Чи обов'язковий KSeF для JDG у Польщі та як діє ліміт?

Бухгалтерка або знайомий кажуть: «Тобі ще рано, у тебе ліміт 10 тисяч». Це правда, але з двома застереженнями: ліміт діє лише до 31 грудня 2026 року і перестає захищати з першої ж фактури, яка його перевищить.

З 1 січня 2027 року користування KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система електронних фактур) стає обов'язковим для всіх підприємців. Про це Міністерство фінансів Польщі повідомило 16 вересня 2026 року <!-- TODO: замінити на посилання на оригінальний комунікат MF на gov.pl -->, бо 31 грудня 2026 року закінчуються перехідні періоди для найменших платників.

Нижче: чи потрібен KSeF для JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський аналог ФОП), як рахувати ліміт, що залишається поза системою назавжди і що зі штрафами. Правовий стан на 15 жовтня 2026 року. Я засновник сервісу для виставлення фактур, а не бухгалтер, тому щодо своєї ситуації уточни у бухгалтера.

Чи потрібен KSeF для JDG: коротка відповідь

Так. З 1 січня 2027 року практично кожен JDG, який виставляє фактури (рахунки-фактури) іншим компаніям, має робити це через KSeF. До кінця 2026 року поза системою можуть залишатися лише ті, чий продаж за фактурами не перевищує 10 000 зл брутто на місяць.

Отримання фактур — окреме питання. Витратні фактури потрібно отримувати в KSeF із 1 лютого 2026 року незалежно від ліміту. Тобто контрагент може виставити фактуру на тебе в KSeF і не надсилати її поштою, тож систему треба перевіряти.

Дата Що змінюється Кого стосується 1 лютого 2026 Отримання фактур у KSeF; виставлення в KSeF Отримання: всіх. Виставлення: компанії з продажем понад 200 млн зл у 2024 році 1 квітня 2026 Виставлення фактур у KSeF Решту підприємців, зокрема JDG вище ліміту 10 000 зл 31 грудня 2026 Кінець винятку «до 10 000 зл» Найменших платників 1 січня 2027 Повний обов'язок Усіх підприємців

Хто звільнений від KSeF до кінця 2026 року

До 31 грудня 2026 року можна виставляти паперові або звичайні електронні фактури, якщо їхня сумарна вартість брутто за місяць не перевищує 10 000 зл. Правила підрахунку за Мінфіном:

• Ліміт рахується в сумах брутто, за датою виставлення фактури.

• Враховуються лише фактури, які взагалі треба виставляти в KSeF, тобто продаж B2B. Фактури з каси, чеки з NIP покупця до 450 зл і фактури для споживачів не враховуються.

• Якщо перевищиш ліміт, фактуру, що його перевищила, і всі наступні виставляєш у KSeF, навіть якщо в наступні місяці продаж знову впаде.

Приклад: веб-дизайнер із JDG виставляє фактури польським компаніям.

Квітень:  4 500 зл + 3 200 зл = 7 700 зл       -> поза KSeF
Травень:  6 000 зл + 3 500 зл = 9 500 зл       -> поза KSeF
          + 1 800 зл (третя фактура) = 11 300 зл
                                                -> ця фактура вже в KSeF
Червень–грудень: кожна фактура B2B у KSeF, навіть якщо продаж лише 2 000 зл

Мінфін наводить і власний приклад: квіткарка з трьома фактурами на місяць по 1 500–2 500 зл може виставляти їх поза KSeF до кінця 2026 року, а в KSeF має перейти з 1 січня 2027 року.

Звільнення від VAT не звільняє від KSeF

Поширена помилка: «я не платник VAT, тож KSeF мене не стосується». Згідно з відповідями Мінфіну, обов'язок стосується кожного платника, і чинного, і звільненого, який має виставити фактуру. Вирішує те, чи ти виставляєш фактуру, а не твій статус у VAT.

При продажу, звільненому від VAT, фактура виставляється на вимогу покупця. Якщо компанія просить фактуру, ти виставляєш її в KSeF, хіба що до кінця 2026 року вкладаєшся в ліміт 10 000 зл. Якщо фактуру ніхто не просить, надсилати в систему нічого.

Що залишається поза KSeF незалежно від ліміту

• Фактури для споживачів (фізичних осіб без бізнесу) виключені з KSeF.

• Фактури VAT RR для фермерів на паушальній системі не входять в обов'язковий KSeF.

• Каса й чек з NIP до 450 зл (або 100 євро) до 31 грудня 2026 року можуть замінювати фактуру поза системою. За Мінфіном, з 2027 року фактуру до касової операції, де купує платник, треба виставляти в KSeF.

Штрафи: що є законом, а що лише анонсом

Грошові штрафи за невикористання KSeF і помилки в системі описує стаття 106ni закону про VAT. За 2026 рік штрафів не буде. Починати діяти вони мали 1 січня 2027 року.

16 вересня 2026 року Мінфін оголосив, що хоче відтермінувати штрафи до 31 грудня 2027 року, а 23 вересня опублікував проєкт закону. Це ще не закон: до ухвалення змін формально діє попередня дата. Мінфін також наголошує, що відтермінування штрафів не скасовує обов'язку користуватися KSeF, а податкова адміністрація має реагувати на фактури, виставлені поза системою.

За опублікованими розборами, максимальний штраф сягає 100% суми VAT з фактури, виставленої поза KSeF. Пізніший старт штрафів знижує негайний ризик, але не обов'язок.

Чекліст для JDG до 1 січня 2027 року

1. Підсумуй фактури B2B брутто за поточний місяць (за датою виставлення) і подивись, скільки лишилось до 10 000 зл.

2. Зайди до безкоштовного застосунку Aplikacja Podatnika KSeF і перевір, чи контрагенти вже не виставляють тобі там фактури.

3. Домовся з бухгалтером, хто і як часто забирає витратні фактури з KSeF.

4. Перевір, чи твоя програма для фактур надсилає їх у KSeF і завантажує UPO (urzędowe poświadczenie odbioru, офіційне підтвердження отримання).

5. Почни виставляти в KSeF до січня: у 2026 році штрафів немає, тож це найдешевший час для перших помилок.

6. Розділи продаж: каса й споживачі окремо, B2B окремо.

Підсумок

JDG потрібен KSeF щонайпізніше з 1 січня 2027 року. До кінця 2026 року захищає лише ліміт 10 000 зл брутто на місяць, а одне перевищення вимикає його до кінця року. Якщо ти вкладаєшся в ліміт, до грудня нічого купувати не мусиш, але чим пізніше почнеш, тим менше часу на тестування.

Biurko надсилає фактури в KSeF у момент виставлення, отримує витратні фактури й завантажує UPO, а інтерфейс є українською, польською та англійською. Спробуй безкоштовно 14 днів на biurko.io і виставь першу фактуру через KSeF, поки це не перетворилося на грудневу гонку.

FAQ

Чи JDG, звільнений від VAT, має виставляти фактури в KSeF?

Так, якщо виставляє фактуру. Обов'язок залежить від того, чи фактура виставляється, а не від статусу у VAT. При продажу, звільненому від VAT, фактуру зазвичай виставляють на вимогу покупця. Тоді вона йде через KSeF, якщо до кінця 2026 року ти не вкладаєшся в ліміт 10 000 зл.

До якого терміну можна виставляти фактури поза KSeF?

До 31 грудня 2026 року за умови, що місячний продаж за фактурами не перевищує 10 000 зл брутто. Фактура, що перевищила ліміт, уже йде в KSeF. З 1 січня 2027 року виняток закінчується, і фактури B2B виставляються в KSeF. Поза системою залишаються, зокрема, фактури для споживачів.

Що буде, якщо за один місяць я перевищу ліміт 10 000 зл?

Фактуру, що перевищила ліміт, і всі наступні треба виставляти вже в KSeF. Повернутися до виставлення поза системою не можна, навіть якщо в наступні місяці продаж знову впаде нижче 10 000 зл. Вирішує дата виставлення фактури. Це стосується й решти місяців 2026 року, а з 1 січня 2027 року всі фактури B2B і так ідуть через KSeF.

Чи будуть штрафи за KSeF з 1 січня 2027 року?

За чинними правилами штрафи мали стартувати 1 січня 2027 року. Мінфін оголосив перенесення на 1 січня 2028 року і опублікував проєкт закону, але його ще треба ухвалити. До цього часу формально діє попередня дата, тому перед 1 січня варто перевірити стан проєкту. Обов'язок користуватися KSeF із 2027 року не змінюється.

Чи фактури для фізичних осіб виставляються в KSeF?

Ні. Фактури для споживачів, тобто фізичних осіб без бізнесу, виключені з KSeF і не враховуються в ліміті 10 000 зл. У KSeF виставляються фактури для підприємців та інших платників. Якщо клієнт-фізична особа просить фактуру, її виставляють поза системою за звичайними правилами.