Jak wybrać alternatywę dla Fakturowni na B2B?

Ostatnia aktualizacja: 9 października 2026

Szukasz alternatywy dla Fakturowni, bo pracujesz na B2B, rozliczasz się ryczałtem i fakturujesz klienta z zagranicy? W Twoim przypadku program do faktur musi obsłużyć cały łańcuch: fakturę w KSeF (także dla firmy bez polskiego NIP), przeliczenie waluty po kursie NBP do ewidencji ryczałtu, poprawne pola w JPK_V7 i wysyłkę z UPO. Poniżej rozpisuję, co dokładnie sprawdzić, niezależnie od tego, czy zostaniesz przy Fakturowni, czy wybierzesz inne narzędzie.

Piszę to jako developer, który na co dzień buduje integrację z KSeF i sam prowadzi JDG. Większość problemów, które widzę, nie bierze się z samego wystawienia faktury, tylko z tego, co dzieje się z nią potem.

Dlaczego programista na B2B potrzebuje czegoś więcej niż „programu do faktur”

Typowy scenariusz: jeden lub dwóch klientów, często zagranicznych, jedna faktura w miesiącu w EUR lub USD, ryczałt 12% i prawie zero kosztów. Faktur jest mało, ale każda przechodzi przez trzy miejsca: KSeF, ewidencję przychodów i JPK_V7.

Terminy, które Cię dotyczą (stan na październik 2026):

• Od 1 lutego 2026 r. każdy czynny podatnik VAT odbiera faktury w KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. większość firm musi w nim wystawiać faktury.

• Do końca 2026 r. poza KSeF mogą fakturować tylko ci, u których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Przy stawkach B2B w IT zwykle przekraczasz ten próg pierwszą fakturą.

• Od 1 stycznia 2027 r. obowiązują kary z art. 106ni ustawy o VAT: do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez wykazanego podatku do 18,7% kwoty należności ogółem.

Ten ostatni punkt jest ważny właśnie dla Ciebie. Faktura dla zagranicznego klienta zwykle nie zawiera polskiego VAT, więc ewentualna kara liczy się od całej kwoty. Przy fakturze na 40 000 zł to do 7 480 zł.

Faktura dla zagranicznego klienta w KSeF

Czy firma bez polskiego NIP-u też „jest” w KSeF?

Tak. Jeśli nabywcą jest firma, polski podatnik wystawia fakturę w KSeF również dla kontrahenta z UE i spoza UE. Klient nie zaloguje się do KSeF, więc fakturę przekazujesz mu w uzgodniony sposób, zwykle jako PDF z kodem QR. Kod pozwala sprawdzić, że dokument naprawdę istnieje w systemie. Wyjątkiem jest zagraniczna osoba prywatna: tu fakturę można wystawić poza KSeF.

Kulisy techniczne: w strukturze FA(3) nabywca bez polskiego NIP-u jest identyfikowany kodem kraju i numerem VAT UE albo innym identyfikatorem podatkowym. Jeśli program zbuduje plik XML niezgodny ze schemą, KSeF go odrzuci, a odrzucona faktura nie jest uznawana za wystawioną. Dlatego status „wysłano” w programie to za mało. Liczy się nadany numer KSeF.

Miejsce świadczenia: art. 28b ustawy o VAT

Usługi IT dla firmy z zagranicy co do zasady są opodatkowane w kraju siedziby nabywcy (art. 28b ustawy o VAT). Na fakturze nie doliczasz polskiego VAT, a przy kliencie z UE dodajesz adnotację „odwrotne obciążenie”.

Klient z UE (firma) Klient spoza UE (firma) Polski VAT na fakturze nie, stawka „np” nie, stawka „np” Adnotacja „odwrotne obciążenie” informacja, że usługa nie podlega opodatkowaniu w Polsce (praktyka) Weryfikacja kontrahenta numer VAT UE w VIES dane rejestrowe firmy, umowa JPK_V7 K_11 oraz K_12 (P_11, P_12) K_11 (P_11) Informacja VAT-UE tak nie KSeF tak, PDF z kodem QR dla klienta tak, PDF z kodem QR dla klienta

Waluta: dwa kursy do jednej faktury

Dla VAT kwoty w walucie przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego (art. 31a ustawy o VAT). Dla podatku dochodowego przychód przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT).

W prostym przypadku, czyli usłudze rozliczanej miesięcznie i fakturze na koniec miesiąca, obie daty się pokrywają. Przy zaliczce albo fakturze wystawionej przed wykonaniem usługi mogą się rozjechać. Dobry program zapisuje przy fakturze osobno kurs i datę dla VAT oraz kurs i datę dla ewidencji przychodów, zamiast jednej pozycji „kurs”.

Ryczałt 12% dla programisty: co program musi policzyć

Stawka. Usługi związane z oprogramowaniem (PKWiU ex 62.01.1) są opodatkowane ryczałtem 12% (art. 12 ust. 1 pkt 2b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Stawka 8,5% w IT dotyczy wąskiego zakresu usług, a organy podatkowe interpretują go ostrożnie. Przykładem jest interpretacja Dyrektora KIS z 1 września 2026 r. (0115-KDST2-2.4011.539.2026.3.KK), w której niższą stawkę przyjęto tylko dla czysto technicznego wsparcia, bez programowania.

Ewidencja przychodów tylko w programie. Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy wysyłający miesięczny JPK_V7M muszą prowadzić ewidencję przychodów w programie komputerowym. Pozostali przedsiębiorcy dołączą od 1 stycznia 2027 r. Nie można już prowadzić ewidencji ryczałtu na podstawie ewidencji VAT.

JPK_EWP. Pierwsza grupa wyśle ewidencję przychodów za 2026 r. jako plik JPK_EWP w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia 2027 r. Program musi więc mieć komplet przychodów za cały rok, w złotych, po właściwych kursach.

Składka zdrowotna i terminy. Połowa zapłaconej składki zdrowotnej obniża ryczałt. Ryczałt za miesiąc płacisz do 20. dnia następnego miesiąca, a JPK_V7M składasz do 25. dnia.

Pełny cykl: od faktury do JPK_V7 i UPO

Tak wygląda miesiąc programisty na ryczałcie, czynnego podatnika VAT, z klientem z UE:

1. Kontrahent. Sprawdzasz numer VAT UE w VIES i zapisujesz wynik.

2. Faktura w KSeF. Program wysyła fakturę FA(3) ze stawką „np” i adnotacją „odwrotne obciążenie”. Dostajesz numer KSeF i UPO.

3. Przekazanie klientowi. Wysyłasz PDF z kodem QR, bo klient nie ma dostępu do KSeF.

4. Ewidencja przychodów. Kwota w EUR trafia do ewidencji w złotych, po kursie NBP z dnia poprzedzającego przychód.

5. ZUS i ryczałt. Program wylicza składki i podatek z uwzględnieniem połowy składki zdrowotnej.

6. JPK_V7M. Sprzedaż trafia do pól K_11 i K_12, a dodatkowo składasz VAT-UE.

7. Wysyłka i UPO. JPK trafia do bramki e-Deklaracji Ministerstwa Finansów, a Ty dostajesz UPO.

Uwaga na dwa różne UPO. Pierwsze wydaje KSeF i potwierdza przyjęcie faktury. Drugie wydaje bramka e-Deklaracji i potwierdza złożenie JPK. To osobne systemy, z osobną autoryzacją, więc „mamy KSeF” nie oznacza automatycznie „wyślemy JPK”.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT (limit 240 000 zł od 2026 r.), usługi z miejscem świadczenia za granicą co do zasady nie wliczają się do limitu. Świadczenie usług dla firm z UE wymaga jednak rejestracji do VAT-UE i składania informacji VAT-UE. To obszar, w którym warto potwierdzić swoją sytuację u doradcy podatkowego.

Fakturownia: co oferuje programiście B2B (stan na 8 października 2026)

Poniżej fakty ze stron cennika, JPK i modułu Samodzielna księgowość Fakturowni. Linki znajdziesz w źródłach.

Kryterium Fakturownia Integracja z KSeF we wszystkich planach, także w darmowym Micro (do 3 faktur sprzedaży) Faktury w walucie i przeliczenie NBP/EBC we wszystkich planach Generowanie JPK_V7 od planu Start; wysyłka do MF z poziomu systemu Ewidencja ryczałtu, JPK_EWP, składki ZUS w module Samodzielna księgowość: 19,99 zł netto/mies. przy płatności za 12 miesięcy lub 24,99 zł netto za 1 miesiąc; dla jednej firmy bez dopłaty w planach Pro i Pro Plus VAT-UE generowanie w module Samodzielna księgowość Interfejs po ukraińsku tak MCP (asystent AI) we wszystkich planach

Wniosek jest prosty: Fakturownia z modułem księgowym obsługuje cały cykl, o którym piszę. Szukając alternatywy, porównuj więc nie listę funkcji, tylko to, jak program prowadzi Cię przez ten konkretny miesiąc, ile kosztuje komplet i jak łatwo zabierzesz z niego dane.

Jak wybrać alternatywę dla Fakturowni: checklista

• Czy faktura dla zagranicznego nabywcy trafia do KSeF, a PDF dla klienta ma kod QR?

• Czy program przelicza walutę osobno dla VAT i dla ewidencji przychodów?

• Czy ewidencja ryczałtu powstaje automatycznie z faktur i czy wygenerujesz z niej JPK_EWP za 2026 r.?

• Czy JPK_V7 wyślesz z programu i dostaniesz UPO, czy tylko pobierzesz plik XML?

• Jak program łączy się z KSeF i czy możesz w każdej chwili odebrać mu dostęp?

• Czy wyeksportujesz dane (kontrahentów, faktury, ewidencję) w otwartym formacie?

• Ile kosztuje cały cykl, a nie tylko wystawianie faktur?

Zmiana programu w trakcie roku. Faktury są w KSeF, więc historia nie zginie. Zadbaj o ciągłość numeracji, przenieś kontrahentów, a w portalu KSeF odbierz uprawnienia staremu programowi. Najważniejsze: JPK_EWP obejmuje cały rok, więc nowy program musi mieć przychody od stycznia, a nie od dnia przejścia.

Jak podchodzimy do tego w Biurko

W Biurko faktura FA(3) trafia do KSeF z potwierdzeniem UPO, a połączenie działa przez uprawnienie, które w każdej chwili odbierzesz w portalu KSeF lub przez Profil Zaufany. Z tych samych faktur powstają rejestry VAT, ewidencja ryczałtu z wyliczeniem podatku i JPK_V7M/K wysyłany do bramki e-Deklaracji, również z UPO. Składki ZUS wyliczamy razem z kalendarzem terminów, a interfejs działa po polsku, angielsku i ukraińsku. Biurko rozwijamy w krótkich cyklach, a każdą zmianę opisujemy w publicznym changelogu.

Jeśli zmieniasz program do faktur przed 1 stycznia 2027, możesz sprawdzić Biurko w planie FREE: bez karty, z wysyłką do KSeF bez limitu.

FAQ

Czy faktura dla klienta z USA musi trafić do KSeF?

Tak, jeśli klient jest firmą, a Ty jesteś objęty obowiązkiem KSeF. Brak polskiego NIP-u u nabywcy nie zwalnia z wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Klient nie ma dostępu do KSeF, więc przekazujesz mu wizualizację, najczęściej PDF z kodem QR. Poza KSeF można fakturować zagraniczną osobę prywatną.

Jaki kurs euro przyjąć na ryczałcie?

Przychód w walucie przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT). Dla VAT obowiązuje osobna reguła z art. 31a ustawy o VAT, oparta na dniu powstania obowiązku podatkowego. Zwykle daty się pokrywają, ale nie zawsze.

Gdzie w JPK_V7 wykazać usługi IT dla firmy z Niemiec?

Usługi rozliczane według art. 28b dla podatnika z UE wykazujesz w polu K_11 oraz K_12 części ewidencyjnej, a sumy w P_11 i P_12 części deklaracyjnej. Dodatkowo składasz informację VAT-UE. Usługi dla firmy spoza UE trafiają tylko do K_11 i P_11.

Czy programista na ryczałcie musi wysłać JPK_EWP?

Jeśli w 2026 r. wysyłasz miesięczny JPK_V7M, prowadzisz ewidencję przychodów w programie od 1 stycznia 2026 r. i wyślesz JPK_EWP za ten rok między 15 lutego a 30 kwietnia 2027 r. Pozostali ryczałtowcy prowadzą ewidencję elektronicznie od 2027 r., a pierwszy plik wyślą w 2028 r.

Czy mogę zmienić program do faktur w trakcie roku?

Tak. Faktury pozostają w KSeF, więc nic nie ginie. Przenieś kontrahentów, zachowaj ciągłość numeracji i odbierz w portalu KSeF uprawnienia staremu programowi. Pamiętaj, że ewidencja przychodów i JPK_EWP obejmują cały rok, więc nowy program potrzebuje przychodów od stycznia. Wyeksportuj też dane ze starego programu.

Jaka kara grozi od 2027 r. za fakturę poza KSeF?

Od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Przy fakturze bez VAT, typowej dla klienta zagranicznego, kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem. Wysokość kary jest miarkowana w zależności od okoliczności.

Podsumowanie

Dobra alternatywa dla Fakturowni dla programisty na B2B to taka, która bez ręcznych poprawek przeprowadzi Cię od faktury w KSeF dla zagranicznego klienta, przez ewidencję ryczałtu w złotych, aż do JPK_V7 z UPO. Sprawdź przeliczanie walut, pola K_11/K_12, gotowość na JPK_EWP i możliwość eksportu danych. Wybierz narzędzie przed 1 stycznia 2027 r., kiedy zaczynają obowiązywać kary.

Ten artykuł ma charakter informacyjny. W indywidualnej sprawie, zwłaszcza przy wyborze stawki ryczałtu lub rozliczeniu VAT-UE, warto skonsultować się z doradcą podatkowym.