Kiedy split payment jest obowiązkowy przy fakturach?

Faktura na 16 400 zł brutto za sprzęt komputerowy. Nabywca płaci zwykłym przelewem, bo tak zawsze robił. Sprzedawca nie dodał adnotacji, bo program jej nie podpowiedział. Obie strony właśnie naraziły się na dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% VAT z tej faktury, a nabywca dodatkowo na wyłączenie wydatku z kosztów i odpowiedzialność karnoskarbową.

Obowiązkowy split payment działa od 1 listopada 2019 r. i nie zniknął wraz z KSeF. Rada UE przedłużyła zgodę na jego stosowanie do 28 lutego 2028 r. Co więcej, od 1 stycznia 2027 r. dojdzie nowy element: numer KSeF w komunikacie przelewu MPP.

Poniżej: dwa warunki, które muszą wystąpić jednocześnie, konkretne kwoty sankcji, sposób naprawy błędu oraz to, co zmienia nowelizacja ustawy o VAT uchwalona 4 września 2026 r.

Dwa warunki, oba muszą być spełnione jednocześnie

Obowiązek z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT powstaje tylko wtedy, gdy:

1. Kwota należności ogółem na fakturze przekracza 15 000 zł (albo równowartość w walucie obcej), oraz

2. choć jedna pozycja na tej fakturze dotyczy towaru lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.

Do tego dochodzą warunki techniczne: transakcja B2B, płatność przelewem w złotych, obie strony z rachunkiem rozliczeniowym (rachunek VAT bank zakłada do niego automatycznie).

Trzy niuanse, które w praktyce najczęściej rozstrzygają sprawę:

• "Przekracza", nie "wynosi". Faktura na dokładnie 15 000,00 zł brutto nie jest objęta obowiązkiem. 15 000,01 zł już tak.

• Liczy się cała faktura, nie sama pozycja wrażliwa. Faktura na 16 000 zł brutto, w której towary z załącznika 15 stanowią 2 000 zł, spełnia próg. Obowiązek MPP dotyczy zapłaty za te 2 000 zł, ale w praktyce najprościej opłacić w MPP całą fakturę i przepisy tego nie zabraniają.

• Zwolnienie podmiotowe nie zwalnia nabywcy. Sprzedawca zwolniony z VAT nie umieszcza adnotacji, bo nie wykazuje podatku. Ale nabywca zwolniony z VAT, który otrzymuje fakturę spełniającą przesłanki, musi zapłacić w MPP. Wynika to wprost z objaśnień podatkowych MF z 23 grudnia 2019 r..

Co jest w załączniku nr 15

Załącznik nr 15 to około 150 pozycji identyfikowanych symbolami PKWiU. Najczęstsze grupy w obrocie MŚP:

Grupa Przykłady Elektronika procesory, dyski twarde i SSD, telefony, konsole, aparaty cyfrowe Stal i metale wyroby płaskie, pręty, rury, złom, odpady i surowce wtórne Paliwa i węgiel benzyna, olej napędowy, węgiel kamienny i brunatny Motoryzacja części i akcesoria do pojazdów silnikowych Budownictwo roboty budowlane, instalacyjne, wykończeniowe, wynajem sprzętu z operatorem

Uwaga na dwa typowe błędy: sam kod PKD firmy niczego nie przesądza, liczy się klasyfikacja konkretnego towaru lub usługi. I odwrotnie: adnotacja umieszczona na fakturze, która nie spełnia przesłanek, nie jest sankcjonowana, ale też nie tworzy po stronie nabywcy obowiązku zapłaty w MPP.

Obowiązki i ryzyko sprzedawcy

Sprzedawca musi umieścić na fakturze wyrazy "mechanizm podzielonej płatności" (art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT).

W fakturze ustrukturyzowanej nie jest to dowolny tekst w polu uwag. To znacznik P_18A w bloku Adnotacje schematu FA(3):

<Adnotacje>
  <P_16>2</P_16>
  <P_17>2</P_17>
  <P_18>2</P_18>
  <P_18A>1</P_18A>
</Adnotacje>

Jeśli adnotacja trafi tylko do pola opisowego, a P_18A zostanie na wartości 2, faktura formalnie jej nie zawiera.

Sankcja za brak adnotacji: dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty VAT przypadającej na pozycje z załącznika nr 15 (art. 106e ust. 12). Nie od całej faktury, tylko od części wrażliwej. Sankcji nie ustala się, jeżeli nabywca mimo braku adnotacji i tak zapłacił w MPP. Wobec osoby fizycznej dodatkowego zobowiązania nie ustala się, jeżeli za ten sam czyn odpowiada ona karnie skarbowo.

Obowiązki i ryzyko nabywcy

Nabywca ponosi trzy niezależne konsekwencje pominięcia MPP.

1. Dodatkowe zobowiązanie podatkowe 30% (art. 108a ust. 7) liczone od VAT przypadającego na towary i usługi z załącznika 15 wykazane na opłacanej fakturze. Wobec osób fizycznych odpowiadających za wykroczenie albo przestępstwo skarbowe za ten sam czyn dodatkowego zobowiązania się nie ustala (art. 108a ust. 8).

2. Odpowiedzialność karnoskarbowa z art. 57c Kodeksu karnego skarbowego: grzywna do 720 stawek dziennych, w wypadku mniejszej wagi grzywna za wykroczenie skarbowe. W 2026 r. stawka dzienna mieści się w przedziale od 160,20 zł do 64 080 zł, więc górna granica jest teoretycznie ośmiocyfrowa. W realiach kontroli mówimy o kwotach niższych, ale ryzyko jest osobowe, a nie firmowe.

3. Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów (art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT). Ta sankcja ma inny wyzwalacz niż pozostałe: uruchamia ją zapłata z pominięciem MPP faktury, która zawiera adnotację "mechanizm podzielonej płatności". Jeśli sprzedawca adnotacji nie umieścił, nabywca nadal odpowiada na gruncie VAT, ale przesłanka wyłączenia z kosztów nie jest spełniona.

Ile to kosztuje: liczby na jednej fakturze

Faktura: 15 000 zł netto + 3 450 zł VAT = 18 450 zł brutto, w całości za sprzęt z załącznika 15. Nabywca płaci zwykłym przelewem.

• Dodatkowe zobowiązanie w VAT: 30% × 3 450 zł = 1 035 zł

• Wyłączenie 15 000 zł z kosztów przy podatku liniowym 19%: 2 850 zł wyższego podatku dochodowego

• Grzywna z art. 57c KKS: kwota otwarta

Razem prawie 3 900 zł na jednej fakturze plus ryzyko karnoskarbowe. Za brak jednego zaznaczonego pola w przelewie.

Jak naprawić błędny przelew

Jeżeli faktura została opłacona zwykłym przelewem, sytuację da się odwrócić: nabywca uzgadnia ze sprzedawcą zwrot otrzymanej należności, a następnie płaci ponownie, tym razem komunikatem przelewu MPP. To rozwiązanie wskazywane w praktyce jako sposób na uniknięcie zarówno dodatkowego zobowiązania, jak i konsekwencji karnoskarbowych. Wymaga współpracy kontrahenta, więc im szybciej błąd zostanie wykryty, tym lepiej.

KSeF nie znosi MPP, tylko zmienia komunikat przelewu

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, który objął największych podatników od 1 lutego 2026 r., a pozostałych czynnych podatników VAT od 1 kwietnia 2026 r., nie zmienił niczego w zakresie samego obowiązku MPP. Zmienia natomiast dwie rzeczy operacyjne:

• Adnotacja jest polem, nie tekstem. Znacznik P_18A jest walidowany przez schemat. To dobra wiadomość: łatwiej wychwycić brak automatycznie.

• Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF w komunikacie przelewu. Art. 108g ustawy o VAT nakazuje nabywcy będącemu czynnym podatnikiem VAT podawanie w tytule przelewu 35-znakowego numeru KSeF faktury albo identyfikatora zbiorczego dla paczki płatności. Obowiązek obejmuje wprost płatności w MPP. Do 31 grudnia 2026 r. jest to dobrowolne.

Praktyczny wniosek na najbliższe miesiące: warto już teraz sprawdzić, czy bankowość elektroniczna przyjmuje 35-znakowy identyfikator w tytule przelewu MPP i kto w firmie odpowiada za wygenerowanie identyfikatora zbiorczego.

Co zmienia nowelizacja z 4 września 2026 r.

Sejm przyjął 4 września 2026 r. poprawki Senatu do nowelizacji ustawy o VAT i ustawy o NIP (druk nr 2677). Ustawa czeka na podpis Prezydenta, więc do publikacji w Dzienniku Ustaw wszystkie poniższe punkty należy traktować jako stan uchwalony, nie obowiązujący.

• Odpowiedzialność solidarna obejmie usługi niematerialne wymienione w nowym załączniku nr 16 (m.in. doradcze, zarządcze, rachunkowo-księgowe, reklamowe, badania rynku). Progi: faktura powyżej 15 000 zł brutto albo przekroczenie 50 000 zł netto zakupów tego typu od jednego podmiotu w miesiącu.

• Zapłata w MPP nadal chroni przed odpowiedzialnością solidarną. Pierwotny projekt przewidywał szersze wyłączenie tej ochrony; poprawka Senatu przyjęta przez Sejm zachowuje ją dla nabywców usług niematerialnych płacących w MPP.

• Towary z załącznika nr 15 mają być klasyfikowane według CN zamiast PKWiU. Usługi pozostają przy PKWiU. Zmiana jest opisywana jako porządkowa, ale oznacza konieczność przemapowania kartotek towarowych.

Daty wejścia w życie poszczególnych bloków przepisów rozkładają się między 1 października 2026 r. a 1 stycznia 2027 r. Ostateczny harmonogram będzie znany po ogłoszeniu ustawy.

Checklista: jak nie wpaść w sankcję

1. Oznacz towary z załącznika 15 w kartotece, a nie na fakturze. Flaga na produkcie działa zawsze, ludzka pamięć nie.

2. Ustaw automatyczne włączanie MPP dla faktur powyżej 15 000 zł brutto zawierających choć jedną taką pozycję.

3. Sprawdzaj P_18A, nie pole uwag. Weryfikuj to na XML wysyłanym do KSeF, nie na wizualizacji PDF.

4. Po stronie zakupów wprowadź próg kontrolny na każdej fakturze powyżej 15 000 zł brutto, niezależnie od tego, czy sprzedawca dodał adnotację.

5. Zweryfikuj rachunek kontrahenta na białej liście i upewnij się, że jest to rachunek rozliczeniowy, a nie prywatny.

6. Przetestuj przelew MPP z numerem KSeF w swoim banku, zanim obowiązek stanie się przymusowy 1 stycznia 2027 r.

7. Wyłap błędy w tym samym miesiącu. Zwrot i ponowna zapłata w MPP są możliwe tylko przy współpracy kontrahenta.

Podsumowanie

Obowiązkowy MPP to dwa proste warunki i trzy dotkliwe sankcje. Cała trudność polega na tym, że warunki trzeba sprawdzać na każdej fakturze, po obu stronach transakcji, a jedna z sankcji uderza w prywatny majątek osoby fizycznej.

W Biurko oznaczenie towaru z załącznika 15 ustawiasz raz w kartotece produktu, a system sam włącza znacznik MPP na fakturze przekraczającej próg i mapuje go na P_18A w schemacie FA(3). Załóż darmowe konto i sprawdź to na własnych danych.

FAQ

Czy split payment jest obowiązkowy przy fakturze na 15 000 zł? Nie. Przepis mówi o kwocie należności ogółem, która przekracza 15 000 zł. Faktura na dokładnie 15 000,00 zł brutto nie jest objęta obowiązkiem, nawet jeśli w całości dotyczy towarów z załącznika nr 15. Od 15 000,01 zł brutto obowiązek już powstaje.

Co grozi za zapłatę bez MPP, gdy był obowiązkowy? Nabywcy: dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% VAT przypadającego na pozycje z załącznika 15, wyłączenie wydatku z kosztów podatkowych oraz grzywna z art. 57c KKS do 720 stawek dziennych. Sprzedawcy za brak adnotacji: dodatkowe zobowiązanie 30% VAT z tych pozycji.

Czy muszę płacić w MPP całą fakturę, czy tylko część wrażliwą? Obowiązek dotyczy zapłaty za towary i usługi z załącznika nr 15. Zapłata całej faktury w MPP jest dopuszczalna i w praktyce prostsza, bo eliminuje ryzyko błędnego wyliczenia części objętej obowiązkiem.

Czy KSeF zniósł obowiązek stosowania split payment? Nie. KSeF zmienia sposób wystawiania faktur, nie zasady płatności. Adnotacja MPP jest w schemacie FA(3) polem P_18A, a od 1 stycznia 2027 r. w komunikacie przelewu MPP trzeba będzie dodatkowo podać numer KSeF faktury lub identyfikator zbiorczy.

Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT musi stosować MPP? Jako sprzedawca nie umieszcza adnotacji, bo nie wykazuje VAT. Jako nabywca ma obowiązek zapłacić w MPP, jeżeli faktura spełnia przesłanki: przekracza 15 000 zł brutto i obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15. Warunkiem jest posiadanie rachunku rozliczeniowego.