте, поки зникне мережа).
Перевірте, чи ваша програма виставляє фактури offline у FA(3) з двома QR-кодами — протестуйте на тестовому середовищі.
Узгодьте з ключовими покупцями канал передання фактур offline (e-mail, портал), щоб не було суперечок про дату отримання.
Запам'ятайте терміни: offline24 і планова недоступність = наступний робочий день, аварія MF = 7 робочих днів.
Додайте в закладки спосіб перевірки статусу KSeF, щоб знати, чи це система, чи ваш зв'язок.
Призначте у фірмі людину, відповідальну за досилання фактур наступного дня.
Підсумок
Режим offline24 — це не режим на кінець світу, а ваша щоденна страховка, коли мережа або державний шлюз відмовляються співпрацювати. Виставляєте фактуру у FA(3), позначаєте QR-кодами, передаєте покупцеві й досилаєте до KSeF не пізніше наступного робочого дня. Решта — дисципліна та хороший інструмент.
Biurko бере цю дисципліну на себе: виявляє простій, перемикає режим, стежить за терміном і досилає фактури, щойно KSeF повертається. Хочете перевірити це на власних фактурах? Створіть акаунт і спробуйте Biurko безкоштовно протягом 14 днів — без картки, з повним режимом offline24.
FAQ
Чи можна виставляти фактури, коли KSeF не працює? Так. Скористайтеся режимом offline24 (коли проблема на вашому боці) або режимом offline/аварійним, якщо MF оголосить недоступність чи аварію в BIP. Фактуру виставляєте у структурі FA(3), позначаєте QR-кодами й досилаєте до KSeF у відповідний термін.
Скільки часу я маю на досилання фактури з offline24? Не пізніше кінця наступного робочого дня після дня виставлення фактури. Це коротший термін, ніж в аварійному режимі (7 робочих днів), тому їх легко переплутати — offline24 це завжди наступний робочий день.
Чим offline24 відрізняється від аварійного режиму? offline24 ви запускаєте самі, коли немає інтернету або ваша програма не працює — без жодного оголошення. Аварійний режим діє лише після того, як Міністерство фінансів оголосить аварію KSeF у BIP, і дає 7 робочих днів на досилання замість одного.
Що таке сертифікат KSeF типу 2? Це offline-сертифікат, яким ви позначаєте фактуру кодом, що підтверджує вашу особу як виставника (другий QR-код — «CERTYFIKAT»). Завантажуєте його в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 або через API; він дійсний 2 роки. Без нього ви не виставите фактуру offline відповідно до правил.
Чи загрожують штрафи за фактуру offline, надіслану із запізненням? У 2026 році — ні, це перехідний період без фінансових штрафів. Санкції за помилки в KSeF, зокрема за перевищення терміну досилання, набирають чинності 1 січня 2027 р. (до 100% суми VAT із фактури). Тому 2026-й варто використати для напрацювання процедур.