Jak bezpiecznie zmienić program do faktur w firmie?

Zmiana programu do faktur rzadko zatrzymuje się na wyborze nowego narzędzia. Zatrzymuje się na pytaniu: co z 300 kontrahentami i historią faktur z trzech lat? Przepisywanie ręczne odpada, a każdy program opisuje eksport inaczej i w innym miejscu menu.

Czas ma znaczenie. KSeF jest obowiązkowy dla większości firm od 1 kwietnia 2026, a najmniejsze (sprzedaż do 10 000 zł brutto miesięcznie) wchodzą po 31 grudnia 2026. Koniec roku to naturalny moment, żeby zacząć nową numerację w nowym miejscu.

Poniżej: co da się wyeksportować z iFirma, inFakt i wFirma (według ich własnej pomocy), co przeniesie KSeF i w jakiej kolejności to zrobić. Piszę jako twórca programu do faktur, nie jako księgowy, więc o terminie zmiany rozliczeń zdecyduj razem z księgową.

Zmiana programu do faktur: co przeniesiesz, a co zostanie w starym koncie

Dane z programu do faktur dzielą się na trzy grupy i każda przenosi się inaczej.

• Kontrahenci. Najłatwiej: plik CSV albo API.

• Faktury. Najtrudniej plikiem, bo programy nie mają wspólnego formatu historii. Za to od 2026 roku większość faktur leży w KSeF.

• Reszta. Numeracja, wzór PDF, logo, szablony i wpłaty zaksięgowane po wystawieniu. Ustawiasz to od nowa.

Kontrahenci: eksport z iFirma, inFakt i wFirma

iFirma

Lista kontrahentów jest w module CRM, na Pulpicie CRM, z osobnymi funkcjami importu i eksportu. Pułapka: według pomocy iFirma eksport kontrahentów działa tylko w pakietach Księgowość internetowa i Biuro rachunkowe. Import jest dostępny we wszystkich pakietach, także w darmowej fakturze.

Jeśli to iFirma ma być nowym programem, pamiętaj o limicie: jeden import to plik CSV z maksymalnie 500 kontrahentami. Większą bazę potnij na partie. Wzór pliku pobierzesz przyciskiem „Pobierz format pliku”.

inFakt

inFakt ma publiczne API (REST i JSON), więc kontrahentów można pobrać bez ręcznego eksportu. Korzystają z tego konkurenci. wFirma pobiera kontrahentów z inFakt po samym kluczu API, a Fakturownia pobiera klientów, produkty i faktury (Ustawienia > Import). Klucz API generujesz po stronie inFakt.

Z pomocy Fakturowni: uzupełnij najpierw Dane firmy. Bez nich import kończy się błędem nazwy sprzedawcy.

wFirma

wFirma przyjmuje kontrahentów z pliku CSV: CRM » KONTRAHENCI » Importuj z pliku. Kolejność kolumn podaje okno importu, a przy wczytaniu wybierasz kodowanie znaków i separator pola. Jeśli polskie litery wychodzą krzaczkami, zwykle winne jest kodowanie.

Eksport z wFirma opisano w pomocy dla faktur sprzedaży (VAT, bez VAT, marża, korekty, zaliczki), w formatach dla Insert, Streamsoft Ala i Comarch Optima. Ścieżka: Ustawienia » Inne » Import i eksport danych. Rachunków eksport nie obejmuje. Eksportu samej listy kontrahentów w pomocy nie znalazłem. Jeśli nie widzisz go w CRM, zapytaj wsparcie wFirma o plik.

Faktury: zacznij od KSeF, nie od eksportu

W publicznej pomocy iFirma nie opisano eksportu historii faktur do pliku, który wczyta inny program. inFakt opisywał na blogu eksport faktur przychodowych do CSV, ale w wersji dla księgowego (przedsiębiorca dodaje księgowego do konta). Dlatego zacznij od źródła, które nie zależy od starego programu: KSeF.

Odbiór faktur w KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich od 1 lutego 2026, a wystawianie od 1 kwietnia 2026 dla większości firm (MF). Faktura wystawiona w iFirma, inFakt czy wFirma po tej dacie jest więc w KSeF, niezależnie od programu. KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat od końca roku wystawienia (art. 112aa ustawy o VAT, według odpowiedzi MF cytowanych przez Infor).

Czego w KSeF nie znajdziesz:

• faktur sprzed obowiązku, jeśli nie wysyłałeś ich dobrowolnie,

• pro form i wersji roboczych,

• wpłat zaksięgowanych po wystawieniu (faktura w KSeF się nie zmienia),

• wyglądu PDF: logo i układu.

Weźmy typowy przypadek (przykład, nie historia klienta): JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) w iFirma od stycznia 2024, sprzedaż powyżej 10 000 zł miesięcznie. Faktury od kwietnia 2026 wrócą z KSeF jednym pobraniem. Te z lat 2024 do marca 2026 zostają w PDF. Nie są potrzebne do bieżącego fakturowania, ale muszą być pod ręką dla urzędu i księgowej: faktury poza KSeF przechowujesz do czasu przedawnienia zobowiązania, czyli co do zasady 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Jak to wygląda w Biurko

Opisuję tylko to, co dziś działa.

Historię z KSeF Biurko pobiera po połączeniu firmy z KSeF. Wskazujesz zakres dat i kierunek (sprzedaż, zakup lub oba), a import obejmuje cały zakres, bez wybierania pojedynczych faktur. Jeśli import już trwa, zostaje wznowiony, a nie zdublowany. Nowego kontrahenta dodajesz, wpisując NIP, a dane uzupełniają się z GUS. Numerację ustawisz, podając numer początkowy serii, żeby pierwsza faktura w Biurko była kolejną po ostatniej ze starego programu.

Dlaczego koniec roku, a nie panika

Od 1 stycznia 2027 obowiązek KSeF obejmie także najmniejsze firmy. Kary miały według ustawy zacząć się tego samego dnia, ale rząd przyjął 20 października projekt przesuwający je na 1 stycznia 2028, a Sejm uchwalił ustawę na początku listopada. Teraz zajmie się nią Senat (stan na 10 listopada 2026). Sam obowiązek się nie przesuwa. Zmianę programu robisz dla spokoju przy numeracji i ewidencji, a nie dlatego, że 1 stycznia coś Ci grozi.

Checklista: przenosiny w 7 krokach

1. Zostaw stare konto aktywne do końca rozliczenia ostatniego miesiąca.

2. Wybierz datę graniczną: początek miesiąca rozliczeniowego. Ustal ją z księgową, żeby ewidencja VAT za dany miesiąc powstała w jednym programie.

3. Wyeksportuj kontrahentów (CSV albo API inFakt) i otwórz plik w arkuszu. Sprawdź NIP-y, duplikaty i polskie znaki.

4. Zaimportuj najpierw 10 wierszy próbnych, potem całość.

5. Pobierz historię z KSeF: zakupy od 1 lutego 2026, sprzedaż od 1 kwietnia 2026 (albo wcześniej, jeśli wysyłałeś dobrowolnie).

6. Ustaw numer początkowy serii na kolejny po ostatniej fakturze.

7. Zapisz archiwum PDF faktur sprzed KSeF i dopiero wtedy zrezygnuj ze starego programu.

Podsumowanie

Kontrahentów przeniesiesz plikiem CSV lub przez API, a historię faktur najpewniej odzyskasz z KSeF, nie z eksportu. Nie przeniesie się wygląd PDF, wpłaty po wystawieniu i faktury sprzed KSeF, więc zrób z nich archiwum.

Chcesz sprawdzić, ile historii wróci bez przepisywania? Załóż konto w Biurko na biurko.io, połącz firmę z KSeF i pobierz własne faktury. Pierwsze 14 dni jest za darmo.

FAQ

Czy można przenieść faktury z iFirma do innego programu?

Nie znalazłem w publicznej pomocy iFirma eksportu historii faktur do pliku dla innego programu. Faktury wystawione od 2026 roku masz w KSeF i stamtąd je pobierzesz. Starsze zachowaj jako archiwum PDF. W razie wątpliwości zapytaj wsparcie iFirma, bo funkcje zależą od pakietu.

Jak przenieść kontrahentów z inFakt do wFirma?

Najprościej przez API. W wFirma wchodzisz w Ustawienia » Inne » Import i eksport danych, wybierasz inFakt i podajesz klucz API wygenerowany w inFakt. Opcjonalnie włączasz poprawianie danych według GUS. Przenoszone są dane kontrahentów, a historia faktur wymaga osobnego źródła, na przykład KSeF.

Czy faktury z KSeF wystarczą do przeniesienia historii?

Dla faktur wystawionych i odebranych w KSeF tak: pobierzesz je za wybrany zakres dat. Nie obejmą jednak faktur sprzed obowiązku, jeśli nie były wysyłane dobrowolnie, pro form, wersji roboczych ani wpłat po wystawieniu. Te elementy zachowaj w archiwum PDF ze starego programu, zanim zamkniesz konto.

Ilu kontrahentów można zaimportować do iFirma naraz?

Według pomocy iFirma jeden import obsługuje plik CSV z maksymalnie 500 kontrahentami. Większą bazę podziel na kilka plików. Import jest dostępny we wszystkich pakietach, a eksport kontrahentów tylko w pakietach Księgowość internetowa i Biuro rachunkowe. Przed importem sprawdź w pliku duplikaty NIP i kodowanie znaków.

Kiedy najlepiej zmienić program do faktur?

Najwygodniej na początku miesiąca rozliczeniowego, żeby ewidencja VAT za dany miesiąc powstała w jednym programie. Konkretną datę ustal z księgową i unikaj zmiany w środku miesiąca. Presji 1 stycznia nie ma, bo kary za błędy w KSeF mają zostać odroczone na 2028 rok.