Аванс рахує VAT у зворотному напрямку
Faktura zaliczkowa (авансова фактура) документує отриману суму брутто, а не продаж нетто. Податок обчислюють за формулою з art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, так званим методом w stu:
KP = (ZB × SP) / (100 + SP)
KP - сума податку
ZB - отримана оплата (брутто)
SP - ставка податку
Аванс 10 000 zł за ставкою 23% дає податок 1 869,92 zł і базу оподаткування 8 130,08 zł. Це зворотний бік звичайної фактури, де ви стартуєте з нетто і додаєте VAT. Податкове зобов'язання виникає в момент надходження грошей, а не в момент виписки документа.
Авансову фактуру виставляєте не пізніше 15 числа місяця, наступного за місяцем отримання оплати (art. 106i ust. 2), і не раніше ніж за 60 днів до її отримання (art. 106i ust. 7 pkt 2).
Крім сум, faktura zaliczkowa мусить містити дані замовлення або договору: назву товару чи послуги, кількість, вартість нетто, ставки, суми податку і вартість замовлення з податком. У FA(3) цьому відповідає елемент Zamowienie з полем WartoscZamowienia та рядками ZamowienieWiersz. Опис полів є в інформаційній брошурі Міністерства фінансів щодо структури FA(3).
Розподіл авансу за ставками VAT: звідки беруться гроші
Проблема починається, коли замовлення поєднує різні ставки. Аванс є однією сумою, а VAT треба показати в розрізі ставок. Стандартна практика: пропорційний розподіл за структурою брутто замовлення.
Приклад. Замовлення охоплює послугу 20 000 zł нетто за ставкою 23% і товар 10 000 zł нетто за ставкою 8%. Разом 30 000 zł нетто, 5 400 zł VAT, 35 400 zł брутто. Клієнт вносить аванс 10 000 zł.
Ставка Частка брутто Аванс брутто VAT методом w stu Нетто авансу 23% 24 600 / 35 400 6 949,15 1 299,43 5 649,72 8% 10 800 / 35 400 3 050,85 225,99 2 824,86 Разом 10 000,00 1 525,42 8 474,58
Остання позиція забирає залишок від округлення, завдяки чому сума часток дає рівно 10 000,00 zł. Це те саме правило, яке ми застосовуємо в коді Biurko при розбитті сум на кілька рядків.
Faktura końcowa: що показуєте, а що віднімаєте
Art. 106f ust. 3 ustawy o VAT формулює це прямо: суму вартості товарів або послуг зменшують на вартість отриманих частин оплати, а суму податку на суму податку з авансових фактур. Ключове слово тут «зменшують». Не «перераховують заново».
Продовжуємо приклад:
Ставка Нетто замовлення Нетто авансу Нетто у końcowej VAT замовлення VAT авансу VAT у końcowej 23% 20 000,00 5 649,72 14 350,28 4 600,00 1 299,43 3 300,57 8% 10 000,00 2 824,86 7 175,14 800,00 225,99 574,01 Разом 30 000,00 8 474,58 21 525,42 5 400,00 1 525,42 3 874,58
Ось де пастка. Якщо порахувати VAT від суми 14 350,28 zł за ставкою 23%, вийде 3 300,56 zł. Віднімання згідно із законом дає 3 300,57 zł. Різниця в один гріш, але саме цей гріш розводить реєстр продажу та JPK_V7 із авансовою фактурою. Правильним є метод віднімання.
У структурі FA(3) розрахункова фактура має позначку RodzajFaktury = ROZ і заповнюється так:
FaWierszмістить повні вартості замовлення або договору, тобто 20 000 zł і 10 000 zł нетто,P_13_1зP_14_1таP_13_2зP_14_2містять суми після зменшення на аванс,P_15містить суму, що залишилася до сплати, у нашому прикладі 25 400,00 zł.
Це єдиний тип документа, де сума позицій свідомо не дорівнює сумам нетто з заголовкової частини. Брошура MF описує це однозначно в описі поля P_15 та в примітках до елемента FaWiersz. Якщо ваша програма вимагає рівності обох сум, вона виставить документ, який гарно виглядає в PDF і є неправильним по суті.
Зв'язок: номер KSeF, а не номер фактури
У FA(3) зв'язок живе в елементі FakturaZaliczkowa, який на одній розрахунковій фактурі може повторюватися до ста разів. Правило просте і його легко переплутати:
аванс виставлено в KSeF: заповнюєте
NrKSeFFaZaliczkowej, а поляNrKSeFZNіNrFaZaliczkowejпропускаєте,аванс виставлено поза KSeF: ставите
NrKSeFZN= 1 і власний номер фактури вNrFaZaliczkowej.
Номер KSeF і номер фактури це два різні простори нумерації. Внесення власного номера в поле, призначене для номера KSeF, не спричинить помилки валідації XSD, але розірве зв'язок на боці покупця.
Окремий випадок стосується авансів до обов'язкового KSeF. Розрахункові фактури виставляєте у структурі FA(3) також тоді, коли авансова фактура виникла до 1 лютого 2026 року у FA(2) або FA(1). Тоді зазвичай використаєте пару NrKSeFZN і NrFaZaliczkowej.
Три випадки, коли faktura końcowa виглядає інакше
Аванс покрив 100% замовлення. Підсумкову фактуру не виставляєте. Якщо авансів було кілька і разом вони охоплюють усю оплату, остання з них мусить містити номери попередніх, згідно з art. 106f ust. 4. У FA(3) ця остання фактура все одно має позначку ZAL.
Аванс і поставка в одному місяці. Від 1 вересня 2023 року art. 106b ust. 1a звільняє від обов'язку виставляти окрему авансову фактуру, якщо оплату отримано в тому самому місяці, коли виконано операцію. Тоді виставляєте один документ, розширений даними з art. 106e ust. 1a, і позначаєте його в FA(3) як ROZ. Дати і суми окремих платежів ідуть в елемент ZaliczkaCzesciowa, поля P_6Z і P_15Z.
Кілька авансів під однією розрахунковою фактурою. Елемент FakturaZaliczkowa повторюєте для кожного авансу. Сума зарахованих авансів не може перевищити вартість замовлення, а кожен аванс можна зарахувати лише один раз. У Biurko за цим стежить валідація, яка підсумовує суми, зараховані іншими розрахунковими фактурами, і порівнює їх із вартістю авансу після можливої корекції.
Корекції: KOR_ZAL і KOR_ROZ
Корекція авансової фактури має власну позначку KOR_ZAL, корекція розрахункової KOR_ROZ. В обох випадках поле P_15ZK зберігає суму до корекції: для авансу суму оплати, для розрахункової суму, що залишалася до сплати.
Дві речі варто запам'ятати. По-перше, корекція розрахункової фактури мусить повторити ті самі зв'язки з авансами, що й первинний документ, інакше елемент FakturaZaliczkowa зникне з XML і корекція втратить обов'язкове за законом посилання. По-друге, nota korygująca (коригувальна нотатка) була скасована 1 лютого 2026 року, тож помилковий NIP покупця в авансовій фактурі вимагає корекції до нуля і виставлення документа наново, а не дописки.
Чеклист перед надсиланням до KSeF
Перевірте, чи faktura zaliczkowa має заповнені дані замовлення разом із вартістю брутто всього замовлення.
Розкладіть аванс за ставками VAT пропорційно до структури брутто замовлення, залишок від округлення віднесіть на останню позицію.
Порахуйте VAT методом w stu за формулою з art. 106f ust. 1 pkt 3, окремо для кожної ставки.
У підсумковій фактурі відніміть нетто і VAT авансу від вартостей замовлення замість того, щоб рахувати податок від залишку.
Переконайтеся, що позиції розрахункової фактури показують повні вартості замовлення, а
P_15суму, що залишилася до сплати.Внесіть номер KSeF авансу в
NrKSeFFaZaliczkowej, а власний номер лише тоді, коли аванс виник поза KSeF.Перевірте, що сума зарахованих авансів не перевищує вартості замовлення і що валюта обох документів однакова.
Підсумок
Розрахунок авансу це три незалежні шари: арифметика w stu, розподіл за ставками і зв'язок документів у структурі FA(3). Кожен здатен зіпсувати результат окремо, а помилка виявляється щойно при відхиленні з боку KSeF або при звірянні JPK_V7.
У Biurko розрахункова фактура не виникне без вказівки щонайменше однієї виставленої авансової фактури, а система сама стежить за лімітом зарахування, збігом валюти і покупця. Номер KSeF підставляється автоматично, якщо аванс пройшов через систему. Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і перевірте це на власному замовленні.
FAQ
Чи завжди треба виставляти fakturę końcową після авансу?
Ні. Якщо авансова фактура або кілька авансових фактур охопили всю оплату за замовлення, розрахункову фактуру не виставляєте. Обов'язок виникає лише тоді, коли після поставки чи виконання послуги залишається сума до розрахунку.
Який код підсумкової фактури в KSeF?
У структурі FA(3) розрахункова фактура має в полі RodzajFaktury значення ROZ. Це стосується фактур, що виставляються на підставі art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, а також фактур, де окремий аванс не виставлявся, бо оплата і поставка відбулися в одному місяці.
Що вписати в поле P_15 у розрахунковій фактурі?
Суму, що залишилася до сплати після врахування авансів, а не вартість усього замовлення. Позиції фактури показують повні вартості замовлення, натомість P_15 містить виключно залишок заборгованості.
Чи вказують у підсумковій фактурі номер KSeF авансу?
Так, якщо авансова фактура була виставлена в KSeF. Тоді заповнюють поле NrKSeFFaZaliczkowej. Якщо аванс виник поза системою, вказують NrKSeFZN рівне 1 і власний номер фактури в полі NrFaZaliczkowej.
Як порахувати VAT з авансу?
Методом w stu за формулою KP = ZB × SP / (100 + SP), де ZB це отримана сума брутто, а SP ставка податку. При авансі 10 000 zł і ставці 23% податок становить 1 869,92 zł, а база оподаткування 8 130,08 zł.