Нумерація рахунків

Кожен рахунок (фактура) з ПДВ, що виставляється в Польщі, повинен мати номер, який однозначно його ідентифікує. У цій статті пояснюється, які правила регулюють нумерацію рахунків та чим номер рахунка відрізняється від номера KSeF, який система присвоює після прийняття документа.

Правова вимога та безперервність нумерації

Відповідно до ст. 106e п. 1 пп. 2 Закону про ПДВ, кожен рахунок повинен мати послідовний номер, який однозначно ідентифікує його в межах однієї або декількох серій нумерації. Основне правило тут — безперервна нумерація (numeracja ciągła): у межах однієї серії номери повинні йти один за одним без пропусків.

• Пропуск у серії нумерації може викликати запитання під час податкової перевірки, оскільки може свідчити про те, що рахунок був виставлений, а потім видалений або взагалі не облікований
• Виставлений рахунок ніколи не видаляється і не перенумеровується для "виправлення" помилки — помилки виправляються коригувальною фактурою
• Безперервність оцінюється окремо для кожної серії, а не в межах усього підприємства

Серії нумерації та формати

Підприємство може вільно обрати власний формат нумерації, за умови що він гарантує унікальність і безперервність у межах кожної серії. Поширений підхід поєднує префікс, період та послідовний лічильник, наприклад:

• FV/2026/07/001 — префікс "faktura VAT", рік і місяць, послідовний номер
• FV-2026-001 — річний лічильник без поділу на місяці
• PROMO/2026/07/001 — окрема серія, зарезервована для конкретного типу документа

Паралельно може діяти кілька серій нумерації, наприклад:

• Окрема серія для кожного типу документа (стандартні рахунки, проформи, квитанції)
• Окрема серія для кожної філії або точки продажу
• Лічильник, який обнуляється щомісяця або щороку

Єдина вимога — щоб кожна серія, розглянута окремо, залишалася безперервною та однозначною. Різні формати в різних серіях допустимі, якщо жодна з них не має пропусків чи повторень.

Номер рахунка проти номера KSeF

Номер рахунка (numer faktury), що зазначається на документі, присвоюється продавцем згідно з описаними вище правилами нумерації і існує вже в момент створення рахунка — ще до того, як документ буде кудись надіслано.

Номер KSeF (numer KSeF) — це окремий ідентифікатор. Він генерується автоматично системою KSeF (Krajowy System e-Faktur, Національна система е-фактур Польщі) лише після того, як рахунок був переданий і прийнятий системою.

• Номер рахунка присвоює продавець, і він повинен зберігати безперервність у межах своєї серії
• Номер KSeF присвоює сама система KSeF, і він підтверджує офіційну реєстрацію рахунка
• Рахунок отримує власний номер вже в момент створення; номер KSeF він отримує лише після обробки та прийняття системою KSeF

Biurko автоматично генерує наступний номер рахунка в межах кожної серії.

Коригувальні фактури

Коригувальні фактури зазвичай мають власну, окрему серію нумерації, відокремлену від серії, що використовується для стандартних рахунків. Це зберігає прозорість обліку: будь-хто, хто перевіряє документацію, одразу бачить, які документи є оригінальними рахунками, а які — коригуваннями, при цьому кожна серія зберігає власну безперервність.